Réactions de la commune de Montval-sur-Loir au ROD
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1.
La création de la nouvelle commune et sa gouvernance
10
Il pourra toutefois être relevé que certains objectifs n’entrent pas dans son
domaine de compétence (tourisme, artisanat), ceux-ci étant inscrits dans les
statuts de la communauté de communes Loir-Lucé-Bercé.
La charte indique l’objectif
«
d’insuffler
un nouveau dynamisme pour
renforcer l’attractivité du territoire en matière d’habitat, de culture,
d’éco
nomie (commerces de proximité, artisanat, agriculture, tourisme,
etc)
». Ainsi la commune œuvre pour améliorer le cadre de vie
ainsi que les
espaces et équipements publics, ce qui peut faciliter la venue de touristes,
suscitant ainsi des activités économiq
ues. L’exemple de la Maison Rouge,
bâtiment communal rénové qui abrite aujourd’hui un cabinet de curiosités
et l’antenne de l’Office de Tourisme d
e la Vallée de Loir (OTVL) illustre cette
capacité à agir.
10
La chambre a également noté que cette charte
n’a pas forcément été
respectée. Il est ainsi prévu dans la charte :
-
que chaque commune déléguée dispose d’une dotation annuelle de
fonctionnement arrêtée par le conseil municipal de la commune nouvelle lors
du vote du budget. Or, aucune dotation n’a à c
e jour été mise en place ;
-
une présentation d’un état spécial au conseil municipal par le maire délégué
de chaque commune fondatrice, ce qui n’a pas été le cas ;
-
la mise en place d’une conférence des maires : l’ancien ordonnateur a
affirmé qu’elle en organisait deux par an mais sans s’appuyer sur une
documentation, le maire actuel n’en organisant pas formellement.
Dotation de fonctionnement et état spécial : un état spécial pour les
communes de Vouvray et Montabon était annexé au budget les premières
années de la commune nouvelle (2017 à 2019). Il a été supprimé en 2020 au
regard de la faiblesse des sommes, sur proposition de la commission des
finances. Une modification de la charte est à étudier en ce sens.
Conférence des maires : une réunion informelle du maire de la commune
nouvelle avec les 3 maires délégués était organisée une semaine sur deux
après les élections de 2020. L’absence régulière du maire délégué de
Vouvray a conduit à proposer une réunion hebdomadaire Maire
–
Adjoints
(incluant de fait les 3 maires délégués). Il faut souligner que le décès du
maire délégué de Montabon en décembre 2020, dont le successeur a été élu
au CM du 15 février 2021, la démission du maire délégué de Vouvray en
octobre 2021, tous ces faits se rajoutant à la crise sa
nitaire, n’ont pas
simplifié l’installation et le bon fonctionnement de la nouvelle équipe
municipale. Une conférence des maires a été remise en place au printemps
2022 (1
ère
réunion le 5 avril 2022).
10
Le nouveau conseil élu en 2020 a été réduit à 33 membres.
Conformément aux textes en vigueur sur la création des communes
nouvelles (article L2113-8 du CGCT) pour le 1
er
renouvellement du CM
suivant la création de la commune nouvelle
11
Le nouveau règlement intérieur approuvé en octobre 2020 impose pour sa
part un rythme de 6 semaines qui n’est pas non plus respecté : deux séances
ont eu lieu en 2020 au-delà de cette période, et en ce qui concerne la
communication des documents pour les conseils municipaux ou les réunions
de commissions, le règlement reste peu précis et peu opérationnel. Par
Le rythme d’un conseil toutes les 6 semaines n’est pas adapté. Il est prévu
de modifier prochainement le règlement intérieur, notamment sur la
fréquence des conseils et sur les pièces à fournir.
exemple, l’article 3 précise uniquement que
« Dans la mesure du possible, les
pièces relatives aux contrats publics et aux conventions sont accessibles à tout
conseiller sur l’Intranet de la Mairie ».
11
Enfin, il peut être relevé la démission en 2021 de 3 des 7 élus conseillers
municipaux également conseillers communaux de Vouvray-sur-Loir sur les 33
du conseil municipal, montrant en cela la difficulté à travailler ensemble et la
crainte d’une perte d’identité des communes déléguées.
Concernant ce dernier point, dans sa réponse aux observations provisoires, le
maire a précisé que « cette remarque nous semble aller au-delà du contrôle
des comptes et de la gestion de la commune nouvelle. Le ressenti de certains
élus démissionnaires d’une des trois communes
déléguées ne se retrouve pas
chez les élus des deux autres ».
La chambre précise à cet égard que la gouvernance fait partie intégrante du
contrôle de
gestion dans le respect de l’article L. 211
-3 du code des
juridictions financières.
Nous maintenons que cette remarque nous semble aller au-delà du contrôle
des comptes et de la gestion de la commune nouvelle qui porte sur « la
régularité des actes de gestion, sur l'économie des moyens mis
en œuvre et
sur l'évaluation des résultats atteints par rapport aux objectifs fixés par
l'assemblée délibérante ou par l'organe délibérant ». En outre, le ressenti de
certains élus démissionnaires d’une des 3 communes déléguées ne se
retrouve pas chez les autres élus.
13
Les délégations précisent de manière identique pour les deux périodes
qu’elles incluent la préparation, la passation et l’exécution des marchés de
fournitures et services qui peuvent être passés sans formalités préalables en
raison de leur montant.
La chambre relève que cela signifie que le seuil du marché s’apprécie
uniquement au ni
veau de la commune déléguée ce qui n’apparaît pas de
bonne pratique et ne respecte pas le cadre de la commande publique qui
interdit le découpage des appels d’offres.
Aucun marché de ce type n’a été passé à l’échelle d’une des communes
déléguées depuis la création de la commune nouvelle. Il convient de
supprimer cette délégation aux communes déléguées.
13
Au-delà, les compétences que leur confie le conseil municipal ne
s’accompagnent d’aucune précision sur ce qu’il faut entendre par gestion. On
ignore
ainsi s’il existe un budget
et comment le conseil municipal est informé
de cette gestion.
Les communes déléguées n
’ont jamais disposé d’un budget communal
propre
et ce n’est pas prévu
.
13
Si la charte (qui n’est pas en soi un règlement spécial car non
approuvé par la
commune nouvelle) prévoyait que des dotations seraient attribuées
annuellement par le conseil municipal lors du budget, les budgets votés n’ont
jamais évoqué ces dotations. La charte déterminait pourtant les critères pour
fixer leurs montants : en fonction des dépenses constatées sur la base du
chapitre 011 (charges à caractère général) ainsi que des articles 6574
(subventions) et 657362 (CCAS) des communes fondatrices.
Le règlement spécial dont l’adoption est recommandée par la Chambre
régi
onale des comptes devra modifier ce point de la charte. Il n’y a plus de
demandes des élus de disposer de telles dotations qui sont intégrées dans le
budget municipal. Les conseils communaux émettent un avis sur les
demandes de subventions. Le CCAS intervi
ent sur l’ensemble du territoire de
la commune nouvelle.
13
À aucun moment un état spécial retraçant les dépenses et les recettes des
communes déléguées n’a été soumis au conseil municipal alors qu’il s’agit
également d’une obligation
légale (L. 2113-17-1 du CGCT) dès lors que des
dotations ont été décidées. Cet article dispose
également qu’un règlement
spécial organisant l’information et la consultation des communes
déléguées
Les communes déléguées n’ayant pas de dotations spécifiques (même si
elles étaient pré
vues), l’état spécial ne se justifie p
lus.
La commune prend acte
qu’un règlement aurait dû être adopté au
printemps 2017. Un tel règlement sera élaboré puis adopté dans les
prochains mois, conformément à la recommandation n°1 de la Chambre.
concernant les affaires dont l’exécution est prévue en tout ou partie sur leur
territoire est adopté par le conseil municipal de la commune dans les six mois
de son installation. Or, ce
règlement n’a jamais été mis en place par le conseil
municipal.
13
S’il n’existait pas de dotations officiellement attribuées aux communes
déléguées, la comptabilité analytique de la commune nouvelle a permis de
recenser des dépenses affectées à ces dernières jusqu’à fin 2019 (sauf pour
Château-du-
Loir qui n’est pas identifié
comme centre de coût). La
comptabilité analytique a supprimé les centres de coûts de Vouvray-sur-Loir
et de Montabon depuis 2020 alors que des dépenses perdurent (par exemple,
le journal de la commune déléguée de Vouvray-sur-Loir existe toujours)
En 2020, il avait été acté en commission Communication que les magazines
« historiques
» perdureraient jusqu’à la refonte du magazine de la commune
nouvelle
14
Dans le respect de la charte, la Chambre invite la commune de Montval-sur-
Loir à délibérer sur les dotations aux communes déléguées et établir un état
spécial détaillant les dépenses et recettes de ces dernières (article L. 2113-17-
1 du CGCT).
