CRC Pays-de-la-Loire
KPL GA200699 KJF
18/12/2020
1
Centre Hospitalier de Saint-Calais
–
Décembre 2020
RA
PPORT D’OBSERVATIONS DEFINITIVES
DE LA CHAMBRE REGIONALE DES COMPTES
PAYS DE LA LOIRE
Contrôle des comptes et de la gestion
2014-2018
Réponses écrites aux observations
1- GOUVERNANCE
1-1
Données de contexte et organisation de l’offre de soins
1-1-3
Le Centre hospitalier de Saint calais, hôpital de proximité
1-1-3-2
Le questionnement sur l’offre sanitaire et médico
-sociale du
Centre Hospitalier
Page 9
–
paragraphe 2 :
Correction :
«
Par
ailleurs,
l’effectif
médical…..
ai
nsi que pour le
fonctionnement
du
scanner…..
»
(au lieu de fonctionnent)
Page 11
–
Recommandation n°1
Concernant le projet architectural, le Centre Hospitalier de Saint Calais a
rencontré le Conseil Départemental au cours de l’été 2020 afin d’arrêter
les grandes
orientations du projet (périmètre, capacitaire, cadrage financier).
CENTRE HOSPITALIER de SAINT-CALAIS
2
Centre Hospitalier de Saint-Calais
–
Décembre 2020
Une rencontre, dans le même objectif, a eu lieu avec l’Agence Régionale de
Santé en septembre 2020.
L’ARS a informé le CH de Saint
-
Calais qu’un arbitrage concernant les
élé
ments de réorganisation de l’offre et de cadrage financier du PGFP serait donné
en mars 2021.
La Direction des finances sera alors à même de construire une première
version du Plan Global de Financement Pluriannuel du Centre Hospitalier de Saint-
Calais i
ncluant la restructuration de l’offre, le projet architectural et les mesures
structurelles de retour à l’équilibre. Ce plan sera soumis aux autorités de régulation
d’ici la fin du premier semestre 2021
1-2
Le pilotage de l’établissement
1-2-1 Principaux tr
aits du projet d’établissement 2012
-2017
« Toutefois, le projet médical fait défaut, en contradiction avec la
réglementation [art. L. 6143-2 et suivants du code de la santé publique (CSP)] ».
Réponse :
Le projet d’établissement 2011
-2017 comporte un projet médical structuré en
4 axes (cf pièce jointe n°1) :
-
Les objectifs médicaux en cohérence avec le schéma régional d’organisation
sanitaire et l’offre de soins,
-
Les objectifs en matière d’amélioration de la qualité et de la sécurité des
soins,
-
L’organi
sation des moyens médicaux,
-
La cohérence du parcours de soins du patient.
Page 12
–
Recommandation n°2
Complément :
Par ailleurs, dans le sens de la recommandation n°2 de la chambre relative au
projet d’établissement, la Direction a présenté lors de
la séance du Conseil de
surveillance
du 16 décembre 2020 une note d’orientations stratégiques du Centre
Hospitalier de Saint Calais qui sera le fondement du prochain projet d’établissement
(cf pièce jointe n°2).
3
Centre Hospitalier de Saint-Calais
–
Décembre 2020
1.4.2 Le GCS MIS
–
CH Saint Calais
1.4.2.2 Les points de faiblesse relevés sur le plan juridique
Page 22
–
La nature publique de la personne morale et la contestation de la
convention constitutive
Correction
Il est mentionné dans le rapport le contentieux opposant le Dr Z et le centre
hospit
alier de Saint Calais. Il ne s’agit pas du Dr Z mais du
Dr G.
1.4.2.3 Observations complémentaires
Page 27
–
Recommandation n°3
Complément
Le GCS MIS/CH St Calais a réuni une Assemblée générale le 15 décembre
2020 qui a adopté à l’unanimité la modific
ation de la convention constitutive du GCS
et de son règlement intérieur avec une requalification du GCS en une personnalité
juridique de droit public (cf pièce jointe n°3).
Ces documents vont être adressés avant la fin du mois de décembre, pour
approbat
ion à l’Agence Régionale de Santé des Pays de la Loire.
3- LA FIABILITE DES COMPTES
Page 40
–
Recommandation n°4
Complément
Le travail engagé en 2020 sur les règles et méthodes comptables relatives à
la gestion de l’actif et de régularisation de l’act
if comptabilisé a permis de pointer
celles qui étaient à revoir, notamment concernant la durée d’amortissement et la
décomposition par lots.
Dans le cadre de la préparation du projet architectural, un travail de
vérification des fiches d’immobilisation de
s bâtiments principaux concernés par les
futurs travaux a également été mené
.
Enfin, un audit concernant la maitrise du cycle RH sera conduit au Centre
Hospitalier de Saint-
Calais au cours de l’année 2021 par le contrôle de gestion du
4
Centre Hospitalier de Saint-Calais
–
Décembre 2020
GHT 72. Il s’appuiera
sur un outil développé par la Direction des finances et
permettant d’établir un diagnostic et un plan d’actions allant dans le sens d’une
fiabilisation des comptes.
