3, place des Grands-Hommes
▪
CS 30059
▪
33064 BORDEAUX CEDEX
T : 05 56 56 47 00
▪
crca@aquitaine-pc.ccomptes.fr
Le vice-président
Le 28 décembre 2015
à
Monsieur le Président
du conseil d’administration
GIP Cuisine publique de Cognac
1 rue Pierre LOTI
16111 COGNAC
Dossier suivi par :
Evelyne Legrand, Greffière de la 4è section
T. 05 56 56 47 56
Contrôle n° 2015-0207
Objet :
notification du rapport d’
observations définitives
relatif à l’examen de la gestion du GIP Cuisine publique de
Cognac
P.J. : un
rapport d’observations définitives
Lettre recommandée avec accusé de réception
Je vous prie de bien vouloir trouver ci-joint le rapport comportant les observations définitives de la chambre
sur la gestion du GIP Cuisine publique de Cognac pour les exercices de 2010 et suivants et la réponse qui a
été apportée.
Je vous rappelle que ce document revêt un caractère confidentiel qu’il vous appartient de protéger. Il
conviendra de l’inscrire à l’ordre du jour de la proche réunion de votre organe collégial de décision, au cours
de laquelle il donnera lieu à un débat. Dans cette perspective, le rapport sera joint à la convocation adressée à
chacun de ses membres.
Dès la tenue de cette réunion, il deviendra communicable à toute personne en faisant la demande, dans les
conditions fixées par la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d'amélioration des relations
entre l'administration et le public et diverses dispositions d'ordre administratif, social et fiscal.
En application de l’article 241
-
18, je vous demande d’informer le greffe de la
date de la plus proche réunion de
votre organe collégial de décision et de lui communiquer en temps utile copie de son ordre du jour.
Enfin, je vous précise qu’en application des dispositions de l’article R. 241
-23 du code précité, le rapport
d’observati
ons et la réponse jointe
sont transmis au préfet ainsi qu’à la directrice départementale des finances
publiques.
Jean-Noël GOUT
3, place des Grands-Hommes
▪
CS 30059
▪
33064 BORDEAUX CEDEX
T : 05 56 56 47 00
▪
crca@aquitaine-pc.ccomptes.fr
RAPPORT D’OBSERVATIONS
DEFINITIVES
Groupement d’Intérêt Public Cuisine Publique de Cognac
Années 2010 et suivantes
La chambre régionale des comptes d'Aquitaine, Poitou-Charentes a examiné le 20 octobre 2015 la gestion du
Groupement d’Intérêt Public Cuisine Publique de Cognac
à compter de 2010.
Le contrôle a porté sur l
e fonctionnement et l’activité de l’organisme, la situation financière et la fiabilité des
comptes ainsi que sur la commande publique.
Rapport d’observations
définitives
▪
GIP Cuisine publique de Cognac
CRC d’Aquitaine, Poitou
-Charentes
3/39
SOMMAIRE
SYNTHESE GENERALE DES OBSERVATIONS PROVISOIRES
....................................................................
5
FICHE RECAPITULATIVE DES RECOMMANDATIONS DE LA CHAMBRE
.....................
7
LA PROCEDURE
..............................................................................................................................................
9
LES OBSERVATIONS
......................................................................................................................................
10
1.
LA CREATION DU GIP
..........................................................................................................................
10
1.1.
Les circonstances ayant présidé à la création du GIP
........................................................................
10
1.2.
La constitution du GIP
........................................................................................................................
10
2.
LE FONCTIONNEMENT ET
L’ORGANISATION DU GI
P
......................................................................
11
2.1.
Les documents cadres
........................................................................................................................
11
2.1.1.
La convention constitutive
.........................................................................................................
11
2.1.2.
Le règlement financier
...............................................................................................................
12
2.1.3.
Le règlement intérieur
...............................................................................................................
13
2.2.
La mise à disposition des locaux
........................................................................................................
13
2.3.
Des documents contractuels non signés ou approuvés après leur prise d’effet
.................................
13
3.
LA FIABILITE DES COMPTES ET
L’INFORMATION FINANC
IERE
....................................................
14
3.1.
Le non rattachement des charges et des produits à l’exercice
...........................................................
14
3.2.
L’absence d’amortissement et de reprise des subventions
.................................................................
15
3.3.
Des bilans non équilibrés
....................................................................................................................
15
3.4.
L’absence d’affectation du résultat et de report à nouveau
.................................................................
17
3.5.
La non comptabilisation des stocks en 2011
......................................................................................
17
3.6.
Des incohérences entre le compte de résultat et le tableau de développement des dépenses et des
recettes budgétaires en 2011
........................................................................................................................
17
3.7.
Le calcul de la capacité d’autofinancement
........................................................................................
18
4.
L’ANALYSE
FINANCIERE
.....................................................................................................................
18
4.1.
Le compte de résultat
.........................................................................................................................
18
4.1.1.
L’évolution des charges et des produits
....................................................................................
18
4.1.2.
La structure des dépenses de fonctionnement
..........................................................................
20
4.1.3.
Le résultat comptable
................................................................................................................
21
4.2.
Le bilan
...............................................................................................................................................
22
5.
L’ACTIVITE DU GIP
...............................................................................................................................
22
5.1.
L’organisation de la production et la livraison
.....................................................................................
23
5.1.1.
L’organisation de la production
..................................................................................................
23
5.1.2.
La livraison
................................................................................................................................
24
5.2.
La production
......................................................................................................................................
24
5.2.1.
Le nombre de repas produits au cours de la période
................................................................
24
5.2.2.
Une production inférieure aux prévisions
..................................................................................
26
5.3.
Le coût des repas
...............................................................................................................................
28
5.4.
La qualité des repas
...........................................................................................................................
29
5.4.1.
La qualité des repas à travers les enquêtes de satisfaction
......................................................
29
Rapport d’observations
définitives
▪
GIP Cuisine publique de Cognac
CRC d’Aquitaine, Poitou
-Charentes
4/39
5.4.2.
Les inspections sanitaires
.........................................................................................................
30
6.
LE PERSONNEL
....................................................................................................................................
30
6.1.
Les effectifs
........................................................................................................................................
30
6.2.
les fonctions support confiées à d’autres structures
...........................................................................
31
6.2.1.
Le service informatique du GIP
.................................................................................................
31
6.2.2.
Le service diététique du GIP
.....................................................................................................
31
6.2.3.
Le service marchés publics du GIP
...........................................................................................
32
6.2.4.
L’externalisation de la paie du
personnel GIP
...........................................................................
32
6.3.
Le temps de travail et l’organisation du travail
....................................................................................
32
6.3.1.
Le temps de travail et de repos
.................................................................................................
32
6.3.2.
L’absence d’annualisation du temps de travail
..........................................................................
33
6.3.3.
Les heures supplémentaires
.....................................................................................................
33
6.3.4.
L’absentéisme pour maladie ordinaire
.......................................................................................
34
6.4.
Le dialogue social
...............................................................................................................................
35
6.4.1.
Les instances de concertation et de négociation
.......................................................................
35
6.4.2.
Les documents d’information
....................................................................................................
36
7.
LA COMMANDE PUBLIQUE
.................................................................................................................
36
7.1.
Cadre général de la commande publique
...........................................................................................
36
7.2.
Les achats du gip entre 2010 et 2012
.................................................................................................
37
7.2.1.
Le recours à un intermédiaire « facilitateur »
.............................................................................
37
7.2.2.
L’absence de respect du code des marchés publics
.................................................................
37
7.3.
Les achats du GIP à compter de 2013
...............................................................................................
38
Rapport d’observations
définitives
▪
GIP Cuisine publique de Cognac
CRC d’Aquitaine, Poitou
-Charentes
5/39
SYNTHESE GENERALE DES OBSERVATIONS DEFINITIVES
sur les comptes et la gestion d
u Groupement d’Intérêt Public Cuisine Publique de C
ognac
Exercices 2010 à 2014
Le groupement d’intérêt public (GIP) Cuisine publique de Cognac, créé en juin 2010 pour une durée de quinze
ans renouvelable, est le fruit d’un rapprochement entre la commu
ne de Cognac et le centre hospitalier
intercommunal du pays de Cognac (CHIPC). La ville possédait depuis 2006 une cuisine centrale
surdimensionnée par rapport à ses besoins et l’hôpital, suite aux difficultés rencontrées au cours de son
opération de recons
truction sur le site de Châteaubernard, n’était plus en mesure d’assumer les coûts de
réalisation d’une nouvelle unité de production de repas.
Le groupement produit et livre plus de 480 000 repas par an auprès des trois membres fondateurs que sont la
ville de Cognac (198 706 repas en 2014), le CCAS de Cognac (39 677 repas) et le CHIPC (243 957 repas).
Le GIP compte 33 collaborateurs (26,7 ETP
1
fin 2014) dont une très grande majorité
d’
agents mis à
disposition par la ville (16,4 ETP) et l’hôpital (13,1 ET
P).
En plus de la convention constitutive qui prévoit les grands principes d’organisation et de fonctionnement du
groupement, le règlement financier, modifié à plusieurs reprises, fixe les principes de la gestion et de la tenue
des comptes. Un appel de fonds mensuel est envoyé aux membres du GIP, dont le montant est calculé en
fonction du nombre et du type de repas produits.
Les recettes de fonctionnement, constituée
s par les contributions des membres (2,9 M€ en 2014)
, couvrent
les charges de fonctionnement affectées à 85 % aux achats de matières premières et aux dépenses de
personnel. Compte tenu de son mode de financement, le GIP a vocation à dégager un résultat nul ou proche
de zéro. Aucun investissement n’est effectué par le groupement, la ville de Cognac prenant en charge les
investissements réalisés dans les locaux de son ancienne cuisine centrale. En contrepartie de la mise à
disposition du bâtiment, le groupement verse un loyer à la collectivité intégrant l’amortissement des biens
meubles et immeubles (169 k€ en 2014).
En 2014, le prix moyen des repas livrés s’élevait à 5,5 € avec des différences significatives selon le
type de
repas produits
: 4,8 € pour la ville (essentiellement pour les crèches et les cantines scolaires), 6,3 € pour le
CCAS (avec un service de portage à domicile) et 6 € pour le centre hospitalier (qui possède des exigences
particulières en terme de régime alimentaire).
L’instruction a mis en lumière d’importants dysfonctionnements de nature comptable et juridique. Le GIP
connaît des difficultés liées, d’une part, à la fiabilité de ses comptes et, d’autre part, à la régularité de certaines
procédures.
En matière de fiabilité des comptes, de nombreuses anomalies ont été constatées dans les comptes financiers
des exercices examinés. Certaines erreurs ont pour origine une mauvaise application des dispositions
prévues par l’instruction comptable M91.
1
Equivalent temps plein
Rapport d’observations
définitives
▪
GIP Cuisine publique de Cognac
CRC d’Aquitaine, Poitou
-Charentes
6/39
En n
égligeant de rattacher l’ensemble des charges et des produits à l’exercice comptable auxquels ils se
rapportent, le GIP ne respecte pas le principe d’indépendance des exercices. De plus, il n’a pas procédé aux
écritures d’amortissement de ses immobilisatio
ns, acquises en 2011 et 2012, ni à celles de la reprise de la
subvention d’investissement reçue pour l’acquisition de l’une d’entre elles. Le résultat de l’exercice ne fait pas
l’objet d’une procédure d’affectation ou de report comme le prévoit l’instructi
on comptable M91. Enfin, la
méthode utilisée de calcul de la capacité d’autofinancement n’est pas conforme à celle prévue par le
règlement financier du GIP.
Par ailleurs, l’absence de maîtrise du logiciel comptable, associée à des négligences dans le cont
rôle des
comptes financiers avant leur signature, ont conduit le groupement à présenter des bilans déséquilibrés sur
toute la période examinée.
Du point de vue juridique, des insuffisances liées à la régularité de certaines procédures ont été observées.
En ce qui concerne ses achats, le GIP ne suit pas les obligations du code des marchés publics auquel il est
assujetti, même si des améliorations en matière de mise en concurrence ont été introduites à compter de
2012. Par ailleurs, la composition de la comm
ission d’appel d’offres ne respecte pas les dispositions de la
convention constitutive. Il est donc urgent et impératif que le groupement sécurise ses procédures d’achat et
se conforme désormais au code des marchés publics.
Les dispositions relatives au personnel sont fixées dans le règlement intérieur qui prévoit, entre autre, la mise
en place d’un comité consultatif sur le modèle des comités techniques prévus dans les textes relatifs aux GIP.
Or, le mode de désignation des membres du comité consultatif ne respecte pas les dispositions
réglementaires et la fréquence de ses réunions n’est pas conforme au règlement intérieur.
Les rapports annuels, exigés par la convention constitutive, et/ou
les bilans sociaux annuels, imposés par la
réglementation, n’ont
pas été établis.
A l’issue de cinq années
d’existence
, bien que des améliorations sensibles aient été apportées dans la gestion
du GIP, un important travail reste à faire afin de fiabiliser les comptes, de respecter les dispositions du code
des marchés publics et de mettre à jour les documents cadres qui régissent le fonctionnement du groupement.