Il convient de modifier la charte pour supprimer cette référence aux
dotations des communes déléguées, le règlement
spécial l’actera pour
favoriser la nécessaire mutualisation des personnels issus des 3 communes
déléguées et pour illustrer la volonté de travailler ensemble à l’échelle de la
commune nouvelle, sans perte d’identité des 3 communes historiques
.
Recommandation n° 1 : Mettre en place un règlement spécial organisant
l’information et la consultation des communes déléguées concernant les
affaires dont l’exécution est prévue, en tout ou partie, sur leur territoire
(article L. 2113-17-1 du CGCT)
Il sera mis en place en 2022.
14 et 15
L’article L. 2241
-1 du CGCT dispose en son deuxième alinéa que
« Le bilan des
acquisitions et cessions opérées sur le territoire d'une commune de plus de 2
000 habitants par celle-ci, ou par une personne publique ou privée agissant
dans le cadre d'une convention avec cette commune, donne lieu chaque année
à une délibération du conseil municipal. Ce bilan est annexé au compte
administratif de la commune. ».
La commune sur la période n’a jamais délibéré sur un tel bilan
, bilan qui ne
peut être assimilé à certaines annexes de la maquette budgétaire du compte
administratif.
Un tel bilan était annexé au compte administratif mais ne faisai
t pas l’objet
d’une délibération spécifique.
Une telle délibération pour le bilan 2021 sera
prise à l’occasion de l’adoption du compte administratif 2021 en juin
prochain.
15
La commune est non seulement membre de la CCLLB mais également de deux
syndicats de communes (Syndicat intercommunal à vocation scolaire
Montabon-Lavernat et le syndicat intercommunal du Loir) qui sont selon
l’article L. 5211
-1-1 A également des EPCI à part entière et soumis aux
dispositions de l’article L. 5211
-39 du CGCT.
La commune n’a pas mis en œuvre
ces obligations hormis tardivement en
2018 (le 19 novembre 2018) et en 2019 où la maire a procédé à une
communication du seul rapport d’activité de la CCLLB.
La commune va se rapprocher de la CCLLB pour obtenir ce rapport
d’activités et le présenter en conseil municipal.
Un point sera également
prévu à un conseil municipal pour que les délégués de la commune rendent
compte des activités.
Le Syndicat du Loir est en cours de dissolution. La question ne se pose donc
plus.
Il n’a pas été relevé dans les comptes rendus du conseil que les délégués de la
commune ont rendu compte au moins deux fois par an au conseil municipal
de l'activité de la CCLLB.
15
Par ailleurs, il a été relevé que les participations versées au SIVOS Montval-
Lavernat chaque année pour des montants de l’ordre de 140 000 € étaient
réalisées sans procéder à un contrôle (la commune ne disposait d’aucun
document budgétaire concernant le SIVOS au moment du contrôle).
Si les statuts précisent que la participation de chaque commune est
proportionnelle au nombre d’élèves résid
ant dans leur commune respective, il
s’avère que le calcul prend en compte 16 élèves sur 101 qui n’appartiennent à
aucune des deux communes.
La commune nouvelle pourra au surplus vouloir examiner l’intérêt du
maintien d’un tel syndicat au regard de son nou
veau territoire, du nombre
faible d’élèves de Lavernat (35 sur 101 en 2019) et de l’efficience d’une telle
organisation (par exemple en comparant les coûts par élève, les coûts des
repas de cantine ou en examinant la politique patrimoniale mise en
œuvre
).
La commune va se rapprocher du SIVOS pour obtenir son
rapport d’activités
.
Une discussion aura lieu dans les prochains mois avec les élus de Lavernat
pour échanger sur l’évolution du SIVOS. L’hypothèse de sa
dissolution
pourrait être évoquée.
2.
La création
de la commune nouvelle n’a pas changé les équilibres financiers des trois anciennes communes
18
Les dépenses ont progressé fortement, de 6 % entre 2015 et 2017. De
nombreux facteurs ne permettent pas d’évaluer si la fusion a eu un impact
positif en ce qui concerne les charges à caractère général qui ont pourtant
progressé de 7,5 % : le transfert de compétences a joué à la baisse avec le
transfert de la voirie notamment mais
a contrario
, la commune a mis en place
un service de transport urbain électrique et a rouvert la salle de spectacle « La
Castélorienne » après avoir procédé à d’importants travaux.
La nouvelle équipe municipale s’est attachée à retrouver une certaine
maîtrise des dépenses. Face au coût et à la faible fréquentation de la
navette, il a été décidé de la supprimer en juin 2021. Un effort constant a
également permis que les charges à caractère général soient à leur plus bas
niveau en 2021 depuis la création de la commune nouvelle
(1,62 M€).
18
En ce qui concerne les indemnités des élus, son enveloppe a progressé
sensiblement passant pour les trois anciennes communes en 2015 de 173 170
€ à 218 6040 € en 2017 pour la commune nouvelle (+ 26 %).
La commune n’a jamais fixé les indemnités aux montants plafonds.
Il faut
souligner qu’après le pic de 2017, les indemnités ont diminué. La nouvelle
équipe municipale a fait le choix de les baisser à nouveau. Les montants
étaient ainsi de 212
810 € en 2019
et de 199
802 € en 2021
.
19
Si les services ont été de fait mutualisés à la suite de la création de la
commune nouvelle, aucune démarche formalisée n’a été engagée pour
rationaliser la gestion du nouvel ensemble, aucun début de schéma
d’organisation des services publics n’a été élaboré.
Il faut souligner que l’ense
mble des services supports de Château-du-Loir
ont absorbé le suivi des dossiers de Vouvray et Montabon après la création
de la commune nouvelle, à moyens constants.
Par ailleurs, comme le souligne le rapport, les effectifs de ces 2 communes
étaient de 10,1 ETP (dont 1 catégorie A et 0 catégorie B) sur les 82,82 ETP de
la commune nouvelle à sa création, agents intégrés dans les différents
services de la commune nouvelle (services techniques, ATSEM, logistique
notamment).
19
Aucune politique de cession d’immobilisations n’a été menée. Pourtant, une
réflexion aurait pu être engagée sur les potentiels doublons entre les trois ex-
communes : patrimoine immobilier, véhicules, système d’information et ce
d’autant plus que la commune reconnait disposer d’un importan
t patrimoine
immobilier.
Une réflexion a été engagée sur les bâtiments et les véhicules à la création
de la commune nouvelle. Une partie du matériel a été remisée au regard de
son mauvais état.
Par ailleurs, de nombreux agents utilisent leur véhicule personnel dans le
cadre de leurs déplacements professionnels pour se rendre d’un site à
l’autre, le parc auto de la commune nouvelle étant limité.
Une optimisation de l’usage des locaux est d’ores et déjà sur les rails
:
-
des travaux de rénovation du Centre Chevalier vont démarrer à
l’automne 202
2
, permettant d’héberger le CCAS
auparavant situé
dans des locaux intercommunaux
-
le site des Récollets va être converti en pôle socio-culturel à partir
de 2023
Recom
mandati
on n°2
Recommandation n° 2 : Mettre en place un
schéma d’organisation des
services et du patrimoine adapté aux enjeux de la nouvelle commune
La commune va travailler à la mise en place d’un tel schéma.
Dans l’immédiat, une r
éorganisation des services techniques est en cours,
visant la création d’un
pôle technique regroupant le Centre Technique
Municipal, le service Logistique, le service Assainissement et le service
Informatique, afin d’assurer une plus grande efficacité dans la coordination
des actions.
De même, une réflexion est engagée avec l’actu
elle directrice du pôle
Citoyenneté
–
Démocratie participative pour le faire évoluer vers un pôle
Administration générale en le faisant fusionner avec le pôle Urbanisme
–
Foncier et en intégrant les services RH et Finances, dans l’attente d’une
éventuelle mutualisation avec la CC.
20
Toutefois, même s’il faut prendre en compte un décalage dans le temps pour
Montval-sur-
Loir dans la mesure où elle ne s’est créée qu’au 1er octobre
2016, les taux de progression des dépenses réelles de fonctionnement sont
plus élevés et le recul des dépenses en 2020 ne peut être pris en compte en
raison de la crise sanitaire qui a pleinement joué son effet sur l’année.
