Par ailleurs, ce contrôle a été mené conjointement à celui de la société des Cinémas Lumière et à celui de la société Sorties d’Usine Productions, deux filiales de l’Institut Lumière.
L’Institut Lumière, créé en 1982, est une association à but non lucratif qui avait pour objet initial de mettre en valeur et de diffuser le patrimoine cinématographique des frères Louis et Auguste Lumière. L’association a aujourd’hui de nombreuses activités, dont la gestion du musée Lumière, une activité de programmation de cinéma classique dans le Hangar du premier Film, des activités pédagogiques à l’intention des élèves de toute la région, et depuis 2009, l’organisation du Festival Lumière, devenu le principal évènement mondial consacré au cinéma classique.
L’association est présidée par M. Bertrand TAVERNIER et dirigée par M. Thierry FRÉMAUX. Les représentants des collectivités publiques sont majoritaires au conseil d’administration (10 sièges sur 14), et les subventions publiques représentent 40 % des ressources de l’Institut, qui en demeure donc très dépendant malgré la forte progression de ses ressources propres depuis 2013.
La gouvernance de l’association a peu évolué entre 2013 et 2019, et n’apparait plus totalement adaptée, en particulier s’agissant des rôles et compositions respectifs de l’assemblée générale, du conseil d’administration et du bureau. Les instances se réunissent régulièrement mais leurs décisions ne respectent pas toujours les prérogatives de chacune d’entre elles. La chambre invite l’association à faire évoluer ses statuts en fonction de ses besoins et de la réalité de son fonctionnement.
L’Institut a créé, entre 2014 et 2019, trois filiales sous forme de sociétés commerciales. La création de la première filiale, Cinémas Lumière, et la souscription d’importants engagements juridiques et financiers à cette occasion, sont intervenues dans des conditions qui n’ont pas respecté les pouvoirs des instances associatives et l’information qui leur est due. L’information des membres de l’association sur les risques financiers liés aux filiales a depuis été améliorée, mais doit demeurer un point de vigilance, étant données les garanties consenties à la société Cinémas Lumière, en déficit récurrent.
L’activité de l’Institut Lumière est portée par le développement rapide du Festival Lumière, son évènement phare, qui représente désormais environ la moitié du budget annuel de l’association. L’Institut s’est beaucoup diversifié et assure le suivi de ses activités ; il pourrait améliorer l’information des instances associatives sur ce point.
La gestion interne de l’association se caractérise par un faible formalisme. En particulier, l’Institut Lumière ne respecte pas les principes de la commande publique alors que les conditions de sa gouvernance le justifieraient. Si les effectifs de l’association ont peu évolué depuis 2013, malgré le développement d’activités nouvelles, les rémunérations ont augmenté plus rapidement. En matière comptable et financière, les contributions en nature ne figurent pas dans les comptes de l’association, comme le requiert le plan comptable. La comptabilité analytique, que l’Institut est en voie de finaliser, devrait lui permettre d’améliorer la connaissance de ses coûts et celle de l’affectation de ses diverses ressources.
L’Institut Lumière a atteint l’équilibre financier, et a même réalisé de légers excédents, sur toute la période. Le dynamisme de ses ressources propres, notamment, lui permet de financer le développement de ses activités. Toutefois, ses charges progressent encore plus rapidement en fin de période. La vigilance de l’association est donc appelée sur ce point.
RECOMMANDATIONS
Recommandation n° 1 : Revoir les statuts de l’association afin de clarifier la composition et les rôles respectifs de l’assemblée générale, du conseil d’administration et du bureau, et pour les rendre cohérents avec la pratique et les besoins de l’association.
Recommandation n° 2 : Renforcer le suivi et le formalisme des réunions des instances statutaires.
Recommandation n° 3 : Veiller à recueillir la validation du conseil d’administration, retracée au compte-rendu de la séance, pour toute décision qui relève de sa compétence en application des statuts.
Recommandation n° 4 : Préciser, dans les statuts, les situations dans lesquelles une décision du représentant de l’Institut Lumière en qualité d’actionnaire doit auparavant être soumise au conseil d’administration.
Recommandation n° 5 : Améliorer le suivi de l’activité de l’association et l’information restituée aux membres du conseil d’administration.
Recommandation n° 6 : Redéfinir le processus d’achat afin de respecter les principes de la commande publique.
Recommandation n° 7 : Conclure systématiquement un avenant au contrat de travail en cas de modification de la rémunération d’un salarié.
Recommandation n° 8 : Appliquer l’intégralité du règlement comptable relatif aux comptes annuels des personnes morales de droit privé à but non lucratif.