14, rue du Faubourg de Pierre
67085 STRASBOURG CEDEX
T +33 3 88 14 36 00
crc@alsace.ccomptes.fr
Le Président
Réf :
jfb/fs/n° 2014-319 /gr
Confidentiel
Lettre recommandée avec AR
Le 23 avril 2014
Monsieur le Président,
Par lettre du 12 février 2014, j'ai porté à votre connaissance les observations définitives arrêtées
par la chambre régionale des comptes sur la gestion de l'Amicale du personnel de la ville de
Mulhouse et de Mulhouse Alsace Agglomération (M2A), afin de vous permettre, si vous l’estimiez
utile, d’apporter une réponse écrite à ces observations, en application du code des juridictions
financières.
Par lettre du 12 mars 2014, vous m’avez fait parvenir une réponse qui est jointe au rapport
d’observations définitives qui vous est à nouveau adressé pour être communiqué au conseil
d'administration de votre association conformément à la destination habituelle des rapports
d'observations de la chambre.
Ce document final demeure confidentiel jusqu'à la plus proche des réunions d’une des
assemblées délibérantes de la ville de Mulhouse et de Mulhouse Alsace Agglomération (M2A) à
la connaissance desquelles il est par ailleurs porté conformément aux dispositions de l'article
L. 243-5 du code des juridictions financières.
Ce rapport d’observations définitives est également adressé à M. le Préfet et à M. le Directeur
départemental des Finances publiques du Haut-Rhin.
Après sa communication à l’une des assemblées délibérantes, il est communicable de plein droit
à toute personne qui en ferait la demande.
Je vous prie d’agréer, Monsieur le Président, l’expression de ma considération distinguée.
Christophe Rosenau
Monsieur François Kleiber
Président de l’Amicale du personnel
de la ville de Mulhouse et de Mulhouse Alsace
Agglomération (M2A)
38, rue Engel Dollfus
68200 Mulhouse
CHAMBRE REGIONALE DES COMPTES
D’ALSACE
AMICALE DU PERSONNEL DE LA VILLE DE MULHOUSE ET
DE MULHOUSE ALSACE AGGLOMÉRATION (M2A)
EXAMEN DE LA GESTION
(à compter de l’exercice 2009)
RAPPORT D’OBSERVATIONS DEFINITIVES
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HAMBRE REGIONALE DES COMPTES D
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Sommaire
SYNTHESE
.......................................................................................................................................
3
LISTE DES RECOMMANDATIONS
..............................................................................................
5
1.
PRESENTATION ET CADRE JURIDIQUE APPLICABLE A L'ACTIVITE DE
L'AMICALE
...............................................................................................................................
6
1.1
L'Amicale du personnel de Mulhouse et M2A
.........................................................................
6
1.2
Le cadre juridique applicable à l'activité de l'Amicale
.............................................................
6
1.2.1
Les règles en matière d’action sociale des collectivités locales
.............................................
7
1.2.2
La mise à disposition de personnel
.........................................................................................
8
2.
LA VIE SOCIALE
......................................................................................................................
8
2.1
Les statuts
.................................................................................................................................
9
2.2
L’assemblée générale
................................................................................................................
9
2.3
Le comité directeur
...................................................................................................................
9
2.4
Le comité exécutif et les commissions thématiques
...............................................................
10
3.
LA GESTION DE L’AMICALE
..............................................................................................
10
3.1
La gestion administrative, budgétaire et comptable
...............................................................
10
3.2
La gestion du personnel
..........................................................................................................
11
3.3
La gestion du patrimoine immobilier
.....................................................................................
11
3.4
Les avantages attribués par Mulhouse et M2A
.......................................................................
12
3.5
L’information des adhérents sur la vie de l’Amicale
..............................................................
12
3.6
La direction de l'Amicale
........................................................................................................
13
4.
LA SITUATION FINANCIERE
..............................................................................................
14
4.1
Les ressources de l’association
...............................................................................................
14
4.1.1
Les cotisations
......................................................................................................................
15
4.1.2
Les subventions
....................................................................................................................
15
4.1.3
Les ressources propres
..........................................................................................................
15
4.2
Les charges de l’association
...................................................................................................
16
4.3
Les résultats
............................................................................................................................
17
4.4
Fonds de roulement et trésorerie
.............................................................................................
18
5.
LES PRESTATIONS ASSUREES PAR L'AMICALE
............................................................
18
5.1
Les chèques vacances
.............................................................................................................
19
5.2
La billetterie
............................................................................................................................
19
5.3
Les logements de vacances
.....................................................................................................
19
5.4
Les autres prestations
..............................................................................................................
21
5.5
La garantie obsèques
...............................................................................................................
23
5.5.1
Historique
.............................................................................................................................
23
5.5.2
Cotisations et garanties
.........................................................................................................
24
5.5.3
Résultats de cette gestion
.....................................................................................................
24
Observations définitives
Amicale du personnel de la ville de Mulhouse et de M2A
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5.5.4
Les démarches tentées en 2007 et 2011
...............................................................................
25
5.5.5
La fin de cette gestion
..........................................................................................................
25
5.5.6
Observations
.........................................................................................................................
25
5.6
La gestion du restaurant collectif
............................................................................................
26
5.6.1
Présentation
..........................................................................................................................
26
5.6.2
Les tickets-repas
...................................................................................................................
26
5.6.3
Le respect des règles de sécurité
..........................................................................................
27
5.6.4
Les relations avec le traiteur
.................................................................................................
28
5.6.5
Les fluides
............................................................................................................................
29
5.6.6
L’ouverture de l’annexe à Richwiller et le projet d’extension du restaurant
.......................
29
5.6.7
Les tarifs appliqués aux agents et autres usagers du restaurant
...........................................
29
5.6.8
La subvention annuelle des collectivités pour le foyer-restaurant
.......................................
31
CHAMBRE REGIONALE DES COMPTES
D’ALSACE
AMICALE DU PERSONNEL DE LA VILLE DE MULHOUSE ET
DE MULHOUSE ALSACE AGGLOMÉRATION (M2A)
EXAMEN DE LA GESTION
(à compter de l’exercice 2009)
RAPPORT D’OBSERVATIONS DEFINITIVES
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SYNTHESE
Le contrôle a porté sur la gestion de l’Amicale des personnels de la ville de Mulhouse et
de la Communauté d'agglomération de Mulhouse Alsace Agglomération (M2A) depuis 2009
inclus.
Le cadre juridique
Les relations entre la Ville, M2A et l’Amicale n'ont été formalisées qu'en décembre 2012,
dans deux conventions conclues pour trois ans. Ces deux conventions de subventionnement ne
permettent pas de distinguer qui, de l'Amicale ou des collectivités, est à l'origine des prestations
d'action sociale. Elles n'indiquent pas non plus quelles actions sociales les deux collectivités
acceptent de subventionner, ni pour quels montants.
Les règles applicables en matière de mise à disposition de personnel, à savoir signature
d’une convention et arrêtés individuels, n’avaient jamais été respectées jusqu'en 2012. Des arrêtés
individuels ont été pris le 21 décembre 2012 et deux conventions de mise à disposition signées le
10 janvier 2013.
La vie sociale
La vie de l’association est régie par des statuts ; elle ne dispose pas d'un règlement
intérieur. Plusieurs articles des statuts nécessitent une réécriture voire une mise à jour. Les statuts
ne comportent pas d’article relatif au sort des biens de l’Amicale en cas de dissolution, à la
désignation et à la révocation des dirigeants, au maniement des fonds, à l'approbation des
comptes, aux réviseurs aux comptes et à la participation des financeurs, avec voix consultative,
aux instances dirigeantes et groupes de travail de l'Amicale. Les statuts ne renvoient pas, pour un
certain nombre de modalités de fonctionnement de l’Amicale, à un règlement intérieur, ni à un
règlement financier. L'Amicale s'est engagée à modifier et compléter ses statuts.
Le fonctionnement des assemblées générales (qui ne se tiennent que depuis 2009), du
comité directeur, du comité exécutif et des commissions thématiques (sport, culture, patrimoine,
foyer-restaurant et logements) n’appelle pas d’observation.
La gestion de l’Amicale
Les gestions administrative, budgétaire, comptable, la gestion du personnel de l’Amicale
et la gestion de son patrimoine immobilier ont été examinées. La gestion du personnel n'appelle
pas d'observation. En matière de gestion comptable, les délégations de signature relatives aux
comptes de l'Amicale seraient à revoir. La gestion du patrimoine nécessiterait la mise en place
d'évaluations périodiques des logements de vacances, en raison de leur non amortissement.
En l'absence d'amortissement, l'association devrait s'interroger sur la préservation de son
patrimoine immobilier et les conditions à terme de son renouvellement.
Le nombre des adhérents de l’Amicale est passé entre 2009 et 2012 de 4 019 à 4 399.
L’information des adhérents se fait par le site de l’Amicale. La consultation de ce site ne permet
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d’accéder aux procès-verbaux des réunions du comité directeur et du comité exécutif. Les statuts
et le règlement (incomplet) des prestations sont accessibles et peuvent être téléchargés.
La situation financière de l'Amicale
Les résultats de l'Amicale sont positifs sur toute la période. Elle bénéficie d'une marge de
sécurité financière très convenable et d'une trésorerie abondante.
Les prestations sociales
L'ensemble des prestations proposées par l'Amicale a été contrôlé. Sur la période, une
réorientation de la politique de l'Amicale en matière de prestations a eu lieu. Ainsi certaines
prestations à destination des retraités ont été supprimées et certaines prestations nouvelles, à
destination des actifs, ont été mises en place. Les modalités d'attribution des logements de
vacances ont été examinées et n'appellent pas d'observation. Il en va de même des autres
prestations, si ce n'est le constat de l'absence de formalisation des règles et modalités d'attribution
dans un règlement des prestations.
S'agissant de la gestion de la garantie obsèques, l'Amicale a décidé, à compter du
1
er
janvier 2012, d'arrêter cette gestion et de ne plus assumer le risque correspondant.
La gestion du restaurant administratif est perfectible tant en ce qui concerne les liens
contractuels avec le prestataire, qu'en ce qui concerne le suivi des coûts de cette activité. Enfin,
l'Amicale devrait être attentive à un examen comparatif détaillé des prix des repas et des coûts de
ces repas.
La direction de l'Amicale
La chambre observe que l'Amicale a accepté de gérer un restaurant administratif et des
prestations d'action sociale et d'assumer les responsabilités qui l'accompagnent, alors que les
conditions de dévolution de ces missions, voire les moyens nécessaires pour les exercer n'ont pas
été précisément définies par les collectivités au nom et pour le compte desquelles elle agit au
moins partiellement (chèques vacances, gestion d'un restaurant administratif, …).
*
*
*
La chambre présente, en début de rapport, une synthèse de ses recommandations retenues
à l'issue de la procédure contradictoire.
Les recommandations visent à permettre une inflexion ou une amélioration de la gestion.
Elles sont susceptibles d'être mises en oeuvre sans délai particulier et sont formulées à l'issue de
la procédure contradictoire. Leur mise en oeuvre fera l'objet d'un suivi.
Observations définitives
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LISTE DES RECOMMANDATIONS
Recommandation n° 1 : La chambre recommande à l'Amicale de revoir ses statuts.
Recommandation n° 2 : La chambre recommande à l'Amicale de rédiger un règlement
financier interne.
Recommandation n° 3 : La chambre recommande à l'Amicale de mettre à jour
régulièrement les évaluations de ses logements de vacances et de constituer des provisions pour
renouvellement et gros travaux.
Recommandation n° 4 : La chambre recommande à l’Amicale, en ce qui concerne la
prestation « location logements de vacances », de formaliser l’ensemble des règles de gestion de
cette activité dans un règlement (règles d’attributions, obligations des membres, fixation des
prix…) et d’en assurer une diffusion complète à destination de tous ses membres, notamment en
le rendant consultable sur le site internet de l’Amicale.