La maîtrise des dépenses depuis la mise en place de la nouvelle équipe
municipale a conduit à la baisse du 011 en 2021, au plus bas depuis la
création de la commune nouvelle. A la suite, les crédits inscrits au 011 au BP
2022 sont plus faibles que ceux consommés entre 2017 et 2020, même si ils
devront être réévalués au BS 2022 pour tenir compte du contexte très
in
flationniste sur les dépenses d’énergie et les achats de fournitures
.
Hors dépenses COVID (fonctionnement du centre de vaccination et achat de
fournitures) et indemnité de renégociation de la dette, en 2021, les
dépenses de fonctionnement s’élèvent à environ 6,943 M€, soit 2,3 % de
moins qu’en 2019
et seulement 2,05 % de plus qu’en 2017.
3.
L’enquête de la Cour des comptes sur l’intercommunalité et son volet communal
24
L’attribution de compensation
Aucune charge de centralité n’a été prise en compte dans l’AC de la ville.
La commune est consciente de ce manque de prise en compte et va solliciter
la CC sur ce point.
24
Aucune stratégie n’a été mise en place en matière de tarification pour la prise
en compte des charges de centralité au niveau de la commune
. Il s’agit d’une
tarification au cas par cas. Si les tarifs des places pour assister aux spectacles
La commune prend note de la réflexion à mener sur la tarification de la
Castélorienne. Elle souligne cependant que les recettes liées à la billetterie
sont de l’ordre de 20
00
0 € par an et qu’il convient de mesurer les effets de
diffusés par la salle « La Castélorienne » ne prennent pas en compte l’origine
géographique des spectateurs,
a contrario
, les tarifs de la médiathèque-
ludothèque pour les abonnements annuels sont différents si on habite
Montval ou non.
la crise sanitaire
sur l’activité de la salle de spectacles qui doit retrouver de
la visibilité.
Le contexte inflationniste de ces derniers mois va inciter la commune à
revoir l’ensemble de ses tarifs,
comme annoncé lors du D
ébat d’Orientations
Budgétaires (DOB 2022).
24
Castélorienne
Il pourra être relevé toutefois que seule la commune-centre a supporté la
totalité de sa rénovation alors que ses caractéristiques en font un équipement
à vocation intercommunale, compte tenu de son rayonnement. Aucun fonds
de concours n’a été versé par la CCLLB.
Dont acte.
On souhaite solliciter à l’avenir un fonds de concours de la CC sur les
équipements structurants
25
La commune a signé en 2006 une convention de mise à disposition gratuite de
locaux et de matériels sans limitation de durée ayant trait à l’école de
musique, qui précise que la commune reste responsable des réparations
autres que locatives, nécessaires pour maintenir les lieux en état de servir
pour lequel il a été mis à disposition.
Une telle convention contrevient à l’article L. 1321
-1 du CGCT qui dispose que
si le transfert d'une compétence entraîne de plein droit la mise à la
disposition, celle-ci «
est constatée par un procès-verbal établi
contradictoirement entre les représentants de la collectivité antérieurement
compétente et de la collectivité bénéficiaire. Le procès-verbal précise la
consistance, la situation juridique, l'état des biens et l'évaluation de la remise
en état de ceux-ci. »
Elle contre
vient également à l’article L. 1321
-2 du CGCT qui dispose :
«
Lorsque la collectivité antérieurement compétente était propriétaire des biens
mis à disposition, la remise de ces biens a lieu à titre gratuit. La collectivité
bénéficiaire de la mise à disposition assume l'ensemble des obligations du
propriétaire. Elle possède tous pouvoirs de gestion. Elle assure le
renouvellement des biens mobiliers. Elle peut autoriser l'occupation des biens
remis. Elle en perçoit les fruits et produits. Elle agit en justice au lieu et place
du propriétaire. »
Dans ce cadre, la chambre invite la commune à se rapprocher de la CCLLB
pour régulariser la situation.
Le déménagement à venir de l’école de musique
fin 2023
–
début 2024 sera
l’occasion de remettre à plat les relations
avec la CC
26
Au niveau des compétences facultatives, la CCLLB et la commune
interviennent toutes les deux sur un même champ mais sur des territoires
différents : c’est ainsi, que la CCLLB dispose d’un animateur sportif et la
commune de deux. Une telle o
rganisation n’apparaît pas de bonne gestion.
La commune est consciente de cette situation issue de l’histoire des CC pré
-
existantes. L’impact des charges d’animation sur le temps scolaire ou auprès
des associations sportives est identifié et un groupe de travail doit se mettre
en place prochainement au sein de la CC, associant des élus de Montval-sur-
Loir.
26
D’autres équipements comme la salle « La Castélorienne » ont une vocation
intercommunale au regard de leur rayonnement, c’est le cas de la
Un dialogue devra s’engager avec la CC pour étudier la possibilité d’un
transfert ou d’un partenariat via une convention d’objectifs et de moyens.
médiathèque ludothèque Juliette Drouet. Un diagnostic réalisé par le
département de la Sarthe en 2019 relevait d’ailleurs l’intérêt de le transférer
au niveau de la CCLLB.
26
La résidence pour personnes âgées « Les Vertolines » en cours de rénovation
présente également des caractéristiques intercommunales étant précisé que
la CCLLB gère déjà un équipement du même type (les Aubépines).
Le transfert de la résidence autonomie sera proposer à la CC
. L’hypothèse de
la création d’un Centre Intercommunal d’Action sociale (CIAS) pourrait être
étudiée à cette occasion.
26
La commune a cité également plusieurs équipements sportifs tels que des
gymnases ou la salle de bloc pour l’escalade pouvant entrer dans le champ de
l’intercommunalité. La chambre invite donc la commune à se rapprocher de la
communauté de communes pour examiner cette proposition.
Les équipements sportifs de la commune sont tous structurants. Il
conviendrait que la CC définisse des critères de participation aux travaux
portés par les communes sur ces équipements.
Un important programme de rénovation (y compris énergétique) du COSEC
devrait être engagé en 2023, un fonds de concours sur les travaux à réaliser
sera sollicité auprès de la CC à cette occasion.
26
Aucun service n’est mutualisé entre la ville centre et la CCLLB. Aucun schéma
n’a été mis en place pour optimiser les moyens des deux collectivités.
Pourtant au regard de la complexité de la gestion administrative et financière,
des rapprochements auraient pu être initiés à tout le moins dans les domaines
des « ressources » (finances, ressources humaines, logistique, service
technique, informatique, etc.).
Si auc
une réelle mutualisation n’est en place, il faut souligner les
partenariats à travers les mises à disposition de personnels : suivi des
formations à la RH (un agent de la CC mis à dispo de la commune
jusqu’en
2021), maintenance informatique (un agent de la commune vers la CC),
ingénierie technique (de la CC vers les communes). Le reclassement récent
d’un agent de la commune sur un poste de
chargé de prévention devrait
permettre de le mettre à disposition de la CC. Une réflexion sera menée
dans les prochains mois sur une future mutualisation des services RH et
Finances.
D’autres actions communes peuvent être mises en avant, comme le m
arché
de télécommunications lancé au printemps 2022
dans le cadre d’un
groupement de commandes avec la CC.
27 et 28
Deux conventions ont été signées depuis 2017. La dernière précise que
Montval-sur-Loir met 24,57 agents ETP à disposition pour un temps de travail
total de 5,77 ETP et qu’en contrepartie elle percevra 371 491,25 €.
Cette contrepartie apparaît particulièrement élevée.
La convention précise que
« il sera procédé à une mise à jour des annexes 2 et
3 en fonction des coûts réels constatés au vu du compte administratif et les
régularisations auprès des communes bénéficiaires interviendront au plus tard
le 30 juin N+1 ».
Or, cela n’est pas fait.
L’article D. 5211
-16 précise que
« le remboursement des frais s’effectue sur la
base d’un état annuel indiquant la liste des recours au service, convertis en
unité de fonctionnement. Le coût unitaire est porté à la connaissance des
bénéficiaires de la mise à disposition de services chaque année… ».
La
commune ne procède pas à cette obligation.
La convention indique dans son article 5 : « Le montant du remboursement
inclut les charges de personnel et frais assimilés (rémunérations, charges
sociales, taxes, cotisations, frais médicaux, formation, missions), les charges
en matériel divers et frais assimilés (moyens bureautiques et informatiques,
véhicules…) ainsi que les charges afférentes aux locaux (charges courantes et
charges afférentes aux fluides). »
Le montant calculé ne se limite donc pas aux seules charges de personnel, il
inclut les coûts d’achats et d’entretien des véhicules (coûteux pour ce
service) et les charges des locaux.
