Chambre territoriale des comptes de Nouvelle-Calédonie
13 Boulevard Vauban – BP 2392 - 98846 Nouméa Cedex
RAPPORT D’OBSERVATIONS DEFINITIVES
Caisse des écoles de Nouméa
Exercices 2012 et suivants
Le présent document a été délibéré par la chambre le 11 octobre 2018
RAPPORT D’OBSERVATIONS DEFINITIVES
2
AVANT-PROPOS
Le présent rapport d’observations définitives, une fois délibéré, est adressé aux
représentants légaux des collectivités ou organismes contrôlés afin qu’ils apportent, s’ils le
souhaitent, une réponse qui a vocation à l’accompagner lorsqu’il sera rendu public. C’est un
document confidentiel réservé aux seuls destinataires, qui conserve un caractère confidentiel
jusqu’à l’achèvement de la procédure contradictoire. Sa divulgation est donc interdite,
conformément à l’article L. 262-48 du code des juridictions financières.
CAISSE DES ECOLES DE NOUMEA
3
TABLE DES MATIÈRES
SYNTHÈSE
...............................................................................................................................
4
RECOMMANDATIONS
...........................................................................................................
7
RAPPELS D’OBLIGATION JURIDIQUE
...............................................................................
9
INTRODUCTION
....................................................................................................................
11
1
..
LES MISSIONS DE LA CAISSE DES ECOLES
..............................................................
12
2
..
LES FINANCES DE L’ETABLISSEMENT
......................................................................
14
2.1
L’équilibre budgétaire
...................................................................................................
14
2.1.1 Evolution et structure des recettes et des dépenses de fonctionnement
..........................
14
2.1.2 Rétrospective et prospective budgétaire
.........................................................................
18
2.2
La régularité et la fidélité des comptes
.........................................................................
24
2.2.1 Les flux comptables annuels
...........................................................................................
24
2.2.2 Les états de fin d’exercice
..............................................................................................
30
3
..
L’ORGANISATION DE L’ETABLISSEMENT
................................................................
32
3.1
La direction de l’établissement
.....................................................................................
32
3.1.1 La fonction de gouvernance
............................................................................................
32
3.1.2 La fonction de pilotage
...................................................................................................
40
3.2
L’organisation et la gestion des moyens
.......................................................................
42
3.2.1 Les moyens de l’établissement et leurs modalités d’organisation
..................................
43
3.2.2 La gestion des moyens
....................................................................................................
48
4
..
L’ACTIVITE DE L’ETABLISSEMENT
...........................................................................
55
4.1
Le volume d’activité
.....................................................................................................
55
4.2
Le coût des activités
......................................................................................................
55
4.2.1 Le coût pour les parents : la politique tarifaire
...............................................................
55
4.2.2 Le coût global des prestations
.........................................................................................
57
4.3
La qualité des prestations
..............................................................................................
59
4.3.1 La qualité interne des prestations
....................................................................................
59
4.3.2 La qualité externe : la politique à l’égard des usagers
....................................................
66
ANNEXES
...............................................................................................................................
71
***
5
..
REPONSE AU RAPPORT D’OBSERVATIONS DEFINITIVES
.....................................
76
RAPPORT D’OBSERVATIONS DEFINITIVES
4
SYNTHÈSE
L’instruction de la chambre territoriale des comptes a constaté de nombreux
dysfonctionnements en matière de gestion, de suivi des prestations, de qualité, et de
mesure de la satisfaction. Achevée fin mai, elle n’a pas pris en compte la crise sanitaire
intervenue depuis lors qui a abouti à la fermeture de toutes les cantines de Nouméa le
27 septembre 2018.
1
Une défaillance de stratégie dans la mise en œuvre des missions
La caisse des écoles est un établissement autonome de la ville de Nouméa dont les deux
principales missions sont la restauration scolaire (8 000 enfants) et l’accueil des enfants en
garderie avant et après la classe (3 800 enfants). La chambre relève une défaillance de stratégie
dans la mise en œuvre de ces missions.
L’établissement n’a pas de fichier fiable des inscrits. Le pointage des élèves fréquentant
la cantine et la garderie est manuel ce qui ne permet pas le suivi réel des prestations rendues.
La chambre lui recommande de mettre en place un applicatif de gestion des inscrits et des
présents.
Les contrats de travail des agents de l’établissement (près de 600 agents) effectuant leur
service dans les réfectoires et les garderies – contrats dits de « travail intermittent » pris en
application d’un accord d’établissement du 27 février 1992 - sont fragilisés en raison de
l’absence de mentions obligatoires telles la durée annuelle minimum de travail de l’agent ou la
référence à l’accord d’établissement. Ils doivent être mis à jour.
Les agents en cantine et en garderie sont payés chaque mois en fonction du nombre
d’heures effectivement travaillées. Le décompte des heures effectuées revêt une importance
particulière. Ce décompte se fait par pointage manuel selon des modalités ne garantissant pas
la fiabilité des données. Ce système nécessite de plus des saisies successives, consommatrices
de temps et pouvant générer des erreurs. Ces modalités doivent être modernisées et fiabilisées
par l’utilisation d’un outil informatisé dont la chambre recommande la mise en place.
Le budget atteint près de 2 Mds F CFP (1,76 MdF CFP au budget 2018). Les dépenses
ont dérivé au cours de la période contrôlée (+5,5% par an de 2012 à 2017). Cette évolution
résulte d’un effet volume (le nombre de repas a augmenté de 1,4% par an) et d’un effet coût, la
dépense totale ayant progressé plus vite que l’activité en volume. Les dépenses devront être
maîtrisées à l’avenir car leur augmentation a fortement pesé sur les tarifs appliqués aux parents
(+ 17% pour la cantine et + 57 % pour la garderie depuis 2012) ainsi que sur les participations
versées par la commune et les autres organismes financeurs (Cafat, province Sud et
Nouvelle - Calédonie).
Dans cette perspective, la chambre recommande la définition d’une stratégie budgétaire
à moyen terme axée sur la maîtrise des dépenses. – ce qui suppose que l’établissement se dote
d’outils de suivi – et la mise en place d’une comptabilité analytique permettant de mesurer les
coûts complets.
CAISSE DES ECOLES DE NOUMEA
5
2
La fiabilité et la fidélité budgétaires comptables
La stratégie à mettre en œuvre par l’établissement devra porter également sur la fiabilité
et la fidélité budgétaires et comptables.
Les parents payent leur cotisation mensuelle par prélèvement ou sur la base du
volontariat, mais, contrairement aux règles comptables, ils ne sont jamais rendus juridiquement
débiteurs de la caisse des écoles par l’émission d’un titre de recettes. Le montant des recettes
constaté au budget n’est pas fiable.
L’établissement doit mettre en place pour chaque usager une facturation en droits
constatés permettant l’émission de titres de recettes nominatifs pris en charge par le comptable
public. A cette fin, la chambre recommande de mettre en place un logiciel de facturation au réel
pouvant intégrer les données issues du pointage des enfants, lequel doit également être mis en
place. Cette modernisation du pointage des repas permettra par ailleurs à l’établissement de
contrôler que le nombre de repas facturés par le prestataire du marché est exact.
La fidélité budgétaire et comptable est également affectée par le fait que les locaux,
équipements et moyens de fonctionnement sont mis gratuitement à disposition par la commune
de manière informelle sans inscription de ces flux dans les comptes de l’établissement et de la
commune. Ces ressources doivent faire l’objet d’un chiffrage et être facturées par la commune
à l’établissement afin qu’il soit possible de calculer le budget réel de celui-ci et le coût complet
de ses prestations.
3
La gouvernance et le pilotage
La commune est en charge de la gouvernance de l’établissement et le président du
comité de la caisse des écoles, ordonnateur, en assure le pilotage avec ses collaborateurs (le
directeur, la directrice-adjointe et les trois chefs de pôles).
Statutairement, le comité de la caisse des écoles, organe délibérant de l’établissement
est en charge de son administration (article 3 des statuts) et de toute décision ayant une
incidence financière (article 10). Sa participation à la gouvernance et au pilotage de
l’établissement a été cependant relativement effacée.
Sa composition fixée par la loi doit comprendre un nombre égal de représentants de la
commune (ici au nombre de dix en décomptant le président du comité) et de représentants des
parents (dénommés « sociétaires »). Le nombre de représentants des sociétaires a toujours été
inférieur à ce chiffre. Il incombe à l’établissement de remédier à ce point en assurant la
représentation des parents/sociétaires – 6 000 sociétaires environ – au comité de la caisse des
écoles en nombre suffisant. Ceci implique de renforcer l’information et la communication vers
les parents.
Par ailleurs, le président bénéficie de délégations du comité pour l’ensemble des
questions pouvant lui être statutairement déléguées. Le compte rendu exhaustif des décisions
prises par le président dans le cadre de ces délégations du comité est obligatoire. Il n’est pas
effectué. Ce point devra être régularisé par des comptes rendus réguliers et exhaustifs devant le
comité de la caisse des écoles.
RAPPORT D’OBSERVATIONS DEFINITIVES
6
4
La qualité des prestations et la mesure de la satisfaction
L’achèvement de la couverture en cantines de l’ensemble des écoles de la commune et
l’ouverture de nouvelles garderies (six écoles sans garderie en raison d’une demande trop
faible) sont des points positifs en terme d’accessibilité. L’établissement n’a pas été aussi
performant en matière de qualité et de gestion des risques. Il doit mettre en place une politique
en ce sens.
Les résultats des contrôles opérés par la direction des risques sanitaires de la commune
de Nouméa (272 non-conformités sur un total de 1 152 points de conformité examinés entre
2014 et 2017 dans 48 écoles), confirmés par les contrôles qualité du prestataire des repas,
montrent que l’établissement doit faire évoluer ses pratiques en matière de suivi et de gestion
de la qualité.
La méthode a été de traiter au fil de l’eau les remontées relatives à la qualité. Elle n’a
pas inclus un volet d’analyse et de diagnostic susceptible de déboucher sur un plan global
d’amélioration de la qualité et des risques. La chambre recommande à l’établissement de mettre
en place une politique qualité de ses prestations, structurée par des indicateurs, des procédures
et des outils modernes de suivi.
En outre, la caisse des écoles doit définir des procédures fiables de mesure de la
satisfaction des élèves et des parents et renforcer la communication. Il a déjà été indiqué que la
représentation des sociétaires au comité de l’établissement était insuffisante. Le rapport constate
que tant pour communiquer vers les usagers que pour permettre à ceux-ci de contacter
directement l’établissement, les méthodes doivent progresser, notamment par le recours aux
moyens de communication devenus aujourd’hui habituels entre l’administration et ses usagers
(site internet, SMS, courriels généraux).
CAISSE DES ECOLES DE NOUMEA
7
RECOMMANDATIONS
la chambre recommande à la caisse des écoles de Nouméa de
procéder au vote d’un budget unique incluant la reprise des résultats de l’exercice
précédent.
Dans sa réponse, le président de la caisse des écoles indique que cette recommandation
sera mise en œuvre dès le vote de son prochain budget.
.....................................................
19
.
la chambre recommande à la caisse des écoles de Nouméa de
fixer des objectifs budgétaires à moyen terme en recherchant une maîtrise des dépenses.
........................................
....................................................................................................
24
la chambre recommande à la caisse des écoles de Nouméa de
mettre en place un applicatif de gestion permettant de fiabiliser les inscrits et les présents
pour les prestations de cantine et de garderie.
Dans sa réponse, le président de la caisse des écoles indique avoir engagé ce projet avec
son prestataire informatique en charge de la régie de recettes.
...........................................
28
la chambre recommande à la caisse des écoles de Nouméa de
se doter d’objectifs opérationnels et des outils pour en assurer le suivi.
Dans sa réponse, l’établissement s’engage à se doter d’objectifs opérationnels et
d’indicateurs de performance qui pourront porter sur les coûts, le volume des
prestations, la qualité, la communication ou la satisfaction des usagers.
............................
38
la chambre recommande à la caisse des écoles de Nouméa et
à sa tutelle de mettre en œuvre l’objectif de recentrage des missions de la caisse en
engageant une réflexion sur son retrait des activités secondaires qu’elle exerce encore.
Dans sa réponse, le président de la caisse des écoles indique que celle-ci engagera la
réflexion sur le retrait de ses activités secondaires.
.............................................................
39
.
la chambre recommande à la caisse des écoles de Nouméa de
mettre à jour ses statuts afin d’y introduire les dispositions actant l’organisation et les
pratiques de gouvernance et de pilotage mises en place au sein de l’établissement.
Dans sa réponse, le président de la caisse des écoles indique que les statuts seront
modifiés dans le sens préconisé par la chambre.
.......................................................
.........
42
.
la chambre recommande à la caisse des écoles de Nouméa de
mettre en place un logiciel et des outils informatisés de saisie des présences et des heures
effectuées pour les agents relevant du régime du contrat de travail intermittent.
Dans sa réponse l’ordonnateur a indiqué être favorable à un outil informatisé de
pointage, une étude devant être lancée en ce sens.
...............................................
..............
53
RAPPORT D’OBSERVATIONS DEFINITIVES
8
.
la chambre recommande à la caisse des écoles de se
rapprocher de la commune pour conclure une convention d’entretien et de maintenance
des locaux et des équipements communaux qu’elle utilise.
Dans sa réponse, le président de la caisse des écoles indique qu’il élaborera la
convention recommandée par la chambre.
..........................
...............................................
54
.
la chambre recommande la mise en œuvre d’une tarification
en fonction de l’utilisation effective par les usagers des services de cantine et de
garderie.
..........................
....................................................................................................
57
.
la chambre recommande à la caisse des écoles de Nouméa
de mettre en place une comptabilité analytique permettant le calcul du coût complet
unitaire et/ou à l’élève des différentes prestations délivrées.
Dans sa réponse, le président de la caisse des écoles indique qu’il « tiendra compte de
cette remarque » et qu’une « étude pourra être menée pour créer des outils permettant
de développer une comptabilité analytique et fiabiliser les calculs de coût de revient. ».
..........................................
....................................................
.............................................
59
.
la chambre recommande un suivi de la qualité interne
renforcé par la définition de procédures de contrôle et de diagnostic et par la mise en
place d’indicateurs qualité suivis dans le temps.
Dans sa réponse, le président de la caisse des écoles indique que celle-ci « étudiera cette
recommandation et la nécessité de s’adjoindre des conseils d’un spécialiste en la
matière. »
..........................
.................................
................................................................
66
la chambre recommande à la caisse des écoles de moderniser
et fiabiliser les modalités de recueil de la satisfaction de ses usagers et des évènements
affectant celle-ci.
Dans sa réponse, le président de la caisse des écoles indique « vouloir aller dans le sens
de la recommandation. ».
La chambre prend note de ces orientations et engage l’établissement à mettre en œuvre
une démarche structurée.
....................................................................................................
68
la chambre recommande à la caisse des écoles de Nouméa
de mettre en place un applicatif lui permettant de gérer ses relations avec les usagers.
.....
70
CAISSE DES ECOLES DE NOUMEA
9
RAPPELS D’OBLIGATION JURIDIQUE
la chambre rappelle qu’en application des principes d’équilibre
et de sincérité, la caisse des écoles Nouméa doit inscrire au budget primitif et non au budget
supplémentaire l’intégralité de ses crédits de fonctionnement.
Dans sa réponse, le président de la caisse des écoles indique qu’il sera fait application de
cette règle dès le vote du prochain budget.
..............................
...............................................
18
la chambre rappelle qu’en application du principe d’universalité
budgétaire, les moyens communaux mis à disposition de la caisse des écoles doivent faire
l’objet d’une inscription budgétaire et comptable permettant de les identifier et d’en
chiffrer le coût.
L’ordonnateur indique dans sa réponse qu’un système de facturation pourrait être mis en
place pour l’ensemble des moyens mis à disposition.
Il revient à l’établissement et à la commune, en lien avec le comptable public, d’en définir
les modalités avec une précision suffisante, dans le cadre de la règlementation budgétaire
et comptable. ...
..............................
...........................
.............................................................
25
la chambre rappelle que les recettes de la caisse des écoles de
Nouméa doivent être enregistrées en droits constatés et qu’un titre de recette ou un extrait
de titre de recette doit être périodiquement notifié à chaque usager.
.......................................
26
la chambre demande à la caisse des écoles de Nouméa de
régulariser les imputations comptables erronées.
Dans sa réponse, le président de la caisse des écoles indique que ces régularisations seront
opérées à l’occasion de l’élaboration du prochain budget.
......................................................
30
la chambre rappelle à la caisse des écoles de Nouméa
l’obligation de comptabiliser les restes à réaliser.
Dans sa réponse, le président de la caisse des écoles indique que cette régularisation sera
opérée à l’occasion de l’élaboration du prochain budget.
........................................................
30
la chambre rappelle à la caisse des écoles de Nouméa
l’obligation de constituer des provisions notamment pour couvrir les risques de
non-recouvrement.
Dans sa réponse, le président de la caisse des écoles indique que celle-ci mettra en œuvre
cette obligation dans son prochain budget.
.........................................................................
....
31
la chambre rappelle à la caisse des écoles de Nouméa qu’en
application des dispositions de l’instruction budgétaire et comptable M. 14, elle doit
produire un état de variation des immobilisations chaque année et se rapprocher du
comptable public afin que celui-ci soit en mesure de produire un état de l’actif fiable.
Dans sa réponse, le président de la caisse des écoles indique que celle-ci se rapprochera du
comptable public pour régulariser sa situation.
..............................................................
.........
31
RAPPORT D’OBSERVATIONS DEFINITIVES
10
la chambre rappelle à la caisse des écoles de Nouméa que son
comité doit compter un nombre égal de représentants de la commune et de représentants
des sociétaires conformément aux dispositions de l’article R. 264-16 du code de
l’éducation.
.............................
.................................................................................................
33
la chambre rappelle à la caisse des écoles de Nouméa
l’obligation pour le président du comité de rendre compte à ce dernier des décisions prises
en application des compétences qui lui ont été déléguées.
Dans sa réponse, le président de la caisse des écoles s’engage à intégrer à l’ordre du jour
du comité « un point sur les décisions prises par le président dans le cadre de ses
délégations. ».
La chambre en prend note et souligne que ces comptes rendus doivent être écrits et
exhaustifs.