La première partie de l’audit, concernant le process de gestion des mouvements du
personnel, aura lieu la semaine du 1
er
février 2021.
5- LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
5-1 Observations sur la gestion du personnel non médical
5-1-4 La gestion du temps de travail
Page 49
–
«
Les durées annuelles de références mentionnées pour agents à repos
fixe (1600 heures) et agents de nuit (1470 heures) sont inexactes
Réponse :
La modification suivante est apportée pour l’année 2021 en cohérence avec le guide
de Gestion du Temps de Travail du CHM.
QTT 2021
100%
Agents de jour à repos fixes
1603
Agents de nuit à repos fixes
ou variables
1470
Repos fixes en 2021 :
365
Jours
104
Repos hebdomadaires
25
Congés annuels
7
Repos fériés
________________
= 229 jours de travail x7heures = 1 603 heures
Nuit à repos variables en 2021 :
365
Nuits
104
Repos hebdomadaires
25
Congés annuels
11
Repos fériés
78
Repos compensateurs
______________
= 147 nuits x 10 heures = 1470 heures
5
Centre Hospitalier de Saint-Calais
–
Décembre 2020
Les équipes de nuit acquièrent effectivement indûment 2 jours de repos
compensateurs accordés au titre de la sujétion, à l’i
nstar des agents en repos
variable travaillant au moins 20 dimanches et jours fériés. La correction de cette
anomalie prend effet le 01/01/2021.
Page 50
« Gardes administratives: nombre d'heure d'astreinte de 128 heures
au lieu de 72 heures pour 15 jours dans la réglementation- art 23 décret 2002-9 ».
Réponse :
L’article 23 du décret 2002
-9 relatifs aux astreintes limite effectivement la
durée de l’astreinte à 72h pour 15 jours.
Mais les dispositions des articles 20 à 25 de ce même décret ne sont pas applicables
aux astreintes auxquelles sont soumis, en raison de leurs fonctions, les personnels
de direction ainsi que les cadres, désignés par le chef d’établissement, qui
bénéficient soit d’une concession de logement pour nécessité absolue
de service,
s
oit d’une indemnité compensatrices définie par décret.
Au Centre Hospitalier de St CALAIS, les gardes administratives sont assurées
exclusivement par des membres du Comité de Direction qui bénéficient tous soit
d’une concession de logement, soit d’une inde
mnité compensatrice.
5-1-5 Diverses thématiques de gestion
5-1-5-
1 L’organisation et le fonctionnement du service
Page 51
«
…Absence d’une maquette claire des effectifs..
»
Depuis octobre 2020, le tableau des effectifs est finalisé en intégrant les
se
rvices de soins facilitant ainsi le suivi de l’évolution des effectifs. Les organisations
seront ainsi répertoriées sur un seul document de référence, partagé entre la
Direction des ressources humaines, la Direction des soins et l’encadrement.
5.2 Observations sur la gestion du personnel médical
5.2.3 Les modalités de recrutement de personnels contractuels
et
5.2.4 Des décisions portant indemnisation des CET (pages 53 et 54)
Précision :
Plusieurs praticiens sont cités dans le rapport en utilisant une initiale qui ne
correspond pas à la première lettre de leur nom de famille :
-
Page 53 : Docteur Y au lieu de
Docteur M
; Docteur Z au lieu de
Docteur B
6
Centre Hospitalier de Saint-Calais
–
Décembre 2020
-
Page 54 : Docteur A au lieu de
Docteur D
; Docteur B au lieu de
Docteur E
Page 54
–
Recommandation n°5
Complément
En parallèle, un travail de fiabilisation du suivi de la masse salariale a été initié
par le CH de Saint-Calais, en mobilisant des agents experts de la DAF et de la DRH
du Centre hospitalier du Mans. L’objectif est d’avancer sur trois sujets
de façon
simultanée :
-
L’extraction et la fiabilisation des données des logiciels métiers RH.
-
La construction d’outils et la définition de procédures
relatives au suivi des
effectifs et de la masse salariale.
-
Le contrôle du process de gestion des mouvements du personnel.
Les conclusions de ce travail doivent être rendues en février 2021.
7
Centre Hospitalier de Saint-Calais
–
Décembre 2020
ANNEXE 6
–
Glossaire
CAQES
au lieu de CAQUES
: Contrat d’Amélioration de la Qualité et de l’Efficience
des soins.
PIECES JOINTES
1-
GOUVERNANCE
1-3 L
e pilotage de l’établissement
1-2-
1 Principaux traits du projet d’établissement
Pièce jointe n°1 page 2 : P
rojet d’établissement 2012
-2017.