Rapport d’observations
définitives
▪
GIP Cuisine publique de Cognac
CRC d’Aquitaine, Poitou
-Charentes
7/39
RAPPORT D’OBSERVATIONS
DEFINITIVES
Groupement d’Intérêt Public Cuisine Publique de Cognac
FICHE RECAPITULATIVE DES RECOMMANDATIONS DE LA CHAMBRE
Les juridictions financières examinent les suites réservées à leurs recommandations
et les évaluent en fonction du niveau de mise en œuvre
Les cotations utilisées sont les suivantes :
- «
recommandations totalement mises en œuvre
» ;
- « recommandations
partiellement mise en œuvre" qui ont fait l'objet d'un commencement d'exécution ou d'un
engagement à les mettre en œuvre
;
- «
recommandations à suivre" qui, pour diverses raisons, n’ont pas fait l’objet d'une mise en œuvre totale ou
partielle et qui sont maintenues par la chambre ;
- « recommandations devenues sans objet ».
Ce suivi intervient soit immédiatement au vu des réponses apportées entre la notification du rapport
d’observations provisoires et celles du rapport d’observations définitives, soit lo
rs du contrôle suivant.
Cette fiche établit la liste des recommandations formulées par la chambre régionale des comptes d’Aquitaine,
Poitou-Charentes et les suites qui leur ont été réservées.
Recommandations à mettre en œuvre
N°1
Procéder à la mise à jour des documents cadres du GIP : compléter la convention constitutive
et le règlement intérieur afin de prendre en compte les personnels sous contrat de travail GIP.
N°2
Rappel à une obligation juridique : procéder au rattachement des charges et des produits à
l’exercice auxquels ils se rapportent, à l’amortissement d
es immobilisations inscrites au bilan
et à la reprise de la
subvention d’investissement
.
N°3
S’assurer de l’équilibre des bilans avant la présentation du compte financier en veillant à
l’e
xacte reprise des comptes de la balance et en procédant,
le cas échéant, à l’affectation
ou
au report
des résultats de l’exercice
.
N°4
Procéder à une régularisation des contributions des membres afin de répartir les éventuels
bénéfices dégagés de l’exploi
tation
(le GIP n’ayant pas vocation à accumuler des reports à
nouveau).
N°5
Respecter le mode de calcul de la CAF figurant dans le règlement financier du GIP en y
intégrant les variations de stocks et/ou expliciter le mode de calcul retenu en présentant une
CAF avant et après neutralisation des variations de stocks.
N°6
Rappel à une obligation juridique : se conformer aux dispositions du décret n°2013-292 pour
la désignation des membres du comité consultatif et respecter les dispositions prévues par le
règlement intérieur quant au nombre de réunions annuelles du comité.
Rapport d’observations
définitives
▪
GIP Cuisine publique de Cognac
CRC d’Aquitaine, Poitou
-Charentes
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N°7
Rappel à une obligation juridique : élaborer le rapport annuel conformément aux dispositions
prévues dans la convention constitutive du groupement ainsi que le bilan social prévu par le
décret du 5 avril 2013.
N°8
S
e conformer à l’article 19 de la convention constitutive fixant le nombre de membres siégeant
à la CAO.
N°9
Rappel à une obligation juridique : respecter les dispositions du code des marchés publics
pour les achats réalisés par le GIP.
Rapport d’observations
définitives
▪
GIP Cuisine publique de Cognac
CRC d’Aquitaine, Poitou
-Charentes
9/39
LA PROCEDURE
Le contrôle a été effectué dans le cadre du programme 2015 de la chambre.
L’ouverture du contrôle a été notifiée à M. Patrick Gentet, ordonnateur
en fonctions, par lettre du 21 janvier
2015 et à M. Chantal-Joseph Payet, son prédécesseur, par lettre 12 février 2015. M. Michel Gourinchas,
président du conseil d’administration du groupement
en fonctions au moment de
l’ouverture du contrôle
a été
informé par courrie
r du 21 janvier 2015. Ce dernier a également été destinataire d’une
lettre qui lui a été
adressée le 12 mars 2015
en tant qu’ordonnateur
par intérim pour la période du 13 décembre 2012 au
31 juillet 2012.
Les entretiens préalables prévus par le code des juridictions financières ont eu lieu le 22 mai 2015 avec
MM. Gentet et Gourinchas et le 12 mai 2015, par téléphone, avec M. Payet.
Lors de sa séance du 25 juin 2015, la chambre a formulé des observations provisoires qui ont été adressées à
l’ordonnateur en
fonctions et à ses prédécesseurs. Des extraits ont également été adressés au président du
conseil d’administration du GIP et à son prédécesseur, au maire de Cognac, au directeur du centre hospitalier
intercommunal du pays de Cognac (CHIPC), à M. Mouhot, ancien maire de Cognac,
ainsi qu’aux sociétés
EC6, CGESTA et AGAP
’pro
.
L‘ordonnateur en fonctions a répondu par lettre du 24 août 2015.
Il indique que «
la direction du GIP
poursuivra l’amélioration déjà engagée depuis 2012
du fonctionnement administratif, comptable et juridique du
GIP en tenant compte des observations et recommandations émises qui seront progressivement mises en
œuvre
».
Trois autres réponses ont été reçues par la chambre. La société CGESTA a répondu le 28 juillet 2015, la
société EC6 Sud-Ouest le 22 septembre 2015 et le directeur du CHIPC le 23 septembre 2015.
Rapport d’observations
définitives
▪
GIP Cuisine publique de Cognac
CRC d’Aquitaine, Poitou
-Charentes
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LES OBSERVATIONS
1.
LA CREATION DU GIP
1.1.
L
ES CIRCONSTANCES AYANT PRESIDE A LA CREATION DU
GIP
La ville de Cognac possédait depuis 2006 une cuisine centrale calibrée pour produire plus de 400 000 repas
par an
alors que les besoins de la collectivité s’élevaient à environ
230 000 repas. Le Conseil général, qui
avait un temps été approché pour la production des repas destinés aux collèges,
n’
a finalement pas donné
suite à ce projet de coopération.
De son côté, le centre hospitalier du pays de Cognac (CHIPC) avait prévu de construire une cuisine sur son
nouveau site de Châteaubernard (commune limitrophe de Cognac). U
n acte d’engagement a
vait été signé à
cet effet avec un cuisiniste en octobre 2007 pour un coût de 786
249 € TTC
. Le projet de reconstruction de
l’hôpital a
yant rencontré de nombreuses difficultés techniques et financières,
le conseil d’administration de
l’établissement a décidé
, en mars 2009,
d’abandonner la construction d’une cuisine hospitalière et de ré
silier
le marché passé un an et demi auparavant.
L’idée d’une mutualisation de la restauration collective
entre la ville de Cognac
et l’hôpital
a émergé sous
l’impulsion du maire qui était également président du conseil d’administration du centre hospitalier.
La
commune trouvait dans cette solution l’opportunité d’amortir un équipement surdimensionné et l’hôpital y
voyait un moyen de réduire les coûts de construction de son nouveau bâtiment et de faire face à la menace de
fermeture
pesant sur son ancienne cuisine qui n’était plus aux normes.
Par ailleurs, compte tenu de
l’allongement de la durée du chantier, l’externalisation temporaire de la prestation aurait entrainé des
difficultés de reclassement pour les agents hospitaliers en charge de la restauration (16 équivalents temps
plein).
1.2.
L
A CONSTITUTION DU
GIP
La convention constitutive du GIP a été signée en juin 2010 par le maire de Cognac, le directeur du centre
hospitalier et la vice-présidente du CCAS de Cognac. Conformément aux dispositions du décret n°88-1034 du
7 novembre 1988, ce document a été approuvé par arrêté préfectoral du 16 juin 2010.
La première réunion du conseil d’administration s’est tenu
e le 13 juillet 2010. A cette occasion, le président du
conseil d’administration a été désigné
en la personne du maire de Cognac et la vice-présidence est revenue
au directeur de l’hôpital
2
.
La
commission d’appel d’offres
a été constituée, le règlement intérieur approuvé
ainsi que le principe de la mise à disposition de personnels municipal et hospitalier.
2
Présidé par le maire de Cognac
jusqu’au 14 avril 2015 puis par le directeur du CHIPC à compter du 15 avril 2015
.
Rapport d’observations
définitives
▪
GIP Cuisine publique de Cognac
CRC d’Aquitaine, Poitou
-Charentes
11/39
2.
LE FONCTIONNEMENT
ET L’ORGANISATION
DU GIP
2.1.
L
ES DOCUMENTS CADRES
2.1.1.
La convention constitutive
La convention constitutive est
l’acte fondateur du groupement qui fixe les grands principes de son organis
ation
et de son fonctionnement. Elle a été modifiée à deux reprises. Une première fois en avril 2012 pour permettre
le recrutement direct de personnel, ce que n’autorisait pas la version initiale, et
une seconde fois en novembre
2013 pour se conformer aux dispositions des décrets n°2012-91 du 26 janvier 2012 relatif aux groupements
d’intérêt publics et n°2013
-292 du 5 avril 2013 relatif au régime de droit applicable aux personnels des GIP.
Le GIP Cuisine publique de Cognac est une personne morale de droit public
dotée de l’autonomie
administrative et financière. Le groupement est constitué entre la ville de Cognac, le CCAS de Cognac et le
centre hospitalier intercommunal du pays de Cognac (CHIPC), afin «
d’organiser et de faire fonctionner
l’activité cuisine centr
ale pour ses membres
»
qui s’engagent à ne pas recourir à d’autres structures
.
La fourniture de repas à des personnes publiques ou privées non membres de la structure
n’est
donc pas
autorisée. En revanche, les deux principaux membres du groupement revendent des repas à des tiers : le
CHIPC aux sapeurs-
pompiers en vertu d’une convention signée en 2008 (1 034 repas livrés en 2014 soit
0,4
% des repas annuels facturés au CHIPC) et la commune à l’hôpital de jour rattaché au centre hospitalier
Camille Claudel
3
selon les dispositions d’une convention datant de 1997 (2
480 repas fournis en 2014 soit
1,2 % des repas facturés à la ville de Cognac).
Le groupement
prend effet au jour de l’approbation de la convention
(arrêté préfectoral du 16 juin 2010) pour
une dur
ée de 15 ans, renouvelable. Les membres ne peuvent se retirer qu’au terme de chaque période
quinquennale suivant leur adhésion avec prise d’effet à l’expiration d’un exercice budgétaire.
Le GIP est constitué sans capital. Son fonctionnement est assuré sous la forme de contributions annuelles
versées par ses membres
et par la mise à disposition d’équipements, de locaux et de personnel faisant l’objet
d’un remboursement systématique de la part du
groupement.
Compte tenu du faible nombre de membres, le co
nseil d’administration
, qui se réunit au moins deux fois par
an,
tient lieu et place d’assemblée générale
4
. Il est constitué de trois représentants de la ville de Cognac, deux
représentants du CCAS de Cognac et cinq représentants du CHIPC. Le directeur général des services de la
ville et le directeur du CCAS assistent aux réunions avec voix consultatives.
En cas d’égalité, la voix du
président est prépondérante. Cette disposition n’est pas sans importance dans la mesure où le centre
hospitalier dispose du même nombre de voix que la commune et le CCAS réunis.
Le directeur, désigné par le conseil d’administration, possède la qualité d’ordonnateur.
La tenue des comptes
est assurée selon les dispositions prévues par la nomenclature M91 et les achats du groupement sont soumis
au code des marchés publics.
Les GIP sont désormais régies par les dispositions de la loi n°2011-525 du 17 mai 2011 de simplification et
d’amélioration de la qualité du droit et
du décret n°2012-91 du 26 janvier 2012. Leurs conventions
constitutives devaient être mises en conformité avec ces textes dans un délai de deux ans suivant la
3
Etablissement public de santé mentale de la Charente, dont le siège est situé à La Couronne.
4
Disposition prévue la loi 2010-254 du 10 mars 2010 si le nombre de membres du GIP est inférieur à 15.
Rapport d’observations
définitives
▪
GIP Cuisine publique de Cognac
CRC d’Aquitaine, Poitou
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promulgation de la loi
. L’arrêté préfectoral du 15 décembre 2014 approuve l’avenant n°2
délibéré par le
conseil d’administration
le 20 novembre 2013 dont l’obj
et est de conformer la convention constitutive aux
nouvelles dispositions. La chambre constate toutefois que cet avenant est intervenu tardivement
et qu’il a fait
l’objet d’une transmission au préfet onze mois plus tard (courrier du 24 octobre 2014). Norma
lement, les GIP
existants avaient jusqu’au 1
7 mai 2013 pour mettre leurs statuts en conformité avec les dispositions de la
nouvelle loi.
La convention constitutive est désormais conforme aux textes en vigueur,
à l’exception de son article 14
« Personnels
–
Mise à disposition »
qui omet de préciser si les personnels propres du groupement et son
directeur sont soumis aux dispositions du code du travail ou à un régime de droit public déterminé par décret
en conseil d’Etat
5
.
Il conviendrait donc d’apporter un complément à la convention afin de préciser à quel
régime est soumis le personnel directement recruté par le GIP.
2.1.2.
Le règlement financier
Le règlement financier, fixant les principes de la gestion et de la tenue des comptes, a été voté le 23
novembre 2010.
Ce document a fait l’objet de plusieurs compléments et modifications pour permettre, entre
autres, l
’intervention d
es informaticiens et des diététiciennes du CHIPC, la facturation de prestations
alimentaires diverses hors dotations ou le paiement du personnel directement recruté par le groupement.