......
...................................................................
......................................................
41
la chambre rappelle à la caisse des écoles de Nouméa qu’elle
doit adopter un règlement intérieur et mettre en place sans délai un comité d’entreprise.
L’ordonnateur indique en réponse qu’il mettra en place un règlement intérieur. S’agissant
de l’obligation de créer un comité d’entreprise, il renvoie à des textes en préparation
pouvant lever cette obligation pour les personnes publiques.
La chambre souligne que la création d’un comité d’entreprise est cependant obligatoire en
l’état actuel du droit
.................
..............................................
.........................................
.......
47
la chambre rappelle à la caisse des écoles de Nouméa que les
contrats de travail intermittent doivent mentionner un volume horaire annuel minimum
incluant l’ensemble des services attendus de l’agent et indiquer que les heures
complémentaires pouvant être allouées à l’agent ne peuvent excéder le quart du volume
annuel de travail mentionné par le contrat.
Dans sa réponse, le président de la caisse des écoles prend acte de cette obligation et
indique qu’une réflexion est en cours pour régulariser les dispositions contractuelles.
..........
49
CAISSE DES ECOLES DE NOUMEA
11
INTRODUCTION
La caisse des écoles de Nouméa est un établissement public de la commune de Nouméa
créé par la délibération n° 92/06 du 23 janvier 1992. A l’origine, la structure avait été créée
dans les années 60 sous le statut d’association loi 1901. Elle a pour mission de délivrer des
services périscolaires, principalement la restauration et la garderie scolaires.
Le présent rapport d’observations définitives, délibéré le 11 octobre 2018 par la chambre
territoriale des comptes (CTC), porte sur le contrôle des comptes et de la gestion de
l’établissement à compter de 2012. Le précédent contrôle avait été effectué en 2007/2008.
La lettre notifiant l’ouverture du contrôle a été transmise le 20 décembre 2017 à
Monsieur Jean-Pierre Delrieu, 1
er
adjoint au maire de Nouméa et ordonnateur en fonctions ainsi
qu’aux précédents ordonnateurs, Madame Sonia Lagarde et Monsieur Jean Lèques.
Les entretiens de fin de contrôle avec ces trois ordonnateurs ont eu lieu le 29 mai 2018.
Le rapport d’observations provisoires, délibéré le 31 mai 2018, a été notifié le 22 juin 2018 au
président de la caisse des écoles, M. Jean-Pierre Delrieu et à ses prédécesseurs,
Mme Sonia Lagarde et M. Jean Lèques. Ils en ont respectivement accusé réception les
5 juillet et 26 juin 2018.
M. Jean-Pierre Delrieu a répondu par un courrier en date du 3 septembre 2018 enregistré
le 4 septembre 2018 au greffe de la chambre. Ce courrier indique que les réponses qu’il
contient : « ont été partagées avec les autres ordonnateurs de la caisse des écoles concernés par
la période contrôlée, destinataires du rapport d’observations provisoires, Madame Sonia
Lagarde et Monsieur Jean Lèques ». Ces derniers n’ont pas transmis de réponse séparée.
L’ordonnateur déclare en conclusion qu’il « réaffirme la volonté de la Caisse des écoles
de s’inscrire dans cette démarche d’optimisation et de modernisation de ses pratiques et outils.
Cet engagement permettra de rendre ses services plus performants et répondre au volume
d’activités qui a augmenté de manière considérable ces dix dernières années. ».
Le rapport présente ci-après les missions assurées par l’établissement (1) puis analyse
successivement ses finances (partie 2), son organisation (partie 3) et le volume, le coût et la
qualité des activités qu’il délivre (partie 4).
.
RAPPORT D’OBSERVATIONS DEFINITIVES
12
1
LES MISSIONS DE LA CAISSE DES ECOLES
La caisse des écoles opère deux activités principales - la cantine scolaire et la garderie
périscolaire - et rend plusieurs autres services d’importance secondaire.
•
La cantine scolaire
La fourniture des repas représente la mission principale de la caisse des écoles. Les
élèves sont pris en charge par les agents de la caisse des écoles à la fin de la matinée scolaire
(11h15), un repas leur est servi et ils sont surveillés jusqu’à la reprise de l’école à 12h45.
La fabrication et la livraison des repas sont sous-traitées à un prestataire dans le cadre
d’un marché triennal. Il a été renouvelé pour la période 2018-2020. Le titulaire du marché est
l’entreprise Newrest.
La ville de Nouméa compte 51 écoles publiques du premier degré d’enseignement
(écoles maternelles et écoles primaires).
Depuis 2012, la construction de locaux a permis à la caisse des écoles de proposer un
service de cantine scolaire dans toutes les écoles.
•
La garderie
La garderie est la seconde mission de la caisse des écoles. Les heures de ce service sont
fixes (indépendamment de l’arrivée et du départ graduels des élèves sur les plages horaires
prévues) : le matin de 6h45 à 7h30, le soir de 15h30 à 17h30, le mercredi de 10h30 à 11h45.
Depuis 2017, le service de garderie proposé le mercredi midi a été prolongé d’un quart d’heure
(de 11h30 à 11h45) offrant une plus grande flexibilité aux parents pour venir récupérer leurs
enfants.
Sur les 51 écoles publiques, 45 sont équipées d’une garderie en 2018. Les six écoles non
équipées ne sont, selon l’établissement, pas demandeuses de ce service dans des proportions
suffisantes pour en justifier la création. La caisse des écoles estime en effet que compte tenu
des charges fixes induites par l’ouverture d’un service de garderie, un effectif de vingt élèves
minimum est requis.
Cette évolution a permis que les services publics de cantine et de garderie soient
homogénéisés sur l’ensemble de la commune, en conformité avec le principe d’égal accès au
service public. La fréquentation des cantines et garderies tend à prouver que leur ouverture a
satisfait un besoin.
•
Le transport scolaire
Le transport scolaire est la troisième activité de la caisse des écoles. Il est sous-traité à
la Société Calédonienne de Transport par un marché triennal. Le marché a été renouvelé à
compter de 2018 jusqu’en 2020.
Le transport scolaire comprend deux activités : le ramassage scolaire en début et en fin
de journée, le transport lors des sorties organisées par le personnel enseignant.
CAISSE DES ECOLES DE NOUMEA
13
Le ramassage scolaire concerne d’une part, les élèves habitant dans certains quartiers
éloignés des établissements d’enseignement (presqu’île de Ducos, Petite Normandie, Nouville),
et d’autre part, des enfants de différents quartiers de Nouméa scolarisés dans les classes
spécialisées (CLIS)
1
. Les élèves sont sous la surveillance d’agents de la caisse des écoles
pendant le temps du transport jusqu’à l’école.
Le transport d’élèves dans le cadre de sorties pédagogiques se déroule pendant le temps
scolaire. Les élèves sont sous la surveillance de leur enseignant. Cette activité a été
particulièrement développée sur la période 2016-2017 compte tenu de l’accent mis par la
province sur l’apprentissage de la natation.
Ce second volet de l’activité de transport scolaire n’est plus opéré à compter de 2018.
•
Les matinées pédagogiques
Les journées pédagogiques désignent les journées durant lesquelles le personnel
enseignant est en conseil de cycle ou en journée d’animations pédagogiques. Au nombre de dix
dans l’année, elles sont fixées le mercredi. L’école n’est donc pas assurée ces
jours-là.
La
commune
propose
alors
aux
parents
un
accueil
gratuit
des
élèves.
9 centres d’accueil sont ouverts par la commune : 6 centres pour le primaire et 3 centres pour
les maternelles.
Ce service est assuré à la fois par la caisse des écoles (surveillantes animateurs
périscolaires) et la commune (éducateurs sportifs de la commune).
Cette organisation s’est mise en place par manque de main d’œuvre sur les créneaux
concernés, le personnel de la caisse des écoles et celui de la commune formant initialement des
équipes mixtes, puis se répartissant les centres d’accueil.
•
La distribution de lait
La caisse des écoles approvisionne en lait certaines écoles référencées par la médecine
scolaire. Ce lait est destiné à être distribué aux élèves par le personnel communal pendant le
temps scolaire.
1
Les classes d’intégration scolaire (CLIS) accueillent des élèves présentant un handicap physique,
sensoriel ou mental.
RAPPORT D’OBSERVATIONS DEFINITIVES
14
2
LES FINANCES DE L’ETABLISSEMENT
L’équilibre budgétaire n’a pas été suffisamment maîtrisé au cours de la période
sous revue et devra mieux l’être à l’avenir. (1.1).
Des mesures correctives sont par ailleurs souhaitables en vue d’obtenir une image
comptable plus fidèle de l’activité et des moyens de l’établissement. Sa visibilité comptable est
actuellement insuffisante (2.2).
2.1
L’équilibre budgétaire
Les dépenses de la caisse des écoles ont atteint 1,79 MdF CFP en 2017.
L’enjeu budgétaire concerne uniquement la section de fonctionnement qui centralise les
dépenses.
Les investissements sont, en effet, presque tous pris en charge par la commune. La
dépense d’investissement assurée par l’établissement est de l’ordre de 4 MF CFP par an
(0,2% du budget total) en moyenne sur la période 2012-2017. Les problématiques d’équilibre
du financement des investissements - autofinancement et endettement – ne se posent donc pas.
2.1.1
Evolution et structure des recettes et des dépenses de fonctionnement
•
Une hausse de 422 MF CFP des dépenses de 2012 à 2017
Les dépenses de fonctionnement ont progressé de 5,5% par an passant de 1,37 MdF CFP
à 1,79 MdF CFP (+ 422 MF CFP) entre 2012 et 2017 (tableau n°1).
Les charges de personnel ont crû de 7,0% par an, passant de 755 MF CFP à
1 058 MF CFP (+303 MF CFP).
Les dépenses hors charges de personnel ont progressé de 112 MF CFP (3,4% par an) de
609 MF CFP à 721 MF CFP. Les principaux facteurs de hausse ont été le poste « achats de
repas » (+95 MF CFP soit 3,3% par an), les charges d’assurances, de formation et de location
(services extérieurs : + 15 MF CFP soit 17,6% par an) et les marchés de transport (+3 MF CFP
soit 2,2% par an).
Il est prévu une baisse des dépenses de 28 MF CFP au budget primitif 2018, se
répartissant en une diminution de 33,5 MF CFP des charges hors personnel et une hausse de
5,5 MF CFP des charges de personnel.
CAISSE DES ECOLES DE NOUMEA
15
Dépenses de fonctionnement des comptes administratifs 2012 à 2017
Source : CTC
Dépenses de fonctionnement 2012-2017 avec les prévisions 2018
Source : CTC
2013
2014
2015
2016
2017
En F
En %
En F En %
En F En %
En F En %
En F En %
En F
En %
En F CFP
En %
Moyenne
annuelle
Achats
14 862 820
1%
16 907 136
1%
15 476 297
1%
19 060 412
1%
18 560 887
1%
16 532 055
1%
1 669 235
11%
2,2%
Marché repas
538 803 184
39%
563 276 946
37%
577 735 793
36%
579 635 037
36%
609 869 364
36%
633 733 322
35%
94 930 138
18%
3,3%
Nb de repas
1 126 234
1 153 752
1 162 396
1 162 097
1 176 340
1 205 023
78 789
7%
1,4%
Marché transports scolaires
27 676 170
2%
36 017 776
2%
35 872 439
2%
29 895 935
2%
31 549 389
2%
30 783 847
2%
3 107 677
11%
2,2%
Services extérieurs sauf marchés repas et
transports scolaires
12 100 172
1%
14 121 905
1%
15 391 700
1%
15 831 241
1%
12 700 009
1%
27 252 137
2%
15 151 965
125%
17,6%
Autres services extérieurs
15 365 396
1%
9 330 269
1%
15 342 418
1%
8 510 495
1%
11 156 780
1%
10 777 440
1%
-4 587 956
-30%
-6,8%
Impôts, taxes et versements assimilés
0%
0%
1 798 640
0%
1 798 640
0%
1 357 215
0%
1 809 620
0%
1 809 620
ns
ns
Charges à caractère général
608 807 742
44%
639 654 032
42%
661 617 287
41%
654 731 760
40%
685 193 644
41%
720 888 421
40%
112 080 679
18%
3,4%
Charge de personnel
755 217 874
55%
873 572 032
58%
943 826 786
59%
965 453 787
59%
994 043 454
59%
1 058 331 011
59%
303 113 137
40%
7,0%
Nb d'agents
510
535
561
576
590
590
80
16%
3,0%
Autres charges de gestion courante
0
0%
0
0%
1 098 591
0%
0
0%
0
0%
0
0%
0
ns
ns
Charges exceptionnelles
460 957
0%
713 531
0%
1 322 921
0%
2 533 608
0%
1 175 564
0%
5 159 947
0%
4 698 990
1019%
62,1%
Transferts à la section d'investissement
4 264 600
0%
4 123 609
0%
2 713 541
0%
2 056 601
0%
3 351 752
0%
6 157 059
0%
1 892 459
44%
7,6%
Total des dépenses de fonctionnement
1 368 751 173
1 518 063 204
1 610 579 126
1 624 775 756
1 683 764 414
1 790 536 438
421 785 265
31%
5,5%
2012
2017/2012
2013
2014
2015
2016
2017
2018
En F CFP
En %
En F CFP
En %
En F CFP
En %
En F CFP
En %
En F CFP
En %
En F CFP
En %
En F CFP
En %
En F CFP
En %
Moyenne
annuelle
Achats divers
14 862 820
1%
16 907 136
1%
15 476 297
1%
19 060 412
1%
18 560 887
1%
16 532 055
1%
16 200 000
1%
1 337 180
9%
1,4%
Marché repas
538 803 184
39%
563 276 946
37%
577 735 793
36%
579 635 037
36%
609 869 364
36%
633 733 322
35%
615 850 000
35%
77 046 816
14%
2,3%
Nombre de repas
1 126 234
1 153 752
1 162 396
1 162 097
1 176 340
1 205 023
nd
nd nd
nd
Marché transports scolaires
27 676 170
2%
36 017 776
2%
35 872 439
2%
29 895 935
2%
31 549 389
2%
30 783 847
2%
21 400 000
1%
-6 276 170
-23%
-4,2%
Services extérieurs sauf marchés repas et
transports scolaires
12 100 172
1%
14 121 905
1%
15 391 700
1%
15 831 241
1%
12 700 009
1%
27 252 137
2%
20 650 000
1%
8 549 828
71%
9,3%
Autres services extérieurs
15 365 396
1%
9 330 269
1%
15 342 418
1%
8 510 495
1%
11 156 780
1%
10 777 440
1%
14 500 000
1%
-865 396
-6%
-1,0%
Impôts, taxes et versements assimilés
0%
0%
1 798 640
0%
1 798 640
0%
1 357 215
0%
1 809 620
0%
1 900 000
0%
1 900 000
ns
Charges à caractère général
608 807 742
44%
639 654 032
42%
661 617 287
41%
654 731 760
40%
685 193 644
41%
720 888 421
40%
690 500 000
39%
81 692 258
13%
2,1%
Charges de personnel
755 217 874
55%
873 572 032
58%
943 826 786
59%
965 453 787
59%
994 043 454
59%
1 058 331 011
59%
1 064 000 000
60%
308 782 126
41%
5,9%
Nombre d'agents
519
535
584
598
611
620
616
97
19%
2,9%
Autres charges de gestion courante
0
0%
0
0%
1 098 591
0%
0
0%
0
0%
0
0%
0
0%
0
ns
Charges exceptionnelles
460 957
0%
713 531
0%
1 322 921
0%
2 533 608
0%
1 175 564
0%
5 159 947
0%
1 600 000
0%
1 139 043
247%
23,0%
Transferts à la section d'investissement
4 264 600
0%
4 123 609
0%
2 713 541
0%
2 056 601
0%
3 351 752
0%
6 157 059
0%
6 500 000
0%
2 235 400
52%
7,3%
Total des dépenses de fonctionnement
1 368 751 173
1 518 063 204
1 610 579 126
1 624 775 756
1 683 764 414
1 790 536 438
1 762 600 000
393 848 827
29%
4,3%
2012
2018/2012
RAPPORT D’OBSERVATIONS DEFINITIVES
16
•
Une hausse de 278 MF CFP des recettes entre 2012 et 2017
Les recettes de fonctionnement
2
sont passées de 1,42 Md F CFP en 2012 à
1,70 Md F CFP en 2017 soit une progression de 3,6% par an. Cette hausse est intervenue entre
2012 et 2015. Depuis 2015, année où les recettes ont atteint 1,71 MdF CFP, leur montant est
stable.
Les participations des usagers ont augmenté de 190 MF CFP (6,5% par an) de
517 MF CFP en 2012 à 707 MF CFP en 2017. Leur part dans les recettes a progressé de 36%
en 2012 à 42% en 2017.
Les participations de la ville de Nouméa et des autres organismes publics (la province
Sud, la CAFAT et la Nouvelle-Calédonie) ont augmenté en valeur de 93 MF CFP (2,0% par
an) de 873 MF CFP en 2012 à 966 MF CFP en 2017. Leur part dans les recettes a diminué de
61% à 57%
3
.
Le solde, environ 2% des recettes annuelles, est constitué de remboursements
correspondant à des heures effectuées par les agents de la caisse des écoles pour la commune
de Nouméa dans différents remplacements (assistante maternelle, agent d’entretien). Leur poids
relatif est stable et marginal (2% des recettes) pour des montants en légère diminution
(de 33 MF CFP à 28 MF CFP).
La progression des recettes prévue au budget 2018 est de 62 MF CFP, portant le total
des recettes prévisionnelles à 1,76 MdF CFP. Cette progression globale résulte d’un
chassé - croisé entre la part des usagers qui augmenterait de 15% (+ 106 MF CFP) et celle des
collectivités qui diminuerait de (4,8%) soit -46 MF CFP.
La part des usagers dans le financement total s’établirait alors, fin 2018, à 46% et celle
des collectivités à 52 %.
2
L’établissement ne perçoit aucune recette d’investissement telle que des subventions, des emprunts ou
des produits de cession. Le financement de la section d’investissement (dont le volume financier est marginal)
provient exclusivement de l’autofinancement de la section de fonctionnement.