Recommandation n° 5 : La chambre recommande à l’Amicale de revoir le mode de fixation
du tarif des locations des logements de vacances, de façon à inclure, une part à déterminer mais
significative, des charges de renouvellement de façon à mieux assurer la pérennité de son
patrimoine.
Recommandation n° 6 : La chambre recommande à l'Amicale de procéder à une analyse
détaillée et complète du coût des repas afin de pouvoir procéder à la fixation de ses tarifs de repas
en toute connaissance de cause.
Observations définitives
Amicale du personnel de la ville de Mulhouse et de M2A
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1.
PRESENTATION ET CADRE JURIDIQUE APPLICABLE A L'ACTIVITE DE
L'AMICALE
1.1
L'Amicale du personnel de Mulhouse et M2A
Les principaux éléments de cette présentation sont tirés du site de l’Amicale.
L’Amicale du personnel de la ville de Mulhouse et M2A est une association de droit local
fondée en 1956 par deux organisations syndicales, le Syndicat Autonome et Force Ouvrière (FO).
Depuis sa création, elle est gérée, à titre bénévole et conformément à ses statuts, par les 22
représentants élus des organisations syndicales représentatives. L’association est administrée par
un comité directeur et un comité exécutif. Elle est subventionnée par la ville de Mulhouse et
M2A.
L’association a pour but :
-
de resserrer des liens d’amitié entre les agents municipaux et communautaires ;
-
d’accorder certains avantages sociaux à ses membres ;
-
de susciter et de soutenir toutes initiatives de loisirs, de formations culturelles et sportives ;
-
de faire toutes les opérations mobilières et immobilières se rapportant à son objet ;
-
d’adhérer ou d’attribuer des participations financières à des associations intervenant dans
le domaine des oeuvres sociales.
L’Amicale est installée dans des locaux sis au n° 38 rue Engel-Dollfus-68200-Mulhouse
qu’elle occupe dans le cadre d’un bail emphytéotique conclu avec la ville de Mulhouse, d’une
durée de 50 ans et s’achevant le 1
er
janvier 2033. Son secrétariat gère, notamment :
-
la billetterie (cinéma, parcs d’attractions, tickets-restaurant, loisirs, etc…) ;
-
les prestations des agents et retraités : naissances, mariages/PACS, départs à la retraite,
anniversaires de service, l’allocation enfant, le Noël des retraités, la séance de cinéma pour
le Noël des enfants ;
-
les logements de vacances ;
-
les chèques vacances.
Sont membres de l’Amicale les personnes qui remplissent les conditions définies par les
statuts en vigueur. Une cotisation annuelle de 10 euros est exigée en 2013.
Deux restaurants gérés par l’Amicale accueillent les agents du lundi au vendredi entre 11 h
30 et 13 h 30 ; l’un se trouve à Mulhouse, rue Pierre et Marie Curie (situé dans le même bâtiment
que celui du siège de l’Amicale mais avec l’entrée donnant sur l’autre rue bordant le siège) et
l’autre est à Richwiller, au Centre Technique PUPA, Zone Artisanale Max, rue de Wittelsheim.
L’amicale dispose depuis peu d’un site internet accessible à l’adresse suivante :
www.amicale-mulhouse-m2a.fr.
1.2
Le cadre juridique applicable à l'activité de l'Amicale
Outre les obligations qui s’imposent à elle comme à toute autre association (notamment en
matière de dépôt de ses statuts et de publication de ses comptes), l’activité de l’Amicale est
également conditionnée par la réglementation applicable dans deux domaines principalement :
celui de l’action sociale des collectivités locales et celui des règles applicables en matière de mise
à disposition de personnel par une collectivité locale. Enfin, s’agissant de sa vie sociale, l’Amicale
est soumise aux règles fixées par ses statuts.
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1.2.1
Les règles en matière d’action sociale des collectivités locales
Les textes
L’article 9 de la loi n° 83-634 portant droits et obligation des fonctionnaires, complété par
l’article 25 de la loi n° 2001-2 du 3 janvier 2001, de nouveau modifié par l’article 26 de par la loi
n° 2007-148 du 2 février 2007 de modernisation de la fonction publique définit l'action sociale
(bénéficiaires et conditions de mise en oeuvre).
La loi n° 2007-209 du 19 février 2007 relative à la fonction publique territoriale a inséré
un article 88-1 dans la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 qui pose donc le principe de la mise en
oeuvre d’une action sociale par les collectivités territoriales et leurs établissements publics au
bénéfice de leurs agents.
La loi confie d’abord à l’assemblée délibérante le soin de fixer le périmètre des actions,
c’est-à-dire la nature des prestations, que la collectivité ou l’établissement public entend engager à
ce titre. L’assemblée délibérante fixe également le montant des dépenses consacrées à l’action
sociale, dans le cadre des dispositions du code général des collectivités territoriales (CGCT)
relatives aux dépenses obligatoires des collectivités locales (article 71 de la loi du 19 février
2007).
S'agissant des modalités de mise en oeuvre de leur action sociale par les collectivités
locales, deux points ressortent des dispositions législatives :
-
il faut d’une part une décision de l’assemblée délibérante définissant le type des actions et
le montant des dépenses qu’elle entend engager pour la réalisation des prestations d’action
sociale ;
-
d’autre part, si la gestion de cette action sociale est confiée à une association, sont
applicables les dispositions de l’article 10 de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 qui
prévoit la conclusion d'une convention lorsque le montant de la subvention dépasse
23 000 €, montant fixé par l'article 1 du décret n° 2001-495 relatif à la transparence
financière des aides octroyées par les personnes publiques.
Les délibérations du conseil municipal et du conseil communautaire
L’article 1
er
des conventions de subventionnement conclues entre la ville de Mulhouse et
M2A (M/M2A) et l’Amicale le 8 octobre 2012, est ainsi rédigé : «
La présente convention a pour
objet de déterminer les conditions dans lesquelles la Ville de Mulhouse participe par le moyen de
subventions au fonctionnement de l'Amicale du personnel. L'association s'engage à fournir des
prestations aux agents actifs et retraités de la Ville de Mulhouse (action générale, culturelle,
sportive, fonctionnement du foyer restaurant ...). En raison du but éminemment social qu'elle se
propose de suivre, la Ville de Mulhouse s'engage à verser une subvention à l'association, sous
réserve de l'inscription des crédits au budget, afin de la soutenir pour la réalisation de son
objet
».
Les conventions ne précisent ni ne définissent les actions à réaliser et ne détaillent ni le
montant ni la nature des prestations à assurer aux bénéficiaires actifs ou retraités. Si elles
comportent quelques montants globaux et une énumération de l'affectation des subventions
accordées (foyer-restaurant, gratifications pour anniversaires de services, primes pour les retraités,
…) ainsi que l'obligation de produire un compte rendu d'exécution, il est difficile de savoir, à la
lecture de la convention, qui décide qu’une opération est « retenue » et si cela signifie
automatiquement qu'elle bénéficiera alors d'un subventionnement. La chambre observe qu'une
délégation de la gestion de l'action sociale ne peut être sous-entendue dans une convention. Ni la
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Ville, ni M2A n’ont défini l’action sociale qu’elles entendent mener et dont elles souhaitent
confier la gestion à l’Amicale : les deux assemblées délibérantes ne votent que le montant de la
subvention mais ne savent pas précisément quelles actions sociales elles subventionnent.
Cette absence de définition claire et précise de leur action sociale par les deux collectivités
est source de difficultés. Elle ne permet pas de faire la distinction entre ce qui relève de l'action
sociale des dites collectivités et qui devrait alors être subventionné, et ce qui relève des actions
menées en propre par l'Amicale et qui ne relève pas d'une subvention, étant observé qu'en droit
l'action sociale des collectivités n'est possible qu'en faveur de leurs salariés (actifs) et non des
retraités.
Les conventions en cours ont toutes deux été signées le 10 octobre 2012. Valables pour
2012, elles sont renouvelables par tacite reconduction jusqu’au
31 décembre 2014.
Antérieurement à 2012, il n'existait pas de conventions.
La chambre constate que ces deux conventions sont des conventions financières qu'il y
aurait lieu de renouveler tous les ans après le vote de la subvention par les assemblées
délibérantes. Ces conventions financières ne dispensent pas de la rédaction d'une convention-
cadre définissant l'action sociale à mener par l'Amicale pour le compte des deux collectivités et
ses modalités, ainsi que les obligations de compte-rendu s'imposant à l'Amicale.
En conclusion, les conventions actuelles n'établissent pas quelle action sociale doit être
menée par l’Amicale pour le compte des collectivités (Mulhouse/M2A), ni quels montants sont
précisément affectés à telle ou telle action, à l’exception de la « prime de Noël des retraités ».
La chambre prend acte de la réponse commune des deux collectivités qui s'engagent à
travailler «
avec les responsables de l'Amicale du personnel
[pour]
élaborer une convention-cadre
qui fixera précisément l'ensemble des actions sociales, culturelles et sportives en faveur des
agents actifs et donnant lieu à une participation financière
[de leur part]
et souhaitée par celles-
ci
».
1.2.2
La mise à disposition de personnel
Antérieurement au 1
er
janvier 2012, l'Amicale bénéficiait de fait de la mise à disposition
de personnel territorial (principalement de la Ville). Cette situation a heureusement évolué à
l'occasion des conventions signées le 10 janvier 2013 et couvrant les exercices 2012 à 2014. Les
arrêtés individuels de mise à disposition pris dès le 21 décembre 2012 n'appellent pas
d'observations, tout comme les conditions de mise en oeuvre des textes relatifs à la mise à
disposition.
Dans la pratique, l'Amicale fonctionne, en sus des 11 agents mis à disposition, grâce à des
« bénévoles » (au nombre de 9) qui sont pour partie (4) des agents bénéficiant de décharges
partielles d’activité. Eu égard aux missions de gestion de l’action sociale confiée actuellement de
fait à l’Amicale, il appartiendra à cette dernière de clarifier l’allocation de ses différents moyens
en ressources humaines aux différentes missions et prestations qu’elle assure en distinguant entre
« missions d’action sociale confiées » et « prestations assurées par l’Amicale ».
2.
LA VIE SOCIALE
La vie de l’association est régie par des statuts et par un éventuel règlement intérieur (qui
en l’occurrence n’existe pas et dont l’absence est préjudiciable à la clarté et à la transparence des
règles applicables aux divers aspects de la vie et de l’activité de l’Amicale). Dans sa réponse
l'Amicale s'est engagée à mettre en place un règlement intérieur complet.
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2.1
Les statuts
L’Amicale est une association inscrite au Registre des Associations près le Tribunal
d'Instance de Mulhouse depuis le 30 juillet 1956 sous le volume XIII Folio 21. Cette inscription
lui confère la capacité juridique en Alsace-Moselle (article 21 du code civil local).
La chambre observe notamment que des dispositions relatives au sort des biens de
l’Amicale en cas de dissolution, à la désignation et à la révocation des dirigeants, au maniement
des fonds, à l'approbation des comptes, aux réviseurs aux comptes et à la participation des
financeurs, avec voix consultative, aux instances dirigeantes et groupes de travail de l'Amicale,
voire à l’éligibilité sont, soit absentes, soit imprécises dans les statuts actuels. Ces statuts ne
renvoient pas, pour un certain nombre de modalités de fonctionnement de l’Amicale, à un
règlement intérieur, ni à un règlement financier.