Chaque année, avant le 30 novembre,
le conseil d’administration est appelé à voter un
état prévisionnel des
recettes et des dépenses (EPRD). Un appel de fonds mensuel est envoyé aux membres du GIP. Son montant
est calculé en fonction du nombre de repas pondéré pour le compte 601 - Achats stockés matières premières
alimentaires et emballages
–
et du nombre de repas bruts pour les autres postes de dépenses du compte 60.
Les coefficients de pondération appliqués varient de 0,4 à 1,05 selon le type de repas produits :
-
0,4 pour les crèches ;
-
0,6 pour les maternelles ;
-
0,8 pour les primaires ;
-
1
,05 pour le self de l’hôpital
;
-
1 pour un déjeuner adulte et 0,9 pour un diner adulte.
Pour les charges fixes et les comptes d’immobilisations,
une clé de répartition a été arrêtée. 53,5 % de ces
dépenses sont pris en charge par le CHIPC, 37,2 % par la ville et 9,3 % par le CCAS.
Une régularisation annuelle est effectuée en janvier N+1 sur la base du recours effectif aux services du GIP.
La fourniture de prestations annexes et/ou accessoires,
qui n’était pas prévue dans la version initiale,
fait
désormais l’objet d’une liste (non exhaustive).
Leur facturation se fait mensuellement
au prix d’achat des
marchandises.
Dans la première version du règlement financier, la partie relative aux immobilisations (section 9 de l’article 2)
était ainsi rédigée :
« L
’entretien des bâtiments est assuré
pour les locaux de la cuisine centrale par la mairie
de Cognac, pour les locaux de l’office relais par le centre hospitalier.
L
’acquisition du matériel est assuré
e par
le GIP Cuisine Publique de Cognac
». Ces dispositions
n’
étaient pas respectées dans les faits car les seuls
équipements immobilisés acquis par le GIP depuis sa création sont deux logiciels achetés en 2011 et 2012,
pour un montant total de 22 914
€.
5
Décret n°2013-292 du 5 avril 2013
Rapport d’observations
définitives
▪
GIP Cuisine publique de Cognac
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13/39
Les modifications rédactionnelles apportées en 2013 tiennent compte du fonctionnement réel du groupement.
Elles prévoient désormais que
« l
’entretien des bâtiments est assuré pour
les locaux de la cuisine centrale par
la mairie de Cognac, pour les locaux de l’office relais par le centre hospitalier
.
L’acquisition du matériel
par
destination (à savoir totalement essentiel à la réalisation de l
’activité de production et rattaché à l’usage du
bâtiment) est assuré par la ville de Cognac. Les dépenses informatiques sont assurées par le CHIPC dont les
modalités sont définies par voie de convention ».
2.1.3.
Le règlement intérieur
Un règlement intérieur du personnel
a été approuvé par le conseil d’administration
le 13 juillet 2010. Il
s’a
dresse aux personnels mis à disposition par la ville de Cognac et par le CHIPC et vise à compléter les
dispositions
statutaires qui s’appliquent à ces agents.
Or, depuis une délibération votée le 26 avril 2012, le GIP peut désormais «
procéder accessoirement à ses
propres recrutement
». Il conviendrait donc de réviser le règlement intérieur afin de tenir compte de cette
nouvelle catégorie de personnel.
2.2.
L
A MISE A DISPOSITION DES LOCAUX
Les locaux occupés par le groupement sont ceux de l’ancienne cuisine centrale communale
qui est mise à
disposition par convention pour une durée de quinze ans renouvelable.
La signature du document est intervenue assez tardivement, le 4 novembre 2010, postérieurement à la date
de création du GIP (approuvée
par un arrêté préfectoral du 16 juin 2010) et à son début d’activité (les
premiers mandatements datent du mois d’août 2010)
.
La redevance annuelle est fixée à 146 636
€
, basée sur le coût des investissements hors taxe restant à la
charge de la ville sur une durée d’amortissement de vingt ans
au taux de 4,25 %
6
.
S’y ajoute la valeur des
biens mobiliers mis à disposition calculée sur la base de la valeur d’amortissement annuelle de ces biens.
Tableau 1.
Redevance pour l’occupation des locaux
En € HT
Coût des travaux de la cuisine centrale
2 324
714,79 €
Coût des honoraires
(maîtrise d’œuvre etc.)
254
755,32 €
Coût total de construction
2 579
470,11 €
Subventions perçues
629
040,00 €
Coût restant à la charge de la ville
1 950
430,11 €
Charge amortissable sur 20 ans
146
635,87 €
Source : délibération du conseil municipal de Cognac n°88 du 24 juin 2010
2.3.
D
ES DOCUMENTS CONTRACTUELS NON SIGNES OU APPROUVES APRES LEUR PRISE D
’
EFFET
Au cours de l’instruction, il a été constaté que certains documents contractuels
ont été approuvés tardivement,
après leur prise d’effet.
Ainsi, par exemple, la convention de mise à disposition de la cuisine a été conclue le
20 octobre 2010 pour une prise d’effet dès le mois d’août. La convention de prestation de services
6
La délibération du conseil municipal de Cognac du 24 juin 2010 indiquait un taux de 4,5 %, mais le calcul de la
redevance fait ressortir un taux de 4,25 %.
Rapport d’observations
définitives
▪
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14/39
d’administration des marchés publics liant le GIP et la ville de Cognac a été s
ignée le 20 novembre 2013 pour
une application à compter du 1
er
août 2012. De même, l’avenant numéro 2 au règlement financier
, instaurant
la
mise à disposition de diététiciennes du CHIPC, a été validé par le conseil d’administration du groupement le
10 septembre 2014
pour une prise d’effet au 1
er
janvier 2014.
3.
LA FIABILITE DES COMPTES
ET L’INFORMATION FIN
ANCIERE
De nombreuses anomalies ont été constatées dans les comptes financiers des exercices examinés. Ces
erreurs ont pour origine, d’une part, une mauvaise application des dispositions prévues par l’instruction
comptable M91,
et, d’autre part, des d
ysfonctionnements intervenus dans la reprise des comptes des
balances aux bilans. Les montants ne sont pas toujours très importants, mais au regard du volume financier
que représente le GIP et de la récurrence des anomalies, ces dernières entachent la sincérité et la fiabilité des
comptes.
3.1.
L
E NON RATTACHEMENT DES CHARGES ET DES PRODUITS A L
’
EXERCICE
L’instruction budgétaire et comptable M91 applicable au G
IP précise que le rattachement des charges et des
produits à l’exercice est effectué en application du principe d’indépendance des exercices. Il vise à faire
apparaître dans le résultat d’un exercice donné les charges et les produits qui s’y rapportent.
La technique des « charges à payer et des produits à recevoir » permet le rattachement des dépenses et des
recettes de la section de fonctionnement dont le service est fait avant le 31 décembre de l’année intéressée
mais pour lesquels, à cette date, l’établissement n’a pas reçu les justificatifs nécessaires au paiement des
dépenses et n’a pas procédé à la liquidation définitive des recettes.
Ces opérations revêtent parfois un caractère évaluatif mais le rattachement ne peut être correctement évalué
que si
les opérations d’engagement, d’ordonnancement et de liquidation sont consignées dans l
a comptabilité
administrative.
Au cours de l’instruction, l’ordonnateur a indiqué
que la journée complémentaire permettait
d’
apurer la plus grande partie des factures parvenues tardivement et
qu’il
ne procédait pas au chiffrage de ces
rattachements.
Toutefois, il a été constaté que des dépenses de fonctionnement enregistrées en année N concernaient
régulièrement
l’exercice précédent
pour des montants de près de 20
000 €
en 2012, 12
000 € en 2013
et
13 000
€
en 2014. Ce
tte absence de rattachement des charges à l’exercice auquel elles se rapportent
, même
si les sommes en jeu sont relativement faibles, entache la sincérité du résultat comptable des exercices
concernés au regard
des dispositions prévues par l’instruction
M91.
Tableau 2.
Cumul des montants des factures de l’exercice n
-
1 mandatées l’exercice n
En €
2011
2012
2013
2014
Factures N-1 comptabilisées en N
6 907
19 605
11 677
13 112
Résultat de l’exercice au compte
financier
3 555
-13 283
21 195
43 455
Source : comptes financiers
Rapport d’observations
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GIP Cuisine publique de Cognac
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3.2.
L’
ABSENCE D
’
AMORTISSEMENT ET DE REPRISE DES SUBVENTIONS
Le GIP n’investit pas
et seules deux immobilisations incorporelles relatives à des acquisitions de logiciels
figurent
à l’actif d
e son bilan. Le premier logiciel acheté
538,20 €
en 2011
gère la centrale d’enregistrement
des températures et le second est une application de gestion de la production assistée par ordinateur, acquise
en 2012 pour 22 837,62
€
. La
subvention d’investissement
qui apparaît au passif du bilan a trait à cette
acquisition.
Tableau 3.
Actif immobilisé et capitaux propres du GIP
En €
2010
2011
2012
2013
2014
Actif net
Immobilisations incorporelles c/205 et 215
538,20
23 375,82
23 375,82
23 375,82
Passif
Subventions d'investissement c/131
22 837,62
22 837,62
22 837,62
Source : comptes financiers
Les immobilisations doivent faire
l’objet d’amortissements à porter aux subdivisions du compte 28. A chaque
arrêté des comptes, la valeur comptable nette du bien résulte de l’application du plan d’amortissement à
sa
valeur d’entrée. Les immobilisations entièrement amorties demeurent inscrites au bilan tant qu’elles subsistent
dans l’établissement.
Or, l’immobilisation incorporelle inscrite à l’actif du GIP n’a fait l’objet d’aucune écriture
d’amortissement.
L’instruction
M91 prévoit en outre la technique de «
l’amortissement neutralisé
» dans le cas où la charge de
renouvellement des biens dont dispose l’établissement ne lui incombe pas
. Dans ce cas, il ne lui est donc pas
nécessaire de dégager des ressources pour financer le renouvellement. La diminution de la valeur des
éléments d’actif
doit être constatée mais la charge générée
est neutralisée par la constatation d’un produit
exceptionnel.
Cette procédure de l’amortissement neutralisé pourrait s’appliquer
au GIP puisqu’au cours de
l’instruction, l’ordonnateur a précisé
que le groupement ne procèderait plus à aucun investissement.
Par ailleurs, les subventions
d’investissement renouvelables
inscrites au compte 131, constituent des moyens
de financement extérieurs affectés à des éléments d’actifs. Le compte 131 est donc destiné à faire
apparaître
au bilan le montant des subventions d’investissement reçues, jusqu’à ce qu’elles aient rempli leur objet, et à
permettre aux établissements subventionnés d’échelonner sur plusieurs exercices la constatation de
l’enrichissement provenant de ces subventions. Elles ne peuvent s’accumuler au passif du bilan et ont
vocation à disparaître.
Ces subventions doivent être reprises en recettes de fonctionnement par le crédit du compte 777
« quote-part
des subventions d’investissement virée au résultat
de l
’exercice
»
en contrepartie d’un mouvement débiteur au
compte 139. Ainsi, seul reste au bilan le montant net de la subvention d’investissement non encore virée au
compte de résultat. Or, le GIP
n’a pas procédé aux écritures de reprises de subventions au c
ours des
exercices 2013 et 2014.
3.3.
D
ES BILANS NON EQUILIBRES
Les bilans présentés dans les comptes financiers 2011, 2012, 2013 et 2014 ne sont pas équilibrés, le total de
l’actif n’ét
ant pas égal au total du passif.
Rapport d’observations
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Tableau 4.
Déséquilibres bilanciels
En €
Actif apparaissant au bilan du compte financier
2010
2011
2012
2013
2014
Immobilisations (compte 20)
0
0
23 376
0
23 376
Stocks (comptes 31/32)
51 678
51 678
14 406
40 000
59 600
Créances d'exploitation (compte 41)
502 217
75
27 078
64 856
120 132
Trésorerie (compte 515)
303 223
265 743
309 516
81 915
27 382
Total actif apparaissant au bilan
857 118
317 495
374 376
186 771
230 490
Passif apparaissant au bilan du compte financier
2010
2011
2012
2013
2014
Report à nouveau (compte 11)
11 468
Subventions (compte 13)
0
0
22 838
22 838
22 838
Dettes d'exploitation (compte 40)
857 118
314 478
361 266
175 841
152 730
Total passif apparaissant au bilan
857 118
314 478
384 104
198 679
187 036
Différence actif/passif au bilan du compte financier
0
-3 017
9 728
11 908
-43 454
Source : comptes financiers
En 2012 et 2014, les différences constatées
s’explique
nt
par l’absence de reprise du résultat de l’exercice
(compte 12) et du report à nouveau (compte 11)
au passif du bilan. En 2011 et 2013, l’intégration du résultat
ne suffit pas à équilibrer le bilan car les immobilisations apparaissant au compte 205 de la balance n’ont pas
été reprises dans le document comptable de fin d’exercice.
Tableau 5.