3
Sur ce total, la participation de la commune a augmenté de 85 MF CFP et celle de la CAFAT de
32 MF CFP. Les financements de la province Sud et de la Nouvelle-Calédonie ont diminué respectivement de
22 MF CFP et de 2 MF CFP.
CAISSE DES ECOLES DE NOUMEA
17
Recettes de fonctionnement 2012-2017 avec les prévisions 2018
Source : CTC
NB : les remboursements de personnel mis à disposition par la caisse des écoles ont été imputés en produits (autres recettes). Les versements de la CAFAT enregistrés en redevances par l’établissement ont été reclassés en
participations. Le versement de 42 MF CFP en 2012 de la province Sud enregistré en redevances a été reclassé en participation.
2013
2014
2015
2016
2017
2018
En F CFP
En %
En F CFP
En %
En F CFP
En %
En F CFP
En %
En F CFP
En %
En F CFP
En %
En F CFP
En %
En F CFP
En %
Moyenne
annuelle
Redevances : paiements des parents
517 232 158
36%
539 904 511
36%
562 573 131
36%
660 155 348
39%
691 968 577
41%
707 498 077
42%
813 300 000
46%
296 067 842
57%
7,8%
Dont cantine
403 390 247
412 391 899
430 228 001
492 530 477
518 726 377
529 566 242
584 850 000
181 459 753
45%
6,4%
Dont garderie
110 612 211
115 777 312
120 613 330
158 245 571
164 388 300
169 546 035
215 200 000
104 587 789
95%
11,7%
Dont ramassage scolaire
2 654 900
11 088 500
10 703 200
8 220 500
7 730 100
7 260 800
10 500 000
7 845 100
295%
25,8%
Dont adhésion
574 800
646 800
1 028 600
1 158 800
1 123 800
1 125 000
2 750 000
2 175 200
378%
29,8%
Participations des usagers
517 232 158
36%
539 904 511
36%
562 573 131
36%
660 155 348
39%
691 968 577
41%
707 498 077
42%
813 300 000
46%
296 067 842
57%
7,8%
Nombre d'inscrits
nd
nd
nd
nd
nd
nd
nd
nd
nd
nd
Nouméa
629 000 000
44%
653 365 000
44%
718 515 000
46%
761 365 000
45%
723 800 000
42%
713 800 000
42%
680 000 000
39%
51 000 000
8%
1,3%
Province Sud
223 481 716
16%
244 762 078
16%
218 656 400
14%
209 245 198
12%
210 956 446
12%
201 754 848
12%
190 000 000
11%
-33 481 716
-15%
-2,7%
Nouvelle-Calédonie
5 683 024
0%
2 958 241
0%
5 431 879
0%
3 565 115
0%
3 189 115
0%
3 674 899
0%
3 200 000
0%
-2 483 024
-44%
-9,1%
CAFAT
14 516 200
1%
21 572 400
1%
28 582 200
2%
49 487 899
3%
48 470 000
3%
46 518 129
3%
46 400 000
3%
31 883 800
220%
21,4%
Participations des organismes publics
872 680 940
61%
922 657 719
62%
971 185 479
62%
1 023 663 212
60%
986 415 561
58%
965 747 876
57%
919 600 000
52%
46 919 060
5%
0,9%
Autres recettes
33 296 247
2%
35 287 263
2%
33 543 920
2%
26 809 540
2%
28 350 139
2%
27 855 069
2%
29 700 000
2%
-3 596 247
-11%
-1,9%
Total des recettes de fonctionnement
1 423 209 345
1 497 849 493
1 567 302 530
1 710 628 100
1 706 734 277
1 701 101 022
1 762 600 000
339 479 281
20%
3,0%
2012
2018/2012
RAPPORT D’OBSERVATIONS DEFINITIVES
18
2.1.2
Rétrospective et prospective budgétaire
•
La gestion budgétaire
L’établissement vote son budget primitif puis quelques mois plus tard son compte
administratif et son budget supplémentaire. Les résultats de l’exercice N-1 qui représentent un
surplus de recettes ne sont enregistrés que lors du budget supplémentaire de N en milieu
d’année.
Cette méthode soulève des problèmes depuis 2017.
En effet en 2017 et en 2018, l’établissement a sous-évalué ses dépenses au budget
primitif faute de prévisions de recettes suffisantes pour équilibrer le budget.
Le compte rendu du comité du 19 mars 2018 relatif à l’adoption du budget 2018 indique
ainsi que les autorisations de dépenses ont été sous-évaluées de 20 MF CFP et que cette somme
sera
inscrite
au
budget
supplémentaire
car
les
résultats
de
l’exercice
2017
(58,7 MF CFP) seront repris en recettes du budget supplémentaire ce qui permettra de financer
les dépenses non inscrites lors du budget primitif.
Cette méthode n’est pas conforme à la règlementation budgétaire qui prévoit que
l’équilibre du budget est fixé, « les recettes et les dépenses ayant été évaluées de façon
sincère »
4
.
la chambre
rappelle qu’en application des principes
d’équilibre et de sincérité, la caisse des écoles Nouméa doit inscrire au budget primitif et
non au budget supplémentaire l’intégralité de ses crédits de fonctionnement.
Dans sa réponse, le président de la caisse des écoles indique qu’il sera fait application de
cette règle dès le vote du prochain budget.
Le vote en budget unique consiste à reprendre les résultats de l’exercice N-1 dès le
budget primitif et à ne plus voter de budget supplémentaire. L’établissement pourrait évoluer
sans difficulté vers le budget unique puisque, depuis 2016, il suit le nouveau calendrier
budgétaire de la commune et vote son budget de N au mois de mars de N alors qu’il était voté
en décembre de N-1 auparavant. Au mois de mars, les résultats de l’exercice N-1 sont
disponibles. Ils pourraient donc être repris dans le budget N soit par le biais d’une reprise
anticipée, soit en votant le compte administratif avant le budget unique (article L. 211-5 du code
des communes de la Nouvelle - Calédonie).
Une telle méthode aurait permis en 2017 et en 2018 l’adoption d’un budget primitif
reprenant en recettes les résultats de N-1. Ceci aurait permis le vote d’un budget équilibré
incluant l’ensemble des prévisions de dépenses, conformément aux principes d’équilibre et de
sincérité budgétaire.
4
Article L. 263-11 du code des juridictions financières.
CAISSE DES ECOLES DE NOUMEA
19
la chambre recommande à la caisse des écoles de Nouméa
de procéder au vote d’un budget unique incluant la reprise des résultats de l’exercice
précédent.
Dans sa réponse, le président de la caisse des écoles indique que cette recommandation
sera mise en œuvre dès le vote de son prochain budget.
Le taux de réalisation des recettes a été de 100% au cours de la période sous contrôle.
Les inscriptions de recettes prévisionnelles au budget ont été réalisées avec prudence expliquant
ce taux de réalisation élevé constaté.
Le taux de réalisation des autorisations de dépenses a été de 94% ce qui représente une
marge de sécurité pertinente.
Les taux de réalisation des dépenses et recettes d’investissement ont été erratiques mais,
comme indiqué précédemment, les montants en jeu sont limités et les taux non significatifs sur
des volumes aussi restreints.
Taux d’exécution budgétaire depuis 2012
Source : CTC
•
L’évolution des tarifs et des participations publiques
Résultats 2012-2017
Source : CTC
Les tarifs usagers avaient été augmentés fin 2011 avec effet en 2012 afin de résorber le
déficit d’exécution apparu en 2011 (18 MF CFP).
En MF CFP
Budget
Réalisé
Taux
Budget
Réalisé
Taux
Budget
Réalisé
Taux
Budget
Réalise
Taux
Budget
Réalisé
Taux
Budget
Réalise
Taux
Dépenses d'invest.
7,9
6,6
84%
5,3
1,6
30%
6,9
2,4
34%
7,3
5,5
76%
8,2
5,8
70%
8,6
4,5
53%
Recettes d'invest.
4,4
4,3
97%
4,2
4,1
99%
3,3
2,7
83%
3,3
2,1
63%
7,7
7,4
95%
6,5
6,2
95%
Dépenses de fonct.
1 478,6
1 368,8
93%
1 565,6
1 518,1
97%
1 643,2
1 610,6
98%
1 732,1
1 624,8
94%
1 856,4
1 675,0
90%
1 873,9
1 790,5
96%
Recettes de fonct.
1 429,9
1 423,2
100%
1 462,5
1 497,8
102%
1 560,3
1 567,3
100%
1 692,4
1 710,6
101%
1 734,9
1 689,8
97%
1 729,5
1 701,1
98%
2016
2017
2012
2013
2014
2015
2012
2013
2014
2015
2016
2017
MF CFP
MF CFP
MF CFP
MF CFP
MF CFP
MF CFP
MF CFP
en %/an
Fonds de roulement en début d'exercice
52,1
104,2
86,6
43,6
126,0
146,5
ns
ns
Montant affecté en investissement
0,0
0,0
0,0
0,0
4,0
0,0
ns
ns
Report du fonds de roulement
52,1
104,2
86,6
43,6
122,0
146,5
ns
ns
Recettes de fonctionnement
1 423,2
1 497,8
1 567,3
1 710,6
1 706,7
1 701,1
277,9
3,6%
dont usagers
517,2
539,9
562,6
660,2
692,0
707,5
190,3
6,5%
dont collectivités
872,7
922,7
971,2
1 023,7
986,4
965,7
93,1
2,0%
Dépenses de fonctionnement
1 368,8
1 518,1
1 610,6
1 624,8
1 683,8
1 790,5
421,8
5,5%
dont charges courantes
608,8
639,7
661,6
654,7
685,2
720,9
112,1
3,4%
dont dépenses de personnel
755,2
873,6
943,8
965,5
994,0
1 058,3
303,1
7,0%
Résultat de fonctionnement
54,5
-20,2
-43,3
85,9
23,0
-89,4
ns
ns
Recettes d'investissement
4,3
4,1
2,7
2,1
7,4
6,2
ns
ns
Dépenses d'investissement
6,6
1,6
2,4
5,5
5,8
4,5
ns
ns
Solde d'investissement
-2,3
2,6
0,3
-3,5
1,5
1,6
ns
ns
Résultat d'exécution
52,1
-17,7
-42,9
82,4
24,5
-87,8
ns
ns
Fonds de roulement en fin d'exercice
104,2
86,6
43,6
126,0
146,5
58,7
ns
ns
2017/2012
RAPPORT D’OBSERVATIONS DEFINITIVES
20
Le résultat d’exécution s’est redressé en 2012 (+52 MF CFP) mais la hausse des
dépenses de 242 MF CFP entre 2012 et 2014 a provoqué un déficit d’exécution en 2013
(-20 MF CFP) puis en 2014 (-43 MF CFP). Le fonds de roulement, la réserve d’épargne de
l’organisme, a évolué de 104 MF CFP en 2012 à 43 MF CFP en 2014.
Les tarifs ont alors été augmentés (avec effet en 2015) permettant une forte hausse des
recettes (+143 MF CFP). Le résultat d’exécution est redevenu excédentaire en 2015
(+82 MF CFP) ce qui a reconstitué le fonds de roulement (+126 MF CFP). Toutefois, en raison
de la hausse des dépenses (+166 MF CFP de 2015 à 2017), le résultat d’exécution a diminué en
2016 puis a cédé place à un déficit d’exécution important en 2017 (-88 MF CFP), exercice à
l’issue duquel le fonds de roulement a atteint 59 MF CFP. Il a alors été décidé une nouvelle
augmentation des tarifs appliquée aux usagers à compter de 2018.
Au final, le tarif pour un enfant est passé de 8 400 F CFP par mois en 2010 à
10 500 F CFP par mois en 2018 pour la cantine (+25%) et de 2 200 F CFP par mois à
5 500 F CFP par mois pour la garderie (+150%).
Dans sa réponse, l’ordonnateur indique que l’augmentation des dépenses est la
résultante de « la volonté de la ville de permettre à tous les enfants des écoles publiques de
Nouméa de pouvoir accéder à la cantine ». Il précise que les tarifs et les participations des
collectivités ont augmenté pour faire face « aux charges nouvelles liées notamment aux
ouvertures de cantines ».
Il indique que la reprise par la caisse des écoles des personnels gérés par la ville de
Nouméa a également un impact sur les charges de personnel.
La chambre précise cependant qu’une partie seulement de la hausse constatée a eu pour
origine le développement de l’activité. De fait, l’augmentation des charges (5,5% par an) a été
plus rapide que celle du nombre de repas (1,4% par an) ou des effectifs (3,6% par an).
Pour la période à compter de 2016, l’ordonnateur précise en réponse que la participation
de la ville a diminué en raison des résultats excédentaires et des contraintes budgétaires.
La
chambre
relève
que
si
la
participation
de
la
ville
a
diminué
de
761 MF CFP en 2015 à 680 MF CFP en 2018, les redevances des usagers sont passées de
660 MF CFP en 2015 à 813 MF CFP en 2018. En cas de nouvelle hausse des charges, la question
se posera à nouveau du partage du financement de cette dépense supplémentaire entre la
commune et les usagers.
•
Le budget 2018 a fixé des objectifs rigoureux qui seront difficiles à atteindre
Le résultat de fonctionnement (partie principale du résultat d’exécution qui comprend
aussi le solde d’investissement) s’est soldé par un déficit de 88 MF CFP en 2017. Le comité de
la caisse des écoles a équilibré les comptes du budget primitif 2018 (1,76 MdF CFP en recettes
et en dépenses) en arrêtant une prévision de recettes en augmentation de 3,6%
(+62 MF CFP) et en réduisant de 1,6% les autorisations de dépenses (-28 MF CFP). Le tableau
ci-après retrace l’ajustement opéré entre 2017 et 2018.
CAISSE DES ECOLES DE NOUMEA
21
Résultats 2017 et prévisions 2018
Source : CTC
Les objectifs d’économies du budget 2018 apparaissent ambitieux.
o
La croissance des charges de personnel est fortement contrainte
La progression du poste des dépenses de personnel est limitée à 0,5% avec une prévision
de diminution des effectifs de 0,6% en 2018 ce qui représente une rupture très nette avec le
rythme de progression moyen de 7,0% par an (et une croissance des effectifs de 3,6% par an)
constaté entre 2012 et 2017.
La diminution prévue des effectifs n’entraînera cependant pas une baisse mécanique des
rémunérations car les agents étant payés à l’heure, leur diminution en nombre n’indique pas
obligatoirement que les heures effectuées et les charges de rémunération baisseront.
L’année 2018 verra le basculement sur le budget de la caisse des écoles de six postes
actuellement pris en charge par la ville de Nouméa. Ces agents sont facturés par la commune à
l’établissement sur la base de cinq heures travaillées par jour. Or, le temps de travail journalier
de ce personnel est de six heures et trente minutes en ce qui concerne les responsables d’office.
Ce temps additionnel de travail s’ajoutera aux dépenses de personnel de l’établissement.
Des facteurs coûts non quantitatifs risquent de s’ajouter aux effets de volume et
d’impacter l’évolution globale des charges. Cela a été le cas entre 2012 et 2017, période durant
laquelle la rapidité de l’augmentation des charges de personnel (+7,0% par an) s’explique par
une combinaison d’effets volume et de facteurs qualitatifs accroissant le coût de la main
d’œuvre.
o
En rupture avec un rythme de progression de +3,4% par an, les charges courantes
devront baisser de 4,2% en 2018 soit 30 MF CFP en valeur absolue
Ce poste bénéficiera en 2018 d’un engagement de réduction du prix du repas de 2% par
le nouveau prestataire du marché de fourniture de repas, l’entreprise Newrest Restauration
Française et d’une réduction permanente de 12 MF CFP du format des prestations de transport.
Realisé 2017
Prévisionnel
2018
MF CFP
MF CFP
2018
2017
Fonds de roulement en début d'exercice
146,5
58,7
ns
Montant affecté en investissement
0,0
0,0
ns
Report du fonds de roulement
146,5
58,7
ns
Recettes de fonctionnement
1 701,1
1 762,6
3,6%
dont usagers
707,5
813,3
15,0%
dont collectivités
965,7
919,6
-4,8%
Dépenses de fonctionnement
1 790,5
1 762,6
-1,6%
dont charges courantes
720,9
690,5
-4,2%
dont dépenses de personnel
1 058,3
1 064,0
0,5%
Effectifs
620
616
-0,6%
Résultat de fonctionnement
-89,4
0,0
ns
Recettes d'investissement
6,2
6,5
ns
Dépenses d'investissement
4,5
6,5
ns
Solde d'investissement
1,6
0,0
ns
Résultat d'exécution
-87,8
0,0
ns
Fonds de roulement en fin d'exercice
58,7
58,7
ns
RAPPORT D’OBSERVATIONS DEFINITIVES
22
Atteindre l’objectif d’une baisse globale de 4,2% des charges courantes impliquerait
cependant que ces réductions prévisionnelles de dépenses se matérialisent dans leur intégralité
et que d’autres leviers de réduction des dépenses permettent d’aller au-delà. L’établissement
devra suivre au plus près les facturations 2018 du fournisseur de repas (cf. ci-après) et
déterminer rapidement si le cheminement des dépenses 2018 est en ligne avec l’objectif de
réduction des dépenses.
•
L’établissement devrait cadrer plus rigoureusement son équilibre budgétaire sur le moyen
terme
o
Les dépenses n’ont pas été suffisamment maîtrisées entre 2012 et 2017
Au cours de la période 2012-2017, pour faire face à la hausse des dépenses, la méthode
de budgétisation a consisté à consommer le fonds de roulement, puis une fois celui-ci épuisé au
bout d’un ou deux ans, à augmenter les tarifs et les participations des collectivités. Il y a eu
ainsi augmentation des tarifs en 2012, en 2015 et en 2018.
Ce système n’a pas concouru à la maîtrise des coûts : ils n’ont pas été pilotés mais
simplement et systématiquement couverts par des hausses de recettes. La prévision de dépenses
a été une donnée par rapport à laquelle l’établissement a calculé ensuite ses recettes.
