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Commune de Poum (Nouvelle-Calédonie)

CTC NOUVELLE-CALÉDONIE

Rapport d'observations définitives

La chambre territoriale des comptes (CTC) a examiné la gestion de la commune de Poum pour les années 2010 et suivantes. Le rapport porte sur sa situation financière et les modalités d’organisation et de mise en œuvre de ses missions sous l’angle du contrôle interne budgétaire et comptable, des règles administratives et techniques et des résultats obtenus en matière d’investissement.

La commune doit rétablir sa situation budgétaire en rééquilibrant le financement de sa section d’investissement

La capacité d’autofinancement cumulée de Poum s’est élevée à plus de 450 MF CFP de 2010 à 2014 pour 1 990 MF CFP de recettes soit un taux d’épargne moyen de 22%. Si ce résultat est bon dans l’ensemble, en tendance, au cours de la période, les dépenses de fonctionnement (+4,4% par an) ont augmenté deux fois plus vite que les recettes (+2,1% par an). La CAF 2014 (57,0 MF CFP) est de ce fait inférieure à son niveau de 2010 (79,2 MF CFP).

La chambre prend note que depuis 2012, 94 MF CFP de travaux en régie ont été réalisés par les services techniques de la commune. Cette dépense génère une recette d’ordre du même montant qui majore la CAF. Après prise en compte de celle-ci, la dégradation est donc moins prononcée. La CAF passe de 79,2 MF CFP en 2010 à 75,8 MF CFP en 2014 (au lieu de 57,0 MF CFP sans les recettes de travaux en régie). Les travaux en régie doivent donc continuer d’être pratiqués par la commune.

En dépit de la bonne tenue de sa capacité d’autofinancement, la situation budgétaire de la commune s’est fortement dégradée au cours de la période car les dépenses d’investissement ont été très importantes et insuffisamment financées.

Poum doit faire face à un sous équipement de son territoire en réseaux de voirie, d’eau et d’électricité ce qui génère des investissements lourds : 1 401 MF CFP entre 2010 et 2014, soit près de 200 000 F CFP par habitant, près du triple de la moyenne des communes du territoire.

Net des recettes provenant des subventions et des emprunts, le solde de la section d’investissement a été déficitaire de 691 MF CFP. Pour financer ce montant, la section de fonctionnement a dégagé un résultat cumulé de 456 MF CFP. Il a donc manqué 235 MF CFP pour financer les investissements de la commune. Son fonds de roulement (ou résultat de clôture) est de ce fait passé de +112 MF CFP début 2010 à ‑123 MF CFP fin 2014. Grâce à des recettes inscrites en restes à réaliser, la commune ne se trouve certes pas juridiquement en situation de déficit excessif, mais sa trésorerie est insuffisante ce qui engendre des délais de paiement de plus en plus importants.

Cette évolution n’est pas soutenable. Le déséquilibre constaté doit et peut être résorbé.

Les dépenses de fonctionnement devraient être contenues afin que leur rythme de progression devienne inférieur à celui des recettes. La commune doit notamment agir sur les charges générales, les subventions et les dépenses de personnel. La chambre observe à cet égard que le ratio du nombre d’agents communaux par habitant est parmi les plus élevés de Nouvelle‑Calédonie.

Pour les recettes, les dotations règlementaires versées par la Nouvelle-Calédonie et l’Etat devraient rester stables vraisemblablement jusqu’en 2017 inclus.

La commune doit donc chercher à diversifier ses produits en augmentant les participations financières des usagers aux services publics communaux tels que l’eau, les transports ou les opérations funéraires et en recherchant les moyens de valoriser le domaine public et privé.

La commune doit également mobiliser ses équipes et ses partenaires en vue d’accélérer le versement, actuellement trop tardif, des subventions allouées à ses projets. N’ayant pratiquement pas emprunté durant la période, elle ne doit pas exclure de recourir à l’emprunt pour rétablir son fonds de roulement.

Enfin, la commune doit arrêter un plan pluriannuel d’investissements basé sur un diagnostic complet des besoins.

Une organisation budgétaire et comptable à améliorer

Le cadre budgétaire est insuffisamment approprié par la commune. Les modèles de délibération utilisés pour les décisions modificatives sont erronés. Les maquettes ne sont pas complètes, notamment s’agissant de la partie IV qui contient des annexes importantes pour l’information du conseil municipal comme l’état de la dette, des provisions ou du personnel. La commune qui vient de créer le budget annexe de sa régie de l’adduction d’eau, devra également en créer pour la mise en œuvre de son projet de lotissement.

Les prévisions budgétaires de la section de fonctionnement sont précises et celles de la section d’investissement s’améliorent en recettes. En revanche, la commune a tendance à sur-budgétiser en investissement, ce qui illustre l’imprécision de sa vision dans ce domaine.