Bilans retraités et corrigés
En €
Actif corrigé
2010
2011
2012
2013
2014
Immobilisations (compte 20)
0
538
23 376
23 376
23 376
Stocks (comptes 31/32)
51 678
51 678
14 406
40 000
59 600
Créances d'exploitation (compte 41)
502 217
75
27 078
64 856
120 132
Trésorerie (compte 51)
303 223
265 743
309 516
81 915
27 382
Total passif apparaissant au bilan
857 118
318 034
374 376
210 146
230 490
Passif corrigé
2010
2011
2012
2013
2014
Report à nouveau (compte 11)
0
3 555
-9 728
11 467
Résultat de l'exercice (compte 12)
0
3 555
-13 283
21 195
43 455
Subventions (compte 13)
0
0
22 838
22 838
22 838
Dettes d'exploitation (compte 40)
857 118
314 478
361 266
175 841
152 730
Total passif
857 118
318 033
374 376
210 146
230 490
Source : bilans des comptes financiers retraités (corrections en caractères gras)
Il est surprenant qu’une
telle erreur soit passé
e inaperçue et que le compte financier ait été signé en l’état
avant d’être adopté sans réserve par le conseil d’administration. Il conviendra, à l’avenir, de proc
éder à un
contrôle de cohérence avant la présentation des documents de fin d’exercice.
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3.4.
L’
ABSENCE D
’
AFFECTATION DU RESULTAT ET DE REPORT A NOUVEAU
L
e résultat de l’exercice n’est pas repris au bilan de l’année
,
ce qui constitue l’une des causes
du déséquilibre
bilanciel. Par ailleurs
, il ne fait pas l’objet d’une procédure d’affectation
ou de report comme le prévoit la
nomenclature comptable M91.
En l’absence d’investissement réalisé par la structure, les résultats devraient
normalement alimenter un
compte de report à nouveau. Or, ce compte n’est
jamais renseigné au bilan (sauf en 2014).
L’ordonnateur explique cette pratique
par le fait que le GIP, compte tenu de son mode de fonctionnement,
devrait théoriquement dégager un résultat nul. Il s’engage, pour 2015, à diminuer la contribution des membres
afin de régulariser l’excédent du compte financier 2014 (43
455 €
de résultat net et 11
467 € de
report à
nouveau).
3.5.
L
A NON COMPTABILISATION DES STOCKS EN
2011
L’établissement n’utilise pas de logiciel de gestion des stocks. Ces derniers (limités compte tenu de la
fréquence des approvisionnements) sont suivis par le magasinier. Pour les produits alimentaires, les produits
à usage unique et les produits lessiviers, un inventaire annuel est effectué au 31 décembre puis valorisé.
Le 26 avril 2012, le conseil d’administration du GIP a émis un avis favorable sur un
avenant au règlement
financier indiquant que les stocks 2011 ne seraient pas constatés comptablement. Trois raisons ont été
avancées pour justifier cette décision
: le changement de direction intervenu en fin d’année, le manque de
formation au logiciel comptable et le dépassement de la période co
mplémentaire relative à l’exercice 2011. Le
compte financier de cet exercice ne fait donc pas apparaître de variation de stocks (compte 603) ce qui affecte
le résultat comptable dans la mesure où la variation des stocks modifie en plus ou en moins le montant total
des charges de fonctionnement.
3.6.
D
ES INCOHERENCES ENTRE LE COMPTE DE RESULTAT ET LE TABLEAU DE DEVELOPPEMENT
DES DEPENSES ET DES RECETTES BUDGETAIRES EN
2011
En 2011, le montant des recettes qui apparaît au compte de résultat est inférieur de 2 010
,38 € p
ar rapport
aux données figurant dans le
tableau d’exécution budgétaire
.
De ce fait, le résultat de l’exercice diffère selon
les documents (1
545,31 € au compte de résultat et
3
555,70 €
dans le
tableau d’exécution
budgétaire).
Tableau 6.
Différences dans le compte financier 2011
En €
Exercice 2011
Comptes
Développement dépenses et
recettes budgétaires
Compte de résultat
Différence
Classe 7
2 717 110,09
2 715 099,71
-2 010,38
Classe 6 (sans la variation de stocks)
2 713 554,39
2 713 554,39
0,00
Résultat
3 555,70
1 545,32
-2 010,38
Source : compte financier 2011
Cette différence s’explique par l’absence de reprise au compte de résultat de deux comptes de produits qui
figurai
ent à la balance et dans le tableau d’exécution des dépenses et des recettes.
Il s’agit de recettes
imprévues imputées au compte 7014 pour un montant de 1
324,78 €
et au compte 703
« vente de produits
résiduels »
pour un montant de 685,60 €.
Rapport d’observations
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▪
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En 2011, le résultat dégagé par l’exploitation est donc de 3
555,70 € sans la variation de
stocks (non
comptabilisée cette année-là) et non de 1
545,32 € comme indiqué au compte de résultat. Le report du
résultat 2011 qui figure dans la balance de reprise 2012 du compte 12 mentionne au demeurant un montant
de 3
555,70 €.
3.7.
L
E CALCUL DE LA CAPACITE D
’
AUTOFINANCEMENT
Le règlement financier du GIP comprend un modèle de tableau de calcul de la capacité d’autofinancement
(CAF) qui repose sur la méthode dite additive. Ce modèle est conforme à celui figurant dans la nomenclature
M91. La CAF est calculée à partir
du résultat de l’exercice
auquel on ajoute les dotations aux amortissements
et provisions et la valeur nette comptable des éléments d’actifs cédés et auquel on soustrait les reprises sur
amortissements et provisions, la neutralisation des amortissements et la quote-part des subventions
d’investissement virée au compte de résultat
.
Normalement, la variation des stocks, qui entre dans le calcul du r
ésultat de l’exercice,
est prise en compte
lors de la détermination de la capaci
té d’autofinancement
. Dans le cadre du GIP,
l’absence d’amortissement,
de provision, de
cession d’immobilisation et la non comptabilisation des
subventions virées au compte de
résultat conduit à ce que la CAF corresponde au résultat comptable. Or, chaque année, le montant de la CAF
est calculé en procédant à une neutralisation de la variation des stocks par la prise en compte des recettes et
des dépenses des comptes de classe 3.
Tableau 7.
Calcul de la CAF
En €
Calcul de la CAF
2010
2011
2012
2013
2014
CAF apparaissant au compte financier avec
neutralisation de la variation des stocks
19 993
23 988
-4 399
23 855
Variation des stocks (compte 603)
-
37 272
-25 594
-19 600
CAF avec prise en compte de la variation des stocks
0
-
-13 283
21 195
43 455
Source : comptes financiers retraités
Cette méthode de calcul
n’est pas conforme à celle prévue par le règlement financier du groupement
et par la
M91. Elle pourrait néanmoins se justifier en considérant que la CAF ne devrait prendre en compte que les
charges décaissables. Dans ce cas, il conviendrait de modifier le règlement financier en explicitant le mode de
calcul retenu et en laissant apparaitre un montant de CAF avant et après neutralisation de la variation de
stocks.
4.
L’ANALYSE FINANCIERE
La situation financière a été examinée à partir des comptes financiers 2010-2013 (approuvés par le conseil
d’administration) et du compte provisoire 2014 communiqué le 2 avril 2015.
4.1.
L
E COMPTE DE RESULTAT
4.1.1.
L
’évolution des charges et des produits
Le GIP, compte tenu de son mode de fonctionnement, a vocation à dégager un résultat nul ou proche de zéro.
Il n
e procède pas à des opérations d’investissement
et ses produits sont constitués par les contributions de
ses membres versées en fonction du nombre et de la nature des repas livrés.
Rapport d’observations
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Tableau 8.
Comptes de résultat
En €
Charges
2010
2011
2012
2013
2014
Achat matières premières
634 852
1 200 396
1 284 440
1 244 670
1 150 662
Achats autres approvisionnements
10 482
14 283
19 327
15 050
15 058
Variations de stocks
-51 678
0
37 272
-25 594
-19 600
Achats de sous-traitance
8 497
27 907
38 083
41 838
33 672
dont évacuation déchets
18 234
17 780
16 111
19 838
Personnel mis à disposition
564 490
1 143 591
1 127 214
1 186 786
908 384
Personnel intérimaire
14 857
55 855
Locations
85 940
177 453
196 792
198 174
204 080
dont location immobilière
77 334
150 970
151 997
163 033
169 804
dont location matériel de transport
5 802
25 426
17 927
13 663
16 981
Travaux d'entretien
7 311
30 399
30 536
16 750
20 653
Prime d'assurance
2 258
6 129
7 823
8 160
8 340
Rémunération d'intermédiaires et honoraires
4 706
7 984
7 028
7 814
10 619
Publicité, information, publications
2 220
1 367
712
Frais postaux et télécommunication
717
2 111
4 955
4 236
5 894
Charges externes diverses
3 604
14 763
11 714
8 367
12 000
dont blanchissage
3 604
6 306
7 918
6 103
5 047
Consommations en provenance de tiers
1 271 182
2 625 015
2 767 402
2 722 477
2 406 350
Achats d'approvisionnement non stockés
34 240
88 540
111 083
105 494
128 473
dont gaz et électricité
20 952
49 275
60 119
65 742
63 421
Rémunération du personnel GIP
22 517
63 653
164 829
Charges sociales personnel GIP
11 069
42 508
125 855
Total des charges
1 305 422
2 713 555
2 912 070
2 934 132
2 825 507
Produits
2010
2011
2012
2013
2014
Contribution CHIPC
743 431
1 547 712
1 469 737 1 484 874
1 455 158
Contribution ville
440 236
916 591
934 736
991 104
954 258
Contribution CCAS
121 756
250 796
252 624
254 022
250 584
Vente produits finis CHIPC
0
191 252
Vente produits finis ville
40 739
Vente produits finis CCAS
9 439
Vente produits résiduels
0
259
166
147
Prestations de services
11 854
13 537
Produits des activités annexes
686
213 307
195 049
Autre
1 325
229
Total des produits
1 305 422
2 717 110
2 898 787 2 955 327
2 868 962
Résultat net
0
3 555
-13 283
21 195
43 455
Source : comptes financiers
Les deux principaux postes de charges sont les dépenses de personnel
(1,5 M€, tous
statuts confondus) et
les achats de matières premières (1,15
M€ en 2014
).
Rapport d’observations
définitives
▪
GIP Cuisine publique de Cognac
CRC d’Aquitaine, Poitou
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20/39
Contrairement à l’ensemble des charges qui pr
ogressent de 4,1 % (4,8 % hors variations de stocks) entre
2011 (premier exercice complet) et 2014, les achats de matières premières ont tendance à diminuer depuis
2012, tout comme les variations de stocks (négatives en 2013 et 2014).
Les dépenses de personnel ont, quant à elles, augmenté de 9,7 %. Leur structure a également beaucoup
évolué
car jusqu’en 2012 le GIP ne pouvait pas recruter
ses propres agents. Après la modification de la
convention constitutive, intervenue le 26 avril 2012, la part des agents sous contrat GIP a constamment
progressé pour atteindre près de 23 % de la masse salariale en 2014.
Le groupement rembourse les charges relatives au personnel mis à disposition. En moyenne, sur la période
examinée, 54 % des remboursements concernent le CHIPC et 46 % la ville de Cognac. Le coût des agents
mis à disposition varie en fonction de leur indice et de leur catégorie.
Il s’établ
it, en moyenne, à 36 k
€ pour un
agent hospitalier de catégorie C et à 32 k
€ pour un agent territorial appartenant à la même catégorie
7
.
Tableau 9.
Charges de personnel
Charges personnel
2010
2011
2012
2013
2014
Personnel mis à disposition (en €)
564 490
1 143 591
1 127 214
1 186 786
908 405
dont part CHIPC
58%
58%
50%
48%
59%
dont part ville de Cognac
42%
42%
50%
52%
41%
Personnel GIP (en €)
0
0
33 585
106 161
290 684
Personnel intérimaire (en €)
14 857
55 855
Total (en €)
564 490
1 143 591
1 160 799
1 307 804
1 254 944
Part personnel sous contrat GIP
0,0%
0,0%
2,9%
8,1%
23,2%
Source : comptes financiers et GIP
Les locations, qui constituent le troisième poste de dépenses (204 k€ en 2014
soit 6 % du total des charges)
ont augmenté de 15 % depuis 2011, principalement en raison des locations immobilières (+12,5 %) qui
représentent plus de 80 % du montant imputé au compte 613
–
Locations
–
. Elles comprennent à la fois le
loyer versé à la commune au titre de l’occupation des locaux mais également le
remboursement des charges
d’amortissement des équipements mis à disposition.
Cette redevance a sensiblement augmenté en 2013
(+7,3
%) en raison des investissements réalisés au cours de l’exercice (vestiaires, aménagement de la salle
réfrigérée, four etc.).
Les achats non stockés (
128,5 k€ soit 4,5
% du total des charges en 2014)
regroupent, pour l’essentiel,
les
dépenses de gaz et d’électricité (63,4 k€ en 2014) et la fourniture de petit équipement (45,5 k€). Ce dernier
poste a fortement progressé en 2014
(+ 21 k€ par rapport à 2013
) en raison
de l’achat de
divers matériels de
préparation des repas et de manutention.
4.1.2.
La structure des dépenses de fonctionnement
Les achats de matières premières et les dépenses de personnel représentent plus de 85 % des charges de
fonctionnement de la structure.
7
Les effectifs de catégorie A et B sont trop faibles pour déterminer un coût moyen.
Rapport d’observations
définitives
▪
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21/39
Tableau 10.