Cette méthodologie a conduit à des à-coups de financements, problème redoublé par la
question de son partage entre les usagers et les collectivités. La commune doit procéder en effet
à un arbitrage entre sa volonté d’épargner ses finances propres et celle de ne pas ponctionner
excessivement les usagers tandis que ces derniers sont exposés à des hausses substantielles et
non annoncées des tarifs qui leur sont appliqués.
o
Un objectif de maîtrise des dépenses à moyen terme devrait être fixé
Il serait souhaitable que les courbes d’évolution des dépenses s’infléchissent. Il serait
en effet de plus en plus lourd financièrement pour les usagers et les collectivités de faire suivre
leurs participations à un rythme de progression comparable à celui de 2012/2017.
L’établissement s’est engagé dans son budget 2018 sur des objectifs rigoureux de
dépenses ce qui représente une évolution positive. Il devrait poursuivre dans cette voie et se
fixer des objectifs à moyen terme.
Le tableau prospectif ci-dessous est un exemple de l’exercice auquel il devrait se livrer
pour cadrer ses dépenses à moyen terme. Il s’agit de rechercher puis fixer un rythme d’évolution
des dépenses – ici à titre d’exemple au taux 2,4% - ce qui suppose de fixer un taux d’évolution
pour les dépenses de personnel et un autre pour les achats courants.
Pour être réaliste, le taux d’évolution des dépenses devrait résulter d’une analyse ligne
à ligne des évolutions prévisibles pour l’ensemble des charges composant les deux grands
domaines de dépenses.
La prospective sur les dépenses doit intégrer le financement par les usagers, la commune
et les autres financeurs.
CAISSE DES ECOLES DE NOUMEA
23
Budget primitif 2018 et prospective à moyen terme
Source : CTC
Le contexte est favorable à une maîtrise renforcée des dépenses. En effet, l’objectif de
doter chaque école d’une cantine a été atteint en 2015. Jusqu’à cet exercice, les dépenses,
notamment les charges de personnel, étaient impactées à chaque ouverture de cantine, ce qui
rendait difficile de fixer des prévisions. Le format opérationnel de l’établissement étant stabilisé
depuis 2016/2017, celui-ci peut et doit désormais se consacrer à l’amélioration de la maîtrise
des dépenses, ce qu’il a commencé à faire en 2018.
o
A cette fin, des objectifs à moyen terme intégrant des efforts de productivité
sont à définir.
Pour atteindre des objectifs de cet ordre, leur suivi et les mesures correctrices doivent
pouvoir être effectués dans le temps de la gestion, c’est-à-dire au mois ou au trimestre. A cette
fin, l’établissement devrait se doter d’outils de gestion et de supervision qui ne sont pas encore
en place et qui font l’objet de recommandations dans la suite du présent rapport.
Le président de la caisse des écoles précise en réponse qu’il n’y aura « aucune
diminution d’effectifs » à l’avenir. Au contraire, en raison de la hausse de l’activité dans les
cantines, la progression des dépenses de personnel va se poursuivre entraînant une « hausse
étalée sur plusieurs années ». L’évaluation de cette hausse n’est toutefois pas produite.
La réponse indique qu’il « est encore probable que d’autres besoins apparaissent en ce
qui concerne le service de garderie périscolaire » car il existe une marge de progression
importante du nombre d’inscrits à ce service.
S’agissant de l’engagement de Newrest de réduire de 2% le prix unitaire du repas,
l’ordonnateur précise dans sa réponse que la clause d’indexation du prix et le nombre de jours
scolaires peuvent alimenter à l’inverse une tendance haussière.
En réponse à la recommandation ci-après tendant à ce que l’établissement se dote
d’objectifs budgétaires à moyen terme en recherchant une maîtrise des dépenses, l’ordonnateur
indique que l’établissement a « déjà initié une réflexion et a entrepris un travail visant à
améliorer ses outils de gestion et de suivi de dépenses ».
2018
2019
2020
2021
2022
MF CFP
MF CFP
MF CFP
MF CFP
MF CFP
MF CFP
en %/an
Fonds de roulement en début d'exercice
58,7
58,7
58,0
56,5
54,1
ns
ns
Montant affecté en investissement
0,0
0,0
0,0
0,0
0,0
ns
ns
Report du fonds de roulement
58,7
58,7
58,0
56,5
54,1
ns
ns
Recettes de fonctionnement
1 762,6
1 804,2
1 846,8
1 890,4
1 935,0
172,4
2,4%
dont usagers
813,3
nd
nd
nd
nd
nd
nd
dont collectivités
919,6
nd
nd
nd
nd
nd
nd
Dépenses de fonctionnement
1 762,6
1 804,9
1 848,3
1 892,8
1 938,5
175,9
2,4%
dont charges courantes
690,5
700,9
711,4
722,0
732,9
42,4
1,5%
dont dépenses de personnel
1 064,0
1 095,9
1 128,8
1 162,7
1 197,5
133,5
3,0%
Résultat de fonctionnement
0,0
-0,7
-1,5
-2,4
-3,5
ns
ns
Recettes d'investissement
6,5
6,5
6,5
6,5
6,5
ns
ns
Dépenses d'investissement
6,5
6,5
6,5
6,5
6,5
ns
ns
Solde d'investissement
0,0
0,0
0,0
0,0
0,0
ns
ns
Résultat d'exécution
0,0
-0,7
-1,5
-2,4
-3,5
ns
ns
Fonds de roulement en fin d'exercice
58,7
58,0
56,5
54,1
50,7
ns
ns
2022/2018
RAPPORT D’OBSERVATIONS DEFINITIVES
24
la chambre recommande à la caisse des écoles de Nouméa
de fixer des objectifs budgétaires à moyen terme en recherchant une maîtrise des
dépenses.
2.2
La régularité et la fidélité des comptes
Les
règles
comptables
des
administrations
publiques
sont
fixées
par
le
décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique,
dit décret GBCP. En application du 2° de l’article 1 de ce décret, la caisse des écoles est
assujettie à l’ensemble des dispositions de son titre Ier.
Conformément à ces règles, la caisse des écoles est soumise à la « comptabilité
publique ». Celle-ci est définie par l’article 53 du décret GBCP comme un « système
d’organisation de l’information financière » devant assurer l’atteinte de deux objectifs : établir
des comptes annuels « réguliers et sincères » et « présenter des états financiers reflétant une
image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat à la date de clôture de
l’exercice ». Elle contribue enfin, au plan analytique, « au calcul du coût des actions ou des
services ».
Les pratiques de l’établissement ne lui permettent pas, actuellement, d’atteindre ces
objectifs.
2.2.1
Les flux comptables annuels
•
Les dépenses
La commune assure le financement, l’entretien et la réparation des bâtiments utilisés par
la caisse des écoles. Elle prend en charge le téléphone, l’électricité et l’eau consommés par
l’ensemble des services de la caisse des écoles. Elle fournit également les équipements et les
matériels utilisés en réfectoire et en cuisine, hormis la vaisselle qui appartient à la caisse des
écoles.
Sauf pour le siège de la caisse des écoles qui fait l’objet d’une facturation forfaitaire
5
,
ces mises à disposition de moyens ne sont enregistrées ni dans le budget de la caisse des écoles
ni dans celui de la commune.
5
Ces locaux sont mis à disposition de la caisse des écoles par la commune aux termes d’une convention
du 17 août 2016. Cette convention prévoit en son article 1er une mise à disposition du 6 juin 2016 au 5 juin 2017
puis, hormis le cas d’une résiliation, une tacite reconduction par période d’une année dans la limite de douze ans
appréciée à compter du premier jour de la convention. Une redevance mensuelle de 586 173 F CFP est prévue sans
que son montant soit explicité. Elle couvre la mise à disposition des locaux, leurs frais de nettoyage et d’entretien,
les charges de sécurité, les factures de téléphone, les consommations d’eau et d’électricité. La prise en charge
forfaitaire est acceptable pour les bâtiments. En revanche, il conviendrait que les frais de télécommunication,
d’électricité et d’eau soient directement à la charge de l’établissement, ce qui serait la solution la plus fiable.
CAISSE DES ECOLES DE NOUMEA
25
Cette pratique contrevient au principe d’universalité budgétaire, car elle opère une
contraction entre des dépenses de l’établissement (celles qui correspondraient aux moyens qui
lui sont fournis et qu’elle utilise) et ses recettes (la subvention que représente la gratuité de ces
moyens).
Au point de vue comptable, la fidélité des comptes de l’établissement est affectée
6
.
Sur le plan analytique, cela fait obstacle au calcul des coûts effectifs et complets des
prestations.
La chambre lors de son contrôle de 2008, avait recommandé de mettre fin à ces
modalités informelles de mise à disposition de moyens
7
.
En réponse, l’établissement et la commune avaient mis en place en 2009 la facturation
de la mise à disposition par la commune des locaux du siège situés dans l’ancienne école
Suzanne Berton à Rivière Salée.
la
chambre
rappelle
qu’en
application
du
principe
d’universalité budgétaire, les moyens communaux mis à disposition de la caisse des écoles
doivent faire l’objet d’une inscription budgétaire et comptable permettant de les identifier
et d’en chiffrer le coût.
L’ordonnateur indique dans sa réponse qu’un système de facturation pourrait être mis
en place pour l’ensemble des moyens mis à disposition.
Il revient à l’établissement et à la commune, en lien avec le comptable public, d’en définir
les modalités avec une précision suffisante, dans le cadre de la règlementation budgétaire
et comptable.
•
Les recettes
O
La liquidation, le paiement et l’enregistrement des recettes
Les parents s’inscrivent à la caisse des écoles pour un montant symbolique qui était de
de 200 F CFP et a été porté à 500 F CFP à compter de 2018. Les paiements se font ensuite
chaque mois tout au long de l’année. Le mois est dû si l’enfant a fréquenté la cantine ou la
garderie au moins une fois au cours de celui-ci. En revanche, pour un élève inscrit mais absent
durant tout le mois, la cotisation mensuelle n’est pas due.
6
Les comptes de la commune sont affectés mais dans des proportions moindres.
7
S’agissant d’une fourniture à long terme de tout un ensemble de locaux, de fluides, de services
(nettoyage) et d’équipements, il conviendrait que les composantes du loyer soient identifiées même
forfaitairement. Le montant facturé pourrait être établi dans le cadre d’une convention et éventuellement, en
application d’une délibération du conseil municipal fixant les tarifs de mise à disposition des locaux et de leurs
équipements. Ces deux solutions ne s’excluent pas, le conseil municipal pouvant fixer les tarifs repris dans la
convention.
RAPPORT D’OBSERVATIONS DEFINITIVES
26
Les parents payent spontanément à la régie
8
ou bien dans le cadre d’un prélèvement
automatique chaque mois. Le comptable constate ces versements chaque mois et demande à
l’ordonnateur d’émettre un titre unique pour les enregistrer budgétairement et comptablement.
Il n’y a pas de titre de recette émis et transmis aux parents qui ne sont donc jamais constitués
débiteurs de l’établissement.
L’article 55 du décret GBCP précité précise que la comptabilité publique comporte une
comptabilité générale. L’article 56 fixe que celle-ci doit être « fondée sur le principe de la
constatation des droits et obligations. ».
Ainsi, les comptes annuels d’un organisme public tout comme ceux des entreprises,
doivent être tenus en « droits constatés ». Au cas présent, la comptabilité en droits constatés
impliquerait d’enregistrer les sommes dues par les usagers chaque mois et d’inscrire ce montant
en recettes, que les parents aient ou non payé.
Ne pas calculer mensuellement les sommes dues – c’est-à-dire ne pas liquider les
recettes - ne pas émettre les titres de recettes mensuels à hauteur de ces débits et n’enregistrer
que les encaissements :
-
est irrégulier au regard du décret GBCP ;
-
affecte la fiabilité des comptes
9
;
-
ne permet pas au comptable public de l’établissement d’effectuer de diligences puisqu’il
ne prend en charge aucun titre et n’est donc responsable d’aucun recouvrement ;
-
peut faire obstacle au recouvrement ultérieur de la créance par l’effet de la prescription de
son assiette dont le délai est, au cas présent, de deux ans
10
.
Dans sa réponse, l’ordonnateur indique prendre note de l’obligation d’enregistrer les
recettes en droits constatés et de les matérialiser par l’émission d’un titre.
la chambre rappelle que les recettes de la caisse des écoles de
Nouméa doivent être enregistrées en droits constatés et qu’un titre de recette ou un extrait
de titre de recette doit être périodiquement notifié à chaque usager.
o
Le pointage des prestations
Pour régulariser et fiabiliser la gestion des recettes versées par les usagers, il
conviendrait que l’établissement puisse les facturer chaque mois en pointant les utilisateurs sur
un fichier tenu à jour.
Cependant, un tel fichier n’existe pas actuellement. Le seul listing d’usagers existant est
le logiciel Millésime de la régie de recettes de l’établissement. La manière dont il est élaboré et
actualisé ne permet pas, cependant, de le considérer comme une base fiable pour l’émission de
8
Un régisseur titulaire et deux régisseurs mandataires sont en charge des recettes. La régie de recettes a
été vérifiée par le comptable public pour la dernière fois en 2017. Le procès-verbal de vérification indique une
tenue sérieuse de la régie mais énumère également quelques mesures à mettre en œuvre : souscription d’une
assurance professionnelle, régularisation de la numérotation des quittances, régularisation du statut d’un
contractuel mis à disposition de la régie.
9
Cela ne permet pas de comptabiliser toutes les recettes dues et cela aboutit en sens inverse à prélever
des parents qui ne sont plus inscrits.
10
Le délai de prescription est de deux ans pour les entités publiques qui fournissent des biens ou des
services à des usagers (instruction sur le recouvrement des recettes publiques n° 11-022-M0 du 16 décembre 2011).
CAISSE DES ECOLES DE NOUMEA
27
titres de recettes. La facturation éditée automatiquement chaque mois par cet outil n’est pas
utilisée.
En outre, les procédures de pointage manquent de fiabilité.
Pour la cantine, deux pointages sont effectués. Chaque matin, le nombre d’élèves
déclarant manger à la cantine ce jour est recueilli par l’enseignant. Un agent collecte ensuite
classe par classe ce premier pointage qui est quantitatif et non nominatif. Le responsable
d’office centralise les chiffres et commande les repas directement au prestataire. La caisse des
écoles n’en conserve pas trace.
Un second pointage manuel des élèves - cette fois-ci nominatif - est effectué avant le
service de cantine par les surveillantes animatrices périscolaires. Un formulaire vierge est
utilisé. Aucun contrôle des droits n’est réalisé
11
.
Pour les garderies et le transport scolaire, les pointages sont réalisés manuellement sur
site par la ou les surveillantes de la caisse des écoles.
Ces pointages ne suivent aucune procédure arrêtée. Les pointages nominatifs de cantine
sont conservés un mois au sein de l’école puis transmis à la caisse des écoles qui les archive.
Ils ne font pas l’objet d’une exploitation statistique.
Ces pratiques ne sont pas d’une grande fiabilité. Elles ne permettent ni de vérifier les
droits, ni de liquider les recettes, ni d’effectuer de statistiques.
Un contrôle des recettes a été mené par l’établissement pour 25 écoles en remontant sur
trois ans
12
. Il a été demandé au prestataire informatique d’extraire à partir du listing des usagers
de la régie un tableau des impayés. Cette extraction n’étant pas fiable, l’établissement a ensuite
confirmé l’identité des mauvais payeurs supposés un par un avec les états de pointage des
enfants à la cantine. Ceci a permis d’identifier un total de 37 MF CFP d’impayés notifiés aux
parents concernés. Ce travail entamé en 2017 doit se poursuivre sur les 26 écoles restantes en
2018.
Les résultats du contrôle montrent l’existence d’impayés. La lourdeur de la mise en
œuvre de cette procédure de contrôle montre cependant ses limites.
La caisse des écoles conduit donc actuellement plusieurs projets (cahier de pointage
unique par école, utilisation du logiciel de gestion des élèves de la province Sud et mise en
place de tablettes électronique de pointage) dont la finalité est de fiabiliser et moderniser son
dispositif de pointage.
•
La fiabilité incertaine du suivi des facturations du fournisseur de repas
Le titulaire du marché de restauration facture mensuellement l’établissement sur la base
du nombre de repas commandés.
L’information sur la commande journalière de repas n’est pas centralisée. Chaque matin
avant 8h30, les commandes de repas sont adressées par chaque école, par mail, fax ou
11
En tout état de cause, la commune a pour politique de ne pas refuser l’accès à la cantine à un enfant.
12
Il a été demandé au prestataire informatique de produire à partir du logiciel de la régie un tableau
récapitulatif des impayés par nom, mois et année. Cette fonctionnalité n’est actuellement pas intégrée dans le
logiciel de la régie. A partir de ce document, un travail de croisement avec les états de pointage papier a été
effectué.
RAPPORT D’OBSERVATIONS DEFINITIVES
28
téléphone, au prestataire. Il n’est pas conservé de trace de ces commandes par la caisse des
écoles.
De même, les agents de la caisse des écoles affectés à l’établissement concerné entrent
en contact directement avec le prestataire en cas de défaut de livraison pour des ajustements de
commande le cas échéant.
La commande de chaque école est fixée après le pointage manuel par classe effectué tôt
le matin. Un agent de la caisse des écoles passe dans les classes. L’enseignant lui remet le
nombre d’enfants qui déjeunent, nombre qu’il a fixé lui-même lors de l’appel. Le total de la
commande pour l’école est centralisé par le responsable d’office puis est adressé par fax,
courriel ou téléphone. Les états ou les pièces attestant le pointage et la commande ne sont pas
conservés.
Parallèlement, les directeurs d’écoles intègrent les commandes dans le module « suivi
mensuel des repas » du logiciel de gestion de la vie scolaire des écoles primaires et maternelles
dénommé ExtraNéa (Extranet des écoles primaires et maternelles de Nouméa). Des écarts sont
relevés chaque année entre Extranéa et les commandes du fournisseur.
Suivi du nombre de repas commandés par la caisse des écoles
Source : CTC, Caisse des écoles
L’écart systématique relevé entre la facturation et les données d’ExtraNéa, l’absence de
formalisation des commandes et l’absence de pointage des élèves présents effectivement au
repas de midi ne sont pas des indices et des pratiques de bonne gestion.
Le suivi des dépenses auprès de Newrest impliquerait de disposer du nombre de repas
commandés, livrés, refusés, consommés et non consommés. En l’absence d’un tel système, la
caisse des écoles ne peut vérifier la facturation de son prestataire.