D'une manière générale, la chambre constate que les insuffisances et contradictions
apparaissant dans les statuts trouvent pour une part leur origine dans l'absence de définition de
leur action sociale par les collectivités qui subventionnent l'association. Il en va ainsi notamment
des articles relatifs aux membres et aux prestations. L'histoire récente de l'Amicale ainsi qu'une
insuffisante maitrise des règles de droit applicables, contribuent également à ces difficultés. Pour
toutes ces raisons, la chambre recommande à l'Amicale de mettre à jour ses statuts. Elle prend acte
de l'engagement de l'Amicale de mettre à jour et de compléter ses statuts.
Recommandation n° 1 :
La chambre recommande à l'Amicale de revoir ses statuts.
2.2
L’assemblée générale
La chambre observe qu'avant 2009, aucune assemblée générale n'avait été convoquée.
D’après les procès-verbaux établis depuis lors, les assemblées générales ont procédé à
l'approbation du rapport d'activité et des comptes.
En 2012, l'assemblée générale ordinaire du 27 novembre a été précédée d'une assemblée
générale extraordinaire régulièrement convoquée afin de modifier les statuts. Celle-ci a approuvé
les nouveaux statuts, à la majorité requise par les anciens statuts (3/4 des suffrages exprimés) soit,
sur 1 565 votants, 1 265 suffrages – 80,8 % – se sont exprimés en faveur de l'adoption des
nouveaux statuts.
La participation aux assemblées générales entre 2009 et 2013 s’élève en moyenne à
environ 3 % à partir de 2010, à l’exception de 2012 où elle s’est élevée à presque 36 % en raison
de la modification des statuts.
2.3
Le comité directeur
Le comité directeur se compose de 22 membres titulaires, répartis en 12 membres élus (et
autant de suppléants) et 10 membres désignés. Les membres élus du comité directeur le sont par
l'assemblée générale pour quatre ans. Les membres désignés le sont par les organisations
syndicales dont la liste de candidats pour les élections au comité directeur a obtenu au moins 20 %
des suffrages exprimés.
Le comité directeur se réunit chaque fois qu'il est convoqué par le président et au moins
deux fois par an. Il est investi des pouvoirs les plus étendus pour l'administration générale de
l'association.
Chaque réunion donne lieu à la rédaction d'un procès-verbal détaillé, comprenant la liste
des présents, absents, excusés et représentés, des développements relatifs aux points examinés et
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le résultat des votes s'il y a lieu. Les procès-verbaux ne comprennent pas toujours de sommaire ou
d'ordre du jour, ce qui rend leur exploitation quelque peu difficile. Dans sa réponse l'Amicale s'est
engagée à mentionner les ordres du jour.
Toutefois, ces procès-verbaux ne sont pas accessibles aux sociétaires de l'association sur le
site de l'Amicale au motif de mesures de nature individuelle pouvant y figurer. La chambre
s'interroge sur cette limitation, les activités et décisions de l'Amicale devant être pareillement
accessibles à tous ses membres.
S'agissant de l'élection des membres élus du comité directeur par l'assemblée générale, la
chambre observe que la pratique suivie est en contradiction avec les statuts. Elle invite l'Amicale à
harmoniser ses pratiques et ses statuts en la matière.
2.4
Le comité exécutif et les commissions thématiques
Les articles 12 et 13 des statuts sont relatifs à la composition et au rôle du comité exécutif.
S'agissant de son fonctionnement, les statuts ne prévoient ni le nombre de réunions minimal
annuel, ni leur périodicité.
Jusqu'en 2011, le comité exécutif s'est réuni une fois par an, puis quatre en 2012. Toutes
ces réunions font l'objet d'un procès-verbal. Il ressort de ces procès-verbaux que le comité exécutif
gère les activités courantes et prépare les dossiers importants à soumettre au comité directeur.
Par ailleurs, l'Amicale a créé quatre comités, notamment un comité sportif et un comité
culturel. Le comité sportif se compose de 22 sections (allant du badminton au volley-ball-loisir et
corpo). Les conditions d’adhésion varient selon la section.
Le comité culturel se compose de 11 sections (allant de l’art floral à la vidéo, cette section
comprend le « cercle des retraités »). Il permet aux membres de l’Amicale de bénéficier d’un tarif
préférentiel sur certaines billetteries (cinéma, spectacles, loisirs, etc.). Il participe aussi à
l’organisation et à la réalisation de fêtes et manifestations proposées par l’Amicale.
Enfin, une « commission patrimoine » est chargée de la gestion des logements de vacances
principalement et il existe une commission foyer-restaurant et une commission d'attribution des
logements de vacances.
3.
LA GESTION DE L’AMICALE
3.1
La gestion administrative, budgétaire et comptable
En application des articles 11 et 18 des statuts de l’association, le comité directeur établit
le budget, arrête les comptes et affecte les résultats. Le rapport du commissaire aux comptes est
présenté à l’assemblée générale.
La trésorière de l’association bénéficie d'une décharge d'activité d'une demi-journée par
semaine. Elle est secondée par une adjointe. Un agent à temps plein a été mis à disposition de
l'Amicale à partir de 2011 pour exercer les fonctions de comptable. La liste de délégations de
signatures prévoit l’accès à la gestion des différents comptes bancaires de l'Amicale pour d’autres
« trésoriers » que la trésorière en titre.
La trésorière et son adjointe ont la responsabilité de la gestion du compte bancaire
principal, de celui destiné aux transactions relatives aux chèques-vacances, ainsi que de celui
destiné aux transactions relatives à la gestion du restaurant.
S’ajoutent des « responsables » pour le compte du cercle des retraités, le compte de la
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section sportive et celui de la section culturelle.
Ces « responsables » détiennent chacun un chéquier, peuvent engager et payer des
dépenses. Les dépenses sont approuvées par les présidents des sections culturelles et sportives
puis rapatriées au secrétariat de l’amicale pour l’enregistrement des opérations dans les comptes.
Ces opérations de dépenses sont exécutées sans accord préalable ou visa de la trésorière ou du
président de l’Amicale en se basant uniquement sur un montant prévisionnel de « budget »
attribué à chaque section.
Cette organisation est contraire aux dispositions des
statuts de l’association. En effet
l’article 16 prévoit que : «
Le Trésorier Général, secondé par le Trésorier Général adjoint, est
responsable de la comptabilité et de la caisse
. »
Les documents comptables annuels sont établis par un cabinet d’expertise comptable
L’association tient une comptabilité centralisée et analytique depuis 2011. Cependant, afin
de conserver une continuité des pratiques «
historiques
», l’enregistrement des opérations
rattachées aux différentes activités de la section sportive ou culturelle n’est pas exécuté selon le
plan comptable général. En effet, les produits et les charges de ces activités ne sont pas enregistrés
selon leur nature mais dans un sous compte des comptes 655 et 755 « quotes-parts de résultat sur
opérations faites en commun ».
La chambre rappelle que les associations sont soumises au plan comptable associatif et
doivent appliquer le plan comptable général : or, l’amicale mouvemente les comptes 655 et 755
pour des dépenses de petits matériels ou de déplacements par exemple, ce qui affecte la
présentation de ses comptes.
L’existence d’une comptabilité analytique permet de présenter les résultats de chaque
activité de manière détaillée en respectant les imputations comptables par nature. Elle permet
également de restituer une information détaillée pour les responsables de sections. Aussi, la
chambre rappelle à l'association son obligation d'appliquer le plan comptable général et donc les
imputations par nature pour l’ensemble de ses activités. Le contrôle met ainsi en évidence la
nécessité de mettre en place un règlement financier interne à l'association, ce à quoi l'Amicale
s'est engagée.
Recommandation n° 2 :
La chambre recommande à l'Amicale de rédiger un règlement financier
interne.
3.2
La gestion du personnel
La gestion du personnel de l’Amicale mis à disposition par la Ville et M2A (activité,
congés, autorisations d’absences, horaires selon les sites) est assurée par le président de
l’Amicale, secondé en cela par la secrétaire générale et, pour le personnel affecté au foyer-
restaurant, par le vice-président en charge du comité de gestion dudit foyer-restaurant. Les agents
mis à disposition font l'objet d'un entretien annuel d'évaluation et de propositions de notation.
3.3
La gestion du patrimoine immobilier
L’Amicale est propriétaire de 24 logements de vacances (22 en France et deux en Italie).
Ces logements ont été acquis entre 1980 et 2012. Une nouvelle acquisition en 2013 a été effectuée
à Roquebrune.
Le planning prévisionnel d’entretien et de travaux à effectuer dans ces logements reste
succinct et ne présente pas de prévisions chiffrées. La commission patrimoine, chargée du suivi de
ces logements pourrait utilement mettre en place un plan pluriannuel d’investissement afin
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d’établir un budget prévisionnel des dépenses d’entretien et des gros travaux à venir. Ceci est
d’autant plus recommandé que le patrimoine immobilier des logements de vacances a été
immobilisé à sa valeur d’acquisition historique et n’a jamais fait l’objet d’un amortissement.
Selon l’expert-comptable, la valeur vénale des biens est supérieure à la valeur historique, d’où
l’absence d’amortissement. La liste des estimations effectuées par le cabinet d’expert-comptable
est datée du 31 décembre 2009 et donne un montant évalué supérieur au coût historique pour 17
logements, les autres n’ayant pas fait l’objet d’une évaluation.
Compte tenu de la décision prise par l'Amicale de ne pas amortir ses logements de
vacances, la chambre lui recommande de mettre à jour de façon régulière les évaluations de
l’ensemble de ces logements, selon une périodicité qu'il lui appartiendra de fixer et, dans le cadre
de principes de bonne gestion, de constituer des provisions pour renouvellement et gros travaux.
La chambre a pris note de l'engagement de l'Amicale à mettre en oeuvre cette recommandation.
Recommandation n° 3 :
La chambre recommande à l'Amicale de mettre à jour régulièrement les
évaluations de ses logements de vacances et de constituer des provisions pour renouvellement
et gros travaux.
3.4
Les avantages attribués par Mulhouse et M2A
Les collectivités accordent les avantages suivants : une subvention versée par chaque
collectivité, des personnels mis à disposition par les deux collectivités, des dispenses de services
accordées aux agents constituant la direction de l'Amicale et des locaux mis à disposition de
l'Amicale par M2A pour qu'elle y installe l'annexe du restaurant administratif à Richwiller.
Deux autres avantages accordés par la Ville ne sont ni recensés ni mentionnés dans les
comptes : il s'agit de la gratuité de l'affranchissement pour l'Amicale et de la prise en charge des
fluides du foyer-restaurant.
Les subventions
Les subventions des collectivités sont présentées ci-dessous lors de l'analyse financière.
Ces subventions sont prévues dans deux conventions conclues avec Mulhouse et M2A, mais leur
montant global n'y est pas précisé, les conventions distinguant entre une part variable et une part
fixe.
La part fixe comprend la participation au foyer-restaurant (18 000 € pour M2A, 28 000 €
pour la Ville), ainsi que la prime versée aux retraités (180 000 € en 2012).
La part variable est constituée de trois montants : 1 % des rémunérations brutes, le coût
des agents mis à disposition, ainsi que la participation au financement des chèques vacances.
Les agents mis à disposition
Les articles 5 des deux conventions de financement traitent des agents mis à disposition.
En annexe aux conventions de financement est joint un tableau détaillant par filière, grade,
catégorie, temps plein et temps partiel, le nombre des agents mis à disposition. La chambre
observe que la valorisation de l'avantage ainsi accordé ne figure pas dans les conventions, même
sous la forme d'une estimation.
3.5
L’information des adhérents sur la vie de l’Amicale
L’Amicale ne dispose pas d’un journal mais envisage sa réalisation qui pourrait, selon la
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chambre, prendre la forme d'un bulletin en version électronique accessible sur son site. Elle a mis
en place un site internet. Ce site délivre les informations utiles relatives aux buts de l'Amicale, à la
composition du comité directeur, au secrétariat de l'Amicale, aux noms des agents mis à
disposition et oeuvrant dans ledit secrétariat, aux horaires d'accueil, à la prochaine assemblée
générale, aux tarifs du restaurant et à la vente des tickets repas, aux diverses prestations, aux
diverses activités sportives et culturelles (avec le nom des responsables et leurs numéros de
téléphone). Il détaille les coordonnées des agents du secrétariat de l'Amicale chargés de la
billetterie, des chèques vacances, des logements de vacances, des autres prestations et du foyer-
restaurant.