Pièce jointe n°2 page 2 : N
ote d’orientations stratégiques du Centre
Hospitalier de Saint Calais
1-4-2 Le GCS MIS
–
CH de Saint-Calais
1-4-2-3Observations complémentaires
Pièces jointes n°3 page 3
:
▪
PV Assemblée générale 15.12.2020
▪
Avenant convention constitutive GCS
▪
Règlement intérieur GCS
GCS MIS
–
C.H. SAINT CALAIS
Groupement de Coopération Sanitaire de droit public au capital de 100 euros
Siège : 2 rue de la Perrine, 72120 Saint Calais
REGLEMENT INTERIEUR
PORTANT CONVENTION DE TELERADIOLOGIE
Mis à jour au 15 DECEMBRE 2020
2
EXPOSE PREALABLE
Le présent règlement intérieur, pris en application de la convention constitutive du Groupement de
Coopération Sanitaire « GCS MIS
–
CH SAINT CALAIS » donne pour objectifs :
-
L’optimisation du temps de présence médical sur le Centre Hospitalier de Saint Calais,
-
De re
médier à l’absence de médecins radiologues au sein du service de radiologie de
l’établissement,
-
Une prise en charge optimisée des patients au plus proche de leur lieu de vie, induisant la
diminution du nombre de transferts potentiels et une meilleure réponse aux attentes.
Les membres du GCS MIS
–
CH SAINT CALAIS sont convenus de tendre vers la réalisation de ces
objectifs en recourant à la téléradiologie, service permettant de réaliser des actes médicaux à
distance au moyen d’un dispositif utilisant les technologies de l’information et de la communication.
Dans le cadre de ce service, le patient est pris en charge au sein du Centre Hospitalier de Saint Calais
et son examen radiologique est interprété à distance par un médecin radiologue de la société MAINE
IC formé à cet exercice spécifique de la radiologie, les parties exerçant ainsi dans un cadre technique
et organisationnel strict, objet des présentes.
CECI ESPOSE IL EST ARRETE ET CONVENU CE QUI SUIT
Article 1 - Objet du règlement intérieur
Le présent règlement intérieur a pour objet de définir les conditions et les modalités
d’organisation et de fonctionnement permettant au service de radiologie du Centre Hospitalier de
Saint Calais de faire assurer à distance les interprétations de l’activité
de radiologie conventionnelle
(hors mammographie), d’échographie et d’imagerie en coupe par scanner,
dans le cadre du
Groupement de Coopération Sanitaire« GCS MIS CH SAINT CALAIS
»
et du contrat d’exercice conclu
entre ses membres.
A cet effet, le règlement intérieur définit le rôle et la responsabilité des parties dans
l’organisation de l’activité de téléradiologie ainsi que les modalités de respect des règles en vigueur
au titre du Décret 2010- 1223 du 19 octobre 2010 relatif à la télémédecine.
3
Article 2
–
Définitions
On appelle :
-
Demandeur : Le médecin exerçant au Centre Hospitalier de Saint Calais (urgentistes,
généralistes et spécialistes) et les médecins de ville sollicitant l’interprétation d’une image
médicale réalisée
dans le service d’imagerie du centre hospitalier de Saint
-Calais.
-
Téléradiologue : Le médecin radiologue associé à la société MAINE IC autorisé et compétent
à exercer l’acte de télé
-radiologie.
TITRE I
OBLIGATIONS DES MEMBRES VIS A VIS DU PATIENT
Article 3
–
Santé et sécurité du patient - Radioprotection
Article 3.1
–
Santé et sécurité du patient
Le Centre Hospitalier de Saint-Calais est seul responsable de la sécurité et de la santé du patient
objet de la prestation de télé-radiologie, notamment au
cours de la réalisation de l’examen par le
manipulateur d’électroradiologie médicale, et particulièrement lors des injections de produit de
contraste.
Le Centre Hospitalier de Saint-Calais assure le contrôle des contres indications, la surveillance
clini
que du patient et l’administration des traitements nécessaires au patient compte tenu de son
état de santé.
Le Centre Hospitalier de Saint Calais garantit au Téléradiologue la qualité du matériel utilisé et des
traitements administrés au patient, lequel ne saurait voir sa responsabilité engagée à cet égard.
Le Téléradiologue ne saurait davantage engager sa responsabilité au cas où le patient contracterait
une infection au cours de son séjour dans le Centre Hospitalier de Saint-Calais ni même pendant la
ré
alisation de l’examen.
Le Centre Hospitalier de Saint Calais dispose pour les besoins des patients d’oxygène, aspiration,
pharmacie. L’appel aux médecins urgentistes du Centre Hospitalier de Saint Calais est possible à tout
moment à partir de tous les postes téléphoniques en cas de détresse vitale du patient.
4
Article 3.2 - Radioprotection
Une évaluation mise en place par la Personne Compétente en Radioprotection (PCR) permet
d’actualiser les différentes dispositions réglementaires et les déclarations auprès de l’ASN.
Le récapitulatif des contrôles de radioprotection concerne les :
-
Contrôle Qualité Réglementé interne,
-
Contrôle Qualité Réglementé externe,
-
Contrôle externe de la radioprotection des installations,
-
Délimitation et signalisation des zones réglementées,
-
Evaluation des risques et analyse des postes de travail,
-
Surveillance de l’exposition des personnels, fiche d’exposition,
-
Formation à la radioprotection du personnel,
-
Optimisation de l’exposition des patients en radiologie et mise en place de NRD
(Niveaux de
Référence Diagnostic).
La PCR est désignée par le Centre Hospitalier de Saint Calais.