28
Le transfert de la compétence Eau au 1er janvier 2019 à la CCLLB a aussi fait
l’objet d’aménagements pour prendre en compte la problématique de la
polyvalence des agents qui interviennent sur différents secteurs d’activités et
notamment l’assainissement à
la ville de Montval-sur-Loir. Désormais au sein
de cette dernière, il ne reste plus qu’un agent en fonction pour les deux
collectivités, mais
a contrario
la CCLLB met aussi des agents à disposition pour
s’occuper des questions d’assainissement sur la ville
.
Une telle organisation n’est guère efficiente (remboursements multiples entre
la CCLLB et la commune, lourdeur des obligations en matière de gestion des
ressources humaines, organisation du travail). D’ailleurs, une convention
signée entre la ville et la CCLLB datée du 18 décembre 2018 prévoit la mise à
disposition d’un agent stagiaire auprès de la commune pour effectuer des
tâches d’assainissement collectif alors même que le statut de la fonction
publique territoriale n’autorise la mise à disposition que
pour des agents
titulaires.
La commune et la CCLLB pourraient dans ce cadre se rapprocher pour
examiner la possibilité de mettre en oeuvre les dispositions de l’article L.
5211-4-1 III du CGCT :
« Les services d'un établissement public de coopération
intercommunale peuvent être en tout ou partie mis à disposition d'une ou
plusieurs de ses communes membres, pour l'exercice de leurs compétences,
lorsque cette mise à disposition présente un intérêt dans le cadre d'une bonne
organisation des services.
». Un tel rapprochement aurait au surplus pour
intérêt de préparer le transfert de la compétence assainissement collectif qui
deviendra obligatoire à compter du 1er janvier 2026.
Les temps de mise à disposition des agents de la CC vers le service
assainissement de
la commune viennent d’être revus depuis le 1
er
janvier
2022 pour une durée de 3 ans : ils ont désormais plus conformes à la réalité.
Cette période de 3 ans va être l’occasion de préparer les transferts de
compétence à venir sans déstabiliser le fonctionnement au quotidien du
service assainissement.
29
La commune ne dispose pas d’une connaissance fine formalisée de ses
ressources foncières disponibles, mobilisables et densifiables sur son territoire
(la commune ne dispose pas de système d’information géo
graphique ou
équivalent). En revanche, la commune vient d’engager une démarche
d’identification des « biens sans maître » sur son ressort
ainsi qu’un
recensement des parcelles propriétés de la commune.
Depuis 2021, les missions
de l’agent chargé des questi
ons de foncier et
d’urbanisme vont
au-delà
de l’identification
des biens sans maîtres. Le
recensement des parcelles propriétés de la commune sur son territoire ou
sur des communes limitrophes est en cours afin d’évaluer leurs
potentialités.
Par ailleurs, un SIG est
à l’étude au niveau interco
mmunal en vue des
transferts de compétences sur la gestion des réseaux enterrés. Un tel outil
pourrait être mutualisé avec les communes.
4.
L’organisation des services
30
La collectivité a rencontré d’importantes
difficultés pour produire une
documentation administrative de base lors du contrôle (délibérations par
exemple). Il n’y a pas de règles de gestion des fichiers ni de stratégie de
conservation des données.
Le départ de plusieurs cadres de direction ou de responsables sans que des
relais aient été mis en place en interne a aggravé la situation. Seul aujourd’hui
Le nouveau directeur général des services arrivé en août dernier a fait les
mêmes constats.
La commune va travailler sur la rédaction de telles procédures.
un cadre de direction par ailleurs proche de la retraite a été en mesure
d’apporter des explications sur les choix de gestion ou la transmission de
données de base, y compris les plus récents.
La chambre invite la collectivité à mettre en place des procédures visant à
sécuriser la conservation des données.
31
La mise en place d’une plate
-forme électronique pour la gestion des instances
(conseils, commissions notamment) aurait dans ce cadre toute son utilité.
La commune va étudier cette hypothèse.
32
Au-
delà et d’une manière générale, il a été observé que la collectivité ne
dispose pas de tableaux de bord de gestion.
Afin de mieux suivre les questions liées aux finances et aux ressources
humaines, la commune a commencé à se doter de tels tableaux, travail
qu’elle va poursuivre
dans les prochaines semaines.
30
La chambre a relevé que les articles R. 2121-9 et R. 2121-10 du CGCT portant
sur le registre des délibérations et le recueil des actes administratifs n’étaient
pas correctement mis en œuvre. À titre d’exemple, le registre ne comprend
que des feuilles volantes non numérotées ni paraphées. Il n’y a pas de tables
par objet des délibérations intervenues.
Dans sa réponse aux observations provisoires, le maire a indiqué que les
délibérations étaient reliées et numérotées à intervalle régulier (tous les 2 ans
environ) mais sans s’appuyer
sur une documentation. Au-
delà, l’article R.
2121-10 du CGCT précise que le dispositif des délibérations du conseil
municipal et les arrêtés du maire à caractère réglementaire sont publiés dans
un recueil des actes administratifs publié au moins une fois par trimestre, ce
qui n’est pas
fait.
La commune prend acte du rappel de la Chambre.
31
Après une réunion de sensibilisation organisée en mars 2019 par le DPD, un
travail avec les équipes de la commune a été mené et a abouti à la conception
du registre des traitements de données personnelles, comprenant 47 fiches
type et qui a été finalisée le 4 octobre 2021.
Il n’est pas prévu de mise à jour du dispositif (qui serait en
cours
d’élaboration) ni de charte informatique et d’utilisation des données
numériques.
Aucune communication spécifique ni aucune formation n’a pour l’instant été
proposée pour sensibiliser les agents aux bons réflexes en matière de
protection des données à caractère personnel. Le DPD explique que des
visites sur site et des formations à l’endroit des agents sont effectuées à la
demande des collectivités.
Pour l’heure, aucune sollicitation dans ce sens n’émane de la commune de
Montval-sur-
Loir, ce qu’a con
firmé le référent RGPD de la collectivité. Ce
dernier a également expliqué attendre d’avancer dans la mise en place des
différents éléments de la RGPD avant de solliciter une formation auprès de
l’ATESART.
Il faut souligner que ce travail a eu lieu pour l’
essentiel en pleine crise
sanitaire, avec un renouvellement de l’équipe municipale installée avant
l’été 2020 et un départ du DGS début 2021.
La nécessaire sensibilisation dans le cadre du RGPD sera envisagée au 2
ème
semestre 2022, si la situation le permet.
31
La chambre a en outre constaté que l’annexe portant sur l’état du personnel
des budgets primitifs pour les années 2019 et 2021 et des comptes
administratifs pour toutes années
n’était pas complétée.
Elle a été annexée régulièrement au BP et elle l’e
st pour le BP 2022. La
commune sera vigilante sur ce point à l’avenir.
32
La création de la commune nouvelle a aussi nécessité des mises à niveau des
services et des compétences impliquant des recrutements. Cela a d’ailleurs
été le cas avec le recrutement
d’un agent de catégorie A chargé des
opérations immobilières. Par ailleurs, lors de la fusion, les deux communes de
Vouvray-sur-Loir avec 6,60 ETP et Montabon avec 3,50 ETP ne disposaient à
elles deux que d’un agent de catégorie A (à Vouvray) et aucun de
catégorie B.
A ce jour, la commune ne compte plus que 4 agents de catégorie A (DGS et 3
attachées) et 8 de catégorie B (7 titulaires et 1 contractuelle) sur les 91,80
ETP titulaires et 4 ETP contractuels pourvus sur le budget principal au
01/01/22.
32
En ce qui concerne les décisions prises en matière de création/suppression ou
modification de postes, la chambre a constaté que les délibérations sont
nombreuses chaque année (8 modifications des effectifs en 2018 par exemple
sur les 8 conseils municipaux et 7 modifications en 2020 sur 9 conseils),
montrant en cela la difficulté de la collectivité à avoir une gestion
prévisionnelle des emplois. Au-delà, les délibérations prises, si elles sont
précises sur les caractéristiques des postes (grade créé ou supprimé, temps de
travail) et sont motivées, aucune information n’est donnée quant à l’impact
financier des décisions prises.
La commune n’a jamais mis en œuvre de démarche de GPECT. Il convient
qu’elle se penche sur un tel sujet, en lien avec la CC.