Par contre, le site ne permet pas d'accéder aux procès-verbaux du comité directeur et du
comité exécutif. Il contient les statuts et le règlement des prestations, qui peuvent être téléchargés.
3.6
La direction de l'Amicale
La composition de la direction de l'Amicale résulte des dispositions des articles 14, 15 et
16 de ses statuts. L'histoire récente de l'Amicale et l'insuffisance de moyens de ses dirigeants pour
appréhender les divers aspects et les tâches et prestations d'actions sociales ont pu expliquer les
problèmes rencontrés par l'Amicale.
L'histoire récente de l'Amicale
L'histoire récente de l'Amicale est caractérisée par le rôle des retraités dans sa gestion.
Ceux-ci en ont gardé jusqu'en 2011 la direction. Les élections au comité directeur de 2007 et 2011
constituent le point central de cette histoire récente. Le changement de gouvernance intervenu en
2011 s'explique par l'évolution de la composition du comité directeur. En 2011, le nombre des
« retraités indépendants » élus au comité directeur est passé de neuf à deux et la majorité est
revenue aux actifs. C'est à partir de là qu'un certain nombre de dossiers tels que la garantie
obsèques, les avantages accordés aux retraités, l'attribution des logements de vacances ont été mis
à plat et conduit à des décisions de gestion non envisageables antérieurement. La modification des
statuts issue des assemblées générales de 2012 n'a été que la conséquence logique de cette
nouvelle politique.
La disponibilité des dirigeants
Les activités de l'association incluent outre la gestion de prestations d'action sociale
relevant des collectivités, un restaurant collectif doté d'une annexe en sus des prestations
habituelles de ce type d'association : billetterie, logements de vacances et toute une série d'autres
prestations. Pour la chambre, les dirigeants de l'Amicale ont accepté cette responsabilité de
gestion de l'Amicale alors qu'ils ne disposent pas du temps suffisant pour gérer une telle structure.
La disponibilité des dirigeants est fonction de trois éléments : les décharges d'activité dont
ils bénéficient, les heures de bénévolat qu'ils consacrent à l'Amicale et les jours de congés
supplémentaires exceptionnels qu'ils peuvent être autorisés à prendre.
Les décharges d'activité, bénévolat et jours de congés supplémentaires
« Bénévoles » de l'association, les quatre dirigeants de l'Amicale ne sont pas mis à
disposition mais bénéficient de simples décharges d'activité (0,5 jour chacun pour la trésorière et
le vice-président et 1,5 jour chacun pour le président et la secrétaire générale). Dans cette équipe
de direction, le vice-président était plus particulièrement chargé du suivi du restaurant collectif
(foyer-restaurant) géré par l'Amicale. En 2013, cette situation a quelque peu évolué, les décharges
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d'activité du président et de la secrétaire générale ayant été portées à 2,5 jours par semaine.
Cette évolution semble traduire une prise de conscience, par les collectivités qui
subventionnent l'association, de la nécessité de renforcer la direction de la structure afin d'en
améliorer la gestion. En effet, les dirigeants de l'Amicale ont estimé à près de 1,5 ETP (base
annuelle 1 607 heures) le temps qu'ils consacrent sur leurs loisirs aux différentes activités
associatives. 50 % de ce temps serait lié à la gestion administrative, le reste se partageant entre la
gestion comptable, celle des appartements et de leur entretien, ainsi que les déplacements. Cette
situation nouvelle a conduit, en sus des heures de décharge, à l'octroi de congés supplémentaires.
Ainsi, sont prévues des autorisations d'absence pour les titulaires d'un mandat électif au
sein de l'Amicale (dans la limite de 3,5 jours/semaine) et des autorisations d'absence pour les
agents afin de participer aux réunions statutaires (diverses commissions, comité directeur et
comité exécutif, assemblées générales ou missions accomplies pour le compte de l'Amicale). Des
jours de congés supplémentaires exceptionnels peuvent être accordés en cas d'assemblée générale
de copropriété des appartements, d'équipement, de rénovation ou d'achat d'un appartement.
Pour la chambre, ces activités sont a priori propres à l'Amicale (mise en valeur et à
disposition de son patrimoine) et ne s'inscrivent pas dans l'action sociale des collectivités
territoriales. Elles relèvent donc d'un financement propre de l'Amicale. A l'inverse, lorsque sont
effectuées pour le compte des collectivités, des prestations que celles-ci entendent voir assurer
pour leurs employés, comme des prestations sociales, les collectivités non seulement doivent en
assurer le financement, mais également mettre à disposition les moyens et ressources permettant
leur mise en oeuvre. En ce sens, les relations entre l'Amicale et les collectivités dont émanent ces
agents nécessitent une clarification substantielle concernant notamment les deux restaurants, la
prestation chèques vacances, ainsi que l'octroi de certaines gratifications particulières (Noël des
enfants, évènements personnels et familiaux, ancienneté de service, …). D'autres ne peuvent
relever que de l'Amicale (gestion des logements vacances, billetterie, actions en faveur des
retraités, …) et n'être assurées et financées que par des ressources propres de l'Amicale.
En constatant qu'il n'a pas été explicitement répondu sur ce point, la chambre observe
toutefois que l'engagement d'élaborer une convention-cadre précisant l'ensemble des actions
sociales donnant lieu à une participation financière des collectivités sera l'occasion de clarifier ces
questions.
4.
LA SITUATION FINANCIERE
Conformément aux termes de l’article L. 612-4 du code de commerce, l’association, qui
perçoit plus de 153 000 € de subventions par an, a établi des comptes annuels comprenant un
bilan, un compte de résultat et une annexe, certifiés par un commissaire aux comptes. Par ailleurs,
l’association n’appliquait pas, jusqu'en 2012 inclus, le décret n° 2009-540 du 14 avril 2009
portant sur les obligations des associations et fondations relatives à la publication de leurs
comptes au Journal officiel. Cette publication a été faite pour la première fois en 2013 pour les
comptes 2012.
4.1
Les ressources de l’association
Selon l’article 3 de ses statuts, les ressources de l’Amicale sont constituées par les
cotisations des membres, les subventions, dons et legs, le revenu des placements de l’association,
le produit des manifestations organisées au profit de l’association et toutes les ressources qui ne
sont pas interdites par les lois et règlements en vigueur.
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4.1.1
Les cotisations
La cotisation annuelle des membres à l'Amicale
Le montant annuel de la cotisation versée par les membres de l’Amicale est de 10 € à
partir de 2009. Il était de 8 € entre 2002 et 2008. Ce montant annuel est prélevé sur la paie du
mois de janvier par l’employeur, chaque agent remplissant une demande individuelle de
prélèvement. Le montant des recettes de cotisations perçues depuis 2010 est de l'ordre de 44/45 k€
par an, alors qu'il n'était que de 30 k€ en 2009. En 2012, les recettes liées à ces cotisations
représentaient 3 % des ressources propres de l’Amicale.
Les cotisations syndicales
L’Amicale encaisse les cotisations syndicales, prélevées par la Ville ou la M2A, puis les
reverse aux différents syndicats sauf pour les adhérents de la CGT. La correspondance des
montants encaissés puis décaissés a été vérifiée, il s’agit d’un montant global annuel de 87 k€ en
2009, en augmentation sur la période de 23 k€ pour atteindre 110 k€ en 2012.
Les courriers d’adhésion ainsi que les autorisations de prélèvement sont gérés par les
syndicats. Pour la chambre, cette activité n’est pas autorisée par les statuts de l’Amicale et ne
respecte pas le principe de neutralité qui doit guider l’action d’une association telle que
l’Amicale : en conséquence, cette pratique devrait cesser dans les meilleurs délais.
4.1.2
Les subventions
Les subventions annuelles reçues de la ville de Mulhouse et de la M2A constituent la
principale source de financement de l’Amicale. Le montant global a fortement augmenté en 2012
suite à la mise en place, dans les conventions de mise à disposition et de financement, du
reversement par l’Amicale des montants relatifs au personnel mis à disposition. Hors
l’augmentation sus décrite de 2012, la subvention de la ville est restée stable, celle de la M2A
augmente de 64 k€ suite à l’agrandissement du périmètre de l’agglomération en 2010. Comme il
ressort du tableau ci-dessous, les subventions d'exploitation reçues ont progressé de 41 % entre
2009 et 2012, mais hors élément nouveau de 2012 (valorisation de la mise à disposition du
personnel), la progression est ramenée à 6,8 %.
Evolution des montants de subventions
Tableau 1 :
Montants en k€
2009 2010 2011 2012 12/09
Subventions d'exploitation :
960 1 006 1 021 1 356 41 %
dont
Ville de Mulhouse
622
624
627
623
0,2 %
Ville de Mulhouse personnel
0
0
0
28
M2A
338
382
394
402
19 %
M2A personnel
0
0
0
303
Source : comptes annuels Amicale Mulhouse/M2A
Les subventions d’exploitation représentent 54 % des ressources en 2009, 59 % en 2010,
64 % en 2011 et 62 % en 2012 (hors part personnel mis à disposition).
4.1.3
Les ressources propres
Le montant des ressources propres de l’Amicale a été retraité par la chambre, en écartant
les recettes des cotisations de la garantie obsèques et des cotisations syndicales. La part des
subventions de la ville de Mulhouse et M2A dédiée au reversement des salaires des agents mis à
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disposition de l’Amicale a également été retirée du montant des ressources propres. Ce montant
est alors inférieur au montant total des produits figurant dans le tableau des résultats (tableau n° 4
ci-dessous).
Evolution des ressources propres
Tableau 2 :
Montants en k€
2009
2010
2011
2012
12/09
Produits des prestations dont :
339
354
398
395
17 %
Restaurant
218
234
241
248
14
%
Logements
118
118
154
146
24
%
Locations de salles et produits divers
2
1
3
0
Subventions d'exploitation dont :
960
1 006
1 021
1 025
7 %
Ville de Mulhouse
622
624
627
623
0,2
%
M2A
338
382
394
402
19
%
Autres produits des sections
82
78
84
76
-7 %
Cotisations des membres
30
44
45
44
47 %
Reprises sur provisions/transferts de charges
48
4
0
2
Produits financiers
63
157
52
72
14 %
Produits exceptionnels
272
67
6
36
Total des ressources propres
1 794
1 710
1 606
1 650
-8 %
Sources : comptes annuels Amicale
Les ressources propres sont en baisse de 8 % passant de 1,8 M€ à 1,6 M€. Cette baisse est
due principalement au produit exceptionnel de 272 k€ en 2009, lié à la vente d'un appartement.
4.2
Les charges de l’association
Le montant des charges de l’Amicale a été retraité en écartant les paiements effectués au
titre de la garantie obsèques et des cotisations syndicales à reverser aux diverses organisations
syndicales. La part des reversements des salaires des agents mis à disposition a également été
retirée du montant total. De ce fait, le montant est inférieur au montant total des charges indiqué
dans le tableau n° 4 ci-après présentant les résultats.
Les charges sont principalement constituées des achats de bons et des paiements de
prestations à destination des membres, des repas payés au traiteur ainsi que des charges courantes
liées aux logements.
Les augmentations significatives sont constatées au niveau de la prestation du traiteur, qui
passe de 245 k€ à 309 k€ (+26 %) suite à l’augmentation de la fréquentation du restaurant. Les
honoraires augmentent, passant de 28 k€ en 2009 à 58 k€ (+ 108 %) en 2012.
