L’instruction de la chambre territoriale des comptes a constaté de nombreux dysfonctionnements en matière de gestion, de suivi des prestations, de qualité, et de mesure de la satisfaction. Achevée fin mai, elle n’a pas pris en compte la crise sanitaire intervenue depuis lors qui a abouti à la fermeture de toutes les cantines de Nouméa le 27 septembre 2018.
- Une défaillance de stratégie dans la mise en œuvre des missions
La caisse des écoles est un établissement autonome de la ville de Nouméa dont les deux principales missions sont la restauration scolaire (8 000 enfants) et l’accueil des enfants en garderie avant et après la classe (3 800 enfants). La chambre relève une défaillance de stratégie dans la mise en œuvre de ces missions.
L’établissement n’a pas de fichier fiable des inscrits. Le pointage des élèves fréquentant la cantine et la garderie est manuel ce qui ne permet pas le suivi réel des prestations rendues. La chambre lui recommande de mettre en place un applicatif de gestion des inscrits et des présents.
Les contrats de travail des agents de l’établissement (près de 600 agents) effectuant leur service dans les réfectoires et les garderies – contrats dits de « travail intermittent » pris en application d’un accord d’établissement du 27 février 1992 - sont fragilisés en raison de l’absence de mentions obligatoires telles la durée annuelle minimum de travail de l’agent ou la référence à l’accord d’établissement. Ils doivent être mis à jour.
Les agents en cantine et en garderie sont payés chaque mois en fonction du nombre d’heures effectivement travaillées. Le décompte des heures effectuées revêt une importance particulière. Ce décompte se fait par pointage manuel selon des modalités ne garantissant pas la fiabilité des données. Ce système nécessite de plus des saisies successives, consommatrices de temps et pouvant générer des erreurs. Ces modalités doivent être modernisées et fiabilisées par l’utilisation d’un outil informatisé dont la chambre recommande la mise en place.
Le budget atteint près de 2 Mds F CFP (1,76 MdF CFP au budget 2018). Les dépenses ont dérivé au cours de la période contrôlée (+5,5% par an de 2012 à 2017). Cette évolution résulte d’un effet volume (le nombre de repas a augmenté de 1,4% par an) et d’un effet coût, la dépense totale ayant progressé plus vite que l’activité en volume. Les dépenses devront être maîtrisées à l’avenir car leur augmentation a fortement pesé sur les tarifs appliqués aux parents (+ 17% pour la cantine et + 57 % pour la garderie depuis 2012) ainsi que sur les participations versées par la commune et les autres organismes financeurs (Cafat, province Sud et Nouvelle - Calédonie).
Dans cette perspective, la chambre recommande la définition d’une stratégie budgétaire à moyen terme axée sur la maîtrise des dépenses. – ce qui suppose que l’établissement se dote d’outils de suivi – et la mise en place d’une comptabilité analytique permettant de mesurer les coûts complets.
- La fiabilité et la fidélité budgétaires comptables
La stratégie à mettre en œuvre par l’établissement devra porter également sur la fiabilité et la fidélité budgétaires et comptables.
Les parents payent leur cotisation mensuelle par prélèvement ou sur la base du volontariat, mais, contrairement aux règles comptables, ils ne sont jamais rendus juridiquement débiteurs de la caisse des écoles par l’émission d’un titre de recettes. Le montant des recettes constaté au budget n’est pas fiable.
L’établissement doit mettre en place pour chaque usager une facturation en droits constatés permettant l’émission de titres de recettes nominatifs pris en charge par le comptable public. A cette fin, la chambre recommande de mettre en place un logiciel de facturation au réel pouvant intégrer les données issues du pointage des enfants, lequel doit également être mis en place. Cette modernisation du pointage des repas permettra par ailleurs à l’établissement de contrôler que le nombre de repas facturés par le prestataire du marché est exact.
La fidélité budgétaire et comptable est également affectée par le fait que les locaux, équipements et moyens de fonctionnement sont mis gratuitement à disposition par la commune de manière informelle sans inscription de ces flux dans les comptes de l’établissement et de la commune. Ces ressources doivent faire l’objet d’un chiffrage et être facturées par la commune à l’établissement afin qu’il soit possible de calculer le budget réel de celui-ci et le coût complet de ses prestations.
- La gouvernance et le pilotage
La commune est en charge de la gouvernance de l’établissement et le président du comité de la caisse des écoles, ordonnateur, en assure le pilotage avec ses collaborateurs (le directeur, la directrice-adjointe et les trois chefs de pôles).
Statutairement, le comité de la caisse des écoles, organe délibérant de l’établissement est en charge de son administration (article 3 des statuts) et de toute décision ayant une incidence financière (article 10). Sa participation à la gouvernance et au pilotage de l’établissement a été cependant relativement effacée.
Sa composition fixée par la loi doit comprendre un nombre égal de représentants de la commune (ici au nombre de dix en décomptant le président du comité) et de représentants des parents (dénommés « sociétaires »). Le nombre de représentants des sociétaires a toujours été inférieur à ce chiffre. Il incombe à l’établissement de remédier à ce point en assurant la représentation des parents/sociétaires – 6 000 sociétaires environ – au comité de la caisse des écoles en nombre suffisant. Ceci implique de renforcer l’information et la communication vers les parents.
Par ailleurs, le président bénéficie de délégations du comité pour l’ensemble des questions pouvant lui être statutairement déléguées. Le compte rendu exhaustif des décisions prises par le président dans le cadre de ces délégations du comité est obligatoire. Il n’est pas effectué. Ce point devra être régularisé par des comptes rendus réguliers et exhaustifs devant le comité de la caisse des écoles.
- La qualité des prestations et la mesure de la satisfaction
L’achèvement de la couverture en cantines de l’ensemble des écoles de la commune et l’ouverture de nouvelles garderies (six écoles sans garderie en raison d’une demande trop faible) sont des points positifs en terme d’accessibilité. L’établissement n’a pas été aussi performant en matière de qualité et de gestion des risques. Il doit mettre en place une politique en ce sens.
Les résultats des contrôles opérés par la direction des risques sanitaires de la commune de Nouméa (272 non-conformités sur un total de 1 152 points de conformité examinés entre 2014 et 2017 dans 48 écoles), confirmés par les contrôles qualité du prestataire des repas, montrent que l’établissement doit faire évoluer ses pratiques en matière de suivi et de gestion de la qualité.
La méthode a été de traiter au fil de l’eau les remontées relatives à la qualité. Elle n’a pas inclus un volet d’analyse et de diagnostic susceptible de déboucher sur un plan global d’amélioration de la qualité et des risques. La chambre recommande à l’établissement de mettre en place une politique qualité de ses prestations, structurée par des indicateurs, des procédures et des outils modernes de suivi.
En outre, la caisse des écoles doit définir des procédures fiables de mesure de la satisfaction des élèves et des parents et renforcer la communication. Il a déjà été indiqué que la représentation des sociétaires au comité de l’établissement était insuffisante. Le rapport constate que tant pour communiquer vers les usagers que pour permettre à ceux-ci de contacter directement l’établissement, les méthodes doivent progresser, notamment par le recours aux moyens de communication devenus aujourd’hui habituels entre l’administration et ses usagers (site internet, SMS, courriels généraux).