Les ouvertures de postes régulièrement votées en CM sont très
majoritairement liées à des départs en retraite ou des changements de
grade, les fermetures de postes correspondants étant réalisées une fois la
nomination sur le poste ouvert actée.
33
Sur la période examinée, les charges globales de personnel ont augmenté de
près de 11 %. Si elles ne représentaient que 38 % des produits en 2017, elles
pèsent désormais plus de 43 % en 2020 (annexe 1). Plusieurs facteurs
expliquent cette augmentation :
-
mise en place d’un
nouveau régime indemnitaire avec l’extension de son
bénéfice à l’ensemble des agents ;
- harmonisation du bénéfice de certains avantages sociaux (ticket restaurant)
pour l’ensemble des agents de la nouvelle commune ;
- augmentation des effectifs.
Concerna
nt l’évolution de l’enveloppe du régime indemnitaire des agents
titulaires, celle-ci a progressé de plus de 93 % de 2017 à 2020. La part du
régime indemnitaire perçue par les agents titulaires de la collectivité dans leur
rémunération totale est passée de 7,90 % en 2016 à 13,48 % en 2020.
Une comparaison avec la strate des communes ayant une population
comprise entre 5 000 et 10 000 habitants montre que la part des primes dans
les rémunérations des agents de Montval-sur-
Loir s’est nettement améliorée
à la fin de la période sous contrôle par rapport aux communes du
département, appartenant à la même strate. Elle reste toutefois inférieure à
la moyenne régionale pour une strate équivalente.
La commune accusait un net retard en matière de régime indemnitaire, qui
a été rattrapé en partie après la revalorisation effectuée sur la période
examinée. Comme le souligne le ROP, la part des primes dans la
rémunération reste inférieure à la moyenne régionale des communes de
même strate.
34
La commune de Montval-sur-Loir a adopté par délibération du 11 décembre
2017, un règlement intérieur applicable à l’ensemble des agents de la
Un nouveau règlement intérieur plus complet et détaillé devrait être adopté
fin juin 2022. Un groupe de travail a été mis en place au printemps.
collectivité et précisant les modalités d’exercice des fonctions, notamment
l’organisation du rythme du travail, et respectant l’obligation de t
ravailler 1
607 heures par an. Toutefois, la lecture de ce document ne permet pas de
vérifier l’effectivité du respect de la durée légale du travail. En effet, le
règlement intérieur ne fait que rappeler les dispositions légales générales sans
exposer clairement le fonctionnement de la commune, ni les moyens de
contrôle mis en place. Les horaires de travail en vigueur dans la collectivité ne
sont par exemple pas précisés.
La chambre rappelle à cet égard à la commune, l’obligation de se conformer à
l’article
47 de la loi n° 2019-828 du 6 août 2019 portant transformation de la
fonction publique.
34
Les heures supplémentaires sont des heures effectuées à la demande du chef
de service en dépassement des bornes horaires définies par le cycle de travail.
Elles donnent lieu en priorité à un repos compensateur ou à défaut à une
indemnisation15 (indemnités horaires pour travaux supplémentaires - IHTS)
qui est subordonnée à la mise en œuvre d’un moyen de contrôle automatisé
des horaires (pointage) sauf pour les personnels exerçant hors de leurs locaux
de rattachement et les sites comprenant un effectif inférieur à dix agents.
Dans ces cas, un décompte déclaratif est possible à condition qu’il soit
contrôlable.
Il a été relevé que la commune de Montval-sur-
Loir n’a pas mis en place un tel
contrôle automatisé des horaires.
La mise en place d’un système de pointage est à l’étude e
n 2022 afin de
mieux mesurer les heures effectuées et d’expérimenter la mise en place de
plages fixes et variables. Ce système devrait être opérationnel au 2
ème
semestre pour mise en place progressive au sein des services.
34
La commune a délibéré pour au
toriser des absences exceptionnelles. Il s’agit
d’une longue liste de situations liées à des événements familiaux (garde
enfants malades, mariage, maladies ascendants, etc.). La chambre a relevé
que le service ressources humaines ne gère pas spécifiquement ces
autorisations et la commune n’a pas pu communiquer le nombre de jours pris
sur ces motifs au cours des dernières années, la gestion de ces absences étant
faite au niveau de chaque service.
Un tableau de suivi sera mis en place en 2022 afin de mesurer le nombre de
jours d’absences exceptionnelles dans la collectivité.
35
Malgré l’absence de contrôle automatisé des horaires, la commune a mis en
place le compte épargne temps (CET) et validé sur la possibilité d’indemniser
les jours épargnés.
Si par délibération en date du 29 juin 2020, la commune de Montval-sur-Loir a
validé la possibilité d’indemniser les jours épargnés, il apparaît qu’elle n’a
constitué aucune provision permettant de tenir compte du risque représenté
par l’indemnisation des jours épargn
és sur les CET. Pourtant les dispositions
de l’instruction comptable et budgétaire M14 précisent que «
les droits
ouverts aux agents au titre du compte épargne-temps représentent un coût
La commune va mettre en place en 2022 un tableau de suivi des jours
épargnés afin d’évaluer le volume
financier qu’ils représentent.
Des tableaux
individuels existent, il convient d’en faire la synthèse dans ce tableau de
suivi global.
pour le service, quelles que soient les conditions dans lesquelles ils sont
consommés, y compris sous forme de congés »
.
Il appartient donc à la commune d’évaluer le volume financier correspondant
au stock de jours épargnés et de constituer la provision permettant de tenir
compte du risque lié à leur indemnisation.
La chambre a relevé aussi que la collectivité ne suivait pas le volume des jours
épargnés par ses agents. La chambre l’invite à disposer d’un tel tableau de
bord.
35
Le taux d’absentéisme compressible (maladie ordinaire et accidents du travail)
représente 18 jours d’absence par agent, comparé aux 24,3 jours d’absence
constaté au niveau national dans le bilan social de 2017 du CNFPT.
Ce chiffre est confirmé lorsqu’on compare le taux d’absentéisme médical de la
collectivité qui s’établit à 4,47 % pour 2020, en dessous de la moyenne
nationale issue du panorama SOFAXIS qui s’établit à 9,5 %.
Toutefois, la chambre a relevé qu’entre 2017 et 2020, le montant des
indemnités journalières (IJ) a baissé de 42 %, soit plus fortement que le
nombre de jours liés à l’absentéisme médical (11 %) et alors que l’on note
dans le même temps une hausse importante (25 %) de l’absentéisme
compressible.
Une telle situation montre la nécessité de mettre en place une procédure de
suivi pour la récupération des remboursements des indemnités journalières
auprè
s des organismes d’assurance santé et de la CPAM, qui représentent 72
% des recettes en atténuation en 2020 (annexe 2) et au-delà, pour la
récupération de toutes les recettes.
La commune peut se féliciter des taux d’absentéisme inférieurs aux
moyennes dans ses services.
Elle prend acte du suivi à améliorer pour la récupération des
remboursements.
5.
Une politique des achats à améliorer
36
Aucune procédure relative à la commande publique n'est formalisée : il n’y a
ni guide de procédure ni notes de service. Pourtant, la formalisation de la
procédure permettrait de sécuriser les stratégies d'achat, d'instaurer une
cohérence dans l'application de la règlementation en matière de commande
publique pour l'ensemble des services et de veiller au respect des principes
fondamentaux de la commande publique rappelés dans l'article L. 3 du code
de la commande publique (égalité de traitement, liberté d'accès et
transparence des procédures).
Les services mettent systématiquement en concurrence les entreprises
consultées dans le cadre de la demande de devis. Une note de service à
l’attention des responsables de services sera rédigée et diffusée d’ici la fin
de l’année afin de rappeler les éléments réglementaires de la commande
publique.
36
Il n’y a pas non plus de mise en place de dispositifs d’alerte pour le respect
des seuils des marchés publics dans le système d’informations comptable.
Dont acte. Ce point est à corriger.
37
Concernant les marchés en fonctionnement, la commune ne pratique pas
d'engagement comptable, alor
s que la tenue d’une comptabilité
d’engagement est une obligation qui incombe à l’exécutif de la collectivité
pour les dépenses. La pratique de l’engagement est un véritable outil de
Le nouveau logiciel BL Finances installé au printemps 2022 devrait permettre
cet engagement.
gestion des dépenses qui permet de connaître à tout moment les crédits
ouverts en dépenses, les crédits disponibles pour engagement, les crédits
disponibles pour mandatement et les dépenses exécutées. Cette comptabilité
permet de dégager, en fin d’exercice, le montant des restes à réaliser et rend
possible les rattachements de charges.