Article 4
–
Confidentialité des données du patient
Le Centre Hospitalier de Saint-Calais effectue, dans le strict respect du contrat de télé médecine
sig
né avec l’ARS des Pays de la Loire, les examens d’imagerie médicale et procède au transfert
sécurisé de ces données médicales à destination du Téléradiologue.
Le Centre Hospitalier de Saint-Calais veille à la qualité, à la sécurité et à la confidentialité des
informations recueillies avant la télétransmission.
Chacun des membres du Groupement déclare être en règle de toute déclaration de son activité
auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés.
Pour les radiographies, l’historique de la ma
ladie, des antécédents, et les compte-rendus de
téléradiologie, le patient dispose d’un droit d’accès, de rectification et d’opposition pour des motifs
légitimes, lequel s’exerce auprès de l’établissement ou du professionnel de santé qui a pris en charge
le patient.
5
Article 5
–
Information et consentement du patient
Le consentement du patient est un préalable à l’ouverture de son dossier de téléradiologie.
L’information préalable du patient concernant la pathologie dont il souffre, la nécessité du recours à
la téléradiologie et le transfert d’informations sur sa santé au
Téléradiologue incombe exclusivement
au Centre Hospitalier de Saint-Calais.
Le Centre Hospitalier de Saint Calais précise au patient ou à son représentant légal les raisons de
l’emploi de cette solution technique et ses modalités de fonctionnement, notamment en termes de
confidentialité d’échange de données.
Le Centre Hospitalier de Saint-Calais recueille le consentement du patient chaque fois que les
conditions et l’état de celui
-ci le permettent. A défaut, le Centre Hospitalier de Saint-Calais est tenu
de délivrer une information
a posteriori
.
La note d’information et de consentement anne
xée au règlement intérieur est remise et expliquée
au patient par la personne qui l’accueille dans le service de radiologie. Elle est également affichée
dans la salle d’attente.
Le manipulateur vérifie que le patient à reçu ladite note et que son information est complète. Pour
les mineurs, une note d’information et de consentement particulière est remise à une personne qui
détient l’autorité parentale.
Le consentement du patient se matérialise dans le dossier de téléradiologie par une case cochée lors
de la création du dossier par le manipulateur. A défaut de consentement, le dossier de téléradiologie
n’est pas créé et une prise de rendez
-vous est programmée à une date ultérieure.
TITRE II
FONCTIONNEMENT DU SERVICE DE TELERADIOLOGIE
Article 6
–
Etablisse
ment d’un diagnostic préalable
Le Demandeur
apprécie seul et sous sa responsabilité la nécessité et l’opportunité du recours à une
prestation de diagnostic à distance à réaliser par le Téléradiologue.
Avant l’exécution de sa mission, le
Téléradiologue
bénéficie d’un diagnostic préalable établi par le
Demandeur.
Le Demandeur communique, notamment au Téléradiologue les renseignements cliniques et
biologiques nécessaires à la réalisation de l’acte, la question posée et le résultat attendu de l’examen
d’imagerie faisant l’objet de la demande de diagnostic à distance.
6
Ce diagnostic préalable peut, le cas échéant, faire l’objet d’une demande d’information
complémentaire de la part du Téléradiologue, qui en bénéficie sans délais. Cette demande
d’information complémentaire peut avoir pour objet de justifier l’examen, guider sa réalisation ou
orienter son interprétation.
La transmission des informations par le Demandeur au Téléradiologue
s’effectue dans le strict
respect des articles R.4127-58 et suivants du co
de de la santé publique relatifs à la consultation d’un
médecin par un confrère.
Article 7
–
Modalités d’exécution
Le planning des interventions programmées définit précisément le nom du Téléradiologue
responsable, son numéro de téléphone principal et un deuxième numéro de secours, ainsi que le lieu
d’interprétation.
1) Le patient est accueilli et pris en charge (information et consentement
–
cf. article 5,
enregistrement dans le SIH de l’établissement) par le Centre Hospitalier de Saint Calais.
2) Si
l’examen qui doit être pratiqué ne présente pas de difficulté particulière, il est réalisé
conformément aux procédures et protocoles habituels. Si l’examen présente une difficulté
particulière, n’est pas en phase avec la prescription, ou présente un risqu
e pour le patient, le
Demandeur sollicite le Téléradiologue
planifié pour la réalisation d’un diagnostic à distance et lui
communique tous les renseignements nécessaires pour lui permettre de réaliser son acte de télé-
diagnostic (cf. diagnostic préalable article 6).
3) Si le diagnostic préalable semble suffisant au Téléradiologue, le Demandeur informe le
manipulateur en électro-
radiologie médicale en vue de la réalisation de l’exploration.
Le manipulateur en électro-
radiologie médicale s’assure, sous le co
ntrôle et la responsabilité du
Demandeur :
-
De l’information du patient des modalités de réalisation de l’acte de télé
-diagnostic,
-
Du consentement du patient,
-
Selon les procédures habituelles, de toute contre-indication éventuelle ou réaction au
produit de contraste.
Le manipulateur effectue ensuite l’exploration et s’assure de la qualité et de la réception de la
transmission des images au Téléradiologue.