Les charges exceptionnelles de 2009 et 2010 sont liées à la vente d'un appartement et au
paiement d’un rappel de cotisations et contributions de sécurité sociale effectué par les services de
l’Urssaf concernant les cadeaux offerts aux adhérents à l’occasion des 50 ans de l’Amicale en
2006 (montres et appareils photos).
Les dotations aux amortissements sont relatives au foyer-restaurant, aux trois courts de
tennis, à la salle polyvalente et à l’ensemble des biens mobiliers rattachés à ces ensembles
immobiliers. Le matériel informatique et de bureau est également amorti ainsi que le mobilier des
appartements de vacances, acquis depuis 2007 (les logements eux-mêmes ne sont pas amortis).
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Evolution des charges
Tableau 3 :
Montants en k€
2009
2010
2011
2012
12/09
Achats / prestations traiteur
245
274
288
309
26 %
Autres achats et charges externes
807
927
844
912
13 %
dont prestations et bons d'achat
553
592
548
579
5 %
Charges/logements (copro., taxes, entretien)
132
163
120
124
-6 %
Impôts taxes et versements assim.
7
7
6
7
Dotations aux amortissements
122
105
102
92
-25 %
Charges des sections sportives et culturelles
161
168
155
150
-7 %
Total charges courantes
1 342
1 481
1 395
1 470
10 %
Total charges financières
13
9
14
8
-43 %
Total charges exceptionnelles
179
77
18
112
-37 %
Impôts sur les bénéfices
1
5
1
4
Total des charges de fonctionnement
1 535
1 572
1 428
1 594
4 %
Source : comptes annuels Amicale
4.3
Les résultats
L’association a connu une évolution irrégulière de son résultat courant mais celui-ci reste
positif durant toute la période.
Les résultats d’exploitation oscillent au cours de la période entre 73 k€ et 85 k€ à
l’exception de l’exercice 2010 au cours duquel les charges d’exploitation ont plus fortement
augmenté. En effet, d’une part, l’entretien et les charges afférentes aux logements de vacances ont
augmenté de 30 k€ et d’autre part, le montant des prestations payées aux actifs a cru de 23 k€.
Les résultats financiers restent d’un niveau élevé sur la période, surtout celui enregistré en
2010 puisqu’il atteint 147 k€ suite à une cession de SICAV opérée dans le but de financer des
rénovations de logements de vacances.
L’augmentation des charges (+ 297 k€) et des produits d’exploitation (+ 285 k€) entre
2011 et 2012, s’explique principalement par la mise en place de la convention de remboursement
des salaires du personnel mis à disposition, qui a généré un montant supplémentaire de 331 k€ en
2012, tant en charges qu’en produits.
Evolution du résultat
Tableau 4 :
Résultats en €
2009
2010
2011
2012
2009/2012
Produits d'exploitation
1 604 161
1 638 354
1 700 169
1 985 666
23,8 %
Charges d'exploitation
1 523 025 1 698 180 1 615 387 1 912 325
25,6 %
Résultat d'exploitation
81 136
-59 826
84 782
73 341
-9,6 %
Produits financiers
63 449
156 637
51 582
71 741
13,1 %
Charges financières
13 378
9 254
14 248
7 635
-42,9 %
Résultat financier
50 071
147 383
37 334
64 106
28,0 %
Produits exceptionnels
272 187
67 474
5 979
35 933
Charges exceptionnelles
178 631
77 377
17 540
112 425
Résultat exceptionnel
93 556
-9 903
-11 561
-76 492
Total des produits
1 939 797 1 862 465 1 757 730 2 093 340
7,9 %
Total des charges
1 715 034 1 784 811 1 647 175 2 032 385
18,5 %
Impôts sur les bénéfices
1 323
4 843
1 292
4 091
209,2 %
Résultat de l'exercice
223 440
72 811
109 263
56 864
-74,6 %
Sources : comptes annuels de l'amicale
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Le résultat de l’exercice 2012 présente le montant le plus faible de la période contrôlée ; il
est notamment dû à des charges exceptionnelles élevées suite à une contribution versée par
l’Amicale aux ayant droits des membres décédés en 2012, dans le cadre de la garantie obsèques.
4.4
Fonds de roulement et trésorerie
L’analyse du bilan révèle qu’après une légère augmentation du fonds de roulement entre
2009 et 2011 de 51 k€, celui-ci diminue de 334 k€ entre 2011 et 2012, pour s’établir au niveau le
plus bas de la période examinée.
Malgré cette diminution, l’association dispose d’une marge de sécurité financière très
convenable, ses fonds propres s’élèvent à 6,63 M€ au 31 décembre 2012, et d’une trésorerie très
abondante (2,56 M€ au 31 décembre 2012).
La trésorerie
Le montant de la trésorerie et des placements en fin d’année traduit l’aisance financière de
l’Amicale puisqu’il se situe entre 2,5 M€ et 2,9 M€ tout au long de la période.
Au cours de l’assemblée générale du 27 novembre 2012, suite à une question sur les
projets d’utilisation de cette trésorerie, le président de l’Amicale a répondu que celle-ci sera
utilisée pour l’extension du foyer-restaurant à hauteur de «
plus d’un million d’euros
».
La chambre observe que le montant moyen de la trésorerie au 31 décembre représente plus
de deux fois le montant des subventions totales perçues, hors part salariale à reverser aux deux
collectivités pour les agents mis à disposition.
Au 31 décembre 2012, l’association possède 12 comptes bancaires dont deux sont dédiés à
la section sportive, deux au cercle des retraités et un à la section culturelle. Cette multiplication de
comptes s’accompagne de la délégation de signature pour les « trésoriers » en charge de ces
sections. En 2013, le compte courant du cercle des retraités a été rapatrié sur le compte courant de
l’Amicale. Enfin en 2013, le compte « secrétariat » sera également supprimé.
L’Amicale possède également un compte bancaire en Italie, afin de traiter les charges en
lien avec leurs deux logements de vacances situés dans ce pays.
Pour la chambre, le regroupement des comptes courants permettrait à l’Amicale de
privilégier les comptes de dépôts. Il permettrait également une meilleure visibilité des
disponibilités pour la trésorière et son adjointe. Il devrait s’accompagner d’une remise à plat des
délégations de signature et pouvoirs en matière financière, la trésorière et son adjointe devant être
les seules titulaires de la signature et de l'émission des chèques ou autres règlements.
Trois caisses sont à disposition des agents du secrétariat. Aucun contrôle régulier par la
trésorière n’est prévu et aucun règlement financier ne définit le montant du fond de caisse.
5.
LES PRESTATIONS ASSUREES PAR L'AMICALE
L'ensemble des membres de l'Amicale peut bénéficier des prestations suivantes dont toutes
ne s'inscrivent pas incontestablement dans le champ d'action sociale des collectivités territoriales :
-
achat de chèques vacances ;
-
billetterie à des tarifs avantageux ;
-
locations de logements de vacances ;
-
cadeau de mariage ;
-
prime de naissance ;
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-
bons d'achats pour la rentrée des enfants ;
-
billets de cinéma et friandises pour le noël des enfants ;
-
prime d'anniversaire de service ;
-
prime de départ à la retraite ;
-
prime de noël pour les retraités ;
-
bons d'achats fête des mères et fête des pères (jusqu'en 2010 et pour les retraités
uniquement) ;
-
bons d'achats pour les anniversaires marquants des retraités (jusqu'en 2011).
5.1
Les chèques vacances
La ville de Mulhouse et M2A participent à l’acquisition de chèques vacances pour les
membres de l’Amicale. Cette participation varie entre 40 € et 160 €, selon le revenu mensuel net
de l’agent. Entre 2009 et 2012, la valeur des chèques reçus était de 400 € ou 500 € selon la
formule choisie par l’agent. Depuis 2009, le nombre des bénéficiaires de chèques vacances est
passé de 700 à près de 1 400.
Depuis 2013, l’Amicale ajoute une participation de 30 € pour chaque chéquier ce qui porte
le montant total des chèques à 430 € ou 530 €. La chambre prend acte de l'approbation a posteriori
de la création de cette prestation par le comité-directeur lors de sa réunion du 13 novembre 2013.
Les demandes de chèques vacances sont envoyées par les membres à l’Amicale, qui les
enregistre et les communique au service de la paie de la Ville et M2A afin de mettre en place les
prélèvements mensuels. L’épargne de l’agent est prélevée sur son salaire en 10 mensualités.
Lorsque la totalité de l’épargne des agents est reçue, l’Amicale adresse un récapitulatif à la Ville
et à M2A afin de recevoir le versement de leur participation. Les chèques sont alors commandés,
reçus et distribués par l’Amicale.
La chambre constate qu'aucune convention relative aux mouvements financiers liés à ces
chèques vacances n'a été conclue entre l'Amicale, les deux collectivités et leur trésorier.
5.2
La billetterie
Une billetterie est proposée dans les locaux de l’Amicale. Il s’agit principalement de
billets de cinéma, d’entrées à différents parcs d’attractions, piscines et zoo. L’Amicale utilise le
logiciel « Hestia » qui permet l’enregistrement des achats et ventes de billets, le suivi des stocks,
ainsi que la vérification de l’inventaire.
L’Amicale offre également une participation de 10 % du prix d’un billet de concert,
spectacle ou autres, acheté dans un organisme extérieur, une fois par an et par agent. De même,
elle offre une participation sur les billets de cinéma : achetés au prix unitaire de 6,45 €, elle les
revend aux membres à un prix unitaire de 5 €.
5.3
Les logements de vacances
L’Amicale est propriétaire de 24 logements de vacances situés en bord de mer, à la
montagne et en ville. Des locations supplémentaires sont ponctuellement proposées en période de
congés scolaires (4 logements en 2012).
Le taux d’occupation moyen annuel des appartements dont l’Amicale est propriétaire est
stable à 46 % sur la période, passant de 1 160 semaines louées en 2010 à 1 152 semaines en 2012.
Ce taux d’occupation a été calculé pour chaque logement en rapportant le nombre de semaines
louées au nombre total de semaines de location possibles. La location la plus attractive se situe à
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Paris avec un taux d’occupation égal à 87 % durant l’année 2012, en contraste avec un
appartement à Chamonix dont le taux d’occupation est de 15 % cette même année.
En 2010, 1 448 personnes ont pu bénéficier de ces logements, ce nombre augmente de 103
bénéficiaires pour atteindre 1 551 personnes en 2012. Il aurait été intéressant de connaître le
nombre d'agents actifs de Mulhouse et M2A figurant dans les 1 551 personnes précitées, mais
cette statistique n'est pas suivie par l'Amicale.
La procédure d’attribution
L’attribution des logements pour les périodes de vacances scolaires se fait par une
commission d'attribution composée de deux membres de chaque organisation syndicale
représentative (au nombre de quatre en 2013), du président de l’Amicale, de la secrétaire générale,
du responsable patrimoine ainsi que de l’une des deux personnes du secrétariat de l’Amicale
s’occupant de la gestion des logements. Les formulaires de demande de séjour, renseignés par les
membres, sont envoyés ou déposés au secrétariat de l’Amicale.
Ils sont alors saisis dans un logiciel de gestion des résidences de vacances qui permet le
suivi, par nom et numéro de matricule, de l’historique des locations attribuées ou refusées à
chaque membre et ainsi de définir la priorité de chaque dossier en se basant sur cet historique.
La liste des demandes de location par logement est ensuite distribuée à la commission
logement, cette liste faisant apparaître l’ensemble des demandes et leurs priorités. Les priorités
d’attribution sont les suivantes :
-
priorité 1 : présence d’enfant scolarisé de plus de six ans ;
-
priorité 2 : présence d’enfant de moins de six ans et/ou agent travaillant dans un service ne
pouvant pas prendre de congés en dehors des périodes scolaires.