37
Aucune procédure n'est formalisée pour l'évaluation des besoins. Or
l'évaluation des besoins est un préalable nécessaire et obligatoire d'une
politique d'achats réussie.
Il s’agit pourtant d’une obligation réglementaire qui permet d'assurer non
seulement le respect des grands principes de la commande publique (égalité
de traitement, transparence des procédures, etc.), mais aussi l'efficacité
économique et la bonne gestion des deniers publics.
Dans une commune de la taille de Montval-sur-Loir, les stocks sont quasi
inexistants donc les commandes sont effectuées selon les besoins réels.
37
L'analyse des fichiers de mandats sur la période sous contrôle a révélé que la
commune n'a pas consulté ni conclu de contrat écrit pour certains marchés
dont les montants sont pourtant supérieurs aux seuils réglementaires. En
effet, des achats ou prestations de services cumulés par exercice pour la
même entreprise dépass
ent le seuil de 25 000 € HT pour lequel la publicité et
le contrat écrit sont obligatoires (seuil porté à 40 000 € HT à partir du 1er
janvier 2020).
La commune de Montval-sur-Loir doit veiller à organiser une consultation
pour toute commande dont le montant estimé hors taxe est supérieur au seul
de 40 000 € (en vigueur depuis le 1er janvier 2020) et à signer un contrat écrit
avec le prestataire ou le fournisseur.
Au regard des nouveaux seuils règlementaires, le seul tiers pour lequel le
seuil est dépassé est la société Orange. Un marché de renouvellement des
abonnements en télécommunications (téléphonie / internet) a été lancé au
printemps 2022
dans le cadre d’un groupement de commande avec la CC et
le CCAS de la commune. La commune respectera ainsi ses obligations à la
signature de ces marchés.
38
Par ailleurs, la commune doit être vigilante par rapport à la codification du
nom des tiers afin de pouvoir rattacher les achats au tiers correspondant et
s’assurer du respect des seuils.
Dont acte. Elle le sera encore plus
à l’avenir.
38
Le maire dispose d’une délégation du conseil municipal identique sur toute la
période sous contrôle pour prendre «
toute décision concernant la
préparation, la passation, l'exécution et le règlement des marchés et des
accords-cadres ainsi que toute décision concernant leurs avenants, lorsque les
crédits sont inscrits au budget et que leur montant est inférieur à 150 000 € HT
pour les marchés de fournitures et de services et à 200 000 € pour les marchés
de travaux. »
Il
s’agit par conséquent d’une délégation suffisamment large pour permettre
une mise en œuvre rapide et efficace des achats, mais suffisamment limitée
pour permettre au conseil de conserver sa compétence pour les achats les
plus importants. Il pourra toutefois être relevé que le conseil est intervenu en
lieu et place du maire à plusieurs reprises sur la période par exemple :
Dont acte. La commune sera vigilante
à l’application des seuils fixés dans la
délégation au maire.
-
pour l’attribution du marché de travaux pour le remplacement de
canalisations en PVC (184 403,50 €) ;
-
pour le choix du maître d’oeuvr
e pour la réhabilitation du foyer des
Vertolines (108 000 €) ;
-
pour la réalisation schéma directeur d’assainissement (marché
complémentaire de 19 225 € au marché initial de 84 400 €).
Cette manière d’opérer présente des risques juridiques dans la mesure
où le
conseil municipal continue à exercer des pouvoirs qu’il a pourtant délégués.
Pour rappel, la délégation de pouvoir s'apparente à un véritable transfert de
compétence car les décisions sont prises par le délégataire en son nom
propre. En contrepartie, lors de chaque réunion de l'organe délibérant, le
maire doit rendre compte des attributions exercées par délégation de l'organe
délibérant.
38
Le maire a s
igné une note à l’attention des chefs de service en date du 31 mai
2021 donnant délégation de signature pour les devis et les bons de
commande et rappeler le circuit des factures.
Les responsables de service disposent ainsi d’une délégation de signature
po
ur les commandes inférieures ou égales à 750 € HT (soit 900 € TTC).
L’organigramme n’étant pas à jour, la mise en oeuvre d’une telle procédure
n’est pas suffisamment sécurisée juridiquement. Cela est d’autant plus
important que, sans note de service et donc sans délégation, il a été constaté
que pour des commandes d’un montant inférieur ou égal à 100 €, les chefs de
pôle pouvaient valider des bons de commande.
Des délégations de signature nominatives seront donc à mettre en place très
prochainement.
38 et 39
Enfin, si des règles sont définies pour le contrôle des factures, il s’avère
qu’elles ne sont pas systématiquement respectées (voir
infra
sur les services
techniques) :
- « lorsque la facture concerne une prestation, le responsable de service,
sollicité par le service comptable, doit apposer sa signature sur la facture avec
la mention « vu et vérifié par » ;
- « lorsque la facture concerne une livraison, le règlement par le service
comptable ne sera effectué que lorsque le responsable du service lui aura
préalablement transmis le bon de livraison visé par ses soins avec la mention
« vu et vérifié par ».
Dans un tel contexte la chambre invite la commune à revoir ses procédures
pour les sécuriser.
Dont acte. Le nouveau logiciel hébergé BL Finances permettra aux chefs de
service de viser les factures
39
Le service comptabilité reçoit en général directement les factures (90 % des
factures parviennent au service comptable via Chorus pro) et les liquide après
avoir procédé au rapprochement de la facture avec les bons de commande et
Le nouveau logiciel hébergé BL Finances permettra aux chefs de service de
viser les factures pour valider le service fait.
les bons de livraison sans passer par les services techniques (absence de
contrôle du service fait).
39 et 40
La commune a délibéré le 24 octobre 2016 pour approuver la convention de
délégation de service public de fourrière automobile en application de l’article
L. 1411-1 du CGCT.
La délibération précise que la commune a procédé
« à une consultation de
plusieurs établissements à proximité de Château-du-Loir »
. La délibération ne
donne aucune information sur l’importance de cette délégation (nombre de
véhicules à enlever, chiffre d’affaires, etc.).
En fait, la commune n’a pas respecté la procédure imposée par le CG
CT,
notamment l’article L. 1411
-2, qui prévoit que le conseil municipal se
prononce sur le principe d’une délégation et statue au vue d’un rapport
présentant le document contenant les caractéristiques des prestations que
doit assurer le prestataire.
Il en
est de même d’ailleurs pour le respect du processus de sélection des
candidats : l’article L. 1411
-5 du CGCT imposait de constituer une «
commission d’ouverture des plis ».
La convention qui s’achevait en octobre 2021 n’a pas encore été renouvelée.
La commune prend acte des observations et sera vigilante au
renouvellement de la convention. Elle tient cependant à souligner la
difficulté à mettre en œuvre un tel service sur un territoire où très peu
d’entreprises sont agréées en la matière. De plus, le nombre
de véhicules
pour lesquels une sollicitation de la fourrière automobile a été nécessaire en
5 ans est très faible. C’est pour cela que la commune a privilégié la
possibilité de s’appuyer sur une entreprise locale, afin de limiter les coûts de
déplacement.
40
L’article L. 2111
-1 du code de la commande publique précise que «
la nature
et l'étendue des besoins à satisfaire sont déterminées avec précision avant le
lancement de la consultation…
». Au-
delà de l’ampleur du nombre de lots
infructueux, la chambre
a relevé l’évolution du besoin au cours de la
procédure à la fois au niveau technique et financier :
- la CAO a dû lors de sa séance du 2 mars 2018 valider des modifications
importantes dans le projet pour les lots 1, 6, 9, et 10 avec des impacts sur les
lots 4, 7, 8, 11, 13, 14 et 17 ;
- la majorité des lots a fait l'objet d'avenants (12 lots sur 17).
A posteriori, la commune a constaté que le maître d’œuvre choisi pour
l’accompagner dans son projet n’avait pas apporté toute satisfaction. Ces
multiples mod
ifications en sont l’illustration.
41
La valeur technique fait d’ailleurs l’objet d’explications sommaires qui ne
permettent que rarement de justifier la note attribuée dans les rapports
soumis à la CAO. Les notes pour les sous critères « délais » et «
environnement / moyens humains » ne sont pas analysées alors que ceux-ci
représentent 40 % de la note totale. Les notes attribuées pour ces sous
critères sont quasiment identiques pour l’ensemble des lots.
La commune veille désormais à ce que l’ensemble de
s critères soient
correctement analysés dans les marchés.
41
La commune n’a pas conservé systématiquement toutes les pièces des
marchés qu’elle a examinées et en particulier les offres des candidats.