4) Le Téléradiologue consulte le dossier et contrôle la qualité des images transmises. Il doit, en cas
d’insuffisance (du nombre d’image ou de leur qualité), le signaler au manipulateur dans les plus brefs
délais compte tenu de l’état de santé du patient.
5) Le compte-rendu est réalisé par dictée prise en reconnaissance vocale puis validé par le
Téléradiologue.
7
6) Dès sa validation par le Téléradiologue, le compte-rendu est transmis au Centre Hospitalier de
Saint Calais qui peut le consulter, l’imprimer et le mettre à dispos
ition dans le dossier du patient.
Article 8
–
Diagnostic téléradiologique
Article 8.1 -
Réalisation de l’acte de télédiagnostic
Le Centre Hospitalier de Saint-Calais assure le contrôle et la responsabilité :
-
De la pertinence des données recueillies au
près des patients avant la réalisation de l’examen,
-
Du consentement du patient à l’acte de télédiagnostic,
-
Du suivi de la réalisation technique de l’examen par le manipulateur en électro
-radiologie
médicale,
-
De l’utilisation faite du compte rendu et des co
nstatations, conclusions et éventuelles
prescriptions formulés par le Téléradiologue
-
De la conservation du compte-rendu dans le dossier du patient.
De son côté, le Téléradiologue est responsable du bien fondé
de l’indication, de la qualité technique
de l’examen pratiqué sous son contrôle par le manipulateur d’électroradiologie médicale, et de
l’interprétation délivrés au
Demandeur.
Article 8.2 - Délais de réponse :
Le Téléradiologue est joignable en permanence en cas de difficulté.
Le Téléradiologue fait le nécessaire afin de fournir une interprétation des images médicales dans les
meilleurs délais notamment au regard de l’état de santé du patient et du diagnostic préalable.
Les in
terprétations font l’objet d’un compte
-rendu non formalisé (par téléphone) disponible dans un
délai de 3 heures suivant la réception de l’examen, et d’un compte
-rendu validé(écrit et signé
électroniquement) disponible sous 24 heures.
Les examens urgents f
ont l’objet d’un compte
-rendu non formalisé disponible dans un délai de 20
minutes et d’un compte
-rendu validé sous 1 heure.
Les délais indiqués sont maximum.
Article 8.3 -
Refus d’acte de télé
-diagnostic
Les manquements du Centre Hospitalier de Saint-Ca
lais à ses obligations d’information et de
diligence fondent le Téléradiologue
à refuser d’exécuter ses propres obligations.
8
Le Téléradiologue
doit notamment refuser d’exécuter son obligation lorsqu’il ne dispose pas des
informations utiles sur le patient. Il en est de même lorsque la qualité ou le nombre des
renseignements ne lui permettent pas une interprétation valable.
Conformément à l’article R.4127
-64 du code de la santé publique, le Téléradiologue peut librement
refuser d’effectuer un diagnostic à di
stance, sans recours possible du Centre Hospitalier de Saint-
Calais, à condition d’en informer sans délai ce dernier afin de ne pas nuire à l’état de santé du
patient.
Article 9
–
Manipulateur en électro-radiologie médicale (MERM)
Le Centre Hospitalier de Saint-
Calais s’engage à ce que la réalisation technique de l’examen soit
effectuée par un technicien manipulateur travaillant sous son contrôle et sous sa responsabilité.
Est considérée comme exerçant la profession de manipulateur d'électroradiologie médicale toute
personne qui, non médecin, exécute habituellement, sous la responsabilité et la surveillance d'un
médecin en mesure d'en contrôler l'exécution et d'intervenir immédiatement, des actes
professionnels d'électroradiologie médicale, définis par décret en Conseil d'Etat pris après avis de
l'Académie nationale de médecine.
Il doit détenir le diplôme d'État français de manipulateur d'électroradiologie médicale ou le diplôme
de technicien supérieur en imagerie médicale et radiologie thérapeutique. Il sera justifié de ce
diplôme et de l’inscription sur la liste départementale sur simple demande d’un
Téléradiologue.
Il réalise les examens de téléradiologie selon les règles qui régissent sa pratique professionnelle et
dans le cadre d’un protocole médical p
rédéfinis par les signataires.
L’examen de téléradiologie doit être dûment et préalablement validé par le
Téléradiologue et réalisé
selon les instructions de celui-ci. Le manipulateur rend compte au Téléradiologue de toute difficulté
technique imprévue.
Si une injection de produit de contraste est nécessaire, le Téléradiologue, en accord avec le
Demandeur, valide cette injection et son protocole en informant le manipulateur.
La surveillance de l’injection et la prise en charge d’éventuels incidents sont or
ganisées en interne au
sein du Centre Hospitalier de Saint Calais, par le médecin qui garde la responsabilité de cette
injection.
Le Centre Hospitalier de Saint-Calais demeure, en tout état de cause, responsable de la sécurité et de
la santé du patient co
mme indiqué à l’article «
Sécurité et santé du patient » stipulé ci-avant.
Article 10
–
Moyens technico-fonctionnels
Le Centre Hospitalier de Saint-
Calais met à disposition et conserve à sa charge l’ensemble de ses
matériels de radiologie, d’échographie
et de scanographie dans le strict respect des normes en
vigueur pour permettre aux télés radiologues de réaliser leur acte.