Structure des charges de fonctionnement
En €
Charges
2010
2011
2012
2013
2014
Achat matières premières
49%
44%
44%
42%
41%
Achats autres approvisionnements
1%
1%
1%
1%
1%
Variations de stocks
-4%
0%
1%
-1%
-1%
Achats de sous-traitance
1%
1%
1%
1%
1%
Personnel mis à disposition
43%
42%
39%
41%
34%
Rémunération du personnel GIP
0%
0%
1%
2%
6%
Charges sociales personnel GIP
0%
0%
0%
1%
4%
Sous total personnel
43%
42%
40%
45%
44%
Locations
7%
7%
7%
7%
7%
Travaux d'entretien
1%
1%
1%
1%
1%
Prime d'assurance
0%
0%
0%
0%
0%
Rémunération d'intermédiaires et honoraires
0%
0%
0%
0%
0%
Publicité, information, publications
0%
0%
0%
0%
0%
Frais postaux et télécommunication
0%
0%
0%
0%
0%
Charges externes diverses
0%
1%
0%
0%
0%
Achats d'approvisionnement non stockés
3%
3%
4%
4%
5%
Total des charges
100%
100%
100%
100%
100%
Source : comptes financiers
Alors que la part des achats de matières premières diminue (44 % en 2011, 41 % en 2014), celle des charges
de personnel à tendance à augmenter (42 % en 2011, 44 % en 2014).
Cette répartition des coûts n’est
,
semble-t-il,
pas atypique si l’on se réfère aux éléments figurant sur le site Internet du
syndicat national de la
restauration collective, qui indique que les frais de personnel représentent près de 50 % de la structure de
coût et la matière première environ 45 %.
4.1.3.
Le résultat comptable
Le résultat
dégagé en 2014 a doublé par rapport à l’exercice précédent
(
43,5 k€
contre 21,2 k€ en 2013)
. Or le
GIP n’a pas vocation
à réaliser des excédents car
, d’une part,
il n’a aucun but lucratif et, d’autre part, il
n’investit pas. Logiquement, les contributions
des membres devraient équilibrer les comptes notamment par le
biais de la régularisation annuelle de fin d’exercice prévue
dans le règlement financier du groupement. Les
résultats excédentaires ont donc vocation à être reversés aux membres contributeurs, ce qui réduirait le prix
moyen des repas livrés.
Alors qu’en 2014 le prix moyen d’un repas (tous clients confondus) s’établit à 5,5 €
(hors prestations annexes)
, il serait de 5,4 € après reversement
des excédents.
Tableau 11.
Prix moyen théorique du repas en 2014 après régularisation
Prix moyen du repas hors prestations annexes
2014
Après régularisation par reversement de
l’excédent
Nombre total de repas livrés
482 340
482 340
Contributions (€)
2 660 000
2 616 545
Coût moyen total (€)
5,51
5,42
Source : données GIP et compte financier 2014
Rapport d’observations
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4.2.
L
E BILAN
Le bilan du GIP est très simplifié dans la mesure où
l’actif immobilisé est
peu important.
Tableau 12.
Bilans retraités et corrigés
En €
Actif corrigé
2010
2011
2012
2013
2014
Immobilisations (compte 20)
0
538
23 376
23 376
23 376
Stocks (comptes 31/32)
51 678
51 678
14 406
40 000
59 600
Créances d'exploitation (compte 41)
502 217
75
27 078
64 856
120 132
Trésorerie (compte 51)
303 223
265 743
309 516
81 915
27 382
Total passif apparaissant au bilan
857 118
318 034
374 376
210 146
230 490
Passif corrigé
2010
2011
2012
2013
2014
Report à nouveau (compte 11)
0
3 555
-9 728
11 467
Résultat de l'exercice (compte 12)
0
3 555
-13 283
21 195
43 455
Subventions (compte 13)
0
0
22 838
22 838
22 838
Dettes d'exploitation (compte 40)
857 118
314 478
361 266
175 841
152 730
Total passif
857 118
318 033
374 376
210 146
230 490
Source : bilans des comptes financiers retraités (corrections en caractères gras)
Grace aux résultats dégagés en 2013 (21
195 €) et
2014 (43
455 €), le fonds de roulement est positif.
Jusqu’en 2014, le besoin en fonds de roulement était négatif en raison de la prédominance des dettes
d’exploitation par rapport aux créances de même nature. Il en résultait une trésorerie de fin d’exercic
e très
abondante. Les deux dernières années étudiées se caractérisent par une diminution des dettes et une
augmentation des créances.
Tableau 13.
Fonds de roulement et trésorerie
En €
FDR, BFR et trésorerie
2010
2011
2012
2013
2014
Fonds de roulement
0
3 018
-10 266
10 929
54 384
Besoin en fond de roulement
-303 223
-262 726
-319 782
-70 986
27 002
Trésorerie
303 223
265 743
309 516
81 915
27 382
Les feuillets budgétaires joints aux comptes financiers 2014 permettent de constater que les délais de
mandatement des fournisseurs sont généralement satisfaisants (le plus souvent entre dix et vingt jours après
facturation).
5.
L’ACTIVITE DU GIP
Le GIP répond aux besoins de clients variés ayant des exigences différentes. Ainsi, chaque organisme a ses
spécificités en termes de grammage, de conditionnement, de texture, de régimes particuliers ou de choix
(menu unique pour les scolaires avec repas sans porc
et menu avec choix d’options pour chaque composant
du repas po
ur l’hôpital). Il en est de même pour la prise de commande (téléphonique pour les scolaires,
informatique pour l’hôpital) et la livraison. A cela s’ajoutent des prestations hors repas
tels que les goûters
pour les centres de loisirs ou les petits déjeuners
pour l’hôpital
. Parfois, le GIP doit également répondre à des
besoins ponctuels en fournissant, par exemple, des apéritifs-traiteurs pour la mairie ou des plateaux repas
pour la direction du CHIPC.
Rapport d’observations
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GIP Cuisine publique de Cognac
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5.1.
L
’
ORGANISATION DE LA PRODUCTION ET LA LIVRAISON
5.1.1.
L’organisation de la production
La capacité journalière de production est au maximum de 2
500 repas. L’ensemble de la production est
réalisée sur le site de la cuisine publique qui fonctionne du lundi au vendredi, 250 jours par an. L’allotissement
des plat
eaux repas destinés au CHIPC s’effectue sur le site de l’hôpital dans une cuisine relais
opérationnelle
sept jours sur sept et à laquelle est affectée une équipe de huit personnes.
La cuisine centrale fonctionne principalement en liaison froide à J+3 (jour de fabrication + 3 jours de
conservation) du lundi au vendredi. Les crèches sont, quant à elles, livrées en liaison chaude et disposent
d’un cuisinier qui leur est spécifiquement affecté.
Le planning hebdomadaire de production est le suivant :
Tableau 14.
Organisation de la production des repas
Jours de
production
Repas produits
Destinataires
J+3
Consommation
jusqu’à
Lundi
Mardi déjeuner
Mardi diner
Mercredi déjeuner
Tous
Hôpital
Tous
Jeudi
Mardi
Mercredi diner
Jeudi déjeuner
Jeudi diner
Hôpital
Tous
Hôpital
Vendredi
Mercredi
Vendredi déjeuner
Vendredi diner
Samedi déjeuner
Tous
Hôpital
Hôpital/Foyer/ Portage
Samedi
Jeudi
Samedi diner
Dimanche déjeuner
Dimanche diner
Hôpital
Hôpital/Foyer/ Portage
Hôpital
Dimanche
Vendredi
Lundi déjeuner
Lundi diner
Tous
Hôpital
Lundi
Source : GIP
Les plans alimentaires ont été élaborés en fonction des types de consommateurs (enfants, personnes
hospitalisées, personnes âgées en institution
…
), des saisons (été/hiver) et selon les recommandations du
GEMRCN
8
.
Ils sont établis sur des cycles de cinq semaines. Les diététiciennes du CHIPC sont mises à
disposition du groupement (pour un mi-temps de temps de travail) afin de conseiller le GIP et valider les
menus.
Le déjeuner type est constitué de cinq composantes : un hors d
’œuvre
, un plat protidique, un féculent ou un
légume vert, un produit laitier, un dessert. Le diner, qui ne concerne que l
’
hôpital, est, quant à lui, constitué de
quatre composantes : un potage, un plat protidique, un féculent ou un légume vert, un dessert.
8
Groupe d’étude des marchés de restauration collective et nutrition
dont le pilotage est assuré par le service des achats
de l’Et
at.
Rapport d’observations
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Une convention a été si
gnée avec l’association des Restaurants du Cœur
de la Charente le 16 novembre
2014 et une autre avec la Croix Rouge le 20 janvier 2015. Elles prévoient la mise à disposition gratuite de
denrées alimentaires inutilisées. Au cours du premier trimestre 2015, des denrées alimentaires ont été
données
pour une valeur d’environ 1 300 €
.
5.1.2.
La livraison
La cuisine centrale livre en liaison froide un peu plus de 460 000 repas par an sur de multiples sites.
Pour la ville, le GIP alimente les 14 écoles maternelles et primaires de Cognac, les deux centres de loisirs
sans hébergement et le centre médico-psychologique infanto juvénile. Pour le CCAS, il dessert le foyer Alain
de Raimond et le centre d’accueil de nuit ainsi que les personnes
bénéficiant du service de portage à domicile
(environ 11
000 repas par an répartis sur une quarantaine d’adresses). En ce qui concerne le CHIPC, le
groupement procède à la livraison ainsi qu’au montage des plateaux repas dans la cuisine relais du nouvel
h
ôpital de Châteaubernard. Il livre également le centre de gérontologie clinique situé sur l’ancien site
hospitalier et la maison de retraite Guy Gauthier installée au centre-ville.
Il est rappelé que des trois crèches municipales bénéficient
d’une livrai
son en liaison chaude (entre 18 000 et
20 000 repas par an).
Pour assurer les livraisons, le groupement dispose de deux véhicules réfrigérés
: un camion faisant l’objet d’un
contrat de location de longue durée (1
062 € TTC par mois
) et une camionnette mise à disposition (à titre
gracieux) par la ville de Cognac.
5.2.
L
A PRODUCTION
5.2.1.
Le nombre de repas produits au cours de la période
En 2014, le groupement a livré 482 340 repas (hors prestations annexes, personnel GIP et plats témoins). La
production est en très légère progression (+0,6 %) par rapport à 2011, première année complète de
fonctionnement, mais en recul par rapport à 2012 et 2013.
Rapport d’observations
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Tableau 15.
Nombre de repas livrés au cours de la période 2011-2014
Nombre de repas
(hors prestations annexes)
2011
2012
2013
2014
Maternelles et primaires
157 064
160 500
159 470
160 108
Centre de loisirs
17 991
22 400
18 960
17 589
Crèches
18 137
20 500
18 160
18 529
Hôpital de jour (CH C. Claudel)
2 004
2 100
2 290
2 480
Total Mairie
195 196
205 500
198 880
198 706
Portage
10 821
9 800
10 910
11 648
Foyer et SASH
30 583
30 500
29 800
28 029
Total CCAS
41 404
40 300
40 710
39 677
Plateaux hôpital
212 524
217 000
215 060
210 517
dont revente pompiers
NC
NC
1 089
1 034
Self et personnel
30 240
31 500
37 070
33 440
Total CHIPC
242 764
248 500
252 130
243 957
Total
479 364
494 300
491 720
482 340
Personnel GIP + plats témoins
3 080
2 680
2 680
Total général
479 364
497 380
494 400
485 020
Source : réponses du GIP
La part représentée par chacun des clients est restée assez stable au cours de la période examinée. Le
CHIPC reçoit 51 % des repas livrés, la Mairie 41 % et le CCAS 8 %.
Cette ventilation de l’activité diffère quelque peu de la clé de répartition des charges fixes mentionnée dans le
règlement financier qui attribue un taux de 53,5 % au CHIPC, 37,2 % à la Maire et 9,3 % au CCAS. Le
document prévoit que des taux fixes sont retenus jusqu’à la fin de l’exercice 2015 puis révisés par période
triennale en fonction du nombre moyen de repas bruts servis sur les trois années précédentes. La clé de
répartition devrait donc prochainement évoluer en fonction de l’activité générée par chaque client membre du
GIP.
Tableau 16.
Répartition des repas par client
Clients
Part de l’activité
(nombre de repas livrés)
Moyenne 2011-2014
Mairie
41%
CCAS
8%
CHIPC
51%
Total (hors personnel GIP et plats témoins)
100%
L’activité du groupement est très dépendante du rythme de l’année scolaire compte tenu du poids
représenté
par les écoles primaires et maternelles dans le total des repas produits (33 %). En juillet et août, les
commandes destinées aux centre de loisirs (environ 5
500 repas) ne suffisent pas rattraper l’absence
d’activité des cantines scolaires.
A contrario, le nombre de repas livrés
aux CHIPC et au CCAS est relativement stable tout au long de l’année.
Rapport d’observations
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5.2.2.
Une production inférieure aux prévisions
L’étude de faisabilité
réalisée en 2010 par un cabinet spécialisé
évaluait l’activité prévisionnelle du GIP à
548
305 repas par an (hors gouters et collations) avec des variations importantes au cours de l’année.
Ce
seuil de production n’a jamais été atteint
durant la période 2011-2014, même en y ajoutant le CCAS qui
n’a
pparaissait pas dans la simulation initiale.
Tableau 17.