Pourtant, le code de la commande publique dispose en son article R. 2184-12
que
« L'acheteur conserve les candidatures et les offres ainsi que les
documents relatifs à la procédure de passation pendant une période minimale
de cinq ans à compter de la date de signature du marché. »
Elles le sont en version papier mais mal archivées. La commune va veiller à
améliorer cette situation.
6.
La qualité des comptes et de la gestion
42 et
recomm
andatio
n n°3
Le contenu du rapport d’orientation budgétaire (ROB) présenté par la
collectivité, défini par l’article D. 2312
-3 et complété par le décret n° 2016-841
du 24 juin 2016, ne correspond pas à ce qui est exigé.
Recommandation n° 3 : Améliorer la qualité de l’information financière
apportée aux membres du conseil municipal à l’occasion du débat
d’orientation budgétaire afin
de la mettre en conformité avec les
dispositions des articles L. 2312-1 et D. 2312-3 du code général des
collectivités territoriales Code général des collectivités territoriales (CGCT).
La commune a apporté des correctifs pour le ROB 2022 et
s’efforcera de s’y
conformer pour le ROB 2023.
43
Si la commune a expliqué présenter à la commission des finances les budgets
et comptes administratifs, ce que confirment leurs ordres du jour, aucun
compte rendu n’est établi. Un tel document, même bref, aurait
pourtant
toute son utilité, ne serait-
ce qu’au regard du règlement intérieur du conseil
municipal.
En ce qui concerne les notes de synthèse portant sur le budget primitif et le
compte administratif tant du principal que des lotissements et de
l’assainissement, il apparaît une insuffisance d’informations hormis la
présence d’un tableau de 7 lignes présentant les résultats pour ce qui
concerne le compte administratif 2020 et 4 chiffres pour le budget primitif
2021.
Si aucune annexe n’est évoquée dans la note
de synthèse, la commune a
précisé qu’elle adressait pour le seul budget primitif du budget principal en
fonctionnement un tableau de type comptable, sans commentaires rappelant
la prévision de l’année précédente, sa réalisation et la proposition pour
l’ann
ée à venir (vu également en commission des finances) et un tableau
d’investissement.
Une telle documentation apparaît limitée voire insuffisante (tout
particulièrement pour les budgets annexes) au regard de l’article L. 2121
-12
du CGCT et nécessiterait d’être accompagnée d’explications écrites.
Une note de synthèse a été fournie pour le BP 2022 du budget principal.
La commune s’efforcera de s’y conformer également pour le CA 2021 et le
BP 2023.
44
L’examen des annexes budgétaires a porté sur le compte administratif du
budget principal 2019 et 2020, établis suivant l’instruction budgétaire et
comptable M14. La chambre a relevé que plusieurs annexes sont manquantes
ou non renseignées dont certaines sont importantes.
Dont acte.
La commune s’efforcera de s’y conformer pour le CA 2021.
44
La commune de Montval-sur-
Loir dispose d’un site internet mais la
dénomination n’a pas été modifiée depuis la création de la commune
nouvelle. Lorsque l’on effectue u
ne recherche sur internet, celle-ci ramène le
site « ville-chateauduloir.fr ». La recherche gagnerait à être plus aisée si le
nom du site est modifié pour s’adapter à la nouvelle identité de la commune.
La consultation pour la création d’un nouveau site in
ternet a été lancée au
printemps 2022. Le nouveau site internet devrait être opérationnel
l’automne prochain.
44 et
recomm
andatio
n n°4
Par ailleurs, mis à part les ordres du jour et les comptes rendus des séances
du conseil municipal, aucun des documents
d’informations budgétaires et
financières précités et rendus obligatoires par les textes n’est accessible sur le
site.
Recommandation n° 4 : Assurer la mise en ligne sur le site internet de la
commune des documents d’informations budgétaires et financières
,
conformément à l’article R. 2313
-8 du CGCT.
Ils le seront sur le nouveau site internet dont la mise en ligne devrait
intervenir
à l’automne 2022
.
45
La responsabilité du suivi des immobilisations incombe, de manière conjointe,
à l’ordonnateur et au comptable. L’ordonnateur tient l’inventaire physique,
registre justifiant la réalité physique des biens et l’inventaire comptable, volet
financier des biens inventoriés. Le comptable, quant à lui, est responsable de
l’enregistrement des biens et de leur suivi
à l’actif du bilan. À ce titre, il tient
l’état de l’actif ainsi que le fichier des immobilisations, documents comptables
justifiant les soldes des comptes apparaissant à la balance générale des
comptes et au bilan. Les deux documents ne doivent pas prése
nter d’écarts.
Pourtant, la chambre a relevé un écart de près de 50 M€ entre l’actif et
l’inventaire pour un inventaire évalué à 26,1 M€.
Par ailleurs, une comparaison de l’évolution des soldes des comptes 23
(immobilisations en cours) et 21 (immobilisations corporelles) a permis de
révéler un retard dans l’intégration des immobilisations achevées considérées
« en cours ».
En effet, le compte 21 est resté stable sur la période 2017-2020 tandis que le
compte 23 a plus que doublé.
Ce constat révèle que la commune ne procède pas régulièrement à
l’apurement du compte 23, qui ne doit enregistrer que les immobilisations
non achevées.
L’état de l’actif 2020 montre également que certaines immobilisations dont la
date d’acquisition ou de réalisation est ancienne appa
raissent toujours dans le
compte 23. C’est le cas par exemple, de certains travaux de voirie réalisés
depuis l’exercice 2003 et suivants, pour le lotissement "le Hameau du coteau"
à Montabon en 2014.
La charge de travail accrue liée à la mise en place de la commune nouvelle et
au départ de cadres intermédiaires, dont le remplacement temporaire a été
systématiquement assuré par la Directrice des Finances, n’a pas permis
d’assurer la reprise de l’actif des 3 communes historiques et le
rapprochement avec l’act
if du comptable.
Ce travail, prévu mi-
2021, n’a pu être réalisé. Il l’a été début 2022
et intégré,
actualisé, dans le nouveau logiciel BL Finances au printemps 2022.
45 et
recomm
andatio
n n°5
La commune procède exceptionnellement à l’engagement comptable q
ui est
pourtant imposé par le CGCT : en application des articles L. 2342-2, le maire
tient une comptabilité d’engagement des dépenses.
Recommandation n° 5 : Procéder systématiquement à un engagement
comptable conformément à l’article L. 2342
-2 du CGCT.
L’e
ngagement comptable est systématiquement réalisé pour la section
d’investissement.
La mise en place du nouveau logiciel permettra l’engagement comptable
systématique des commandes de biens et services en fonctionnement.
46
En l’absence d’une comptabilité
d’engagement systématique, la chambre
souligne la fragilité de la politique menée en matière de détermination des
restes à réaliser.
Les niveaux de crédits de fonctionnement en RAR ont conduit à fixer par
délibération
, à l’instar de l’Etat et pour tous ses budgets, un seuil unitaire de
Au-
delà, l’examen des restes à réaliser a montré que ceux
-ci gagneraient à
être plus précis en intégrant des informations
telles que l’identification du
marché, le nom du débiteur ou créancier, l’objet de l’engagement, l’article, le
montant de l’engagement et celui du reste à réaliser, ce qui permet d’assurer
une information complète des élus.
10
000 € en dessous duquel la commune sera dispensée de comptabiliser les
opérations de rattachement des charges et produits à l’exerc
ice (DCM N°
108/25-11-2019)
Concernant les informations détaillées des RAR 2021 en investissement, elles
ont été présentées en commission des finances lors de la préparation du BP
2022 et seront transmises aux conseillers municipaux avant l’adoption du CA
2021 et le vote du BS 2022 (PJ).
46
Les amortissements ne sont pas toujours correctement passés pour les
immobilisations enregistrées au compte 21, un écart de plus de 26 000 € a été
constaté entre les amortissements passés et ce qui aurait normalement dû
être enregistré.
Cet écart était
une conséquence de l’absence de rapprochement de l’actif
de l’ordonnateur et de l’actif du comptable,
réalisé début 2022.
47
La liste des contentieux transmise par la commune montre que plusieurs
d’entre eux auraient dû
impliquer la constitution de provisions (par exemple,
saisine du tribunal administratif par une entreprise en 2015 réclamant près de
25 000 €, par des particuliers pour une réclamation indemnitaire de près de
30 000 € en 2018).
Dont acte.
La commune sera v
igilante à l’avenir sur la constitution de telles provisions.