Le Centre Hospitalier de Saint-
Calais est seul responsable de l’utilisation du matériel de télé
-
radiologie par son personnel dans l
e cadre de l’exécution du présent contrat et ne saurait engager la
9
responsabilité du GCS MIS
–
CH SAINT CALAIS et/ou des télés radiologues à cet égard.
Le Centre Hospitalier de Saint Calais assure la maintenance préventive de l’ensemble des matériels,
pourvoit aux réparations nécessaires, supervise leurs contrôles légaux et réglementaires. Le Centre
Hospitalier de Saint Calais, propriétaires de ces matériels, est libre et responsable du choix des
prestataires assurant leur maintenance et leur réparation.
Article 10.1 Désignation des matériels d’imagerie utilisés
Le Centre Hospitalier de Saint Calais dispose des matériels suivants :
-
Un échographe ;
-
Un doppler ;
-
Appareils de radiologie conventionnelle (2 tables conventionnelle et un appareil mobile),
-
Scanner aux caractéristiques suivantes :
o
16 barrettes de classe 2 aux caractéristiques principales suivantes :
o
Taille du détecteur : 20 mm permettant la réalisation de la majorité des examens
(bilan cancéro, neuro, ostéoarticulaire…) à l’exception des expl
orations cardiaques.
o
Temps d’acquisition
: 8 secondes
o
Station de post-traitement avec option Remote Access (accès à distance).
Article 10.2 - Système informatique et réseaux
Les membres du Groupement « GCS MIS
–
SAINT CALAIS » sont interconnectés par des liens télécom
et par l’intermédiaire d’un réseau privé permettant la télé
-
interprétation primaire d’images
médicales venant d’être produites.
Cette connexion est constituée des éléments suivants :
-
Un système de routage des flux hauts débits,
-
Un système partagé collaboratif intégrant la planification des sessions, le système de guidage
de transfert d’images selon un workflow pour guider celles
-ci, et la possibilité de partager
des documents patients (image et texte), ainsi que réaliser un compte-rendu et prendre des
notes pendant la session.
Cette architecture prend également en compte des outils support de sécurisation, traçabilité et
archivage, et assure les services de type hotline, exploitation et maintenance du système, ainsi que la
remontée des indi
cateurs d’usage pour le pilotage et la facturation.
La plateforme doit en tout état de cause respecter les impératifs de traçabilité des connexions et des
échanges ainsi que les relevés d’activité. Un historique des télé
-sessions est accessible à tout
moment respectant les conditions de sécurité et de confidentialité des données.
Le réseau informatique interne du service d’imagerie, raccordé à celui de l’établissement, est ainsi
assuré par une liaison débitant
1 Gigabits par seconde.
10
Une liaison Internet SDSL 12 Mo est dédiée à la télétransmission des images, protégée par un pare-
feu
ad hoc
. Cette connexion peut être redondée par liaison SDSL 12 Mo dédiée aux échanges
courants du Centre Hospitalier de Saint Calais également protégée par un pare-feu.
Le Centre Hospitalier de Saint-Calais recourt au RIS utilisée par le Groupe Maine Image Santé de la
société EDL incluant les configurations suivantes :
- Interfaces avec le SIH
: Identité mouvements, Retour d’actes, Renvoi des comptes rendus
- Interface Di
comWorklist avec gestion de la dosimétrie (report de l’information sur le compte rendu)
- 2 licences RIS XPlore.
Article 10.3 - Dossier patient
Le dossier patient est conservé par le Centre Hospitalier de Saint Calais. Il comporte :
-
Le recueil de son inf
ormation et de son consentement (pour les mineurs, celui de l’autorité
parentale ou du tuteur),
-
La prescription,
-
Le compte-rendu du Téléradiologue,
-
La fiche de déroulement de l’examen avec l’identité des intervenants,
-
Le retour d’information au
Téléradiologue
si l’évolution du patient contredit le diagnostic du
Téléradiologue.
Chaque action réalisée sur le dossier d’un patient durant sa prise en charge est automatiquement
horodatée par l’utilisateur. Le Centre Hospitalier de Saint Calais peut en
conséquence fournir par
l’intermédiaire de son logiciel la traçabilité totale de toutes les étapes effectuées.
Article 10.4 - Archivage et hébergement
Le Groupe MIS n’est pas hébergeur des images produites par le Centre Hospitalier de Saint
-Calais qui
as
sure la responsabilité et le coût de l’archivage des images.
Par conséquent, le cliché de radiologie reste stocké dans le PACS du Centre Hospitalier de Saint
Calais. L’archivage supérieur à deux ans est prévu sur la solution PACS régional.
Le système d’archivage dispose de toutes les couches Dicom nécessaires, ainsi qu’un module de
diffusion des images et des compte-rendus.
L’ensemble RIS/PACS est hébergé conformément aux pré
-requis de son fournisseur.
Une solution autonome dédiée à la production automatique de CD/DVD pour imagerie médicale est
raccordée au réseau informatique du service.