S’agissant des priorités listées ci-dessus, passent en premier les agents pour lesquels il
s’agit de la première demande. En cas d’égalité, la commission effectue un tirage au sort pour
déterminer l’agent qui disposera du logement.
Les logements restés vacants après les décisions d’attributions restent disponibles à la
location afin d’optimiser l’occupation des biens. Ils sont tout d’abord communiqués aux agents
n’ayant pas obtenus de logements suite à une demande passée devant la commission : ceux-ci sont
alors prioritaires pendant 15 jours. Puis, ces disponibilités sont communiquées à l’ensemble des
membres des deux collectivités. Les réservations sont alors effectuées directement au secrétariat
de l’Amicale tout comme pour les locations hors période de congés scolaires.
Ces règles d’attribution des logements, les obligations des utilisateurs et les règles en
vigueur pour la fixation des tarifs, n’ont jamais été communiquées aux membres. Selon la
chambre, il serait utile, compte tenu du succès de cette prestation, de les faire apparaître dans le
règlement des logements, qui devrait être consultable sur le site internet de l’Amicale. L'amicale
s'est engagée à le faire.
Recommandation n° 4 :
La chambre recommande à l’Amicale, en ce qui concerne la prestation
« location logements de vacances », de formaliser l’ensemble des règles de gestion de cette
activité dans un règlement (règles d’attributions, obligations des membres, fixation des prix…)
et d’en assurer une diffusion complète à destination de tous ses membres, notamment en le
rendant consultable sur le site internet de l’Amicale.
La chambre a procédé par sondage à une vérification des modalités d'attribution des
logements de vacances, y compris aux élus et membres des commissions, et constaté que les
règles d’attribution sont respectées pour les périodes de congés scolaires et que les locations de
vacances sont accessibles à tous les membres de l’Amicale.
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Les tarifs
Les tarifs des biens appartenant à l’Amicale se situent entre 190 € et 450 € la semaine. Ils
ont été augmentés de 10 € pour la saison d’été 2013. La fixation des tarifs est basée sur un prix
historique et ne tient pas compte des charges afférentes à la gestion de ce patrimoine. La chambre
recommande à l'Amicale de revoir les modalités de fixation de ses tarifs de location afin d'y
inclure une part à déterminer par elle, mais significative, des charges d'entretien et de
renouvellement ; ainsi, la pérennité de son patrimoine serait mieux assurée. La chambre prend
acte de l'engagement de l'Amicale de donner suite à cette recommandation.
Recommandation n° 5 :
La chambre recommande à l’Amicale de revoir le mode de fixation du
tarif des locations des logements de vacances, de façon à inclure, une part à déterminer mais
significative, des charges de renouvellement de façon à mieux assurer la pérennité de son
patrimoine.
5.4
Les autres prestations
Location de locaux
L’Amicale propose à la location, deux salles situées dans son foyer-restaurant. La grande
salle de restaurant peut être louée, avec en ce cas obligation de recourir aux services du traiteur (à
régler directement auprès de celui-ci), pour un montant de 100 €. Cette obligation peut se
comprendre dans la mesure où la cuisine du restaurant collectif est directement attenante à la salle
de restaurant, est équipée de matériel appartenant en grande partie au traiteur et où les installations
frigorifiques et de stockage du sous-sol sont aussi accessibles.
Une petite salle située à côté de la salle de restaurant peut être louée, avec ou sans le
recours à la prestation du traiteur, pour un montant de 50 €. Le rangement et le nettoyage après la
location est assuré par le personnel de l’Amicale. Les locations de ces deux salles ont généré une
recette de 450 € en 2012.
Autres prestations (amicalistes)
L’ensemble des membres de l’Amicale peut bénéficier des prestations suivantes :
-
cadeau de mariage : un chèque de 243 € sous deux conditions, avoir deux années
d’ancienneté au moment de l’évènement et se marier (ou se pacser) pour la première fois ;
-
prime de naissance : prime d’un montant de 161 € après un an d’ancienneté ;
-
allocation enfant : sous la forme de bons d’achats « Vitrines de Mulhouse » d’une valeur
de 84 € par enfant à charge ;
-
cinéma des enfants à Noël : un billet de cinéma et des friandises sont offerts aux enfants.
Un billet supplémentaire est offert pour l’accompagnement des enfants de trois à 16 ans ;
-
anniversaires de service : cinq anniversaires (20 ans de service, 25, 30, 35 et 38 ans) font
l’objet d’un versement d’une gratification variant de 260 à 500 € en fonction de
l'ancienneté de service ;
-
départs à la retraite : une prime de départ à la retraite est versée selon l’ancienneté de
service du membre (211 € entre 15 et 24 ans, 311 € entre 25 et 29 ans et 421 € au-delà de
30 ans) ;
-
Noël des retraités : un chèque est envoyé aux domiciles des membres ou de leurs veufs ou
veuves. Cette prime est basée sur le nombre d’années à taux plein (100 ou 150 €, la moitié
pour les ayant-droits). La chambre rappelle qu'en raison de la disparition de tout lien
juridique entre les collectivités et les retraités, ces derniers ne peuvent plus bénéficier de
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prestations financées par lesdites collectivités. Toutefois, l'Amicale peut assurer de telles
prestations sur ces ressources propres.
Les dépenses liées à l’ensemble de ces prestations sont retracées dans les comptes de
l’Amicale conformément au tableau ci-après et représentent un peu plus de 0,5 M€ par an.
Montant total des prestations
Tableau 5 :
Montants en k€
2009 2010 2011 2012
Prestations payées - enfants et retraités
45
47
0
0
Prestations payées - retraités
0
0
195
170
Prestations payées - enfants
0
0
23
30
Prestations payées - agents actifs
78
101
103
110
Bons d'achat - tir groupe
13
14
0
0
Bons d'achats - vitrine Mulhouse
407
414
207
225
Total prestations payées
543
576
528
535
Sources : comptes annuels Amicale Mulhouse/M2A
La refonte de la répartition des charges en 2011 permet de différencier dans les comptes,
les dépenses relatives aux prestations pour les enfants de celles destinées aux retraités, ce qui
n’était pas le cas auparavant. La part des bons d'achats a également été redistribuée selon les
destinataires.
Les montants dépensés, détaillés par prestation et communiqués par l'Amicale,
apparaissent dans le tableau ci-après.
Montant détaillé des prestations
Tableau 6 :
2009
2010
2011
2012
Prestations
Nb *
en k€
Nb *
en k€ Nb * en k€ Nb * en k€
Cadeau de mariage ou PACS
18
4
59
14
34
8
33
8
Prime de naissance
41
6
61
9
73
12
103
17
Allocation enfant
2 397
205
2 554
222 2 567
223 2 783
238
Anniversaires de service
179
62
217
78
206
72
194
74
Départs à la retraite
47
15
51
16
46
15
39
14
Total prestations actifs
2 682
292
2 942
339 2 926
330 3 152
351
Cinéma des enfants
1 653
4
2 137
6 2 030
18 2 553
14
Friandises
7
9
9
8
Total prestations enfants
1 653
11
2 137
15 2 030
27 2 553
22
Anniversaires marquants retraités
184
26
180
29
183
27
0
0
Fête des mères et pères
899
82
903
83
0
0
0
0
Noël des retraités
1374
132
1 380
131 1 334
170 1 353
170
Total prestations retraités
2 457
240
2 463
243 1 517
197 1 353
170
Total des prestations
6 792
543
7 542
597 6 473
554 7 058
543
Source : Amicale M/M2A
* Nombre de bénéficiaires
L'augmentation des dépenses liées aux prestations payées aux membres actifs (32 k€, soit
42 %) reflète la volonté de l’équipe dirigeante de répartir plus équitablement les avantages
sociaux entre les retraités et les actifs en réorientant les prestations vers les actifs et en en
supprimant certaines versées aux retraités. Les bons d’achats « fête des mères et pères » ainsi que
les bons distribués aux « anniversaires marquants » ont en effet été supprimés en 2011 et 2012. La
chambre note que cette suppression a fait l’objet d’une approbation a posteriori par le comité
directeur du 13 novembre 2013. Elle observe également que cette orientation est conforme aux
dispositions réservant les prestations d'action sociale aux seuls agents des collectivités publiques
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qui les accordent.
Le montant des prestations payées aux retraités représentait 44 % du montant total de ces
prestations en 2009 ; en 2012 il ne représente plus que 31 %. Le nombre de bénéficiaires
démontre également la volonté de changer la répartition des prestations offertes : en effet le
nombre d'actifs et enfants bénéficiant de prestations augmente de 1 370 membres et représente, en
2012, 81 % du nombre total de bénéficiaires par rapport à 64 % en 2009.
5.5
La garantie obsèques
5.5.1
Historique
Depuis 1962, l’Amicale proposait une garantie obsèques par l’intermédiaire de
l’association de prévoyance familiale « La garantie obsèques ». Cette association a notifié à
l’Amicale en 1998 une décision d’augmentation des tarifs de ses cotisations de l’ordre de 22 %.
Cette augmentation n’a pas été acceptée par les dirigeants de l’Amicale et la commission des
finances de l’Amicale a décidé alors, en séance du 25 novembre 1998 et en présence de cinq
personnes, de résilier le contrat passé avec cette association de prévoyance. L’extrait du compte-
rendu de cette commission précisait ceci :
« La dégradation sensible des résultats techniques de notre groupe dans les années 1994 et
1995 avait amené la « Garantie-Obsèques » à augmenter les taux des cotisations de 60 % avec
effet du 1.1.96, ceci pour rééquilibrer les recettes par rapport aux prestations versées.
Dans les trois dernières années, cet équilibre s’est maintenu et le montant des prestations s’est
stabilisé.
Nous avons donc été surpris de nous voir notifier une nouvelle augmentation des cotisations de
22 % avec effet du 1.1.99.
Ayant demandé les raisons justifiant cette décision, nous avons reçu une lettre de résiliation de
notre contrat, ceci à titre conservatoire pour permettre à l’Association de Prévoyance
Familiale (La Garantie Obsèques) de négocier les nouvelles conditions.
Après examen des données du problème, la Commission des Finances se prononce pour
l’acceptation pure et simple de la résiliation et pour la gestion, en propre régie, de la garantie-
obsèques avec maintien des cotisations et des prestations actuelles mais avec abaissement de
55 à 50 ans de la limite d’âge d’option pour une catégorie supérieure (également applicable
au conjoint assuré).
Dans la mesure où les prestations restent, comme dans les trois dernières années, inférieures
aux cotisations (compte tenu, bien sûr, de la participation de l’Amicale : environ 250 000 F
par an), l’excédent sera comptabilisé comme réserve spéciale consacrée à équilibrer
éventuellement, à l’avenir, ce poste de dépenses. »
Lors de cette séance, la commission des finances a donc décidé de maintenir la prestation
de garantie obsèques, en gestion directe, accompagné du maintien du montant des cotisations et
des capitaux versés proposés jusque-là.
Cette commission des finances a également décidé de créer une réserve spéciale destinée à
équilibrer à l'avenir ce poste de dépense : la chambre n'a pas trouvé trace de cette réserve spéciale.
Cette décision a été prise sans consultation ou mise en concurrence de sociétés
d’assurances habilitées à gérer ce type de prestation. Elle s’est faite également sans la consultation
des membres de l’Amicale, ni même l’approbation du comité directeur. Elle a conduit à ce que
l'Amicale devienne de fait l'assureur des souscripteurs de la « garantie obsèques ».