Pour titrer les recettes, l’établissement devrait disposer d’un fichier des usagers actualisé
quotidiennement en fonction des pointages effectués. Le pointage des présences à la cantine
permettrait de vérifier le nombre de repas effectifs et de contrôler ainsi les facturations du
prestataire. A cette fin, l’établissement devrait mettre en place un applicatif de gestion de la
cantine et des autres services périscolaires. Ce type de produit est très répandu. Il permet de
gérer dans un seul outil les inscriptions, les présences et la facturation.
la chambre recommande à la caisse des écoles de Nouméa
de mettre en place un applicatif de gestion permettant de fiabiliser les inscrits et les
présents pour les prestations de cantine et de garderie.
Dans sa réponse, le président de la caisse des écoles indique avoir engagé ce projet avec
son prestataire informatique en charge de la régie de recettes.
en unités
2013
2014
2015
2016
2017
Facturation Restauration Française
1 158 417
1 162 396
1 166 241
1 176 340
1 199 001
ExtraNéa
1 153 752
1 159 525
1 163 596
1 179 197
1 197 124
Ecart
4 665
2 871
2 645
-2 857
1 877
CAISSE DES ECOLES DE NOUMEA
29
•
Des incertitudes d’imputation
L’établissement impute les redevances versées par les parents en « Redevances et droits
des services à caractère social » (compte c/7066). L’imputation réservée aux services
périscolaires (compte c/7067) « Redevances et droits des services périscolaires et
d’enseignement » serait plus appropriée.
Par ailleurs, certaines imputations comptables sont inexactes.
°
Imputé en redevances usagers, un versement de la province Sud en 2012 ainsi que
tous les versements de la CAFAT ont été basculés en participations. Ces
reclassements permettent de différencier les financements provenant des
collectivités d’une part, ceux provenant des usagers d’autre part. Même si la part
de la CAFAT vient en complément de la part individuelle de l’usager et suit donc
l’évolution tarifaire, ce financement n’est pas assimilable à un financement
d’usager.
°
Conformément à l’instruction budgétaire et comptable M. 14 rendue applicable par
arrêté
interministériel
du
11
décembre
2009
aux
communes
de
Nouvelle - Calédonie et à leurs établissements publics, le remboursement à la
commune des frais de personnel doit être imputé, au compte c/6215 « Personnel
affecté par une collectivité ».
Or les remboursements à la commune des rémunérations des responsables d’office
et des agents d’office encore gérés directement par la ville de Nouméa sont imputés
en « remboursements de frais à la collectivité de rattachement » (c/62871).
L’instruction M. 14 prohibe expressément une telle imputation
13
.
°
En dernier lieu, les remboursements de rémunération des personnels que reçoit la
caisse des écoles de la commune au titre de certains remplacements sont imputés
au compte c/6419 « Remboursements sur rémunérations du personnel ».
Ce compte ne doit être utilisé que pour les reversements par les agents de leurs
trop-perçus sur rémunération et il l’est également, en métropole, pour les
versements reçus par les employeurs publics dans le cadre des dispositifs d’aide à
l’emploi du type des contrats aidés représentant la prise en charge partielle de la
rémunération du contrat aidé.
Lorsqu’un organisme met à disposition ses agents auprès d’un autre organisme
public et lui facture ce service, le compte correspondant à ces remboursements est
le c/70848 « mise à disposition de personnel facturée aux autres organismes ».
13
« Le compte 6287 « Remboursement de frais » enregistre les remboursements de frais effectués
notamment par les budgets annexes au budget principal ou encore par le C.C.A.S. et la caisse des écoles à la
commune de rattachement, à l’exclusion des remboursements concernant le personnel mis à disposition qui
s’impute au compte 6215. ».
RAPPORT D’OBSERVATIONS DEFINITIVES
30
la chambre demande à la caisse des écoles de Nouméa de
régulariser les imputations comptables erronées.
Dans sa réponse, le président de la caisse des écoles indique que ces régularisations seront
opérées à l’occasion de l’élaboration du prochain budget.
2.2.2
Les états de fin d’exercice
•
Les rattachements et les restes à réaliser
La production des états de fin d’exercice est effectuée à la clôture de l’exercice
comptable. Elle consiste notamment dans la détermination et la production des états des
opérations à rattacher et des restes à réaliser.
La tenue d’une comptabilité d’engagement est indispensable pour appréhender ces
opérations. A cet égard, l’établissement se situe à mi-chemin d’un fonctionnement régulier. Une
comptabilité d’engagement est mise en œuvre
14
. Les états de rattachement de charges et de
produits sont correctement produits en fin d’exercice.
En revanche, les états de restes à réaliser ne sont pas produits. Il n’y a pas de restes à
réaliser car à la fin de l’année, les engagements en cours sont soldés hormis ceux faisant l’objet
d’un rattachement. Les engagements sont repassés au début de l’exercice suivant.
La faiblesse des montants en jeu à la clôture expliquerait ce traitement.
Cependant, l’instruction M. 14 ne laisse pas de marge d’appréciation pour appliquer ou
non la procédure des restes à réaliser. Ceux-ci font partie des résultats du compte administratif
au même rang que les opérations réalisées.
la chambre rappelle à la caisse des écoles de Nouméa
l’obligation de comptabiliser les restes à réaliser.
Dans sa réponse, le président de la caisse des écoles indique que cette régularisation sera
opérée à l’occasion de l’élaboration du prochain budget.
•
Les provisions
Les provisions
15
sont facultatives ou obligatoires
16
. Leur champ vise tous les risques
réels.
L’établissement n’a jamais constitué de provision. Sans préjudice des provisionnements
pour d’autres risques réels que le présent contrôle n’aurait pas identifiés, la caisse des écoles
aurait dû provisionner lorsqu’elle a émis pour 37 MF CFP de titres fin 2017 à l’encontre de
14
Les crédits sont réservés sous l’applicatif de gestion budgétaire et comptable « Astre » concomitamment
à l’émission du bon de commande, lequel est édité par l’outil Astre qui comporte un module bureautique dédié.
Pour les dépenses récurrentes et les marchés de services les crédits sont réservés au début de l’année pour plusieurs
mois voire pour l’année entière.
15
L’article D. 221-4 du code des communes de Nouvelle-Calédonie et l’instruction budgétaire et
comptable M. 14 fixent le régime des provisions.
16
Sont obligatoires les provisions pour contentieux, pour procédure collective visant l’actionnaire et pour
risques de non-recouvrement.
CAISSE DES ECOLES DE NOUMEA
31
parents identifiés comme débiteurs de la caisse. Le comptable public ayant estimé qu’environ
50% des sommes reconstituées risquaient de ne pas être recouvrées, les titres de recettes émis
pour un montant de 37 MF CFP auraient dû être contrebalancés par une dépense de provision
pour maintenir des comptes fiables.
L’absence de passation de cette provision a, ainsi, amélioré la situation budgétaire
apparente de l’établissement de 10 MF CFP à 20 MF CFP par rapport à la situation effective,
c’est-à-dire nette des futures admissions en non-valeur.
Le régime des provisions semi-budgétaires, régime de droit commun, doit être appliqué
par l’établissement. La commune de Nouméa applique les provisions budgétaires mais ce
régime n’est pas adapté pour la caisse des écoles
17
.
la chambre rappelle à la caisse des écoles de Nouméa
l’obligation de constituer des provisions notamment pour couvrir les risques de
non-recouvrement.
Dans sa réponse, le président de la caisse des écoles indique que celle-ci mettra en œuvre
cette obligation dans son prochain budget.
•
Les états patrimoniaux
Les immobilisations sont enregistrées sous un module dédié du logiciel budgétaire et
comptable. Les nouvelles acquisitions sont ainsi automatiquement prises en compte et suivies
informatiquement.
Cependant, l’état de l’actif du comptable public n’est pas exact car les biens réformés
ou à réformer y figurent toujours. Le montant des immobilisations au bilan, certes modeste
– 47 MF CFP en 2017 – n’est donc pas exact.
L’établissement ne réalise pas d’inventaire physique des biens. Une commission de
réforme a été créée en 2014. Certains biens ont été réformés en 2016 mais ces réformes n’ont
pas été transmises au comptable public.
L’état de variation des immobilisations devant être joint au compte administratif en
application de l’article D 212-2-1 du code des communes de Nouvelle-Calédonie n’est pas
produit.
la chambre rappelle à la caisse des écoles de Nouméa qu’en
application des dispositions de l’instruction budgétaire et comptable M. 14, elle doit
produire un état de variation des immobilisations chaque année et se rapprocher du
comptable public afin que celui-ci soit en mesure de produire un état de l’actif fiable.
Dans sa réponse, le président de la caisse des écoles indique que celle-ci se rapprochera
du comptable public pour régulariser sa situation.
17
La provision budgétaire alimente en recette la section d’investissement. Elle n’est pas adaptée pour la
caisse des écoles dans la mesure où celle-ci n’a pas de dépense dans cette section. Elle est au demeurant peu
efficace puisqu’elle transfère des crédits d’une section à l’autre sans placer de crédits budgétaires en réserve.
RAPPORT D’OBSERVATIONS DEFINITIVES
32
3
L’ORGANISATION DE L’ETABLISSEMENT
Cette partie est consacrée à la direction et aux moyens de l’établissement.
3.1
La direction de l’établissement
La direction de la caisse des écoles concerne sa gouvernance, en charge de la définition
des missions et des objectifs stratégiques, et son pilotage, en charge du suivi de la mise en œuvre
des missions et de l’atteinte des objectifs.
3.1.1
La fonction de gouvernance
La gouvernance de l’établissement relève de la commune, autorité de tutelle, de
l’assemblée délibérante dénommée « comité d’administration
18
de la caisse des écoles » et
d’une institution spécifique aux caisses des écoles : l’assemblée générale de la caisse des écoles.
La réglementation des caisses des écoles réserve une place importante aux usagers, les parents
d’élèves, en qualité de « sociétaires ».
•
Le fonctionnement de la gouvernance
o
Le rôle de la commune
La commune définit les missions et les objectifs stratégiques de l’établissement. Elle
fixe ses moyens financiers par sa dotation annuelle et par la politique tarifaire. Cette dernière
est juridiquement arrêtée par le comité de la caisse des écoles mais dans la pratique, les tarifs
sont préparés par l’exécutif de l’établissement, validés par la tutelle, puis soumis pour
approbation au comité de la caisse des écoles.
La commune fait un point mensuel sur l’état d’avancement des objectifs stratégiques
(cf. ci-après). Ce point a lieu en présence du secrétaire général adjoint de la commune en charge
du secteur de la vie éducative.
Le président de la caisse des écoles, également élu du conseil municipal en charge du
secteur vie éducative assure le lien entre la commune et l’établissement.
La commune conduit la gouvernance de l’établissement.
18
Dans son rapport de 2008, la chambre avait observé que le comité était désigné « conseil
d’administration ». Suite au rapport, le terme de « comité d’administration » a été substitué à celui de conseil
d’administration. En tout rigueur, il conviendrait d’employer « comité de la caisse des écoles » en lieu et place de
« comité d’administration ».
CAISSE DES ECOLES DE NOUMEA
33
o
Le comité de la caisse des écoles et la représentation des sociétaires
19
Le comité de la caisse des écoles est l’organe délibérant statutairement en charge de la
gouvernance.
Ce comité doit comprendre au moins trois représentants de la commune (soit le maire
ou son représentant qui exerce les fonctions de président du comité
20
plus deux membres du
conseil municipal
21
) et un nombre de représentants des sociétaires équivalent à celui des
représentants de la commune, président inclus. En cas d’augmentation du nombre de
représentants de la commune, le nombre de représentants des sociétaires est augmenté d’autant.
En outre, six personnalités s’ajoutent à cette représentation paritaire.
Le nombre de conseillers municipaux siégeant au comité a été fixé à 9
22
ce qui, avec le
président, porte à 10 le nombre de représentants de la commune. Le nombre de représentants
des sociétaires doit donc être de 10. L’effectif total du comité est de 26 membres avec les six
personnalités extérieures.
Cependant, ce nombre n’a jamais été atteint depuis 2012.
Nombre de représentants des sociétaires au comité depuis 2012
Source : CTC
la chambre rappelle à la caisse des écoles de Nouméa que son
comité doit compter un nombre égal de représentants de la commune et de représentants
des sociétaires conformément aux dispositions de l’article R. 264-16 du code de
l’éducation.
Dans sa réponse, le président de la caisse des écoles « constate que malheureusement
peu de candidats se présentent à chacune des élections » se tenant lors de l’assemblée générale
annuelle de l’établissement pour être élus comme représentants des sociétaires au comité
d’administration de l’établissement.
La chambre considère sur ce point que juridiquement, en tant que cotisants, les parents
d’élèves possèdent tous la qualité de sociétaire, ce qui représente environ 6 000 membres. La
représentation de ces derniers en nombre insuffisant – il faut dix représentants - au comité de
19
Le système sociétaire repose sur le principe « une personne, une voix ».
20
L’actuel président de la caisse des écoles a été nommé par madame le maire de Nouméa aux termes de
l’arrêté n°2014/1590 du 15 mai 2014. Il a été maintenu par l’arrêté n°2015/3475 du 16 octobre 2015. Il exerce
également les fonctions de premier adjoint au maire et est en charge en tant qu’élu de la commune de la
coordination de l’action municipale, de l’action éducative, de la vie de quartier et de l’insertion.
21
La commune est représentée par des conseillers municipaux dont le nombre ne peut être inférieur à
deux ni excéder un tiers des membres de l’assemblée municipale.
22
Les actuels élus municipaux membres du comité ont été désignés par la délibération n°2014/546 du
29 avril 2014 nommant les représentants de la ville de Nouméa au sein des organismes extérieurs du secteur
enseignement.
2012-2013
2013-2014
2014-2015
2015-2016
2016-2017
2017-2018
Nombre de sociétaires élus
5
4
9
8
7
8
RAPPORT D’OBSERVATIONS DEFINITIVES
34
la caisse des écoles est un manquement réglementaire. Il incombe à l’établissement de
régulariser ce point en développant la représentativité des parents d’élèves.
L’amélioration des relations entre l’établissement et les parents d’élèves/sociétaires fait
l’objet d’observations et de recommandations dans la dernière partie du présent rapport.
Des personnes peuvent être présentes et siéger à titre consultatif : directeur de la caisse
des écoles, directrice-adjointe, cadres de l’établissement, secrétaire général adjoint de la ville
de Nouméa, directeur des finances de la ville de Nouméa ou encore comptable public.
Les six personnalités membres du comité de la caisse des écoles
Les inspecteurs de l’enseignement primaire, agent de la direction de l’enseignement de
la Nouvelle-Calédonie, en charge des trois circonscriptions dont dépendent les écoles de
Nouméa (ou leurs représentants) et le médecin responsable du centre médico - scolaire de
Nouméa sont membres du comité ex officio.
Un
membre
est
désigné
par
le
haut-commissaire
de
la
République
en
Nouvelle - Calédonie
23
et un autre par la province Sud qui doit être membre de l’assemblée de
la province Sud
24
.
o
Le rôle effacé du comité de la caisse des écoles dans la gouvernance
Le comité est censé prendre toute décision relative à l’établissement
25
et notamment les
plus importantes. Il devrait donc fixer les missions et les objectifs et participer ainsi à la
gouvernance.
Cependant, en dehors des responsabilités formelles consistant dans le vote des
délibérations devant être transmises au contrôle de légalité, le comité de la caisse des écoles
n’exerce pas de responsabilité propre en matière de gouvernance.
23
Le représentant de l’Etat est généralement un inspecteur de l’éducation nationale.
24
La présidente de la commission de l’enseignement de la province Sud a représenté celle-ci depuis 2012.
25
L’article 10 des statuts fixe que « le comité est investi des pouvoirs d’administration les plus étendus. ».
L’article 10 des statuts indique également : … / … [il] vote des délibérations dans le cadre de ses attributions ainsi
que le budget de la caisse » et plus loin « Il délibère d’une manière générale, pour tous les actes devant être soumis
au contrôle de légalité. ».
CAISSE DES ECOLES DE NOUMEA
35
Le fonctionnement du comité de la caisse des écoles
Depuis 2012, le comité s’est toujours réuni au moins trois fois par an comme le prévoient
les statuts.
Sur 26 membres de droit, seulement une dizaine en moyenne assistent aux réunions du
comité. Il est rare que tous les élus municipaux soient présents, de même que tous les
représentants des sociétaires. La commune est souvent surreprésentée par rapport aux
sociétaires.
Les procès-verbaux ne retranscrivent pas de débats. Il y a peu de questions. La majorité
des développements sont d’ordre descriptif.
Les décisions majeures inscrites à l’ordre du jour ont toujours été arbitrées au préalable
par le président et les autorités communales. Le comité valide. Cela a été le cas pour les
nouveaux tarifs applicables à compter de 2018 : plusieurs scénarios ont été étudiés par la caisse
des écoles pour la détermination de l’augmentation, l’un d’entre eux a été arrêté par le président
de la caisse des écoles et soumis au vote. Ainsi, l’évolution des tarifs et la stratégie en matière
de tarifs n’ont pas été débattues.
La décision de l’arrêt des transports des élèves en sorties scolaires à compter de 2018 a
été prise sans consultation ni information du comité de la caisse des écoles.
o
Le rôle formel de l’assemblée générale
Une assemblée générale de la caisse des écoles se tient tous les ans. Elle réunit les
sociétaires et les membres de droit de la caisse des écoles.
Une assemblée générale extraordinaire
26
, peut être convoquée sur décision du comité ou
sur demande écrite d’un tiers au moins des membres de la caisse des écoles. Aucune ne s’est
tenue depuis 2012.
Aucun quorum n’est nécessaire à sa tenue. Les sociétaires représentent plusieurs milliers
de membres. Le nombre de ceux qui assistent à l’assemblée générale - représentants au comité
et, parfois, des présidents ou des membres de bureaux d’associations de parents d’élèves – est
inférieur à dix.
L’ordre du jour tient en deux points :
-
le rapport moral et financier. Ce document commente les différentes prestations
rendues par la caisse des écoles. Il s’en suit un échange de questions-réponses.