11
Article 10.5 - Traitement des données et conservation
L’organisation du service de téléradiologie
nécessite la collecte et le traitement d’un ensemble de
données identifiées et traitées ainsi qu’il suit
:
1) Les données concernant les patients sont :
-
Identité du patient : sexe, nom de naissance et nom usuel, prénom, date de naissance, INS-C
(si enreg
istrement avec la Carte Vitale), à défaut l’IPP du patient de la structure de soins,
identifiant de l’image,
-
Données de santé nécessaires à l’acte de téléradiologie
: histoire de la maladie, antécédents,
données relatives aux soins, radio (s), compte-rendu,
-
Motif de la demande d’examen (prescription),
-
Niveau d’urgence éventuel,
-
Consentement du patient ou de son représentant légal (auquel cas identité du représentant
légal ayant donné le consentement pour le patient : sexe, nom, prénom, titulaire de
l’autorité parentale/tuteur/personne de confiance au sens de l’article L 1111
-6 du Code de la
santé publique).
2) Les données concernant les professionnels de santé participant à l’acte de téléradiologie sont
:
-
Numéro RPPS ou numéro ADELI,
-
Nom, prénom, profession, spécialité, adresse de la structure de soins,
-
Numéro de téléphone fixe ou mobile, et mail professionnel.
3) Les données concernant les manipulateurs et les secrétaires médicales participant à l’acte de
téléradiologie :
-
Identifiant interne,
nom, prénom, adresse de l’établissement ou de la structure,
-
Profession, spécialité, téléphone fixe ou mobile, et mail professionnel.
4) Les données collectées lors de l’acte de téléradiologie (article R 6316
-4 du Code de la santé
publique):
-
Compte-rendu d
e la réalisation de l’acte,
-
Actes et prescriptions effectuées,
-
Identité des professionnels de santé participant à l’acte,
-
Date et heure de l’acte,
-
Les éventuels incidents techniques survenus au cours de l’acte.
5) Les données de connexion
Chaque action
est tracée en base de données en reprenant l’identité du dossier, l’action, l’acteur et
l’horodatage.
Ces données concernent l’ensemble des personnes habilitées avec identification des acteurs et
insérées dans le dossier patient.
12
6) Durée de conservation des données
Les images de l’examen radiographique, ainsi que l’historique de la maladie et les antécédents sont
conservés par le Centre Hospitalier de Saint Calais.
La durée de conservation du compte-rendu et des données de connexion est de 10 ans.
A l’iss
ue de ce délai le compte-rendu et les données de connexion peuvent être supprimées.
7) Accès aux données
L’accès aux compte
-rendus est autorisé uniquement aux professionnels de santé ayant participé à
l’acte de téléradiologie, ou aux professionnels de san
té qui participent à la prise en charge du
patient.
Le patient ou ses ayants droit autorisés ont un droit d’accès aux données.
TITRE III
OBLIGATIONS DES MEMBRES ENTRE EUX
Article 11
–
Relations financières des membres
La rémunération de l’acte de radi
ologie comprend une part « intellectuelle
» d’interprétation et une
part « technique
» correspondant aux frais engagés pour la réalisation de l’examen.
Le contrat d’exercice conclu entre les membres du GCS MIS –
CH SAINT CALAIS détermine la
rémunération et le coût de fonctionnement de chacune des modalités de téléimagerie.
Article 12
–
Responsabilités professionnelles
Il est convenu entre les parties que :
-
Les professionnels libéraux doivent informer leur compagnie d’assurance «
responsabilité
professionnelle
» qu’ils exercent une activité de téléradiologie,
-
Le Demandeur
a la responsabilité et l’obligation de la collecte des renseignements cliniques,
-
Le Demandeur veille à la pertinence, la qualité, la sécurité et la confidentialité des
informations télétransmises,
-
Le manipulateur a l’obligation de transmission des images,
-
Le Demandeur
et le manipulateur ont la responsabilité de l’application de ces procédures,
-
Le Téléradiologue doit être un médecin régulièrement inscrit au Conseil Départemental de
l’Ordre des Médecins de la Sarthe comme radiologue qualifié,
-
Le téléradiologe est respons
able de la qualité technique de l’examen pratiqué,
13
-
Le Téléradiologue est responsable du bien-
fondé de l’indication,
-
Le Téléradiologue est responsable des conseils délivrés au médecin Demandeur,
-
Le Téléradiologue produit un compte rendu écrit, signé et transmis, celui-ci devant être
archivé dans le dossier médical du patient en cas d’hospitalisation ou remis au patient en
ambulatoire par et sous la responsabilité du Demandeur,
-
Le Téléradiologue
a l’entière responsabilité de l’interprétation des images qui lu
i ont été
télétransmises,
-
Le Demandeur
a la responsabilité de l’utilisation qui sera faite de l’information contenue
dans le compte-rendu que lui transmet le Téléradiologue,
-
Le médecin Demandeur
doit un retour d’information au
Téléradiologue
sur l’évolutio
n du
patient en particulier lorsqu’elle contredit le diagnostic du
Téléradiologue.