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5.5.2
Cotisations et garanties
Les cotisations payées ainsi que les niveaux de garanties relèvent de trois niveaux de
prestations. Le niveau 1 représente la prestation de solidarité appelée « de secours » versée à tous
les membres de l’Amicale en cas de décès, hors de toute cotisation dédiée à la garantie obsèques :
il s’agit donc davantage d’une prestation d’action sociale que d’une garantie de risques souscrits
ce que confirme son montant (366 €). Le niveau 2 garantit le versement d’un montant de 1 650 €
pour une cotisation annuelle de 22 € pour une personne seule ou 44 € pour une famille. Le niveau
3 représente quant à lui la majorité des adhésions à la garantie obsèques, soit près de 80 % des
cotisants. La cotisation annuelle de 36 € pour une personne seule ou 72 € pour une famille permet
d’obtenir le versement de 2 700 € en cas de décès.
La chambre a calculé qu'à partir de la reprise de cette gestion en interne par l'Amicale, le
niveau de cotisation nécessite plusieurs décennies pour parvenir à la couverture du montant de la
prestation par les cotisations afférentes.
5.5.3
Résultats de cette gestion
Les montants reçus à travers les cotisations payées par les adhérents ainsi que les montants
de garantie versés chaque année durant toute la durée de la gestion directe de cette prestation par
l’Amicale sont retracés dans le tableau ci-après.
Historique des montants collectés et versés par l'Amicale en k€
Tableau 7 :
Montants versés
Année
Nombre de
membres
Montants
reçus
Garantie
Obsèques
(GO)
Prestation
Secours
(PS)
Total versé
(GO + PS)
Résultat
1999
1 175
54
91
4
95
-41
2000
1 149
52
67
7
74
-22
2001
1 129
57
88
9
97
-40
2002
1 103
56
50
4
54
2
2003
nc.
55
79
4
83
-28
2004
nc.
54
80
7
87
-33
2005
1 035
53
91
5
96
-43
2006
1 002
51
52
7
59
-8
2007
974
50
82
4
86
-36
2008
972
50
56
7
63
-13
2009
948
48
86
7
93
-45
2010
907
47
103
7
110
-63
2011
881
45
98
5
103
-58
2012
nc.
0
84
0
84
-84
Déficit cumulé
-512
Source : Amicale M/M2A, CRC Alsace
La garantie obsèques n’a depuis 1999 selon le président actuel, jamais fait l’objet de
publicité auprès des membres de l’Amicale, ce qui explique la diminution régulière du nombre de
bénéficiaires de cette prestation (-25 % entre 1999 et 2011) et par la même occasion, la
diminution des recettes liées aux cotisations (-16 %).
En cumulé sur la période jusqu'en 2011, cette gestion a généré un déficit de 428 k€ dont
77 k€ au titre de la prestation secours (hors contribution exceptionnelle de 84 k€ versée en 2012
après l'arrêt de la garantie).
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5.5.4
Les démarches tentées en 2007 et 2011
A la suite des élections internes de 2007, une démarche a été entreprise par le comité
directeur pour trouver une société capable d’offrir les mêmes conditions de garantie. Les taux de
cotisations proposés par les candidats à la reprise ont paru trop élevés à ces mêmes candidats pour
pouvoir être transmis aux membres et la situation en est restée là.
A la suite des élections internes de 2011, l’analyse du déficit de cette prestation a été
effectuée pour la première fois (cf. tableau ci-dessus). Au vu de ce déficit, le comité directeur,
réuni le 19 octobre 2011, a voté l’arrêt total de la gestion de la garantie obsèques par l’Amicale
par 16 voix sur les 19 présents.
Le 4 novembre 2011, un courrier a été adressé à l’ensemble des adhérents de cette garantie
obsèques afin d’expliciter les raisons de l’arrêt de cette gestion directe à partir du 1
er
janvier 2012.
Le 24 janvier 2012, le président de l’Amicale a fait l’objet d’une convocation auprès du
délégué du procureur de la République, dans le cadre d’une procédure établie par le parquet du
tribunal de grande instance de Mulhouse, pour exercice sans agrément préalable d’assurance
directe. Cette procédure a été clôturée par un avis de classement avec rappel à la loi daté du
7 mars 2012.
5.5.5
La fin de cette gestion
Au cours de l’année 2012, l’Amicale a une nouvelle fois cherché un repreneur pour cette
garantie obsèques, organisé des réunions d’informations, mais aucun établissement n’a été en
mesure de reprendre les conditions de l’offre anciennement proposée par l’Amicale en maintenant
le niveau de garanties sans augmentation significative des cotisations annuelles. Néanmoins,
l’Amicale a jugé nécessaire de verser une dernière fois une contribution exceptionnelle aux ayants
droits au cours de l’année 2012, sans avoir encaissé de cotisations cette année-là. Le montant de
cette contribution a été enregistré en charges exceptionnelles pour un montant total de 84 k€.
5.5.6
Observations
Cette gestion conduit la chambre aux observations suivantes :
-
cette gestion est critiquable en raison du fait qu'il n'y a eu depuis 1999 et la reprise en régie
directe par l'association de cette gestion, aucun contrat signé entre les souscripteurs de la
garantie obsèques et l'Amicale : ces versements ont donc eu lieu à caisse ouverte sans
aucun justificatif de paiement ;
-
cette gestion a permis, en raison de l'absence de publicité faite sur les garanties de niveau 2
et 3 et du versement de la prestation de secours à tout le monde, à un petit nombre (881 en
2011) d'être en situation de bénéficier, au détriment des finances l'Amicale, de prestations
obsèques améliorées (les niveaux 2 et 3) moyennant des cotisations annuelles très faibles ;
-
cette gestion revenait à exercer illégalement une activité d'assureur, ainsi que le procureur
de la République l'a solennellement rappelé au président de l'Amicale en 2012 ;
-
en cas de contentieux, il conviendrait de passer une provision.
Ces constats illustrent l’absence de suivi et de surveillance par les deux collectivités qui
subventionnent l'Amicale, sur l'utilisation des fonds versés : en effet, le moindre suivi aurait
permis de se rendre compte que l'Amicale, depuis 1999, exerçait une activité d'assureur de fait,
versait des prestations d'assurance (et non d'action sociale) et que le déficit de cette gestion était
couvert par la subvention annuelle.
Au vu de ce constat, la chambre invite les deux collectivités concernées à mettre en place
un suivi régulier des activités de l'Amicale. Elle s’interroge pour quels motifs les statuts de
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l'Amicale ne prévoient pas l'invitation des dirigeants des dites collectivités (ou de leurs
représentants), avec voix consultative, aux réunions des instances dirigeantes de l'Amicale (comité
directeur et assemblée générale), eu égard aux missions et prestations qu'elle assure, partiellement
dans le champ des compétences des collectivités.
5.6
La gestion du restaurant collectif
5.6.1
Présentation
En sus d'une restauration collective mise en place par les collectivités pour leurs agents,
deux restaurants accueillent les agents de la ville de Mulhouse et M2A, du lundi au vendredi de
11 h 30 à 13 h 30. Le restaurant principal, aussi appelé « Foyer-restaurant », se situe dans les
locaux de l’Amicale à Mulhouse. Le second, se situe à Richwiller, dans les locaux du centre
technique de M2A. Le foyer-restaurant est également ouvert aux conjoints et aux enfants des
agents des deux collectivités, aux retraités et à leurs conjoints ainsi qu’aux agents de la sous-
préfecture et de la trésorerie. La chambre observe que ces locaux se distinguent des restaurants
administratifs de droit commun en ce qu'il ne s'agit pas de « selfs » mais d'une restauration à la
place, ce qui obère significativement le coût de la prestation sans qu’il soit possible de l’établir eu
égard aux modalités de fonctionnement de ces deux restaurants.
Le foyer-restaurant a été édifié sur un terrain municipal et a fait l’objet le 6 mars 1984
d’un bail emphytéotique de 50 ans à compter du 1
er
janvier 1983 qui prévoit en fin de bail, le
retour à la Ville des immeubles édifiés.
Cette activité de gestion du foyer-restaurant devrait être précisément définie par une
délibération des collectivités qui subventionnent et dans une convention de gestion conclue entre
les dites collectivités et l'Amicale.
5.6.2
Les tickets-repas
Les utilisateurs se procurent des tickets repas auprès du secrétariat de l’Amicale. Le
logiciel « Hestia » permet de générer des tickets nominatifs avec code barre. A la fin de chaque
service, le traiteur remet l’ensemble des tickets collectés au secrétariat qui les scanne un par un, le
code barre permettant la reconnaissance de chaque catégorie. Ce logiciel permet donc un suivi
précis du nombre journalier de repas servis.
Le total annuel de repas servis en 2011 et 2012 est retracé sans le tableau ci-dessous : en
2012, 85 % des repas sont servis aux agents.
Nombre de repas
2011
2012
Repas agents
40 486 41 773
Repas plein tarif
4 286
4 234
Repas sous-préfecture
1 450
864
Repas trésorerie
2 729
2 250
Total
48 951 49 121
Source : Amicale
Le nombre total de repas divisé par 241 [soit le nombre de jours ouvrés (251) diminué du
nombre de jours de fermeture estivale (10)] conduit à un nombre moyen de repas servis par jour
de 204 en 2012 (49 121 / (251-10)). Parmi ces 204 repas par jour, seuls 173 ont concerné des
agents des deux collectivités, alors que les membres actifs de l'Amicale étaient en 2012 au nombre
de 2998 et les retraités au nombre de 1401 ; le nombre de repas pris par les agents était
certainement encore moindre puisque dans le nombre total de repas agents est compris le nombre
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de repas pris par les retraités, qui paient le même tarif que les agents en activité mais ne sont pas
recensés à part par l'Amicale. Un suivi différencié du nombre de repas selon les deux sites ainsi
qu’entre actifs et retraités pourrait utilement être mis en place, ce à quoi l'Amicale s'est engagée.
5.6.3
Le respect des règles de sécurité
Il s'agit à la fois des règles de sécurité alimentaire et de la sécurité des personnes et des
installations de toutes sortes se trouvant dans l'établissement.
La sécurité alimentaire
Les règles applicables en la matière sont issues de l'arrêté du 21 décembre 2009 relatif aux
règles sanitaires applicables aux activités de commerce de détail, d'entreposage et de transport de
produits d'origine animale et denrées alimentaires en contenant. Les établissements de restauration
collective sont concernés par les annexes IV, VI, VII et VIII.
Les articles 1 à 4 de l'annexe IV fixent les règles applicables en matière de températures
de conservation des divers produits. A ce titre, la chambre a vu les relevés de température des
diverses installations de réfrigération du restaurant pour les mois de janvier et août 2013 ; elles
sont restées conformes aux minima et maxima.
L’obligation de conservation des plats témoins pendant cinq jours afin de pouvoir les
mettre à la disposition des agents chargés du contrôle officiel (article 5 de l'annexe IV du décret
précité) est respectée et les éléments de traçabilité des marchandises sont conservés. Toutefois,
selon le président, la dernière visite des services vétérinaires remonte à plus de 10 ans. Les
rapports de contrôle sanitaire réalisés de manière inopinée par des laboratoires indépendants ont
été fournis par le traiteur et leur nombre est passé de un en 2009, 2010 et 2012 à 3 en 2013. Leurs
constats sont satisfaisants.
La sécurité des personnes et des installations
Il s'agit principalement de la sécurité « incendie et risque de panique », mais aussi de la
sécurité des autres installations présentes dans le bâtiment ainsi que le rappelle l'article R. 123-19
du code de la construction et de l'habitation.
Les articles R. 123-14 et 48 du même code traitent de la sécurité incendie et risque de
panique et s'appliquent aux établissements recevant du public de catégorie 5, catégorie dont relève
le foyer-restaurant.
Sur les points autres que la sécurité incendie, l'article R. 123-43 dispose que «
les
constructeurs, installateurs et exploitants sont tenus, chacun en ce qui le concerne, de s'assurer
que les installations ou équipements sont établis, maintenus et entretenus en conformité avec les
dispositions de la présente réglementation. A cet effet, ils font respectivement procéder pendant la
construction et périodiquement en cours d'exploitation aux vérifications nécessaires par les
organismes ou personnes agréés dans les conditions fixées par arrêté du ministre de l'intérieur.