Activité prévisionnelle du GIP
selon l’étude de faisabilité
Activité prévisionnelle
Nombre de repas
(hors goûters et
collations)
Jours scolaires
Mercredis et vacances
scolaires
Week-ends et jours
fériés
Total par an
Maternelles et primaires
160 035
160 035
Adultes
44 415
50 850
95 265
Crèches
14 100
11 300
12 765
38 165
Sous-total Mairie
218 550
62 150
12 765
293 465
Hôpital midi et soir
84 600
67 800
66 600
219 000
Hôpital self
21 150
14 690
35 840
Sous-total hôpital
105 750
82 490
66 600
254 840
Total général
324 300
144 640
79 365
548 305
Source : étude de faisabilité
Sur les quatre exercices étudiés, l
’écart moyen
entre la production livrée et les prévisions
issues de l’étude de
faisabilité atteint près de 60 000 repas (- 11 % par rapport aux prévisions). En réponse aux observations
provisoires, le prestataire chargé de cette étude souligne le caractère particulièrement complexe du travail qui
lui était demandé et l’absence de communication de chiffres fiables concernant la consommation de repas.
0
5 000
10 000
15 000
20 000
25 000
30 000
35 000
40 000
45 000
50 000
Nombre de repas 2014
(hors personnel GIP et plats témoins)
Total Mairie
Total CCAS
Total CHIPC
Total
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Tableau 18.
Ecart production réelle / étude de faisabilité
Prévisions de production
(étude de faisabilité)
Ecarts/réel
2011
Ecarts/réel
2012
Ecarts/réel
2013
Ecarts/réel
2014
Total Mairie
293 465
-98 269
-87 965
-94 585
-94 759
Total CCAS
41 404
40 300
40 710
39 677
Total CHIPC
254 840
-12 076
-6 340
-2 710
-10 883
Total
548 305
-68 941
-54 005
-56 585
-65 965
Avec personnel GIP et plats
témoins
-50 925
-53 905
-63 965
Sources : étude de faisabilité et données GIP
Le règlement financier de 2010 intégrait, quant à lui, une prévision de production un peu moins optimiste de
510 650 repas. Néanmoins, le nombre de repas livrés a également toujours été moindre que celui envisagé
(-4,7 % par rapport aux prévisions).
Tableau 19.
Ecart production réelle / prévisions du règlement financier 2010
Prévisions règlement financier
2010
Ecarts/réel 2011
Ecarts/réel 2012
Moyenne
%
Total Mairie
224 500
-29 304
-19 000
-24 152
-10,8%
Total CCAS
39 150
2 254
1 150
1 702
4,3%
Total CHIPC
247 000
-4 236
1 500
-1 368
-0,6%
Total
510 650
-31 286
-16 350
-23 818
-4,7%
Total avec personnel GIP et plats témoins
-31 286
-13 270
-22 278
-4,4%
Sources : règlement financier 2010 et données GIP
Au fil du temps, les estimations
de production semblent s’être améliorées. La version 2013 de ce même
règlement financier prévoyait 497 380 repas livrés, chiffrage davantage conforme à la production réelle du
groupement (-
1,5 %). Comme auparavant, c’est surtout sur les données «
Mairie » que les prévisions sont les
moins fiables.
Tableau 20.
Ecart production réelle / prévisions du règlement financier 2013
Prévisions règlement financier
2013
Ecarts/réel 2013
Ecarts/réel 2014
Moyenne
%
Total Mairie
205 500
-6 620
-6 794
-6 707
-3,3%
Total CCAS
40 300
410
-623
-107
-0,3%
Total CHIPC
248 500
3 630
-4 543
-457
-0,2%
Total
494 300
-2 580
-11 960
-7 270
-1,5%
Total avec personnel GIP et plats témoins
497 380
-2 980
-12 360
-7 670
-1,5%
Sources : règlement financier 2013 et données GIP
Rapport d’observations
définitives
▪
GIP Cuisine publique de Cognac
CRC d’Aquitaine, Poitou
-Charentes
28/39
5.3.
L
E COUT DES REPAS
Compte tenu du nombre de repas prévus, les coûts de revient
ressortant de l’étude de faisabilité
étaient
relativement faibles
: 3,6 € pour la
mairie et 4,9
€
pour l’hôpital.
Tableau 21.
Coûts de revient prévisionnel
Coût de revient prévisionnel des repas
Etude de faisabilité
Nombre de repas prévus
293 465
Coût prévisionnel Mairie
(€)
1 056 606
Coût de revient prévisionnel Mairie (€)
3,6
Nombre de repas prévus
254 840
Coût prévisionnel CHIPC
(€)
1 253 818
Coût de revient prévisionnel CHIPC (€)
4,9
Nombre total de repas prévus
548 305
Coût prévisionnel total
(€)
2 310 424
Coût de revient prévisionnel total (€)
4,2
Source : étude de faisabilité
Après quatre années
d’exploitation complète, il s’avère que l
e coût moyen des repas produits par le GIP est
plus élevé que les estimations figurant dans l’étude prévisionnelle
de 2010. Les charges sont supérieures à
celles évaluées (+ 17 %) et la production moindre que celle escomptée (- 11 %), ce qui renchérit le coût
unitaire des repas.
Tableau 22.
Prix des repas livrés
Coût repas hors prestations annexes
2011
2012
2013
2014
Nombre de repas livrés
195 196
205 500
198 880
198 706
Contributions (€)
916 591
934 869
991 104
954 258
Coût moyen Mairie (€)
4,7
4,5
5,0
4,8
Nombre de repas livrés
41 404
40 300
40 710
39 677
Contributions (€)
250 796
252 624
254 022
250 584
Coût moyen CCAS (€)
6,1
6,3
6,2
6,3
Nombre de repas livrés
242 764
248 500
252 130
243 957
Contributions (€)
1 547 712
1 469 737
1 484 874
1 455 158
Coût moyen CHIPC
(€)
6,4
5,9
5,9
6,0
Nombre total de repas livrés
479 364
494 300
491 720
482 340
Contributions (€)
2 715 100
2 657 231
2 730 000
2 660 000
Coût moyen total (€)
5,7
5,4
5,6
5,5
Source : données GIP et comptes financiers
Si l’on raisonne en prix des
repas par client
9
(contributions annuelles rapportées au nombre de repas livrés),
on constate des écarts importants selon les commanditaires, notamment en raison des coefficients de
pondération prévus dans le règlement financier. Ces différences s’explique
nt par les particularités des repas
9
Hors collations, gouters et prestations annexes facturés à part.
Rapport d’observations
définitives
▪
GIP Cuisine publique de Cognac
CRC d’Aquitaine, Poitou
-Charentes
29/39
livrés
: l’hôpital a besoin de menus
adaptés à certains régimes alors que la part mairie intègre les crèches
pour lesquels le coût de la matière première est moindre car les portions plus réduites.
Le CCAS propose, quant à lui, du portage à domicile (prestation assurée par le GIP), ce qui génère des coûts
supplémentaires.
Un audit interne, présenté au
conseil d’administration en septembre 2013
, comprenait un tableau comparatif
des coûts de repas pour le CHIPC. Il ressort de ces données que
les coûts de production pour l’hôpital, sans
être atypiques, sont légèrement supérieurs à ceux de la base GACAH
10
(5,6 € en 2009)
et aux deux
établissements apparaissant dans ce comparatif :
l’hôpital de la Musse (5,6 €
en 2009) et le groupement de
coopération sanitaire d’Evreux (5,2 € en 2012).
Contrairement à l’hôpital, aucune donnée comparative
concernant la mairie de Cognac
n’était mentionnée dans l’audit.
5.4.
L
A QUALITE DES REPAS
5.4.1.
La qualité des repas à travers les enquêtes de satisfaction
L’audit de 2013 aborde
également la question de la qualité des repas à travers les opinions des
consommateurs. L’enquête a été réalisée auprès des personnels de service pour les écoles et
les crèches et
directement auprès des consommateurs pour le CC
AS et l’hôpital. Même si l’échantillon ne peut pas être
qualifié de statistiquement représentatif, les réponses permettent de mesurer des taux de satisfaction assez
variables selon les publics concernés.
Tableau 23.
Enquête de satisfaction 2013
Enquête satisfaction 2013
CHIPC Note sur 10
Ville Note sur 10
CCAS Note sur 10
Self hôpital
6.94
Services hôpital
7,21
Résidence Guy Gauthier
7,55
Ecoles maternelles
5,5
Crèches
4
Base de loisirs
8
Foyer Alain de Raimond
6,98
Portage
8,3
Source : GIP audit 2013
Entre septembre et novembre 2014, le CHIPC a réalisé une enquête auprès des patients de l’hôpital et des
résidents de ses EHPAD. Il en ressort un taux de satisfaction plutôt satisfaisant mais si les résultats obtenus
doivent être interprétés avec prudence dans la mesure où les résidents interrogés dans les EPHAD ont été
préalablement sélectionnés par les responsables d’unité.
10
Groupe pour l’amélioration de la comptabilité analytique hospitalière également appelée base d’Angers
. En 2011, les
données actualisées de la base GACAH mentionnaient un coût de repas
moyen de 5,7 € pour les centres hospitaliers
.
Rapport d’observations
définitives
▪
GIP Cuisine publique de Cognac
CRC d’Aquitaine, Poitou
-Charentes
30/39
Tableau 24.
Enquête de satisfaction CHIPC 2014
Très satisfaisant
Note moyenne sur 10
Nombre de questionnaires
Hôpital
88 %
7,1
41
EHPAD Guy Gautier
54 %
6,8
21
Centre gérontologique et USLD
70 %
7,5
27
Source : GIP
5.4.2.
Les inspections sanitaires
Le GIP
fait l’objet de contrôles sanitaires réguliers de la part de la DDSCPP
11
de la Charente. Au cours des
inspections réalisées en 2013 et 2014, des non conformités mineures ont été observées. Elles concernent
majoritairement les locaux et les procédures mises en place. Suite à ces visites, des
plans d’action de mise en
conformité ont été réalisé
s et leur avancement fait l’objet d’un suivi.
6.
LE PERSONNEL
6.1.
L
ES EFFECTIFS
Au 31 décembre 2014, 33 personnes travaillaient au GIP contre 36 en 2010.
Si l’on raisonne en
équivalents temps plein (ETP), le groupement est passé de 30,89 ETP en 2010 à
26,66 ETP en 2014, soit une réduction de 4,23 ETP. 56,9
% sont mis à disposition par l’hôpital, 37,5
% par la
mairie et 1,5 % (dont le directeur) sont des agents sous contrat GIP.
Tableau 25.
Equivalents temps plein
2010
2011
2012
2013
2014
Evolution
2010-14
Répartition
2014
Hospitaliers
17,89
17,11
15,23
16,48
15,16
-2,73
56,9%
Territoriaux
13,00
13,00
15,00
14,50
10,00
-3,00
37,5%
GIP
0,00
0,00
0,50
1,50
1,50
+ 1,50
5,6%
Total
30,89
30,11
30,73
32,48
26,66
-4,23
Source : GIP Cuisine publique de Cognac
En 2014, la catégorie C représentait plus de 83 % des ETP.
11
Direction départementale de la cohésion sociale et de la protection des populations.
Rapport d’observations
définitives
▪
GIP Cuisine publique de Cognac
CRC d’Aquitaine, Poitou
-Charentes
31/39
Tableau 26.
Equivalents temps plein par catégorie
2010
2011
2012
2013
2014
Proportion en 2014
Catégorie A
0,00
0,01
0,57
1,00
1,00
3,75 %
Catégorie B
1,83
3,00
1,67
2,00
3,50
13,13 %
Catégorie C
29,06
27,10
28,49
29,48
22,16
83,12 %
Total
30,89
30,11
30,73
32,48
26,66
100,00 %
Source : GIP Cuisine publique de Cognac
6.2.
LES FONCTIONS SUPPORT CONFIEES A D
’
AUTRES STRUCTURES
6.2.1.
Le service informatique du GIP
A compter de 2011, le centre hospitalier intercommunal
du pays de Cognac a pris en charge l’informatique du
groupement.
En plus de la mise à disposition d’un agent à mi
-temps,
l’hôpital assure l’acquisition des
périphériques, le renouvellement des ordinateurs
, l’hébergement de la messagerie et l’abonnement de la ligne
SDSL
12
.
Ces contributions ont fait l’objet d’
un premier avenant au règlement financier en date du 18 novembre
2011
avec prise d’
effet au 1
er
novembre 2011, et
d’
un second avenant également numéroté « un », du 7 juin
2013, avec prise
d’
effet au 1
er
janvier 2013.
Le coût de cette prestation, facturée annuellement 21 6
00 € révisable chaque 1
er
janvier sur la base de l’indice
Syntec,
comprend le coût d’un agent à mi
-temps (chiffré 19
000 €) ainsi que l’acquisition des périphériques
(mémoires, cartes-mères, alimentations électriques, câbles Ethernet, écrans), le renouvellement des
ordinateurs
et l’hébergement de la messagerie. Il
ne comprend pas
l’achat
des licences informatiques, les
amortissements liés à l’acquisition
du matériel, le c
oût de l’abonnement de la ligne SDSL
ainsi que les
abonnements et consommations téléphoniques.
Il n’existe pas d
e ratio ou de formule susceptible de calculer la quotité de travail du personnel informaticien
d’une structure
. Néanmoins,
l’
affect
ation d’
un agent à mi-temps pour un organisme qui compte 35 personnes
occupées principalement à la production de repas, semble quelque peu surévaluée. Une analyse des besoins
sur une année pleine,
afin d’estimer le nombre d’heures de travail néces
saires pour couvrir les demandes du
GIP, permettrait sans doute de mieux appréhender le temps de travail nécessaire pour répondre aux besoins
du groupement.
En réponse aux observations provisoires, l’hôpital
fait valoir
qu’il a
dû mettre en place un service opérationnel
multi sites et que la prestation comprend également la prise en charge des pannes de matériel et des conseils
en matière d’
investissement.