La lecture des procès - verbaux montre que cette séquence est assez brève ;
-
l’élection des représentants des sociétaires, un mandat de trois ans (mais les
remplacements ont lieu tous les ans car les représentants démissionnent lorsque
leurs enfants quittent l’école primaire).
Plusieurs dispositions statutaires relatives à l’assemblée générale ne sont pas appliquées
correctement.
26
Article 14 des statuts.
RAPPORT D’OBSERVATIONS DEFINITIVES
36
L’article 13 des statuts fixe que l’assemblée générale se réunit courant juillet. Cela n’a
pas été le cas durant la période sous-contrôle. Les statuts devraient être aménagés sur ce point.
L’article 15 énonce que « les membres de droit, les membres bienfaiteurs et les membres
fondateurs à jour de leur cotisation de l’année en cours, peuvent seuls prendre part aux
assemblées générales. ». Des directeurs d’écoles assistent aux assemblées générales sans être
eux-mêmes sociétaires. Leur intérêt est une bonne chose dans un souci de bon fonctionnement
du service public. Les dispositions statutaires devraient cependant être mises en cohérence avec
cette pratique.
o
Le degré insuffisant d’information des sociétaires
La caisse des écoles n’explique pas à ses adhérents, au moment de l’adhésion
27
et/ou
ultérieurement, qu’ils deviennent sociétaires et quel est leur rôle.
La seule communication réalisée par l’établissement vis-à-vis des sociétaires est une
obligation découlant de l’article 14 des statuts de l’établissement. Elle fixe que les membres de
la caisse des écoles sont informés de la date de l’assemblée générale par voie de communiqué
de presse et de radio huit jours au moins avant sa tenue.
Il en découle une méconnaissance des rouages de leur représentation par les sociétaires.
Ces derniers sont cependant intéressés au fonctionnement de l’établissement. La partie 4 du
présent rapport est consacrée en partie aux rapports avec les usagers. Elle fait état des initiatives
menées sur les réseaux sociaux visant à peser sur le fonctionnement de l’établissement et dont
l’audience est croissante.
Il conviendrait que la caisse des écoles communique davantage à destination de ses
sociétaires. Le renforcement des relations de la caisse des écoles avec les usagers fait l’objet
d’une recommandation générale en partie 4.3 du présent rapport.
•
Les objectifs assignés à l’établissement prennent insuffisamment en compte l’amélioration
de sa performance opérationnelle
Les missions et les objectifs stratégiques de la caisse des écoles, fixés par le président
en sa qualité d’élu en charge du secteur, proviennent de la feuille de route de la mandature de
la commune
28
qui se décline par ambition, enjeu, orientation stratégique et action.
En termes de méthode, la définition d’objectifs par la commune dans le cadre d’une
approche stratégique globale des missions de l’établissement est de bonne gestion.
27
Lors de l’inscription d’un parent, celui-ci reçoit dans son dossier une carte d’adhésion mentionnant la
qualité de « membre adhérent au titre de l’école ». La portée de cette adhésion n’est ni commentée ni expliquée.
La délibération n° 2017-12 du 24 novembre 2012 fixant les tarifs applicables pour l’année 2018 a porté de
200 F CFP à 500 F CFP le tarif d’adhésion. Les statuts prévoient trois tarifs d’adhésion -le tarif de base, le tarif dit
de membre bienfaiteur et le tarif dit de membres fondateur- mais ces deux derniers tarifs ne sont pas proposés aux
parents.
28
Les objectifs de la mandature se sont traduit au niveau de la commune en environ 250 actions. Un
document dénommé « feuille de route des élus « Nouméa 2020 » a été formalisé.
CAISSE DES ECOLES DE NOUMEA
37
Feuille de route de la caisse des écoles sous la présente mandature
Source : CTC, caisse des écoles de Nouméa
La mission générale assignée à la caisse par la commune est « d’accueillir les élèves sur
le temps périscolaire (cantine, garderie et transport scolaire) en toute sécurité grâce à un
encadrement professionnalisé (hygiène, premiers secours, animation) et adapté aux élèves. »
Elle doit également « diversifier l’offre d’animation périscolaire ». Ces orientations répondent
à l’enjeu « de favoriser la réussite éducative », lui-même partie intégrante de l’ambition de
construire une « ville solidaire ».
Dans ce cadre, la caisse des écoles doit mettre en œuvre les quatre objectifs (actions)
suivants :
-
assurer la formation professionnelle des agents ;
-
recentrer ses missions ;
-
couvrir l’intégralité des écoles en cantine ;
-
généraliser à toutes les cantines la liaison froide.
Ces objectifs concernent des moyens à mettre en place ou à recentrer mais pas la
performance opérationnelle de la caisse des écoles c’est-à-dire ses coûts, sa productivité ou la
qualité et/ou le volume et la nature de ses prestations.
Dans ce contexte, l’établissement n’a pas mis en place de tableaux de bord permettant
de suivre l’activité et de faire des analyses chiffrées.
Des tableaux de bord ont été créés pour le suivi de certains aspects de l’activité de la
caisse des écoles
29
mais ce sont des initiatives isolées. Leur suivi n’est pas réalisé en temps réel
(parfois plusieurs mois après), ils pourraient utilement être enrichis et ils restent faiblement
exploités dans la perspective d’un contrôle de gestion et d’une aide à la prise de décision.
Il conviendrait que l’établissement se dote d’objectifs opérationnels et des outils pour
en assurer le suivi.
29
Tableau de bord des sanctions périscolaires, tableau de bord des repas en cantine des élus municipaux,
tableau de suivi des bons de commande, tableau consolidé des absences des agents affectés aux écoles du pôle
coordination des actions périscolaires, tableau des dépenses de restauration par école et par mois, tableau des
commandes de fournitures d’entretien par école.
Orientation statégique
Référence de
l'action
Intitulé de l'action
Référence de
l'opération
Intitulé de l'opération
1. Parfaire le confort de l'élève
075
Accueillir les élèves sur le temps périscolaire
(cantine, garderie, transport scolaire) en toute
sécurité grâce à un encadrement
professionnalisé (hygiène, premiers
secours, animation) et adaptée aux élèves
075-1
Renforcer la formation professionnelle des agnets sur
les différents services proposés par la caisse des
écoles
075-2
Recentrer les missions de la caisse des écoles
075-3
Finaliser l''accès à la cantine de l'ensemble des élèves
des écoles publiques de la ville
075-4
Généraliser la mise en place de la liaison froide dans
les cantines pour gagner en sécurité
2. Développer les activités éductaives et périscolaires
079
Diversifisier l'offre d'animations périscolaires
Ambition :
3. une ville solidaire
Enjeu principal :
3.1 Favoriser la réussite éducative
RAPPORT D’OBSERVATIONS DEFINITIVES
38
la chambre recommande à la caisse des écoles de Nouméa
de se doter d’objectifs opérationnels et des outils pour en assurer le suivi.
Dans sa réponse, l’établissement s’engage à se doter d’objectifs opérationnels et
d’indicateurs de performance qui pourront porter sur les coûts, le volume des
prestations, la qualité, la communication ou la satisfaction des usagers.
•
L’atteinte des objectifs stratégiques fixés par la commune
Les objectifs sont atteints en totalité ou en cours pour la formation (cf. infra,
observations de la chambre sur le personnel) et pour la couverture en cantine de l’ensemble des
établissements scolaires.
o
L’objectif de recentrage des missions de la caisse
Hormis l’article 1
er
des statuts, aucun autre document ne fixe les missions exercées. Les
procès-verbaux des réunions du comité ne montrent aucune discussion en la matière. La mise
en œuvre de l’objectif de recentrage des missions de la caisse des écoles pourrait faire l’objet
d’une réflexion sur les missions annexes suivantes :
°
dans un contexte de recul de la dotation communale (pour mémoire -11% entre
2015 et 2018) une réflexion pourrait être menée sur le transport scolaire qui
représente en 2018 une dépense de 21 MF CFP dont 5 MF CFP pour les élèves des
classes spécialisées.
Avec Païta, Nouméa est la seule commune du Grand Nouméa à proposer du
ramassage scolaire. Ce service n’est plus proposé par la commune de Dumbéa au
motif que tous les quartiers sont désormais équipés d’écoles de secteur à proximité.
La commune du Mont-Dore n’assure pas non plus ce service et renvoie ses
administrés aux transporteurs privés ;
°
l’arrêt d’une partie de l’activité de transport scolaire à compter de la rentrée 2018
(à savoir le transport des élèves en sorties scolaires) montre que l’établissement a
entamé une réflexion qui devrait se poursuivre ;
°
les garderies proposées lors des mercredis pédagogiques dénommées matinées
pédagogiques sont proposées à la fois par la caisse des écoles et par la commune.
Il semblerait plus conforme au principe de spécialité de l’établissement qu’il assure
seul cette prestation (cf. partie 1 « Les matinées pédagogiques »).
En outre, cela lui permettrait de proposer plus d’heures complémentaires à ses
propres agents et renforcerait ainsi ses ressources humaines ;
°
enfin, l’activité historique d’approvisionnement des écoles en lait pourrait être
confiée à la commune qui approvisionne déjà les écoles en fournitures diverses.
CAISSE DES ECOLES DE NOUMEA
39
la chambre recommande à la caisse des écoles de Nouméa
et à sa tutelle de mettre en œuvre l’objectif de recentrage des missions de la caisse en
engageant une réflexion sur son retrait des activités secondaires qu’elle exerce encore.
Dans sa réponse, le président de la caisse des écoles indique que celle-ci engagera la
réflexion sur le retrait de ses activités secondaires.
o
Le passage à la liaison froide relève de la commune et du prestataire de repas
Le passage des cantines de la liaison chaude à la liaison froide
30
est en cours de
réalisation.
Ce projet représente un investissement substantiel. Le coût moyen par école est estimé
par la division aménagement et constructions publiques de la commune à 6,4 MF CFP dont
4,5 MF CFP de travaux et 1,9 MF CFP d’équipements
31
. L’investissement pour les 18 écoles
restant à passer en liaison froide est de l’ordre de 115 MF CFP.
Calendrier de passage en liaison froide
Source : CTC, Division aménagements et constructions publics de la commune de Nouméa
Une partie des investissements devrait être effectuée par le nouveau titulaire du marché
de restauration scolaire, Newrest, dans le cadre des engagements pris par ce dernier auprès du
gouvernement de la Nouvelle-Calédonie (cf. encadré ci-dessous).
30
Les repas en liaison chaude sont des repas cuisinés le matin même et livrés chauds dans des bacs
isothermes jusqu’à l’heure du repas. Les repas en liaison froide sont des repas préparés la veille, conservés au frais
puis remis en température sur place.
31
Sont nécessaires pour le passage en liaison froide un frigidaire pour le stockage des repas, un four pour
la remise à température et une étuve de conservation. La zone de desserte doit être revue, elle ne doit plus comporter
de bois ni de carrelage.
Premier exercice en liaison froide
2009
2010
2011
2012
2013
2014
2015
2016
2017
2018
2019
(1)
2020
(1)
Total
( 2)
Nombre de cantines
2
1
2
2
3
2
2
11
6
1
9
9
50
(1) données prévisionnelles
(2) la cantine de l'école Petunias est intégrée dans celle de l'école Russier
RAPPORT D’OBSERVATIONS DEFINITIVES
40
Cadre et contenu des engagements souscrits par le groupe Newrest
Par un arrêté n° 2017-485/GNC du 28 février 2017, le gouvernement de la Nouvelle – Calédonie
a décidé d’engager un examen approfondi de la prise contrôle exclusif de la SAS Restauration Française
par la SARL Société Alimentaire Océanienne (SAO), filiale de Newrest Group Holding SA.
Par un arrêté n° 2017-2151/GNC du 26 septembre 2017, l’opération a été autorisée sous
condition de respect des engagements déposés.
Parmi les engagements déposés, ceux qui intéressent les activités de la caisse des écoles sont les
suivants :
1) diminution de 2% à isopérimètre du cahier des charges actuel et hors inflation du prix des
repas facturés lors du renouvellement du prochain appel d’offres (marchés 2018-2020) et maintien de
ce tarif abaissé au prochain appel d’offres (marché 2021-2023) ;
2) prise en charge des investissements nécessaires au passage en liaison froide (matériels,
travaux, formation et accompagnement des agents) dans un délai de trois ans sous condition d’une
requête expresse de chaque commune, couplée avec un engagement de céder le matériel installé aux
caisses des écoles en cas de non-renouvellement des appels d’offres à son profit ;
3) mise en œuvre d’actions de sensibilisation sur l’équilibre alimentaire dans un objectif de santé
publique ;
4) atteinte d’une proportion d’achats de produits bruts, ramenés au total des achats de denrées
alimentaires, de 23% à l’issue d’une période de 3 ans ;
5) atteinte d’une proportion d’achats auprès de filières locales, ramenés au total des achats de
denrées alimentaires, de 25% à l’issue d’une période de 3 ans.
Au moment du contrôle, la commune de Nouméa finalisait son courrier de requête à l’attention
de Newrest relatif au financement des 19 écoles restant à passer en liaison froide d’ici 2020.
Par un arrêté n°2017-2689/GNC du 26/12/2017, le cabinet Institut de la Qualité a été désigné
mandataire indépendant chargé du contrôle des engagements souscrits par le groupe Newrest. Il est
prévu que des rapports écrits de suivi des engagements soient régulièrement transmis à la direction des
affaires économiques.
3.1.2
La fonction de pilotage
Le pilotage consiste à superviser la mise en œuvre des missions et des objectifs de
l’établissement. Il repose sur les instances qui l’impulsent et sur la structure exécutive qui
conduit et contrôle la réalisation des prestations.
•
Les instances de pilotage
L’article 3 des statuts fixe que « la caisse des écoles est administrée par un comité ».
Aux termes de l’article 10 des statuts, le comité de la caisse des écoles doit prendre toute
décision ayant une « incidence financière ». Le dernier alinéa de cet article précise que le
président est « chargé de l’exécution des décisions du comité ». Le pilotage est censé être
impulsé par le comité et être sous son contrôle.
Dans la pratique, le président et par délégation de celui-ci, le directeur, la
directrice - adjointe et les chefs de pôles de l’établissement, assurent le pilotage de
l’établissement, le rôle du comité demeurant secondaire.
CAISSE DES ECOLES DE NOUMEA
41
De nombreuses décisions sont prises par l’exécutif de la caisse des écoles sans
l’intervention du comité. A titre d’exemples : le déménagement du siège de la caisse des écoles
en 2016, la suppression de la garderie du midi à l’école maternelle au fur et à mesure de
l’ouverture de cantine scolaire dans ces écoles, la suppression de l’activité de transport scolaire
pour les sorties scolaires à compter de 2018.
Le président bénéficie d’une délégation permanente du comité (délibération 14/02 du
12 juin 2014) mais contrairement à la délibération de délégation et aux dispositions de l’article
10 des statuts, le comité n’est pas informé des décisions prises par son président alors qu’il est
explicitement prévu qu’il en rende compte. Aucune des réunions du comité au cours de la
période sous revue n’a présenté ce point à l’ordre du jour.
En revanche, un point est fait tous les quinze jours avec le secrétaire général adjoint de
la commune en charge du secteur sur le fonctionnement de l’établissement.
Par ailleurs, l’article 9 des statuts fixe que l’établissement de procès-verbaux des séances
du comité est obligatoire mais pas leur approbation par le comité. Il serait souhaitable que les
statuts fixent que ces procès-verbaux soient soumis à approbation lors de la séance suivante.
la chambre rappelle à la caisse des écoles de Nouméa
l’obligation pour le président du comité de rendre compte à ce dernier des décisions prises
en application des compétences qui lui ont été déléguées.
Dans sa réponse, le président de la caisse des écoles s’engage à intégrer à l’ordre du jour
du comité « un point sur les décisions prises par le président dans le cadre de ses
délégations. »
La chambre en prend note et souligne que ces comptes rendus doivent être écrits et
exhaustifs.
•
La structure exécutive de l’établissement
L’exécutif est dirigé par le président du comité qui est statutairement le maire de la
commune ou une personne qui le représente, ce qui est ici le cas. Un vice-président peut
suppléer le président empêché. L’article 4 des statuts indique qu’il est « élu au sein du comité ».
L’actuel vice-président a été élu à l’unanimité lors du comité du 12 juin 2014 (délibération
n°14/01 du comité de la caisse des écoles). Les modalités de son élection ne sont pas précisées
par les statuts et pourraient utilement l’être.
La fonction exécutive est complétée par le directeur de l’établissement et par la
directrice-adjointe.
Le poste de directeur-adjoint n’est pas mentionné par les statuts. Le directeur est évoqué
par les statuts mais l’articulation de son rôle avec celui du président n’est pas clairement définie
en dehors du fait que le second peut déléguer au premier, l’article 4 des statuts indiquant que le
président peut « sous son contrôle et sa responsabilité, déléguer sa signature au vice-président
et au directeur ». Aucun autre document interne de l’établissement ne fixe l’organisation de la
fonction exécutive entre le président, le directeur et la directrice-adjointe.
Dans ce cadre, le président par arrêté n°2015/05 du 13 janvier 2015 a délégué sa
signature de manière permanente et selon le même périmètre de délégation au directeur et à la
directrice-adjointe. Les statuts ne prévoient pas de délégation à un directeur adjoint. Il
conviendrait de faire évoluer les statuts sur ce point.
RAPPORT D’OBSERVATIONS DEFINITIVES
42
•
Le niveau intermédiaire de conduite des missions : les pôles
La caisse est organisée en trois pôles, chacun sous la responsabilité d’un chef de pôle :
°
le pôle coordination des actions périscolaires (PCAP), auquel sont rattachés les
agents affectés aux écoles, est composé de cinq coordonnateurs.
Chacun est chargé de gérer une dizaine d’écoles. Cette organisation a remplacé il
y a quelques années une répartition du travail qui était fonction de la nature des
prestations (cantine, garderie, transport).
Ils sont chargés d’encadrer les équipes de surveillants animateurs, des cantiniers,
et des aides-cantiniers
32
. Ces derniers assurant leurs missions sur site en toute
autonomie, le rôle des coordonnateurs est de visiter les écoles afin de vérifier le
bon fonctionnement des services périscolaires.