47
Il en est de même pour les restes à recouvrer identifiés dans les comptes de
gestion. En 2020, au budget annexe assainissement, est inscrit au compte
4161 « clients-créances douteuses et
irrécouvrables » la somme de 107 747 €.
La commune n’a jamais été alertée annuellement, ce qui explique ce niveau
de créances. De plus, la trésorerie s’efforce de recouvrer les impayés par
tous les moyens.
En 2021, une délibération a été prise à l’occasion
d’une DM pour valider
l’admission en non
-valeur de la somme totale de 18
587,43 € et l’abandon
de créances à hauteur de 17
829,05 €.
Il faut souligner que le budget annexe de l’assainissement est excédentaire.
Ainsi, fin 2020, l’excédent de fonctionnement
était de 286
675 € et celui
d’investissement de 594
798 €, permettant de couvrir largement le risque lié
à ces créances, sans passer par des provisions.
47
Au-delà de ces provisions obligatoires, la collectivité a intérêt à constituer des
provisions pour
dépréciation d’actifs (autres que celles visées ci
-dessus) ou
dès l’apparition d’un risque avéré. Or, sur la période sous contrôle, la
commune n’a constitué aucune provision. Pourtant, des motifs existent, tels
que les grosses réparations au regard de l’i
mportant patrimoine immobilier
qu’elle possède ou le risque portant sur des engagements tels que les jours
épargnés sur le compte épargne temps des agents de la collectivité.
La commune prend acte de l’intérêt de constituer une provision concernant
le paiement des jours épargnés sur CET.
Concernant les provisions pour grosses réparations, il n’est pas envisageable
de les constituer aujourd’hui au regard de la tension sur le budget. Depuis
2021, une enveloppe dédiée est incluse et ventilée par opération
d’équipement chaque année pour faire face à d’éventuels travaux.
7.
La situation financière
48
La capacité d'autofinancement brute s'est dégradée sur la période 2017-2020
avec une baisse annuelle moyenne de plus de 12 % (annexe 8). Si elle
représentait un niveau élevé en 2017 avec un taux de 23 % des produits de
gestion, elle ne représente plus que 13 % de ses produits de gestion en 2019
Le dérapage des charges à caractère général en 2019, combiné à la
revalorisation du régime indemnitaire des agents, ont conduit à ces mauvais
chiffres.
en raison d’un effet ciseaux qui voit des charges de gestion en forte
augmentation sur la période (+8 %), et des produits de gestion en baisse (- 2
%).
Elle se redresse toutefois en 2020 (15 % des produits d’exploitation) dans le
contexte particulier de la crise sanitaire.
Sa CAF brute rapportée aux produits de gestion se situe désormais en dessous
de la moyenne départementale des communes de la strate (5 000 à 10 000
habitants), qui s’établit à environ 17 % en 2019.
Les efforts de redressement des finances en 2021 permettent d’améliorer
ces ratios. Ainsi, dans l’attente de validation du CA 2021
et comme indiqué
dans l’annexe 2 du ROD
, la CAF brute remonterait à 1,397
M€, représentant
environ 18 % des produits de gestion. La commune repasserait ainsi au-
dessus de la moyenne départementale.
50 et 51
Composées à 59 % par les charges de personnel et à 27 % par les charges à
caractère général, les charges de gestion ont subi une augmentation globale
de 8 % sur la période sous-revue.
Cette progression essentiellement liée à l’augmentation des dépenses de
personnel est plus prononcée de 2017 à 2019 (+ 11 %) avant d’amorcer une
baisse en 2020.
D’après les résultats provisoires 2021, les charges de gestion seraient de
l’ordre de 6,293 M€, en hausse de seulement 1,3 % par rapport à 2020 et
une hausse de 9,4 % sur la période 2017
–
2021.
51
On peut également relever la hausse de 28 % des subventions de
fonctionnement versées par la commune. Cette hausse est la conséquence
directe de «
l’augmentation de la subvention versée au CCAS en raison du
déficit de fonctionnement de la résidence des Vertolines, qui n’accueille plus
que 5 locataires en fin d’année, et du déficit de fonctionnement du service
Maintien à domicile du fait de l
’arrêt de nombreux contrats
»
Le service Maintien à domicile n’existe plus. L’opération Vertolines pèse
durablement sur les finances de la collectivité. Après avoir réalisé des
travaux importants avec de très faibles subventions, la commune doit
assurer au
jourd’hui la compensation du déficit d’exploitation. Le soutien au
CCAS est accru également par les effets de la crise sociale, conséquence de
la crise sanitaire. Ainsi, en 2021, la commune aura versé 391
226 € au CCAS.
La subvention maximale inscrite au BP 2022 validé par le CCAS serait de
344
047 €.
51
Les charges de personnel ont progressé de 9,7 % entre 2017 et 2019. Si elles
se sont stabilisées en 2020 pour atteindre 3,65 M€, cette stabilisation reste à
confirmer pour les années à venir. Cette évolution rapide est la conséquence
des choix de la collectivité (voir partie « ressources humaines »),
augmentation de l’effectif, mise en place d’un nouveau régime indemnitaire
et intégration en 2019 d’agents du CCAS, suite à la fermeture du service à
domicile (avec en contrepartie une diminution des charges de nettoyages en
partie externalisée).
Ces charges de personnel représentent en 2019, un montant de 565 € par
habitant soit un niveau proche de la moyenne de sa strate démographique qui
s’établit à 536 €.
Malgré toutes les charges de centralité assurées par la commune
(bibliothèque-
ludothèque, Castélorienne, équipements sportifs…) en lieu et
place de la communauté de communes dans la plupart des communes de
notre strate, les dépenses de personnel sont supérieures de seulement 5,4
% à la moyenne de la strate démographique en 2019.
52
L'encours de dette atteint 5,9 M€ à la fin de l'exercice 2020, en légère
augmentation par rapport à 2017. Si sa capacité de désendettement s’est
allongée à 5,1 années en 2020 contre 3,3 années en 2017, la charge de la
dette a baissé tout comme le taux d’intérêt apparent.
L’encours de la dette a fortement augmenté à cause de l’opération
Vertolines. La rénovation de la résidence des Vertolines (acquise pour
290
000 € en 2016) pèse sur le budget communal : 2,26 M€ de dépenses
d’investissement entre 2017 et 2021 (soit près de 87 000 € par logement) et
seulement
168 200 € de subventions
. Une demande de subvention à la
CARSAT envoyée après la notification des marchés a fait perdre environ
500
000 €
de subvention
à la commune et l’a obligé à faire un emprunt de
1,6 M€.
52
Toutefois, le refinancement d’une partie importante de la dette qui
concernait deux prêts pour 4,2 M€ en 2021 va peser sur les marges de
manoeuvre de la commune en
matière d’endettement, en contrepartie d’une
sécurisation de ses taux. L’opération a en effet impliqué une augmentation de
la dette de la commune de l’ordre de 15 % avec le paiement d’une indemnité
de 0,96 M€ et surtout un allongement important de son remb
oursement. Le
bénéfice d’un taux fixe faible obtenu à hauteur de 0,5 % amortit toutefois
l’impact du refinancement.
La commune considère au contraire que cette renégociation lui redonne des
marges de manœuvre
: par rapport à l’annuité de 2020, ce sont
300
000 € de
crédits économisés à nouveau disponibles avec la renégociation (pour moitié
en capital et pour moitié en intérêts), sans compter l’amortissement de la
capitalisation de l’indemnité de renégociation de la dette, qui génère une
recette d’investissem
ent annuelle de 89
000 € pendant 10 ans.
De plus, cet emprunt à taux fixe préserve la commune de la variabilité des
taux à venir liée à la forte
reprise de l’inflation.
53 et
recomm
andatio
n n°6
Hormis la mise en place d’une unique autorisation de programm
e / crédit de
paiement (AP/CP) pour un projet immobilier, la commune n’a pas mis en
place de projection financière à moyen ou long terme pour confronter ses
moyens à sa politique d’investissement.
Il n’est donc pas possible pour la commune d’avoir une visi
on claire de la
situation financière au-
delà d’un an.
La mise en place d’un plan pluriannuel d’investissement permettrait de définir
sa politique de dépenses d’investissement et de valider les modalités de son
financement.
Recommandation n° 6 : Mettre en place un plan pluriannuel
d’investissements
La commune a élaboré un PPI au printemps 2022 qui a été présenté à
l’ensemble des membres du conseil municipal et des chefs de service
.
D’autres autorisations de programmes
ont été ouvertes ou le seront dans les
mois à venir.