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MINISTÈRE
DE
L'EUROPE
ET
DES
AFFAIRES
ETRANGERES
RÉPUBLIQUE
FRANÇAISE
Paris, le
12
octobre 2017
SG-
3190436
Monsieur le Premier président,
Par
lettre
du
26 juillet, vous
m'avez
adressé les observations définitives de
la
Cour
au
terme
du
contrôle des comptes et de
la
gestion de
l'
Agence pour l'enseignement français
à
l'étranger
(AEFE).
Je
vous
en
remercie.
La
Cour souligne l'importance
d'«
accompagner l'agence dans la mise en place d 'outils de
gestion indispensables, seuls
à
même
de
garantir l'efficacité de son action».
Je
peux vous
assurer que le MEAE, dans son rôle de tutelle, porte une attention particulière
à
cet enjeu
clairement identifié, notamment
en
élaborant dans les prochains mois, en lien constant avec
l'opérateur,
un
plan d'action de renforcement
de
la
gestion et du pilotage de l'agence.
Comme première recommandation,
la
Cour souhaite confier la présidence
du
conseil
d'administration
de
l'Agence
à
une personnalité qualifiée afin
de
mieux distinguer l'exercice
de la tutelle de la gouvernance
de
l'établissement. Je souligne que l'exercice
de
la
tutelle
stratégique exercée par mes services a été renforcé ces quatre dernières années et est
totalement dissocié
de
la
tenue des conseils d'administration
de
l'agence.
Ainsi, deux réunions intenninistérielles, organisées en 2014 et
en
2016, présidées par
le
ministre des Affaires étrangères avec la ministre de !'Education nationale, ont permis d'établir
une feuille de route précise des objectifs stratégiques
du
réseau d'enseignement français
à
l'étranger piloté par l'agence. Deux conférences des moyens, dédiées à l'amélioration de
la
gestion des détachements de personnels de l 'Education nationale
dans
le réseau
d'enseignement français
à
l'étranger ont été organisées avec
la
DGRH du ministère
de
l'éducation nationale en 2015 et en 2017.
Le Contrat d'Objectifs et de Moyens 2016-2018, document
de
cadrage
de
la
tutelle adressé
à
l'opérateur, a été élaboré lors de concertations distinctes
du
conseil d'administration.
Le
conseil d'administration a permis la bonne information des administrateurs des actions de
la
tutelle, sans confusion possible entre
le
pilotage stratégique
et
le
suivi
de
la
gestion courante
lors de cette instance.
Concernant notre volonté de maintenir à
la
présidence du conseil d'administration
de
l'agence
le Directeur général de
la
mondialisation, j'insiste sur le rôle sans équivalent de cet opérateur
dans notre diplomatie d'influence. Ce réseau, unique dans le monde, scolarise près
de
350 000
Monsieur Didier MIGAUD
Premier président
de
la Cour des comptes
13
, rue Cambon
75 100 Paris Cedex
01
élèves (60 % d'étrangers
et
40
%
de
Français) dans 492 établissements implantés dans 137
pays,
et
mobilise 54
%
du
programme 185 soit 354.5M€.
En
outre,
ce
réseau apporte
un
soutien indispensable
aux
familles françaises expatriées (99
.
2M€
du
programme
151
sont
dédiées aux bourses scolaires). Cette double mission
de
service public
et
l'impact
des actions
de
l'agence sur
l'Etat
justifient
une
présence particulière
du
ministère au sein
du
conseil
d'administration.
Enfin, dans
le
contexte actuel,
je
rappelle que le DGM, nommé
par
décret
du
12 juillet 2017,
n'a
pas précédemment exercé
de
fonctions
au
sein de l'agence.
Comme deuxième recommandation,
la
Cour souhaite
la
neutralisation des doubles flux
financiers
en
exécution afin
de
répondre
à
l'obligation de fidélité des comptes de l'opérateur.
