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Institut de formation des professions sanitaires et sociales (Nouvelle-Calédonie)

CTC NOUVELLE-CALÉDONIE

Rapport d'observations définitives - La chambre territoriale des comptes de Nouvelle-Calédonie a examiné la gestion de l'Institut de formation des professions sanitaires et sociales (IFPSS) pour les exercices 2013 et suivants.

La chambre territoriale des comptes (CTC) a procédé à l’examen de la gestion de l’Institut de formation des professions sanitaires et sociales (IFPSS) à compter de l’exercice 2013. Le rapport analyse les enjeux juridiques et budgétaires ainsi que les outils et méthodes de pilotage de l’IFPSS.

La chambre a émis 14 recommandations et 17 rappels d’obligations juridiques. Le président du gouvernement précise dans sa réponse qu’un plan d’action et un calendrier seront mis en place pour répondre à ces préconisations : « une présentation en séance publique du congrès de la Nouvelle-Calédonie, devra être réalisée au plus tard le 30 juin de l’année suivant le rapport définitif. Dans l’intervalle, le suivi du respect de ce plan et de son calendrier fera l’objet d’échanges lors du dialogue de gestion prévu dans le cadre de la convention annuelle d’objectifs et de moyens. ».

La mise en œuvre des missions de l’établissement

L’établissement a pour mission principale de dispenser des formations diplômantes et continues dans les secteurs social et paramédical. Les formations conduisant aux diplômes d’Etat d’infirmier et d’aide-soignant sont les plus anciennes et les plus importantes par le nombre de stagiaires et le volume des moyens employés. L’établissement forme également au diplôme d’ambulancier, et, dans le secteur social, à plusieurs diplômes territoriaux (moniteur-éducateur, auxiliaire d’autonomie, accompagnateur d’autonomie de la personne et aide médico-psychologique). En moyenne, environ 400 apprenants fréquentent l’établissement chaque année. En douze ans, 1 109 diplômés sont sortis de l’établissement, dont 742 pour le secteur paramédical et 367 pour le secteur social. Le nombre de diplômés a culminé entre 2012 et 2015, ces quatre années totalisant 584 diplômés.

L’établissement doit appliquer le cadre réglementaire des instituts de formation aux soins infirmiers (IFSI) et des instituts de formation d’aides-soignants (IFAS) qui découle de la réglementation des diplômes d’Etat d’infirmier et d’aide-soignant. Or, certaines conditions du cadre juridique de ces diplômes ne sont pas respectées. L’établissement ne dispose pas de l’autorisation quinquennale prévue par ses statuts de délivrer la formation au diplôme d’infirmier d’Etat. Le constat est identique pour la formation au diplôme d’Etat d’aide-soignant dont le cadre juridique doit être revu. Le statut du directeur-adjoint en charge des formations de santé ne respecte pas toutes les dispositions qui s’imposent aux directeurs des établissements préparant à ces diplômes d’Etat.

Les enjeux budgétaires

Les dépenses budgétaires sont légèrement supérieures à 400 MF CFP pour un effectif d’environ
35 agents, le poids des dépenses de personnels dans la dépense totale étant de près de 80%. Initialement, de 2005 à 2010, l’établissement avait été financé par une dotation globale de la Nouvelle-Calédonie. Ce financement en dotation globale est bien adapté aux formations d’infirmiers et d’aides-soignants qui sont traditionnellement financées selon un régime de large gratuité, comme les formations universitaires et secondaires. En revanche, ce mode de financement ne convient pas aux formations diplômantes du secteur social qui ont pris leur essor à compter de 2009 et qui sont facturées à la formation.

La chambre recommande que dans sa gestion budgétaire, l’établissement distingue le secteur des diplômes d’Etat financé en dotation globale sur la base d’une définition à moyen terme des besoins et le secteur des autres formations financées à l’activité par la réponse de l’établissement aux commandes publiques ou privées de ces formations.

Pour qu’une telle évolution puisse se produire, la chambre recommande de créer au préalable une comptabilité analytique ventilant entre les deux secteurs les coûts qui leurs sont communs tels ceux des services supports ou ceux des formateurs intervenant dans chacun des secteurs.

Les enjeux de pilotage

Peu suivi par le congrès, l’établissement ne fait pas non plus l’objet d’une supervision satisfaisante par l’exécutif, même si un texte récent a introduit des dispositions renforcées dans certains domaines. Seul le conseil d’administration exerce son rôle de gouvernance générale.

Les besoins de formation à moyen terme du territoire en infirmiers, en aides-soignants et en professionnels des métiers du secteur social ne sont pas chiffrés par la tutelle. Les effectifs à former sont donc fixés chaque année par décision du conseil d’administration de l’établissement, sans cadrage à moyen terme par la Nouvelle-Calédonie ni approbation expresse par celle-ci des décisions du conseil, ce qui est pourtant prévu par les statuts. Il est difficile, dans ces conditions, de prévoir les moyens, notamment les formateurs, à mettre en place.

La chambre recommande donc que la Nouvelle-Calédonie et les autres tutelles se dotent d’une vision à moyen terme des besoins pour l’ensemble des métiers relevant du périmètre des formations délivrées par l’établissement. Elle recommande d’unifier les deux rapports annuels sur le fonctionnement, prévus par les statuts de l’établissement, en un seul rapport d’activité et rappelle l’obligation au gouvernement d’approuver expressément les délibérations du conseil d’administration conformément aux statuts.

Le management de l’établissement a été affecté par une forte instabilité et l’est actuellement par la vacance du poste de directeur depuis la suspension de la directrice et par la vacance du poste de directeur en charge des formations du secteur social. La chambre recommande de doter ces postes de leur titulaire.

Des contrôles multiples s’exercent au plan administratif de la part de la direction du budget et des affaires financières qui conclut tous les ans avec l’établissement une convention d’objectifs et de moyens, de la DFPC qui contrôle le respect de la législation du code de travail fixant les conditions de financement des stages de formation professionnelle et de la direction des affaires sanitaires et sociale responsable du contrôle pédagogique. La chambre recommande de mieux articuler ces contrôles.

Dans ce cadre, des efforts d’organisation au cours des deux dernières années ont été relevés, avec la mise en place d’un logiciel de gestion pédagogique et administrative et la création d’un poste de directeur administratif, l’établissement n’ayant pas de secrétaire général. Il reste à exploiter les informations sur l’activité opérationnelle que le logiciel pédagogique peut produire en les intégrant au rapport annuel d’activité ce que la chambre recommande. Par ailleurs, l’existence du poste de directeur administratif doit être prévue par les statuts.

Certains outils de management prévus par les statuts n’ont pas encore été mis en place. La chambre rappelle ainsi que l’établissement doit se doter d’un projet pédagogique pour la filière sociale et renouveler son projet d’établissement devenu caduc avec le temps. La chambre recommande que les procédures de gestion des ressources humaines et celles mises en œuvre pour suivre si l’établissement répond aux conditions réglementaires de réalisation des formations soient formalisées par des fiches de procédure.

La gestion pédagogique est satisfaisante mais doit être étoffée. La chambre recommande la mise en place d’un suivi du devenir professionnel des anciens stagiaires de l’établissement et l’élaboration d’un bilan annuel des actions de soutien aux stagiaires.

En dernier lieu, la chambre rappelle à l’établissement l’obligation de respecter la réglementation et les procédures prévues par l’instruction M. 52. Le travail de fiabilisation des comptes par annulation des titres erronés émis durant les exercices antérieurs doit être poursuivi et la gestion patrimoniale être renforcée.

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