Avec des procès-verbaux de réunions non systématiquement formalisés, des compétences de l’assemblée générale non exercées, un nombre d’administrateurs inférieur aux seuils prévus par les statuts et des engagements de la présidente au-delà de sa délégation, les règles statutaires de gouvernance ne sont pas respectées. Le fonctionnement de TPAFP ne garantit pas non plus suffisamment la prévention des conflits d’intérêts pour certains membres du bureau.
Alors que l’association a bénéficié d’un total de 436 MF CFP de subventions de la part de la collectivité de la Polynésie française de 2014 à 2019, la fiabilité des comptes et la traçabilité des informations comptables de l’association ne sont pas satisfaisantes puisque les dépenses et les recettes sont suivies dans un fichier Excel sommaire, ne permettant pas d’établir un compte de résultat et un bilan. Par ailleurs, aucun dispositif de contrôle interne n’existe, la séparation des tâches (engagement, comptabilité, secrétariat) au sein du bureau n’étant pas effective.
Le calendrier tardif retenu par le Pays pour l’établissement et l’instruction de la demande de subvention, des engagements avant tout conventionnement et l’absence de recouvrement des cotisations des membres font peser sur l’association un risque financier important en cas de retard ou de remise en cause de la subvention. Cette gestion influe nécessairement sur sa trésorerie avec des retards de paiement pour les fournisseurs et des comptes bancaires à découvert générateurs d’agios.
Investie d’une compétence générale pour développer la promotion des perles produites en Polynésie française, TPAFP était chargée de définir et de mettre en œuvre une stratégie collective de promotion de la perle de culture de Tahiti à l’international et localement, à partir d’objectifs de dépenses (et non de performance) fixés conventionnellement avec la collectivité de 2015 à 2019 :
- A l’international, les dépenses cumulées sont inférieures de 13% aux objectifs (en cumulé 312 MF CFP au lieu de 360 MF CFP prévisionnel) et reposent sur une externalisation complète de la conception et de la réalisation des actions, notamment auprès de deux associations étrangères composées de négociants et grossistes de la perle (en Chine et au Japon) payées à partir de la subvention reçue en contrepartie des prestations réalisées. Cette configuration revient à laisser les acheteurs (grossistes de la perle) définir eux-mêmes la stratégie commerciale et la ligne éditoriale pour vanter les perles tahitiennes.
- Au niveau local, les dépenses ont été systématiquement supérieures aux dépenses prévisionnelles à partir de 2016 (en cumulé 73 MF CFP au lieu des 50,4 MF CFP prévisionnel, soit un dépassement de 46%). Des achats récurrents de prestations de marketing ou d’assistance, sans mise en concurrence et financés exclusivement à partir de la subvention publique, n’ont pas permis un accès suffisamment équitable aux différents prestataires de la place de Tahiti, ni favorisé des économies.
Afin de faire émerger de nouveaux projets pour les évènements locaux, la collectivité (Délégation polynésienne aux investissements - DPI) a prospecté en 2019 directement auprès des professionnels de la perle pour définir de nouvelles actions de promotion en 2020. Le conseil de la perliculture, compétent sur la politique de commercialisation et de promotion des produits perliers, a acté le 20 février 2020 une diminution significative du périmètre de TPAFP (reprise des besoins en valorisation et protection de la perle de Tahiti, de la communication numérique et du marketing digital par des marchés passés par la Direction des ressources marines - DRM).
Dans ces conditions, le périmètre, voire l’existence même de cette association de bénévoles est à réexaminer sept ans après sa création.