Le contenu du rôle de coordonnateur est peu encadré. L’établissement doit définir
et structurer les missions du coordonnateur ;
°
le pôle administratif et financier (PAF) est chargé de l’ensemble des opérations
comptables et budgétaires de l’établissement, du traitement des salaires du
personnel ainsi que de la gestion de la régie ;
°
le pôle secrétariat (PS) est chargé de la gestion administrative de la caisse et du
respect des obligations administratives et règlementaires.
L’arrêté de délégation du 13 janvier 2015 a délégué aux chefs de pôles diverses
compétences exécutives du président, ce qui, aux termes des statuts, n’est pas prévu.
Par ailleurs, l’organisation en trois pôles d’inégale importance manque de lisibilité et de
cohérence. Une organisation en un pôle administratif et un pôle opérationnel serait plus claire
et permettrait l’économie d’un poste de chef de pôle.
la chambre recommande à la caisse des écoles de Nouméa
de mettre à jour ses statuts afin d’y introduire les dispositions actant l’organisation et
les pratiques de gouvernance et de pilotage mises en place au sein de l’établissement.
Dans sa réponse, le président de la caisse des écoles indique que les statuts seront
modifiés dans le sens préconisé par la chambre.
3.2
L’organisation et la gestion des moyens
L’établissement emploie plus de 600 agents. La plupart des moyens immobiliers, des
équipements et des fluides étant mis à disposition par la commune, les autres moyens occupent
une place mineure.
32
La nouvelle appellation des cantiniers et des aides-cantiniers est respectivement responsables d’office
et agents d’office.
CAISSE DES ECOLES DE NOUMEA
43
3.2.1
Les moyens de l’établissement et leurs modalités d’organisation
•
Le volume des effectifs et leur répartition dans les différents emplois
o
Les effectifs
En mars 2018, la caisse des écoles employait 615 agents soit 19 personnels
administratifs et 536 agents opérationnels auxquels s’ajoutaient 60 agents de la commune.
Evolution de l’effectif de la caisse des écoles depuis 2012
Source : CTC, Caisse des écoles
o
Les emplois administratifs
Le personnel administratif se compose de 19 agents. Son effectif a progressé de
58 % depuis 2012.
Un directeur secondé par un directeur adjoint et trois responsables de pôles encadrent
les 14 autres agents qui occupent les fonctions de coordonnateur (5) en charge de la gestion du
personnel affecté aux écoles, gestionnaire des carrières et des rémunérations (2), régisseur et
personnel de régie (4), comptable (1), secrétaire (1) et assistant administratif et
vaguemestre (1).
o
Les emplois de surveillant animateur périscolaire, d’agent d’office et de
responsable d’office
Seul le service en cantine fait l’objet du contrat de travail des agents de la caisse des
écoles (cf. infra). Les autres activités de la caisse des écoles
33
sont mentionnées dans le contrat
mais comme des compléments d’activité proposés aux agents. Tous participent donc au service
de la cantine. Ces agents sont affectés dans une école à titre permanent (sauf 24 agents jouant
le rôle de brigade de remplacement).
L’effectif en cantine est de 536 agents auxquels s’ajoutent les 60 agents de la
commune
34
.
Ils sont répartis en trois types d’emplois : surveillant animateur périscolaire, agent
d’office et responsable d’office.
Le surveillant animateur périscolaire constitue la fonction de base du service en cantine.
Il est chargé de l’encadrement des enfants sur le temps de cantine avant, pendant et après le
service du repas. Il s’agit du premier métier sur lequel une personne est recrutée avant d’évoluer
vers des postes d’agent d’office puis de responsable d’office représentant davantage de
responsabilités et d’heures de travail.
33
La garderie (sur les différents créneaux de ce service), le ramassage scolaire ou les matinées
pédagogiques.
34
Selon des modalités très différentes de régime de travail et de rémunération (cf. infra).
RAPPORT D’OBSERVATIONS DEFINITIVES
44
Le responsable d’office est chargé de recevoir la livraison des repas et de procéder au
service dans la cantine. Il est secondé par l’agent d’office.
Horaires et durée journalière des métiers de la cantine
Source : CTC, contrats de travail
Sur les 536 agents travaillant dans les écoles (et 60 agents communaux), 481 sont
surveillants animateurs périscolaires, 46 sont agents d’office (et 19 agents de la commune) et
9 sont responsables d’office (et 41 agents communaux). L’effectif des surveillants animateurs
périscolaires inclut 24 agents susceptibles d’être affectés au jour le jour à une école autre que
celle de leur affectation initiale. Ils sont répartis sur 24 écoles différentes.
Répartition des agents par métier et activité
Source : CTC
o
Les agents de la commune
Les 60 agents de la commune disposent d’un temps plein en qualité d’agent technique
au sein des services communaux. Une partie de leur temps de travail s’effectue pour le compte
de la caisse des écoles qui rembourse la commune. Ce statut est très différent des contractuels
intermittents qui n’effectuent qu’un quart ou un tiers temps et sont rémunérés en conséquence.
Ces agents ne sont pas remplacés au fur et à mesure des départs ce qui répond
progressivement à la recommandation émise par la chambre territoriale lors de son précédent
contrôle.
o
Les collaborateurs d’appoint de la caisse
La direction et le personnel enseignant des écoles collaborent aux activités de la caisse
ces écoles.
La direction de l’école intervient généralement pour l’envoi de la commande journalière
de repas, les agents de la caisse ne disposant pas de bureau dans les locaux de l’école. Elle
saisit, par ailleurs, sous l’applicatif ExtraNéa, le nombre de repas commandés.
Le personnel enseignant qui est directement en contact avec les enfants en matinée
participe en pratique à la collecte de l’information sur le nombre de repas à prévoir à la cantine.
Durée journalière minimale de travail
Horaires
Surveillants animateurs périscolaires
3h15
10h-13h15
Agents d'office
5h
9h-14h
Responsables d'office
6h30
7h00-13h30
Total
Cantine
Garderie
Transport
Surveillants animateurs périscolaires
481
481
146
29
Agents d'office
46
46
24
Responsables d'office
9
9
4
Total
536
536
174
29
CAISSE DES ECOLES DE NOUMEA
45
•
Les statuts juridiques des agents de l’établissement
Les agents de la caisse des écoles (hors agents communaux) soit sont fonctionnaires,
soit relèvent de la convention collective des services publics, soit relèvent du régime de travail
mis en place par la caisse dénommé régime du travail intermittent.
o
Les fonctionnaires
Les fonctionnaires composent l’essentiel du personnel administratifs (14 des 19 agents).
Il s’agit soit d’agents de la fonction publique communale mis à disposition par le maire, soit
d’agents de la fonction publique de la Nouvelle-Calédonie mis à disposition par le président du
gouvernement.
Les directeurs et le responsable du pôle administratif et financier sont de catégorie A.
Le responsable du pôle coordination des actions périscolaires et un des coordonnateurs de son
pôle sont de catégorie B. Les autres agents administratifs fonctionnaires (9) sont de catégorie C.
o
Les agents relevant de la convention collective des services publics
Par une délibération n° 2012/965 du 4 septembre 2012, la commune de Nouméa a adopté
un dispositif spécifique appliquant le code du travail calédonien. Ce régime fixe les conditions
de recrutement et de rémunération. Concomitamment, il a été décidé que plus aucun
recrutement ne se ferait sous le régime de la convention collective des services publics.
Le 30 octobre 2012, la caisse des écoles a conclu un accord d’établissement fixant un
dispositif analogue, entériné par une délibération n°2012/03 de la même date. L’accord
d’établissement est entrée en vigueur le 1
er
novembre 2012. Une option a été ouverte jusqu’au
1
er
janvier 2013 aux agents conventionnés d’intégrer ce nouveau dispositif.
Plus de 80% des agents
35
de la caisse des écoles ont opté en faveur de la
contractualisation. Début 2018, 45 agents étaient toujours sous le régime de la convention
collective des services publics (5 aides d’office et 40 surveillantes animatrices périscolaires).
Ils représentent 8,4% du personnel affecté aux écoles.
o
Les agents relevant du régime du contrat de travail intermittent
Les contractuels représentent 89 % de l’effectif de la caisse des écoles (hors agents de
la commune). Ils constituent moins de 3% du personnel administratif et 91,6% du personnel
affecté dans les établissements scolaires.
Ces agents relèvent d’un régime de travail spécifique fixé par les articles Lp 223-15 et
suivants du code du travail de Nouvelle-Calédonie dénommé contrat ou régime de « travail
intermittent ».
Ce cadre a été mis en place pour la caisse des écoles par un accord d’établissement du
27 février 1992 conclu pour une durée indéterminée entre la caisse des écoles et l’Union des
Syndicats des Travailleurs Kanaks et Exploités.
35
Procès-verbal du comité de la caisse des écoles du 17 novembre 2015.
RAPPORT D’OBSERVATIONS DEFINITIVES
46
Le travail intermittent se caractérise par l’alternance de périodes travaillées et de
périodes non-travaillées. La conclusion de contrats de travail intermittent dans un établissement
doit être préalablement prévue par une convention ou un accord d’établissement.
Le contrat de travail intermittent est un contrat à durée indéterminée, écrit, et doit
mentionner la qualification du salarié, les éléments de la rémunération, la durée annuelle
minimale de travail, les périodes de travail et la répartition des heures de travail à l’intérieur de
ces périodes.
Les heures dépassant la durée annuelle minimale fixée au contrat ne peuvent excéder
25% de la durée annuelle minimum mentionnée par le contrat de travail.
L’accord d’établissement peut prévoir une rémunération indépendante de l’horaire réel,
calculée selon des modalités qu’il fixe. Ce n’est pas le cas de l’accord du 27 février 1992.
Le salarié titulaire d’un contrat de travail intermittent bénéficie des mêmes droits que le
salarié à temps complet, sous réserve en ce qui concerne les droits conventionnels, de
dispositions spécifiques de l’accord collectif. Les périodes non travaillées sont prises en compte
en totalité pour la détermination des droits liés à l’ancienneté.
Les autres éléments de rémunération sont présentés à l’annexe n°3 du présent rapport.
•
Les instances représentatives du personnel
Jusqu’en 2018, la caisse des écoles a organisé l’élection des délégués du personnel tous
les trois ans. La dernière élection a eu lieu en juillet 2018.
Ce calendrier n’est pas conforme aux dispositions de l’article Lp341-42 du code du
travail qui fixe à deux ans le mandat des représentants du personnel.
La rédaction du protocole électoral des élections à venir montre que la caisse des écoles
entend régulariser cette pratique.
Par délibération n°2016/10 du 12 décembre 2016, le comité de la caisse des écoles a
institué un comité technique paritaire. Il est composé du président, de trois représentants de
l’administration et de trois représentants du personnel. Sa première réunion a eu lieu le
30 novembre 2017. Cette réunion a porté sur une présentation du fonctionnement du CTP et sur
des points divers. Par délibération n°2017/06 du 24 mai 2017, le comité a attribué des décharges
de service aux organisations syndicales représentées au sein de la caisse.
L’établissement n’a en revanche pas mis en place de comité d’entreprise. Cette situation
est non-conforme aux dispositions des articles Lp 342-2 du code du travail et suivants. Jusqu’en
2012, les dispositions précitées ne s’appliquaient pas aux établissements publics administratifs
en vertu de l’article Lp 311-2 du même code
36
. Mais cette disposition a été déclarée contraire à
la constitution par la décision du Conseil constitutionnel n°2011 - 2015 QPC du
9 décembre 2011 et abrogée à compter du 1
er
janvier 2013.
La caisse des écoles doit mettre en place au plus tôt un comité d’entreprise.
La caisse des écoles ne s’est pas non plus dotée d’un règlement intérieur. Or, l’article
Lp 131-1 du code de travail de Nouvelle-Calédonie prévoit l’obligation d’instaurer un
règlement intérieur dans les entreprises de plus de 20 salariés.
36
Article Lp.311-2 du code du travail de Nouvelle-Calédonie : « Les dispositions du (…) titre IV,
relatives aux institutions représentatives du personnel (…) ne sont pas applicables à l’Etat, à la Nouvelle-
Calédonie, aux provinces, aux communes et aux établissements publics administratifs ».
CAISSE DES ECOLES DE NOUMEA
47
La caisse des écoles doit également se mettre en conformité avec cette réglementation.
la chambre rappelle à la caisse des écoles de Nouméa qu’elle
doit adopter un règlement intérieur et mettre en place sans délai un comité d’entreprise.
L’ordonnateur indique en réponse qu’il mettra en place un règlement intérieur.
S’agissant de l’obligation de créer un comité d’entreprise, il renvoie à des textes en
préparation pouvant lever cette obligation pour les personnes publiques.
La chambre souligne que la création d’un comité d’entreprise est cependant obligatoire
en l’état actuel du droit.
•
Les moyens immobiliers, les équipements et les matériels
Les dépenses d’investissement de la caisse des écoles représentent une infime partie de
son budget. Elles consistent en l’achat de mobiliers, matériels de bureaux, de logiciels, de
matériels informatiques et de véhicules. En 2017, la caisse des écoles a acquis du mobilier, du
matériel de bureau et un véhicule.
o
Les véhicules
La caisse dispose de huit véhicules de service : un véhicule pour chacun des cinq
coordonnateurs, un véhicule pour le responsable du pôle de coordination des actions
périscolaires, un véhicule pour le vaguemestre et un véhicule pour le directeur.
Elle est également propriétaire d’un bus de treize places pour le transport scolaire des
élèves fréquentant des classes spécialisées et des enfants à mobilité réduite. Ce dernier véhicule
a été acquis en 2005 pour la caisse des écoles par la Nouvelle-Calédonie, la province Sud et la
commune de Nouméa, qui ont également participé à ses coûts de fonctionnement.
o
Les prestations externes
La caisse des écoles est liée à la ville de Nouméa pour une prestation d’assistance
informatique, de maintenance technique du matériel informatique, de mise en place de logiciels
ainsi que de mise à disposition du réseau interne de la ville de Nouméa. Conclue en 2013
(délibération n° 2013/10 du 13 décembre 2013), pour un montant annuel de 2 MF CFP, cette
convention est parvenue à son terme le 31 décembre 2017. Ce partenariat a été renouvelé à
l’identique à compter du 1
er
janvier 2018 hormis pour son prix réduit de 2 MF CFP
à 1,5 MF CFP.
Pour la gestion de la paie, la caisse des écoles a utilisé le logiciel de la Ville de Nouméa
AS 400 durant la période sous revue jusqu’en 2017. Cet applicatif étant devenu obsolète, la
mairie a développé son propre applicatif mais celui-ci s’est avéré incompatible avec le paiement
à l’heure des agents affectés auprès des écoles.
L’établissement a donc décidé d’utiliser le logiciel Tiarhé (traitement informatique
automatisé
des
ressources
humaines).
Tiarhé
est
l’applicatif
de
gestion
de
la
Nouvelle - Calédonie. Celle-ci propose aux organismes partenaires une prestation informatique
de prise en charge de la paie par cet applicatif. Le partenaire Tiarhé saisit les éléments de
rémunération et la Nouvelle-Calédonie fournit l’ensemble de la paie, du calcul de la
rémunération jusqu’au bulletin de salaire. Cette prestation est encadrée par l’arrêté
n°2007 – 3095/GNC du 28 juin 2007 portant création et organisation du système informatisé
de gestion des ressources humaines.
RAPPORT D’OBSERVATIONS DEFINITIVES
48
Par la convention du 1
er
septembre 2017 dite « convention de prestations
informatiques » la caisse des écoles a décidé d’adhérer au dispositif Tiarhé. Cette convention
restait à parapher par la Nouvelle-Calédonie à la date de dépôt du présent rapport.
3.2.2
La gestion des moyens
•
L’accord d’établissement du 27 février 1992 doit être mis à jour sur plusieurs points
Cet accord prévoit que « le personnel surveillant est employé sous la forme d’un contrat
de travail intermittent tel que défini par les lois et règlements en vigueur ».
Son libellé devrait être modifié car il vise « le personnel surveillant des cantines des
écoles de Nouméa ». Il ne couvre donc pas les activités de garderie et de ramassage scolaire. Il
se trouve que le personnel qui effectue ces deux dernières activités est également surveillant de
cantine. Cependant, il conviendrait de sécuriser l’application des dispositions de l’accord eu
égard à l’ensemble des activités de la caisse en mentionnant explicitement l’exercice de ces
activités.
L’accord définit la durée annuelle minimale à 442 heures pour 1992. La mention de la
durée minimale annuelle du travail n’est pas prévue par le code du travail de
Nouvelle - Calédonie dans l’accord d’établissement fixant le régime du travail intermittent. En
effet, la durée minimum annuelle de travail doit être indiquée par le contrat de travail
intermittent de chaque agent et pour chaque année (cf. infra).
Enfin, les dispositions de l’accord sur la détermination du montant à verser au titre des
congés payés sont obsolètes puis que les règles de calcul ont été modifiées en 2011 suite à une
remarque de la direction du travail et de l’emploi.
Il conviendrait que l’accord d’établissement soit mis à jour pour l’ensemble de ces
points.
•
Les contrats de travail intermittent conclus par la caisse des écoles ne comportent pas toutes
les
mentions
obligatoires
fixées
par
les
dispositions
du
code
du
travail
de
Nouvelle – Calédonie.
Il conviendrait tout d’abord que les contrats de travail visent l’accord de 1992 permettant
à l’établissement d’avoir recours à ce type de contrat.
Ces contrats doivent, en outre, mentionner la durée annuelle minimum de travail de
l’agent (code du travail Lp.223-16) ce qui n’est pas le cas actuellement
37
. Fixer celle-ci
individuellement est indispensable car cette durée annuelle est l’assiette de calcul du montant
maximum d’heures complémentaires que l’agent peut effectuer. Ce quota d’heures
complémentaires est fixé à 25% de la durée annuelle minimum du contrat par l’article
Lp 223 - 17 du code du travail.
De plus, ces contrats devraient englober l’ensemble des services attendus de l’agent. Les
contrats actuels ne traitent que des durées et périodes de travail afférentes aux services de la
37
Les contrats mentionnent que les agents « sont employés pendant les périodes d’activité scolaire, les
lundi, mardi, jeudi et vendredi ». Ils précisent des horaires de travail journaliers qui sont ceux de l’activité cantine
et une durée journalière minimale de travail en référence à cette activité : 3h15 pour un surveillant animateur
périscolaire ; 5h pour une aide d’office et 6h30 pour une responsable d’office.