La commune ayant fait le choix d’amortir ses équipements – procédure facultative dans sa strate démographique – elle doit délibérer afin d’arrêter la liste des biens à amortir et leur durée d’amortissement. Une autre délibération devra définir les amortissements devant être pratiqués pour les immobilisations de la régie des eaux, car l’amortissement est obligatoire pour ce type de services.

La chambre demande à la commune de mettre en place une comptabilité d’engagement. En son absence, la commune passe commande vis-à-vis de ses fournisseurs sans que les crédits soient disponibles. Il n’y a pas de suivi comptable des bons de commande et des factures. L’engagement au-delà des capacités budgétaires aboutit finalement à différer le paiement des factures.

Le contrôle du service fait et la correcte imputation des dépenses sont défaillants. La même prestation peut ainsi être payée deux fois en cas de relance du prestataire. Des dépenses d’investissement sont enregistrées en fonctionnement ce qui fausse l’inventaire et l’état de l’actif. Les actifs acquis sont enregistrés tardivement. La trésorerie ne fait pas l’objet d’une gestion prospective, ce qui engendre des ruptures de paiement récurrentes.

Le contrôle interne administratif et technique

La commune a commencé à se doter d’une organisation plus structurée. Elle a adopté un organigramme. Mais, actuellement, les services ou au sein d’entre eux, les agents, interprètent différemment leurs missions. Une formalisation des procédures apparaît donc nécessaire.

La chambre rappelle l’obligation pour la commune de doter la régie des eaux qu’elle vient de créer d’un conseil d’exploitation, d’un directeur et d’une tarification proportionnelle.

Elle recommande que l’attribution des secours et aides soit encadrée par une délibération du conseil municipal.

Le fonctionnement administratif de la commune présente plusieurs défaillances. Le rendu-compte des délégations du conseil municipal au maire n’est pas effectué. L’archivage et le suivi des réunions, des délibérations et des arrêtés du conseil municipal est incomplet. La gestion des conventions de prestations de service est imprécise sur les besoins à satisfaire par les prestataires et sur le suivi de leurs résultats. Le récapitulatif de l’activité des services techniques est insuffisant tant en fonctionnement que pour les travaux d’investissement réalisés en régie dont les états sont à revoir.

Les effectifs budgétaires sont nombreux. Ils sont comptabilisés au poste pourvu. Il n’y a pas de décision ni d’état budgétaire sur le volume et la nature des emplois autorisés. De nombreux emplois enregistrés comme titulaires dans les états budgétaires, c’est-à-dire comme relevant de la fonction publique communale, sont des contractuels à durée indéterminée (agents non titulaires). La commune considère que le recours à ces contrats sur des postes permanents – à pourvoir normalement par des titulaires - s’explique par la carence des candidatures. La chambre relève le nombre cependant très limité de titulaires, deux agents sur 30 au total.

La commune qui emploie plus de 25 agents doit créer un comité technique paritaire. Les règles de gestion – présence, heures supplémentaires, congés et récupération - des ressources humaines ont été consignées dans un règlement intérieur qui reste à délibérer par le conseil municipal. La pratique des entretiens annuels d’évaluation, mis en place cette année sur une logique d’objectifs et de résultats pour chaque agent, doit être poursuivie.

La gestion du patrimoine communal doit reposer sur un inventaire physique cohérent avec l’état de l’actif du comptable. Le premier n’existe pas et le second n’est pas à jour.

Les logements et véhicules communaux - actuellement non répertoriés exhaustivement mais dont l’instruction a montré qu’ils étaient mis à disposition - ne peuvent l’être qu’en application d’une délibération nominative et annuelle du conseil municipal précisant la nature et le montant évaluatif de l’avantage concédé. La commune doit également continuer à renforcer la gestion de ses stocks comme elle a commencé de le faire pour le carburant.

Enfin, l’analyse des opérations en matière d’électrification, de voirie et d’adduction en eau potable montre que la définition des besoins doit être précisée, ensuite que les chantiers de ces réseaux sont souvent perturbés par des blocages et des manifestations d’administrés et enfin que la commune est parfois défaillante dans son suivi de maître d’ouvrage, pour partie en raison de la spécificité de certaines opérations, pour partie en raison de la faiblesse de ses compétences internes. La chambre observe que la rémunération versée à Enercal, maître d’œuvre des travaux d’électrification est excessive et recommande à la commune de négocier avec l’opérateur une rémunération moins élevée.

La commune doit donc améliorer sa gestion budgétaire et financière, celle des ressources humaines et le pilotage administratif et opérationnel de ses services et de ses prestataires.

En réponse à la contradiction, elle s’est engagée à mettre en œuvre la plupart des recommandations et des rappels d’obligation juridique figurant dans le présent rapport.

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