Comme
le
soulignent les rapporteurs,
l'
AEFE
a proposé,
en
accord avec
la
tutelle,
une
nouvelle architecture budgétaire
et
comptable de nature
à
concilier l'exigence
de
neutralisation des flux croisés
et
la
conservation
d'une
situation patrimoniale
pour
chaque
établissement
en
gestion directe (EGD), prévue
au
code
de
!'Éducation (art. D452.19
et
0452.20).
La
direction générale des Finances publiques
et
la
direction
du
Budget ont transmis
le
21 juillet 2017
à
l'
Agence
un
nouveau schéma comptable susceptible
de
neutraliser les
doubles flux financiers
en
exécution.
L'
AEFE expertise actuellement
le
schéma comptable
proposé.
De
plus, les développements informatiques nécessaires requièrent une stabilisation
et
une
fiabilisation préalables
du
système d'information budgétaire
et
comptable non effectives
à
ce
jour
.
Ce
système continue à présenter des dysfonctionnements, alors
même
que l'éditeur
est
déjà très
en
retard quant aux livraisons attendues dans
le
cadre
de
la
réforme
de
la
gestion
budgétaire
et
comptable publique.
Je
tiens à souligner
le
soutien
de
la
tutelle dans
la
recherche
de solutions concrètes avec l'éditeur SNEG,
comme
en
témoigne
sa
présence
à
toutes
les
réunions organisées
à
l'initiative
du
contrôleur budgétaire
et
comptable ministériel au sujet
des dysfonctionnements
du
logiciel
AGE
12
1
Au-delà des aspects techniques
et
juridiques,
la
construction
d'une
nouvelle architecture
comptable soulève également
la
question stratégique
du
modèle économique
et
de l'équilibre
du
réseau d'enseignement français à l'étranger. Le modèle économique de
l'
AEFE repose
de
façon croissante sur
la
contribution des parents d'élèves, qui financent
le
réseau à hauteur de
64%. Dans ce contexte,
il
convient de s'assurer que l'évolution de l'architecture budgétaire
et
comptable respecte
la
contribution des familles
et
ne
rompe pas
le
contrat de confiance passé
par !'Agence avec les parents d'élèves des établissements EGD.
La
troisième recommandation concerne
la
garantie
de
séparation de l'ordonnateur
et
du
comptable
au
sein
du
réseau
de
l'
AEFE après
la
mise
en
place
de
la
dématérialisation
de
la
signature
en
qualité d'ordonnateur secondaire des chefs d'établissement
en
gestion directe.
Il
apparaît que les évolutions nécessaires
ont
bien été retranscrites
dans
l'outil
informatique pour
permettre
un
régime d'habilitations conforme
à
la
séparation ordonnateur
et
comptable. Dans
ce cadre,
les
engagements de l'ordonnateur secondaire sont bien signés
et
pris
en
charge sous
sa seule responsabilité.
Pour
garantir cette séparation dans
la
pratique, l
'AEFE
va
proposer
une formation spécifique
pour
les ordonnateurs secondaires relative
à
la
dématérialisation des
signatures ainsi
qu'à
leur responsabilité juridique.
Par
ailleurs,
1'
AEFE
entame une réflexion
sur une séparation physique des fonctions
de
directeur administratif
et
financier (DAF)
et
1
Réunions
avec
l'AEFE, le
CBCM
la
DB,
l'équipe projet
GBCP
à
Bercy
et
la
SNEG
des
12
septembre
2016,
21
novembre
2016, 10
janvier
2017
et
14
mars
2017.
2
d'agent comptable secondaire (ACS) afin
de
prévenir tout risque
de
perte
de
contrôle de
l'ordonnateur secondaire sur les actes dont il porte
la
responsabilité. Cette séparation - qui
pourrait être expérimentée dès 2018
à
l'échelle
d'un
pays
ou
d'une
zone - suppose toutefois
la
création de nouveaux supports d'emploi.
La
quatrième recommandation porte
sur
la
mise en place
d'un
comité
d'audit
dépendant
du
conseil d'administration.
Je
vous confirme être favorable à cette recommandation. Le moment
paraît opportun car
l'
Agence renforce le déploiement d'outils de contrôle interne
et
engage
une
démarche
de
structuration de sa fonction d'audit.