6.2.2.
Le service diététique du GIP
Le CHIPC assure également le service diététique de la cuisine depuis le 1
er
janvier 2014, selon des modalités
fixées à
l’avenant n°2
au règlement financier signé le 10 octobre 2014, approuvé par la délibération du conseil
d’administration du groupement le 10 septembre 2014.
Trois diététiciennes interviennent à tour de rôle pour la cuisine publique durant une demi-journée de trois
heures du lundi au vendredi, dont deux demi-journées sur le site du GIP, soit 15 heures par semaine pour
12
SDSL
: symmetric digital subscriber line ou ligne d’abonné numérique à débit symétrique.
Rapport d’observations
définitives
▪
GIP Cuisine publique de Cognac
CRC d’Aquitaine, Poitou
-Charentes
32/39
assurer notamment
les missions de participation à l’élaboration des menus, de validation de la qualité des
produits avant leur achat et de participation aux choix des produits.
Le CHIPC facture cette prestation 19
263 € par an, révisables chaque 1
er
janvier en fonction de l’évolution du
point d’indice brut. Ce montant équivaut
au «
temps agent nécessaire estimé à un mi-temps
», (soit 17 heures
30 par semaine)
selon l’avenant n°2.
La différence entre les 15 heures de travail hebdomadaires effectuées par le service diététique et les
17 heures 30 remboursées
au CHIPC s’explique, selon l’ordonnateur
, par le fait
qu’il s’agit d’un
«
temps
systématique de travail de 3 heures par jour
» hors congés et maladie, ce qui nécessite un ratio d
’
environ
1,2 agent par poste.
6.2.3.
Le service marchés publics du GIP
La ville de Cognac assure le service des marchés publics pour le compte du groupement. Le 8 juillet 2013,
une convention de prestations de services
d’administration des marchés publics a été signée entre la ville de
Cognac et le GIP. Entérinée par le conseil d’administration du 20 novembre 2013, elle prend effet à compter
du 1
er
août 2012, soit près de 16 mois plus tôt, pour une durée de cinq ans. La participation versée par le GIP
au titre de cette prestation est basée
sur le coût horaire de travail d’un attaché territorial et d’un rédacteur
-chef
territorial, fixé annuellement par délibération du conseil municipal de la ville de Cognac (respectivemen
t 44 €
et 27 € en 2013
).
6.2.4.
L’externalisation de la paie du personnel GIP
Par un contrat (non daté) qui prend effet le 1
er
juin 2013, le groupement a externalisé le traitement de la paie
ainsi que l’ensemble des tâches liées pour les agents recrutés directem
ent. Compte tenu du faible nombre
d’agents sous statut GIP, le coût de cette prestation est demeuré modeste en 2013 (721,55 €
) et en 2014
(
240,00 €
).
6.3.
L
E TEMPS DE TRAVAIL ET L
’
ORGANISATION DU TRAVAIL
6.3.1.
Le temps de travail et de repos
D’après le règlement
intérieur du personnel de 2010 et conformément à la réglementation, le temps de travail
annuel du personnel mis à disposition est de 1 607 heures, ramené à 1 582 heures pour les agents
hospitaliers qui effectuent 10 à 19 dimanches ou jours fériés et 1 568 heures pour ceux qui en réalisent au
moins 20.
Les agents mis à disposition du GIP travaillent 37 heures 40 par semaine réparties sur sept jours pour les
hospitaliers et du lundi au vendredi pour les agents territoriaux, ce qui génère 15 jours annuels de congés au
titre de l’ARTT
.
Le temps de travail des agents sous contrat GIP est fixé à 35 heures par semaine, ce qui
n’engendre pas de
jours d’ARTT
(à l’exception du directeur)
. Selon un calcul effectué par la direction, leur temps de travail annuel
est évalué à 1
625 heures. Cependant, ce total s’écartant de la durée légale annuelle du travail, il conviendrait
de tenir le décompte annuel des heures effectivement réalisées par ces agents.
La base du nombre de congés annuels est de 25 jours pour tous. Toutefois, des congés « hors période » et
« de fractionnement
» s’y ajoute
nt pour les agents hospitaliers. Parallèlement, les agents de la ville bénéficient
Rapport d’observations
définitives
▪
GIP Cuisine publique de Cognac
CRC d’Aquitaine, Poitou
-Charentes
33/39
de congés « hors période », « ancienneté » et « médaille », ce qui les place potentiellement dans la situation
plus avantageuse en ce qui concerne de nombre de jours de congés .
La coexistence de multiples statuts avec des droits à congés différents peut engendrer des difficultés en
termes de gestion et d’organisation du travail même si, jusqu’à prése
nt, le directeur estime que cette situation
n’a pas été
la source de dysfonctionnement.
Tableau 27.
Le temps de travail et de repos
Agents mis à disposition
Agents GIP
Agents hospitaliers Agents territoriaux
Agents
Directeur
Organisation hebdomadaire
37 h 40 sur 7 jours
37 h 40 du lundi au
vendredi
35 h du lundi au
vendredi
39 h du lundi au
vendredi
Temps de travail annuel
1607 h ramenées à
1582 h ou 1568 h en
cas de dimanches
ou fériés travaillés
1 607 h
1 625 h
(calculé selon la
direction)
1 607 h
Congés annuels
25
25
25
25
Congés annuels hors période
2
2
Congé fractionnement
1
Congés annuels ancienneté
de 0 à 4
Congés annuels médaille
de 0 à 3
Nombre total de jours de
congés annuels
de 25 à 28
de 25 à 34
25
25
Jours ARTT
15
15
0
22
Nombre annuel total de
jours de repos
de 40 à 43
de 40 à 49
25
47
Source : règlement intérieur complété par les réponses du GIP
Le temps de repas pris sur place, dans un local mis à disposition des personnels,
d’une durée de 30 minutes,
est compris dans la journée de travail. Il se substitue à la pause de 20 minutes accordée aux personnes qui
effectuent un travail de plus de six heures consécutives.
6.3.2.
L’absence d’annualisation du temps de travail
L’activité du groupement, qui livre les cantines, est
en partie soumise aux périodes des vacances scolaires.
De ce fait, il pourrait être envisagé une annualisation du temps de travail passant par une modulation de la
durée de service hebdomadaire en fonction de l’activité de la cuisine.
C
ette option n’est
, toutefois, pas envisagée actuellement par le groupement car, selon la direction, les
périodes de diminution de l’activité
sont mises à profit pour accorder les congés au personnel.
6.3.3.
Les heures supplémentaires
Le règlement intérieur du personnel précise que
la réalisation d’heures supplémentaires doit rester
exceptionnelle. La règle qui prévaut est leur récupération. Les agents municipaux ont la possibilité de travailler
les samedis et dimanches (la cuisine relais hospitalière fonctionne sept jours sur sept). Dans ce cas, ils
bénéficient du paiement des heures supplémentaires effectuées, sauf demande contraire.
Rapport d’observations
définitives
▪
GIP Cuisine publique de Cognac
CRC d’Aquitaine, Poitou
-Charentes
34/39
En moyenne sur la période 2010-2014, le coût annuel des heures supplémentaires représente 6
329 € pour
405 heures réalisées, soit environ 0,25 ETP. La quasi-totalité des heures supplémentaires payées le sont aux
agents de la ville.
Tableau 28.
Heures supplémentaires
2010
2011
2012
2013
2014
Moyenne
2010 -14
Hospitaliers
Nbre d'HS réalisées et payées
103,00
13,00
36,00
30
Coût en €
1 489,72
187,98
497,16
435
Territoriaux
Nbre d'HS réalisées et payées
667,70
181,00
233,00
550,55
239,50
374
Coût en €
9 514,17
2 700,78
3 481,95
9 224,43
4 547,74
5 894
GIP
Nbre d'HS réalisées et payées
0
Total
Nbre d'HS réalisées et payées
770,70
194,00
269,00
550,55
239,50
405
Coût en €
11 003,89
2 888,76
3 979,11
9 224,43
4 547,74
6 329
Source : GIP Cuisine publique de Cognac
6.3.4.
L’absentéisme pour maladie ordinaire
En moyenne au cours de la période 2010 à 2014, le groupement a enregistré
482 jours d’absence par an pour
maladie ordinaire, soit 16 jours par ETP, toutes catégories de personnel confondues. Alors que les ETP mis à
disposition
par le centre hospitalier s’absente
nt en moyenne 12,3 jours par an, un ETP originaire de la ville de
Cognac
s’absente
, en moyenne, 21,6 jours annuellement, soit 9,3 jours de plus.
Tableau 29.
Absentéisme pour maladie ordinaire
Nombre de jours d'absence pour maladie ordinaire
Statuts
2010
2011
2012
2013
2014
Moyenne 2010-2014
Hospitaliers
Nombre total
131
154
30
378
304
199,4
Par ETP
7,3
9,0
2,0
22,9
20,1
12,3
Territoriaux
Nombre total
385
255
366
194
212
282,4
Par ETP
29,6
19,6
24,4
13,4
21,2
21,6
GIP
Nombre total
0
0
0
0
0
0,0
Total
Nombre total
516
409
396
572
516
481,8
Par ETP
16,7
13,6
12,9
17,6
19,4
16,0
Source : éléments de réponse GIP
Les 482 jours d’absence pour maladie ordinaire enregistrés
, en moyenne sur la période 2010-2014,
représentent le temps de travail annuel de 2 ETP
13
, soit une
dépense d’environ
76,7 k€
14
.
13
Calcul effectué sur la base de 229 jours de travail annuel.
14
Calcul effectué sur la base d’un coût de 38
325 € par ETP mis à disposition.
Rapport d’observations
définitives
▪
GIP Cuisine publique de Cognac
CRC d’Aquitaine, Poitou
-Charentes
35/39
6.4.
L
E DIALOGUE SOCIAL
6.4.1.
Les instances de concertation et de négociation
Le décret n°2013-292 du 5 avril 2013 relatif au régime de droit public applicable aux personnels des GIP,
indique quelles sont les règles de dialogue social propres aux groupements.
L’article 27
du texte prévoit
la possibilité de créer un CHSCT (comité d’hygiène, de sécurité et des conditions
de travail).
Toutefois, en l’absence de CHSCT, le comité technique est compétent pour émettre un avis sur les
questions et projets de textes relatifs à l’hygiène, à la sécur
ité et aux conditions de travail.
L
’article 18 concerne l’instauration dans chaque GIP d’une commission consultative paritaire compétente pour
les personnels propres recrutés directement par le groupement. Cet article précise que la commission est
créée d
ans les conditions prévues à l’article 1
-2 du décret du 17 janvier 1986 relatif aux dispositions générales
applicables aux agents non titulaires de l’Etat. Cependant, il apparaît que ces dispositions sont difficilement
transposables dans le cas d’un GIP qui compte peu d’agents propres au groupement, comme c’est le cas
à
Cognac.
C’est pourquoi
, le deuxième alinéa indique que
« lorsque les effectifs d'agents contractuels d'un
établissement sont insuffisants pour permettre la constitution d'une commission consultative paritaire en son
sein, la situation des personnels concernés est examinée par une commission consultative paritaire du
département ministériel correspondant désignée par arrêté du ministre intéressé. »
Le règlement intérieur du personnel du groupement Cuisine publique de Cognac
précise qu’un comité
consultatif non paritaire est instauré au sein du GIP. Le groupement est représenté par le président, le vice-
président ou leurs représentants, le directeur du GIP et son adjoint. Les représentants du personnel sont au
nombre de six : trois représentants des agents municipaux et trois représentants des agents hospitaliers,
désignés respectivement par les organisations syndicales représentées au CTP (comité technique paritaire) et
au CTE (comité technique
d’établissement) des établissements fondateurs.
Ce comité consultatif est chargé de donner un avis sur toutes les questions liées à l’organisation du travail, à
l’hygiène, la sécurité, les conditions de travail, la formation et le règlement intérieur. Il
se réunit au
moins trois
fois par an sur convocation du directeur. Cette instance joue donc un rôle équivalent à celui normalement
dévolu au comité technique mentionné dans le décret du 5 avril 2013.
D’après les éléments apportés par le groupement, il n’est pas possible de déterminer si le comité consultatif
s’est réuni en 2010 et 2011. Quatre réunions ont été organisées en 2012, une seule en 2013, tout comme en
2014, contrairement aux dispositions du règlement intérieur du personnel qui prévoit au moins trois réunions
annuelles.
Par ailleurs, il conviendrait de se conformer aux dispositions du décret n°2013-292 concernant le mode de
désignation des représentants du personnel qui stipule que ces derniers sont élus au scrutin de sigle
15
. Afin
d’obtenir toutes les informations nécessaires à l’organisation du scrutin, le groupement pourrait utilement
prendre attache auprès des services des ressources humaines de la ville et de l’hôpital.
15
Dans ce type de
scrutin les électeurs votent pour le sigle d’une organisation syndicale. Les voix obtenues par
l’organisation syndicale déterminent alors le nombre de sièges qui lui revient pour lesquels elle désigne librement les
titulaires et suppléants.
Rapport d’observations
définitives
▪
GIP Cuisine publique de Cognac
CRC d’Aquitaine, Poitou
-Charentes
36/39
6.4.2.
Les documents d’information
L’
article 13 de la convention constitutive du GIP précise que le directeur élabore un rapport annuel retraçant
l’activité du groupement, soumis au conseil d’administration.