Article 13
–
Formation et suivi
Les signataires conviennent de créer un Comité de Formation et de Suivi dans le but d’assurer la
cohérence entre le fonctionnement des services médicaux du Centre Hospitalier de Saint Calais et le
service de télé-interprétation de la société MAINE IC, ains
i qu’assurer la continuité de la prise en
charge des patients.
Ce Comité sollicite des référents nommés par les parties et garantit leur mise en relation.
De manière générale, sont désignés par chacune des parties des référents médicaux, paramédicaux
et techniques pour le suivi de cette convention.
La présente convention fait l’objet d’une évaluation annuelle fondée sur des indicateurs quantitatifs
et qualitatifs qui seront définis après la mise en service et dont les indicateurs sont proposés en
annexe.
L’animation du Comité vise notamment à
:
-
La formation des personnels,
-
La gestion des accès,
-
La planification des interventions,
-
Le suivi de l’évaluation,
-
Le suivi des évènements indésirables et des dysfonctionnements.
La société MAINE IC s'engage à faire bénéficier le personnel du Centre Hospitalier de Saint-Calais
d'une formation spécifique concernant tant les techniques de télé-radiologie objet du présent
règlement que l’application des protocoles médicaux, de façon à permettre une réalisation optima
le
des prestations de téléradiologie, adaptée aux besoins du Centre Hospitalier de Saint-Calais et des
patients de celui-ci.
14
Ces échanges permettent l’amélioration des procédures contenues dans les protocoles médicaux et
plus généralement la coopération entre les deux parties au contrat.
Ces échanges incluent également, conformément à l’article R 6316
-9 du Code de la santé publique,
une formation pour l’utilisation des dispositifs nécessaires à la téléradiologie, comprenant
notamment :
-
Un volet « Informatique et Libertés » concernant :
o
L’information et le consentement du patient, dont l’obligation de les renouveler
systématiquement en cas de nouvel acte de téléradiologie,
o
Le respect des règles de sécurité et de confidentialité (dont une méthodologie pour
la création de mots de passe garantissant une authentification forte),
o
La procédure à respecter en cas de perte de ses identifiants ou carte CPS,
o
L’exercice des droits d’accès, de rectification et d’opposition des patients et des
utilisateurs.
-
Un volet technique concernant :
o
Les consoles de visualisation pour les médecins (notamment les urgentistes) et le
personnel paramédical,
o
Les logiciels utilisés pour les médecins et le personnel paramédical.
Un référent coordinateur est désigné pour chacune des parties :
- Pour les télés radiologues du Groupe MIS : Le docteur XXXX médecin radiologue du groupe MIS
- Pour le Centre Hospitalier de Saint-
Calais: le chef du service d’imagerie ou en son absence le
président de CME.
Article 14
–
Référentiels
Les équipes médicales et techniques des membres du GCS MIS
–
CH SAINT CALAIS s’engagent à faire
bon usage de la téléradiologie dans leur pratique professionnelle, participer aux actions de suivi et de
formations rendues nécessaires.
`
Les parties
s’engagent à utiliser la télé
-radiologie conformément aux dispositions légales et
déontologiques applicables, et notamment à respecter le « guide du bon usage des examens
d’imagerie médicale
» pris conformément à l’article R.1333
-70 du code de la santé publique
De manière générale, la mise en œuvre de la présente convention est subordonnée au strict respect
des référentiels existants :
-
Les prescriptions du « Guide pour le bon usage professionnel et déontologique de la
téléradiologie » élaborées par le Conseil professionnel de la radiologie française G4 et par le
15
Conseil National de l’Ordre des Médecins,
-
Le guide de pilotage et de sécurité d’un projet de télémédecine (HAS 2013).
La réalisation des actes est subordonnée à une stricte protocolisation sur la base des référentiels de
la Société Française de Radiologie (SFR).
Article 15
–
Secret médical
Les membres du GCS MIS
–
CH SAINT CALAIS et ses personnels sont tenus à l’obligation de secret
médical pour toute information à caractère nominatif dont ils auraient connaissance au titre de
l’activité de téléradiologie. Cette obligation est absolue dans les conditions posées par le Code de la
santé publique.
TITRE IV
DISPOSITIONS DIVERSES
Article 16
–
Révision du règlement intérieur :
A tout moment et à
la demande de l’une des parties, le présent règlement intérieur peut être
modifié par voie d’avenant
:
-
Pour prendre en compte les modifications substantielles de son environnement et des
évolutions des cotations des prestations d’assurance maladie,
-
Pour ajouter une partie à la convention,
-
En cas d’évolution légale ou réglementaire.
Ces modifications sont décidées conformément à la convention constitutive du GCS MIS
–
CH SAINT
CALAIS et portées à la connaissance de l’Agence Régionale de Santé des Pays de l
a Loire.
Article 17
–
Durée
La durée de la présente convention suit celle du GCS MIS
–
CH SAINT CALAIS.
16
Article 18
–
Annexes
-
Notes d’information et de consentement du patient
:
Pour les personnes majeures
Pour les personnes mineures
-
Indicateurs d’évaluation du service de téléradiologie.
Article 19
–
Communication
Le présent règlement fera l’objet d’une notification
au conseil départemental de l’ordre des
médecins et à l’ARS.