Par
ailleurs,
la
taille de l'établissement,
qui figure parmi les
dix
premiers opérateurs de l'Etat, plaide également
en
ce
sens. Pour
mener
à
bien cette réflexion
et
créer
un
comité
d'audit
opérationnel,
le
ministère s'inspirera
des enseignements positifs qui peuvent être tirés de l'application de dispositifs similaires au
sein des autres opérateurs placés sous
sa
tutelle : Agence Française de Développement, Atout
France, Business France
et
Expertise France. Concernant les modalités de
mise
en
place
et
de
fonctionnement de ce comité, elles seront examinées
en
lien étroit avec
l'
AEFE
et
prendront
en
considération
la
spécificité
du
statut d'établissement public administratif, les enjeux liés
à
la
gouvernance et les attributions de l'établissement.
La
cinquième recommandation porte
sur
la
création
d'une
fonction achat
afm
d'assurer
un
strict respect des règles
en
vigueur.
D'une
manière générale,
la
Cour note l'absence de
politique, de stratégie
et
de
suivi des achats
jusqu'à
l'automne 2016.
En
effet,
le
déploiement
d'une
couverture des segments d'activités les plus significatifs
en
matière de commande
publique a été conduit
en
septembre 2016, après
la
réalisation
d'une
cartographie précise des
marchés publics dans les services centraux
del'
Agence.
La
structuration
de
la
fonction achat
est en cours avec pour objectif de sécuriser les procédures, tout
en
veillant
à
accroître
le
niveau de service rendu
et
à générer des économies. Cette priorité sera renforcée
en
2018 avec
la
création
d'un
poste supplémentaire dédié
à
la
fonction achat et
la
proposition
d'un
schéma
directeur
de
la
commande publique pour les établissements EGD.
Ce
dernier sera accompagné
de formations
pour
les personnels des services centraux et des EGD.
La
Cour préconise en sixième recommandation d'instaurer,
au
sein
de
l'
Agence,
un
comité de
pilotage des systèmes d'information, de
la
doter
d'un
schéma directeur informatique
et
de
déployer
un
plan
de
sécurisation. Depuis
le
début de l'année 2017,
la
société STERN est
en
charge de l'élaboration
du
schéma directeur des systèmes d'information (SDSSI) de l'AEFR
pour
la
période 2017-2020. Ce SDSSI a été présenté
et
validé
en
juin
2017. Il prévoit
notamment
la
création d'
un
comité
de
pilotage stratégique des systèmes d'information présidé
par
le
directeur
del'
Agence, dont
la
prochaine réunion est fixée au 4 octobre prochain, ainsi
que des comités
de
suivi
pour
chaque système d'information (SCOLA, MAGE, AGE12
...
)
et
des groupes de travail plus opérationnels. L'élaboration
de
ce document stratégique
et
la
mise
en
place de cette comitologie,
en
parallèle avec
un
renforcement
du
service des systèmes
d'information, permettront à
l'
Agence et à tous les acteurs
du
réseau de bénéficier
d'un
environnement numérique plus performant
et
de gagner
en
efficacité.
;pour ce qui concerne
la
sécurisation,
un
audit complet des systèmes d'information va être
réalisé pour les services centraux et les établissements en gestion directe. Dans
le
contexte
actuel,
la
question
de
la
cybersécurité constitue une priorité
et
l'
Agence pourra s'appuyer
autant que de besoin sur l'expertise des services informatiques
du
MEAE.
Je
tiens
à
souligner
que
l'
AEFE
est
déjà intégrée à l'infrastructure
du
MEAE
pour
la
gestion
de
la
messagerie
électronique,
de
la
bureautique et des postes de
tr
avail.
Pour
autant
une
réflexion sur
3
l'approfondissement du soutien de la direction des systèmes d'information du MEAE à
l 'AEFE est programmée.
Je
vous
prie de croire, Monsieur le Premier Président,
à
l'assurance de ma respectueuse
considération.
Jean-Yves Le Drian
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