Le contrôle exercé par l'administration ou par les commissions de sécurité ne les dégage pas des
responsabilités qui leur incombent personnellement ».
En résumé, pour ces bâtiments, les contrôles en matière de sécurité incendie relèvent du
maire et pour les autres, de l'exploitant.
C'est la commission communale de sécurité de Mulhouse qui effectue les contrôles en
matière d'incendie et risque de panique. Elle avait émis un avis favorable à la poursuite de
l'exploitation après avoir constaté que ses prescriptions émises précédemment avaient toutes été
satisfaites.
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S'agissant des autres contrôles, plusieurs observations peuvent être faites. Les factures
fournies établissent que les contrôles obligatoires sont réalisés et l'Amicale a fourni avec sa
réponse les rapports de contrôle relatifs aux exercices récents. Cependant, les rapports des
vérificateurs, consécutifs à ces contrôles, n'ont pas été fournis à la chambre.
5.6.4
Les relations avec le traiteur
L’Amicale met à la disposition du traiteur une cuisine équipée, un bureau, un local de
stockage et deux chambres froides. Une convention, applicable à partir du 1
er
juillet 2008 pour
une durée de trois ans et renouvelable par tacite reconduction, encadre les obligations du
traiteur (article 2).
La tenue de l’inventaire
L'inventaire prévu à l'article 4 de la convention, n’avait jamais été tenu avant le contrôle
de la chambre. Fourni en fin de contrôle, il ne fait pas apparaître la distinction entre les matériels
et ustensiles du traiteur et ceux de l’Amicale. La chambre invite l’Amicale à appliquer cet article
et donc à ajouter un inventaire complet, distinguant les biens de l'Amicale de ceux du traiteur, en
annexe à la convention, ce à quoi l'Amicale s'est engagée.
Le loyer du foyer-restaurant
L’article 3, au point 3.1 indique ceci : «
L'Amicale met ses installations à disposition
contre règlement d'un loyer mensuel de 700 € hors taxes. Elle assure la maintenance des gros
équipements.
». Avant 2008, le traiteur ne payait aucun loyer pour l’utilisation des locaux. Les
modalités de calcul de ce loyer n'ont pas pu être fournies.
Les prix de la prestation (article 4)
Les prix facturés par le traiteur sont fixés de la manière suivante dans la convention :
-
repas normal : 5,10 ;
-
repas gourmet : 6,00 € ;
-
boisson : 0,85 €.
L’article 5 prévoit une formule de révision des prix applicable en cas de variation de plus
de 3 % entre le prix pratiqué et le prix calculé. Le tableau suivant reprend le prix facturé par le
traiteur au cours de la période contrôlée ainsi que le prix calculé par l’Amicale, selon la formule
de révision figurant dans la convention.
Tableau des divers prix sur la période
Tableau 8 :
en €
2009 2010 2011 2012 2013
prix payé
5,10
5,36
5,36
5,77
5,77
prix selon convention
5,202 5,258 5,360 5,477 5,574
Source : Amicale
L’Amicale n'a pas appliqué la formule de révision des prix jusqu’à présent et avoir accepté
les augmentations demandées par le traiteur sans que celui-ci ne les justifie par l'application de la
formule de révision ou par des documents chiffrés. Cette façon de procéder ne constitue pas une
bonne défense des intérêts des membres de l'Amicale, ni de ceux des collectivités qui la
subventionnent.
En complément des prix des repas et des boissons, le traiteur facture un forfait mensuel de
450 € HT pour frais administratif et de gestion. Aucune explication n’a pu être donnée sur le
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fondement de ces frais, les modalités de fixation de leur montant et leur décomposition.
Absence de nouvelle mise en concurrence
L’Amicale fait appel au même traiteur depuis 1996 pour cette activité de restauration. En
2008 la convention datant de 1996 a été revue mais sans avoir effectué au préalable une mise en
concurrence. Pour la chambre, une dépense annuelle de plus de 300 k€ ainsi que le cadre dans
lequel cette activité de restauration s'exerce, justifient une mise en concurrence pour obtenir
l’offre la plus avantageuse.
5.6.5
Les fluides
Selon le point 3.2, «
L'Amicale prend en charge l'électricité, l'eau et le gaz
». Toutefois, la
prise en charge de ces fluides n'apparaît pas dans les comptes l’Amicale (aucune charge pour
l’eau, l’électricité ou le gaz utilisés dans le bâtiment n'est comptabilisée) : ces fluides sont en
réalité pris en charge par la ville de Mulhouse qui ainsi « subventionne » le prestataire de
l’Amicale. Ce constat pose des problèmes de forme et de fond.
Le constat est celui d'une charge importante dans la confection des repas qui ne pèse pas
sur le traiteur, mais sur la Ville. Formellement, cette prise en charge n’apparaît pas dans la
convention et n’est pas valorisée. L'Amicale a précisé dans sa réponse qu'un chiffrage de
l'avantage n'était pas possible en raison de l'absence de compteurs entre le bâtiment de la mairie et
celui de l'Amicale.
Sur le fond, cette pratique pose la question du coût réel du repas qui ne peut être connu du
fait de l'absence de chiffrage du coût de ces fluides notamment.
5.6.6
L’ouverture de l’annexe à Richwiller et le projet d’extension du restaurant
La convention avec le traiteur revue en 2008 n’a pas été mise à jour depuis l’ouverture du
restaurant annexe situé à Richwiller en 2010, dans des locaux mis à disposition par la M2A. La
chambre invite l’Amicale de revoir la convention en y ajoutant les règles de gestion du restaurant
de Richwiller, ce à quoi l'Amicale s'est engagée.
L'Amicale devrait également conclure avec M2A une convention de mise à disposition des
locaux hébergeant le deuxième restaurant à Richwiller, cette mise à disposition se faisant pour le
moment sans aucun document venant l'encadrer et en fixer les obligations réciproques.
Le projet d’extension du restaurant
Le 8 octobre 2011 une convention liant l’Amicale et Mulhouse et M2A (la convention
tient en quatre articles et une page) a été signée dans le but de fixer les «
conditions de
subventionnement des travaux d’extension du restaurant »
. Celle-ci prévoit le versement d’une
subvention d’équipement d’un montant de 159 900 € pour la Ville et 140 100 pour M2A.
L'objectif est d'agrandir le restaurant et viserait également, d'après le président, la réalisation de
certaines mises aux normes. La chambre observe que ce deuxième objectif n'est acté dans aucun
document.
5.6.7
Les tarifs appliqués aux agents et autres usagers du restaurant
La vente des tickets repas se fait au secrétariat de l’Amicale. Des permanences sont
également assurées au restaurant de Richwiller. Les repas sont composés d’une entrée chaude ou
froide, d’un plat principal et d’un formage ou d’un dessert. Les tarifs appliqués par l’Amicale
depuis 2009 apparaissent dans le tableau ci-dessous. Au 1
er
janvier 2013, ils s'élèvent à 4,60 €
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pour le repas agent (« sous-préfecture » et « trésorerie ») et à 5,77 € pour le repas plein tarif (ou
« extérieur »).
Le prix de vente du repas a augmenté de 0,50 € sur la période, soit 12 % depuis 2009. Le
nombre mensuel de tickets est limité à 20 par personne et par type de ticket.
La fixation de ce prix de vente repose sur le prix historiquement pratiqué et ne tient pas
compte de l’ensemble des coûts de fonctionnement à la charge de l’Amicale. Aucune analyse de
coût n’a jamais été réalisée. Afin d’approcher le résultat de l’exploitation de ce foyer-restaurant, la
chambre a tenté de retracer l’ensemble des charges et produits relatifs à cette activité, tiré des
comptes annuels.
Le résultat de l’activité de restauration, détaillé dans le tableau qui suit, est négatif sur
l’ensemble de la période passant de - 46 k€ en 2009 à - 67 k€ en 2012. Cette tendance s’explique
notamment, par l’augmentation des dépenses liées aux prestations du traiteur, + 26 %, alors que
les recettes liées à la vente de tickets-repas n’augmentent que de 14 % et que la subvention reçue
par la collectivité n’évolue pas.
Résultats de la gestion du restaurant par l'Amicale
Tableau 9 :
Montant en k€
2009
2010
2011
2012
12/09
Recettes du restaurant dont :
218
234
241
248
14 %
vente tickets
210
226
233
240
14 %
location restaurant
8
8
8
8
0 %
Subventions Mulhouse et M2A
46
46
46
46
0 %
Total produits du restaurant
264
280
287
294
11 %
Dépenses traiteur
245
274
288
309
26 %
Fluides
Assurances de l'Amicale
Entretien et réparations
0
0
6
3
Achats fournitures restaurant
6
16
5
6
0 %
Contrôle technique restaurant
4
6
0
0
Frais cb restaurant
1
1
2
2
100 %
Amortissements *
54
50
48
41
-24 %
Total charges du restaurant
310
347
349
361
16 %
Résultat exploitation restaurant
-46
-67
-62
-67
-46 %
Sources : comptes annuels, CRC
* amortissements du foyer-restaurant et des biens mobiliers du restaurant et de la cuisine
La chambre rappelle que les charges de fluides sont absentes de ce tableau et devraient
venir encore alourdir ce coût. Il en va de même en ce qui concerne les assurances à la charge de
l'Amicale.
Le tableau ci-dessus permet d’établir la part du coût prise en charge par l’Amicale, pour
chaque repas : en 2012, elle aura été de 1,37 € (67 450 €/49 121 repas), hors assurances. La part
prise en charge par la Ville par repas, du fait de la prise en charge des fluides, n'a pu être calculée
en raison de la non-fourniture d'éléments chiffrés par l'Amicale.
Recommandation n° 6 :
La chambre recommande à l'Amicale de procéder à une analyse
détaillée et complète du coût des repas afin de pouvoir procéder à la fixation de ses tarifs de
repas en toute connaissance de cause.
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5.6.8
La subvention annuelle des collectivités pour le foyer-restaurant
La convention de financement de l’Amicale conclue avec la ville de Mulhouse prévoit une
participation annuelle de 18 000 € au titre du foyer-restaurant. Celle conclue avec la M2A prévoit
le même montant. Dans la pratique, la ville de Mulhouse verse annuellement 28 000 € à
l’Amicale. La convention avec la Ville devrait donc être mise à jour pour tenir compte des
chiffres réels.
Au cours de l'instruction, les collectivités ont précisé que ces participations
correspondaient à une prestation de 1,17 € par repas égale à la prestation interministérielle
d'action sociale. Dans les faits, en partant du nombre de repas annuellement servis et du constat
que celui-ci comprend également des rationnaires retraités (par définition non éligibles à la
prestation en cause), la chambre ne peut souscrire à une telle approche.
Elle invite l’Amicale à revoir les conditions d’octroi de cette participation au repas, en
prévoyant la transmission une fois par an aux deux collectivités du nombre de repas réellement
vendus à leurs agents afin de parvenir à une régularisation de la situation l’année d’après, lors du
versement de la nouvelle subvention.
Si les deux collectivités souhaitent réellement participer au coût du repas de leurs agents
en appliquant la circulaire interministérielle des prestations d'action sociale, il serait utile, tant
dans un but de transparence que de qualité de l'information, de faire apparaître cette décision de
manière explicite dans la convention de subventionnement. Enfin, le coût des fluides ne devrait
plus être pris en charge par Mulhouse mais acquitté par le traiteur et intégré dans le prix.
En tout état de cause, une éventuelle participation des collectivités aux frais de
fonctionnement du restaurant suppose une augmentation du montant annuel de subvention au
foyer-restaurant.
Délibéré à la chambre le 4 février 2014
Le président
Christophe Rosenau