Par ailleurs
, en application de l’article 17 du décret n°2013
-292 du 5 avril 2013, un bilan social annuel doit être
établi. Le comité technique en reçoit communication et débat du bilan social du groupement. Il indique les
moyens, notamment budgétaires et en personnel, dont dispose le groupement et comprend toute information
utile eu égard aux compétences du comité technique.
Il a été constaté que les rapports et les bilans sociaux annuels
n’avaient pas été élaborés au cours de la
période examinée.
7.
LA COMMANDE PUBLIQUE
7.1.
C
ADRE GENERAL DE LA COMMANDE PUBLIQUE
La convention constitutive du GIP précise dans son article 19 que les achats de biens et services auxquels
procède le groupement sont soumis au code des marchés publics. Selon ce document, l
a commission d’appel
d’offres
(CAO) est composée de trois membres et trois suppléants : le président du GIP ou son représentant,
présid
ent de la CAO, et deux administrateurs désignés par le conseil d’administration pour trois ans.
Assistent
également à la CAO le directeur du GIP ainsi que les membres visés par le code des marchés publics.
Or, d
ans sa séance du 13 juillet 2010, le conseil d’administration du GIP a désigné
trois membres titulaires et
trois suppléants de la CAO
: il s’agit d’un titulaire et d’un suppléant par organisme membre du GIP (ville,
CCAS et CHI). Bien que le mandat soit de trois ans
, le conseil d’administration a procédé à une nouvelle
désignation de la CAO le 17 octobre 2012
en raison de l’absence répétée de l’un des membres.
La
constitution des deux CAO de la période ne respecte pas l’article 19 de la convention constitut
ive du
groupement selon lequel, en plus du président du conseil d’administration, membre de droit, seuls deux
administrateurs titulaires et trois suppléants sont nommés. Dans les faits, quatre personnes sont appelées à
siéger au sein de la commission
d’appel d’offres
au lieu de trois prévues par la convention constitutive
16
.
Le 8 juillet 2013, une convention de prestations de services
d’administration des marchés publics a été signée
entre la ville de Cognac et le GIP. Entérinée par le conseil d’administrat
ion du 20 novembre 2013, elle prend
effet à compter du 1
er
août 2012 pour une durée de cinq ans. L’effet rétroactif est justifié par la volonté de la
commune de se faire « rembourser » les missions réalisées par ses services entre le 1
er
août 2012 et le 1
er
janvier 2013 liées
au marché de location et d’entretien de longue durée du véhicule réfrigéré (1
344 €).
Le
directeur du GIP établit les cahiers des charges techniques et analyse les offres. Le service des marchés
publics de la ville de Cognac est chargé
d’établir les pièces administratives, de publier les marchés, de
réceptionner les offres, d’organiser
les CAO, de rédiger les courriers aux entreprises non retenues et de
notifier les marchés. Il assure également les reconductions.
Le GIP dispose d’un
règlement de la commande publique, non daté, mais postérieur au décret n°2013-1259
du 27 décembre 2013 modifiant les seuils applicables aux marchés publics et autres contrats de la commande
publique.
16
Exemple : CAO des 9/11/2012, 7/12/2012, 8/04/2015
Rapport d’observations
définitives
▪
GIP Cuisine publique de Cognac
CRC d’Aquitaine, Poitou
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7.2.
L
ES ACHATS DU GIP ENTRE
2010
ET
2012
Jusqu’à fin 2012, le groupement
procéd
ait à l’ensemble de ses achats sans respecter le code des marchés
publics auquel il est pourtant assujetti. Depuis 2013, une mise en concurrence partielle après la publication
d’appel à concurrence a été organisée mais
seulement pour certains lots de produits.
7.2.1.
Le recours à un intermédiaire « facilitateur »
Le 3 mai 2011, le directeur du GIP a signé une
convention d’affiliation globalisée
avec la société AGA
P’pro
qu’il
mandate «
pour la négociation de conditions d’acha
t des produits auprès des fournisseurs
» et l’autorise à
se «
prévaloir auprès des industriels et des distributeurs du volume d’achat
» qu’il représente «
afin de
négocier des accords de coopération objet de sa rémunération
».
Il s’agit d’un document très succinct d’une
seule page. Cette société met « gracieusement » à disposition de ses clients une application informatique
d’aide à la passation des commandes.
AGA
P’pro
permet aux établissements de choisir entre la facturation établie par le fournisseur, option retenue
par le GIP, ou la facturation globalisée mensuelle pour l’ensemble des achats,
modalité finalement écartée par
le groupement.
Au milieu de l’
année 2013, une «
convention d’affiliation simplifiée
» non datée a été signée entre le GIP et
AGA
P’p
ro
, avec prise d’effet au 1
er
avril 2012
. Son objet est de faire bénéficier le GIP d’une «
rétribution » de
2
% du chiffre d’affaires
négocié par la société pour le compte du GIP, «
en contrepartie de l’expertise
apportée
».
Cette rétribution a permis au GIP d’inscrire une recette de 11
854,14 € en 2013 au titre de
l’exercice 2012
et de 13 537,18
€ en 2014 au titre de l’exercice 2013
.
7.2.2.
L’absence de r
espect du code des marchés publics
Les acheteurs publics peuvent, en application du code des marchés publics (CMP), décider ne pas procéder
eux-mêmes aux passations
des marchés, mais de recourir soit à une centrale d’achat, soit à un groupement
d’achat. Dès lors que la centrale d’achat respecte les règles de publicité et de
mise en concurrence imposées
par le code des marchés publics ou par l’ordonnance n°2005
-649 du 6 juin 2005 relative aux marchés passés
par certaines personnes publiques ou privées non soumises au code des marchés publics, la personne
publique qui recourt
à une centrale d’achat pour l’acquisition de fournitures ou de services est considérée
comme ayant respecté ses obligations de publicité et de mise en concurrence
17
.
Selon l’artic
le 9 du code
, une centrale d’achat est un pouvoir adjudicateur soumis au code
des marchés
publics ou à l’ordonnance du 6 juin 2005 qui acquiert des fournitures ou des services destinés à des pouvoirs
adjudicateurs ou passe des marchés publics ou conclut des accords-cadres de travaux, fournitures ou de
services destinés à des pouvoirs adjudicateurs.
Le GIP a choisi de recourir à AGA
P’pro
, société privée qui offre une prestation de service à ses « affiliés » en
leur permettant
d’utiliser un logiciel d’optimisation des commandes et
de passer commande auprès des
17
Article 31 du code des marchés publics 2006
: « Le pouvoir adjudicateur qui recourt à une centrale d'achat pour la
réalisation de travaux ou pour l'acquisition de fournitures ou de services est considéré comme ayant respecté ses
obligations de publicité et de mise en concurrence pour autant que la centrale d'achat est soumise, pour la totalité de
ses achats, aux dispositions du présent code ou de l'ordonnance du 6 juin 2005 susmentionnée. »
Rapport d’observations
définitives
▪
GIP Cuisine publique de Cognac
CRC d’Aquitaine, Poitou
-Charentes
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fournisseurs référencés. AGA
P’pro
est rémunérée par les fournisseurs. Cette société, qui se présente comme
une centrale d’achat
, annonce respecter «
le principe du code des marchés publics
» et réaliser «
ses
consultations fournisseurs selon le décret relatif au guide achat des bonnes pratiques du code des marchés
publics pour ses achats en marchés
»
18
.
Toutefois, le respect des principes du code des marchés publics et du guide des bonnes pratiques en matière
de marchés publics ne signifie pas pour autant le respect dudit code.
La société AGA
P’pro
ne répond pas à la définition du pouvoir adjudicateur
19
et ne saurait être considérée
comme une centrale d’achat
au sens du code des marchés publics. Par conséquent, le GIP ne peut se
prévaloir des dispositions de l’articl
e 31 du CMP qui permet aux personnes publiques de respecter leurs
obligations de publicité et de mise en concurrence en ayant recours à une centrale d’achat. Le groupement n’a
donc pas respecté les obligations du code des marchés publics auquel il est assujetti pour les achats
notamment de denrées alimentaires et d’emballages et
conditionnements, pour des montants annuels moyens
respectivement de 1
160 k€ et 60 k€.
Tableau 30.
Postes de dépenses de fonctionnement les plus importants
En €
2010 (juin à
décembre)
2011
2012
2013
2014
Moyenne
2011-2014
c/ 6011
Achats stockés
Alimentation
610 898,35 1 131 200,23 1 219 576,32 1 188 612,10 1 100 341,90 1 159 932,64
c/ 6012
Achats stockés
Emballages et
conditionnements
23 954,03
69 195,88
64 863,18
56 057,69
50 319,88
60 109,16
Source : comptes financiers
7.3.
L
ES ACHATS DU
GIP
A COMPTER DE
2013
Des améliorations en matière de mise en concurrence ont été introduites suite au changement de direction en
2012 et grâce à l’appui du service
des marchés publics de la ville de Cognac. Ces démarches montrent une
volonté de sécurisation de la procédure de l’achat public.
Le GIP a conclu deux marchés qui prennent effet au 1er janvier 2013
selon la procédure de l’accord cadre
multi-attributaires
, par appel d’offres ouvert.
Le premier est composé de douze lots pour la fourniture et la livraison de denrées alimentaires, en grande
partie constituées de produits frais. Le second est divisé en trois lots pour la fourniture et la livraison de
produits en matière plastique. Trois fournisseurs sont retenus pour chaque lot, sans montant minimum ni
maximum. Ces marchés sont conclus pour un an reconductible trois fois.
L’approvisionnement e
n pains et viennoiseries
qui était réalisé directement auprès d’un boulanger local sans
mise en concurrence au cours de la période mi-
2010 à 2014, a fait l’objet d’u
n marché public à procédure
18
Source : www.agap-pro.com , menu Achats.
19
Cf.
: Les pouvoirs adjudicateurs
, fiches techniques de l’espace marchés publics, DAJ (direction des affaires juridiques)
du ministère de l’économie,
www.economie.gouv.fr
.
Rapport d’observations
définitives
▪
GIP Cuisine publique de Cognac
CRC d’Aquitaine, Poitou
-Charentes
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adaptée à compter du 1
er
janvier 2015.
Il s’agit d’un marché à
bons de commandes de fournitures composé de
deux lots, le premier pour le CHIP de Cognac, le second pour les autres structures, conclu pour un an
reconductible deux fois.
Par un avis en date du 9 janvier 2015 paru au BOAMP, au JOUE et au Moniteur, une pro
cédure d’appel
d’offres ouvert a été engagée pour une prestation de gestion d’achat personnalisé
et de livraison de denrées
alimentaires. Il s’agi
ssai
t d’un marché
de services à bons de commande auquel était associé un logiciel de
commandes fourni par le p
restataire, à lot unique, d’une durée d’un an reconductible deux fois.
L
a commission d’appel d’offres
réunie le 8 avril 2015 a proposé de déclarer la procédure sans suite pour motif
d’intérêt généra
l, comme le perme
t l’article 59 –
IV du code des marchés publics : «
A tout moment, la
procédure peut être déclarée sans suite pour des motifs d’intérêt général. Les candidats en sont informés
. »
En effet, selon la CAO,
l’évolution du besoin nécessite une
nouvelle définition du dossier de consultation des
entre
prises, ce qui constitue un motif d’i
ntérêt général.
Le président du GIP, dans une décision n°03-2015 signée le 29 avril 2015, a déclaré la procédure sans suite.
Trois entreprises ayant remis une offre ont été informées.
La décision de déclaration sans suite
pour motif d’intérêt général
appartient au représentant du pouvoir
adjudicateur et constitue un élément de régularité. Dans une réponse
20
à une question écrite portant sur les
motifs dits «
d’intérêt général
», le minis
tère de l’économie et des finances a précisé que
les motifs
susceptibles d’être invoqués
pour déclarer un marché sans suite peuvent
être aussi bien d’ordre économique,
juridique ou technique que résulter d’un choix de gestion de la personne publique. La dé
claration sans suite
peut également trouver son fondement dans la disparition du besoin de la personne publique. Cependant,
l’abandon de la procédure ne doit pas être généré par une mauvaise appréhension de ses besoins par le
pouvoir adjudicateur.
Le mot
if d’intérêt général
invoqué par le président du GIP est «
une évolution du besoin
» qui «
nécessite une
nouvelle définition du dossier de consultation des entreprises
». Dans la mesure où il est peu probable que le
besoin du GIP ait évolué fortement entre
la date de la publication des avis d’appel d’offres le 9 janvier 2015 et
la réunion de la CAO le 8 avril 2015, le fondement de la déclaration sans suite du marché public
s’explique par
une mauvaise appréhension de ses besoins par le groupement. De ce fait, la décision de déclaration sans
suite ne semble pas reposer
sur un réel motif d’intérêt général
.
Malgré les améliorations récemment constatées, le GIP ne respecte toujours pas les dispositions du code des
marchés pour l’achat de certains produits non compris dans les appels d’offres de 2012.
Il est donc impératif
qu’il se conforme à la réglementation en vigueur, soit directement en procédant à une mise en concurrence de
ses fournisseurs, soit en intégrant un groupement de commande où en faisant appel à une centrale d’achat
conforme à la définition des article 9 et 31 du code.
20
Réponse publiée au JO le 30 octobre 2012 page 6153 à la question écrite de Mme Marie-Jo Zimmermann n°3068
publiée au JO le 14 août 2012 page 4738.