CAISSE DES ECOLES DE NOUMEA
49
cantine. Les services de garderie et assimilés sont présentés comme des options que les agents
s’engagent à effectuer « par nécessité de service » en complément de leur service de cantine
38
.
Ceci ne correspond pas à la réalité du contrat. La participation des agents aux services
de garderie ou à la surveillance dans les bus de transports scolaires est connue à l’avance et se
fait non occasionnellement mais sur l’ensemble de l’année. Les seuls services ponctuels sont
les participations aux formations rémunérées en heures de travail et qui sont variables.
La pratique actuelle aboutit à contractualiser sur un nombre d’heures nettement inférieur
aux heures réellement effectuées. Ce volume horaire étant l’assiette des heures
complémentaires, il bride le nombre maximum d’heures complémentaires pouvant
régulièrement être allouées aux agents.
De fait, l’examen des heures effectives de l’année 2017 à partir des tableaux de pointage
établis pour la préparation de la paie a permis de relever de nombreux cas dans lesquels les
heures complémentaires payées (heures au titre des activités de garderie, de transport, de
réunion ou de formation, etc.) dépassaient le plafond horaire légal précité (le quart de la durée
minimale annuelle prévue au contrat) de manière substantielle
39
(cf. tableau page suivante).
la chambre rappelle à la caisse des écoles de Nouméa que les
contrats de travail intermittent doivent mentionner un volume horaire annuel minimum
incluant l’ensemble des services attendus de l’agent et indiquer que les heures
complémentaires pouvant être allouées à l’agent ne peuvent excéder le quart du volume
annuel de travail mentionné par le contrat.
Dans sa réponse, le président de la caisse des écoles prend acte de cette obligation et
indique qu’une réflexion est en cours pour régulariser les dispositions contractuelles.
38
Le contrat indique que l’agent s’engage « à effectuer des actions de formation organisées par la Caisse
des écoles de la Ville de Nouméa » et « en cas de nécessité de service …/… à assurer le service de garderie
périscolaire mis en place par la Caisse des écoles de la Ville de Nouméa ou à exercer les fonctions
d’accompagnatrice de transport scolaire ».
39
Compte tenu des 145 jours de l’année scolaire, la durée annuelle minimale a été estimée à 471,25 heures
pour une surveillante animatrice périscolaire embauchée pour une durée journalière minimale de 3h15. Le plafond
légal d’heures complémentaires est de 117,81 heures. Le total des heures complémentaires payées a été comparé
à ce dernier chiffre.
RAPPORT D’OBSERVATIONS DEFINITIVES
50
Paiement d’heures complémentaires – exemples de situations individuelles sur 2017
Source : CTC, à partir des tableaux mensuels des heures effectuées du pôle administratif et financier de la caisse des écoles
Salariés/ Mois de paiement des heures
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Total
Durée
annuelle
minimale
Plafond d'heures
complémentaires
Dépassement en %
a
0
33,25
58,75
33,75
68,00
29,75
45,75
19,00
44,75
27,25
57,50
417,75
471,25
117,81
255%
b
0
50,50
57,75
22,75
72,75
34,00
41,75
13,50
43,50
24,25
61,50
422,25
471,25
117,81
258%
c
0
50,25
76,75
36,00
72,00
44,00
64,75
59,50
64,00
44,00
100,00
611,25
471,25
117,81
419%
d
0
26,50
75,00
21,00
64,50
45,25
38,25
40,50
56,75
26,50
68,25
462,50
471,25
117,81
293%
e
0
109,50
51,50
24,75
62,25
25,00
47,75
19,00
21,50
27,25
4,00
392,50
471,25
117,81
233%
f
0
31,25
54,25
13,00
66,00
29,25
48,00
29,00
13,25
3,50
57,00
344,50
471,25
117,81
192%
g
0
34,75
64,25
21,00
74,00
30,50
54,00
24,50
46,00
21,50
33,00
403,50
471,25
117,81
242%
h
0
37,50
59,75
22,75
58,25
24,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
202,25
471,25
117,81
72%
CAISSE DES ECOLES DE NOUMEA
51
•
Les modalités de mise en œuvre de la rémunération des agents
La caisse des écoles tient compte des heures correspondant à l’emploi de cantine occupé et
des heures complémentaires effectuées à différents titres (garderie, ramassage scolaire, matinée
pédagogique, formations, etc.). Ces modalités sont non informatisées, non sécurisées et
consommatrices de temps. Elles devraient être modernisées.
o
La liquidation de la paie
Le pôle administratif et financier (PAF) est en charge de la gestion des carrières et des
rémunérations. Il prépare les contrats de travail et arrêtés, enregistre les nouveaux agents dans le
logiciel de gestion du personnel (AS400 et à partir de 2018 Tiarhé).
La paie des agents est liquidée en entrant les heures effectuées par ceux-ci dans le logiciel
de paie. Dans le cadre du dispositif Tiarhé depuis 2018, la saisie est effectuée par les agents du
PAF et le calcul de la paie est effectué par la Nouvelle-Calédonie.
Sur la base des états de pointage reçus des écoles, les agents du PAF remplissent un tableau
mensuel dénommé tableau de pointage. Lorsqu’ils ont un peu plus de temps (généralement en
période de vacances scolaires) ils remplissent un état mensuel récapitulant les absences par école
et par agent. Ce travail effectué a posteriori ne fait pas l’objet d’une exploitation ultérieure
particulière.
En amont de la saisie de la paie, l’information sur les heures effectuées par les agents
représente le point faible du processus de rémunération car elle est traitée manuellement et selon
des procédures floues qui ne garantissent pas la fiabilité des données saisies.
o
Le pointage des agents
Le pointage des services de cantine est effectué manuellement par les agents sur un état
papier. Il n’est pas confié à l’un d’entre eux en particulier. Il n’y a pas un agent hiérarchiquement
en charge de la cantine sur lequel reposerait le contrôle des présences.
Le pointage n’est réglé par aucune procédure ou outil de saisie. La pratique la plus répandue
semble être que chaque agent se déclare. Un des agents peut aussi prendre l’initiative de noter les
présences.
L’état de pointage est conservé sur place pendant un mois avant transmission au siège. La
responsabilité de la conservation et de la transmission de l’état de pointage n’est, là non plus, pas
officiellement définie. Il peut être transmis au coordonnateur de passage à l’école ou déposé
directement par un agent au siège de la caisse.
L’état de présence du personnel serait parfois visé par le directeur d’école. L’occurrence
de cette pratique sur les 51 écoles publiques n’est pas établie. Le caractère systématique de ce
contrôle n’est pas avéré.
RAPPORT D’OBSERVATIONS DEFINITIVES
52
Ce mode de pointage informel et manuel pose plusieurs problèmes : la fiabilité de la
donnée, la charge de travail induite pour le traitement des états en vue de la détermination de la
paie et dans la perspective de suivi d’indicateurs (taux de présence, respect des ratios
d’encadrement ciblé par la caisse des écoles
40
, etc.). La fiabilité des données sur l’absentéisme est
aussi incertaine.
o
La gestion de l’absentéisme
L’absentéisme du personnel affecté aux écoles serait de 25 à 35 absences par jour. Les
agents absents sont remplacés par des agents en surnombre, au nombre de 24
41
et qui sont envoyés
en remplacement selon le dispositif ci-dessous.
Si tous les absents remplacés sont par construction connus, il n’est pas certain que tous les
agents absents soient signalés dans la mesure où la procédure de pointage n’est pas sécurisée.
De fait, les contrôles montrent que des absences ne sont pas signalées au siège
42
.
Les absences des agents affectés aux écoles sont pour la plupart déclarées préalablement
ou en début de journée au siège. Chaque jour, le début de matinée des coordonnateurs est dédié à
la réorganisation des plannings. Au fur et à mesure qu’ils sont informés des absences du jour, ils
remplissent un tableau mural qui répertorie pour la semaine et par école les absences et les
remplacements. Ils procèdent alors aux réaffectations des surveillantes animatrices périscolaires
qui sont remplaçantes de secteurs. Ils tracent sur ce même tableau mural les déplacements d’agents
effectués.
En parallèle, ces informations sont manuellement portées dans un tableau papier commun
où sont répertoriés les agents par écoles. Les fiches nominatives des remplaçantes de secteur
(format papier) sont également renseignées.
Le tableau commun d’absence est saisi informatiquement lorsque les coordonnateurs ont
du temps (en général en période de vacances scolaires). Il n’est pas partagé par les gestionnaires
de carrière et de rémunération du PAF.
Une des coordonnatrices fait un suivi de l’absentéisme sur son périmètre : suivi par école
et par agent avec récapitulatif sur l’année et histogramme d’illustration. Ce travail lui est personnel.
La sécurisation du pointage des agents présents et des heures effectuées est essentielle pour
la fiabilité de la paie et l’analyse de la productivité et des coûts. Le système actuel doit être
modernisé et fiabilisé par l’utilisation d’un outil informatisé.
40
1 surveillant pour 15 enfants en maternelle et 1 surveillant pour 25 enfants en école primaire.
41
Nombre de surveillantes susceptibles d’être affectées à une autre école, au moment du contrôle de la
chambre.
42
Certains contrôles in situ révèlent des absences dont les coordonnateurs n’ont pas eu connaissance et qu’ils
n’ont pas palliées par la réaffectation d’une remplaçante de secteur. La fiabilité des tableaux de suivi de l’équipe de
coordonnateurs sur les données de l’absentéisme suppose que cette information soit retranscrite au retour du
coordonnateur au bureau même si elle n’a pas donné lieu à la réaffectation ponctuelle d’un agent d’une école à une
autre.
CAISSE DES ECOLES DE NOUMEA
53
la chambre recommande à la caisse des écoles de Nouméa de
mettre en place un logiciel et des outils informatisés de saisie des présences et des heures
effectuées pour les agents relevant du régime du contrat de travail intermittent.
Dans sa réponse l’ordonnateur a indiqué être favorable à un outil informatisé de
pointage, une étude devant être lancée en ce sens.
•
La formation professionnelle
Les agents affectés aux écoles sont recrutés sans exigence de formation et de diplôme
préalable. Ils s’engagent dans leur contrat de travail à suivre les actions de formation organisées
par la caisse des écoles.
Durant la période sous-contrôle, la caisse des écoles a mis un accent particulier sur la
formation et
l’accompagnement
du personnel affecté aux écoles. L’enjeu est de permettre aux
agents de mieux répondre aux besoins identifiés des jeunes enfants et de proposer une prise en
charge de qualité par l’apport de savoir-faire et savoir-être adaptés à ce jeune public.
Depuis 2011, des sessions d’accompagnement à la pratique professionnelle relative à
l’encadrement des jeunes enfants sont organisées en faveur des surveillants animateurs.
Depuis 2012, cette action est complétée par des sessions d’accompagnement à l’embauche
pour les nouvelles recrues, par des sessions d’accompagnement spécifiques en direction des
surveillants de garderie, compte tenu des spécificités de ce service qui intervient notamment en fin
de journée, ainsi que par une formation premiers secours civiques niveau 1 (PSC1), en partenariat
avec l’Association de Protection Civile de Nouvelle-Calédonie.
Depuis 2014, la caisse des écoles prend en charge l’inscription au BAFA pour les agents
demandeurs.
Enfin, le personnel de 10 écoles a bénéficié en 2017 d’une formation à l’exercice incendie,
formation qui sera reconduite pour le personnel de 10 autres écoles en 2018.
Formation des agents affectés aux écoles depuis 2012
Source : CTC, rapports moraux et financiers
La chambre observe que les actions de formation entreprises de 2012 à 2016 n’ont couvert
qu’une partie des effectifs de la caisse. La caisse des écoles ne mesure pas le coût de leur mise en
œuvre ni leurs effets.
En nombre d'agents formés
2012
2013
2014
2015
2016
Total
Formation encadrement des jeunes enfants
73
104
80
33
56
346
Formation accompagnement à l'embauche
57
94
40
40
17
248
Formation spécifique au service de garderie
127
51
39
30
46
293
Formations aux premiers secours civiques de niveau 1 (PSC1)
74
98
89
70
39
370
Recyclage PSC1
46
46
Formation BAFA
13
9
22
Formation évacuation incendie
Pour mémoire
RAPPORT D’OBSERVATIONS DEFINITIVES
54
•
La gestion des autres moyens
Les moyens propres de l’établissement n’appellent pas d’observation autre que celles déjà
formulées relatives au suivi comptable et patrimonial de l’actif.
Les biens communaux que la caisse des écoles utilise lui sont alloués en permanence sauf
lorsque la commune les met occasionnellement à disposition d’autres personnes que la caisse des
écoles. Ces mises à disposition sont réalisées à titre gratuit et informellement ce qui crée un risque
juridique en cas de sinistre.
Lorsqu’un bien immobilier ou un équipement communal présente un dysfonctionnement,
le service communal en charge de la gestion du patrimoine scolaire intervient. La démarche à
effectuer serait affichée dans la cantine.
Un agent sur place contacte directement la commune et en informe la responsable du PCAP
(pôle de coordination des actions périscolaires). La caisse des écoles ne tient pas de décompte des
demandes d’intervention effectuées. Ces services rendus ne sont ni formalisés, ni centralisés, ni
chiffrés.
Dans une optique de suivi des coûts, à l’instar des conventions conclues pour ses moyens
informatiques, la caisse des écoles devrait conclure avec la commune une convention d’entretien
et de maintenance des locaux et des équipements que la commune met à sa disposition.
la chambre recommande à la caisse des écoles de se
rapprocher de la commune pour conclure une convention d’entretien et de maintenance
des locaux et des équipements communaux qu’elle utilise.
Dans sa réponse, le président de la caisse des écoles indique qu’il élaborera la convention
recommandée par la chambre.
CAISSE DES ECOLES DE NOUMEA
55
4
L’ACTIVITE DE L’ETABLISSEMENT
4.1
Le volume d’activité
Depuis 2012, le volume d’activité de la caisse a crû à la faveur de l’ouverture progressive
de cantines et garderies dans l’ensemble des écoles publiques de la commune. Les taux de
fréquentation de la cantine et de la garderie ayant tendance à se renforcer sur la période,
l’équipement de toutes les écoles en cantine a accru la fréquentation globale. Le même
élargissement de périmètre a bénéficié aux garderies qui sont passées de 42 à 45.
Fréquentation de la caisse des écoles
Source : CTC, rapports moraux et financiers, procès-verbaux des réunions du comité de la caisse des écoles
Les données du tableau n°17 montrent une fréquentation relative constante pour un
périmètre élargi.
Ces données sont obtenues par reconstitution à partir du montant de recettes encaissées et
de listes d’ayant-droits (boursiers, élèves bénéficiant de l’aide sociale de la CAFAT, etc.).
4.2
Le coût des activités
4.2.1
Le coût pour les parents : la politique tarifaire
•
Les tarifs appliqués
Les tarifs des services proposés par la caisse des écoles ont sensiblement évolué sur la
période. Les augmentations tarifaires ont été opérées en 2011, 2012, 2015 et 2018. Le tarif de la
cantine a progressé de 17% depuis 2012 (25% depuis 2010), celui de la garderie de 57 % depuis
2012 (150% depuis 2010).
2012
2013
2014
2015
2016
2017
var 2017/2012
Nbre d'écoles publiques équipées en cantine
46
48
50
51
51
51
11%
Nombre d'écoles publiques équipées en garderie
42
44
45
45
45
45
7%
Nbre moyen d'élèves inscrits à la cantine
7 872
8 109
8 387
8 718
8 264
8 153
4%
dont élèves payants
4 692
4 628
4 824
5 203
4 977
5 057
8%
dont élèves boursiers
2 934
3 080
3 022
2 548
2 389
2 218
-24%
dont élèves pris en charge partiellement par la CAFAT
246
401
541
967
898
878
257%
Fréquentation journalière moyenne de la cantine
7 559
7 849
8 194
8 197
8 226
8 118
7%
Nombre total d'élèves scolarisés
9 458
9 928
9 859
9 979
9 999
9 637
2%
Taux moyen d'inscription à la cantine
83%
82%
85%
87%
83%
85%
2%
Fréquentation journalière moyenne de la garderie
3 182
3 410
3 553
3 623
3 674
3 767
18%
Fréquentation journalière moyenne du ramassage scolaire
418
358
360
315
301
300
-28%
Nombre de sorties scolaires
2 547
2 366
2 333
2 549
2 793
2 685
5%
Nombre d'élèves transportés
71 471
73 936
73 346
79 449
85 987
87 994
23%
RAPPORT D’OBSERVATIONS DEFINITIVES
56
Evolution des tarifs depuis 2010
Source : CTC, délibérations de la caisse des écoles de Nouméa
Un tarif spécial au mois de décembre de 6 800 F C FP pour un enfant, 6 500 F CFP par
enfant pour une famille de 2 enfants et 6 300 F CFP par enfant pour une famille de trois enfants a
été appliqué en 2012 et 2013
43
. A compter de 2014, il n’est plus en vigueur.
Les parents d’enfants bénéficiant d’une aide de la CAFAT acquittent le complément sur le
montant de l’aide allouée (20 100 F par trimestre et par enfant au titre des mois de mars à novembre
puis 18 100F CFP à compter de 2016) et directement versée à la caisse des écoles.
Les parents des enfants boursiers n’ont rien à acquitter au surplus de la prise en charge
effectuée par la province Sud. La province Sud verse à la caisse des écoles 700 F CFP (600 F CFP
jusqu’en 2014) par repas.
Une réduction de 50% a été instituée à partir de 2018 pour les élèves qui, dans le cadre
d’un projet d’accueil individualisé (PAI), doivent consommer un repas différent de celui servi à la
cantine et qui est, dans ce cas, fourni par les parents de l’enfant. Les enfants en situation de
handicap bénéficient également d’une réduction de 50% sur les tarifs affichés.
Les trois classes de tarification ont été réduites à deux à compter de 2018.
Les tarifs sont fixés pour le mois quel que soit le nombre de jours d’utilisation effective
des services. Ce principe ne souffre aucune dérogation pour le service de garderie. Pour la cantine,
un remboursement calculé proportionnellement au nombre de jours d’absence est possible à partir
de quatre jours d’absence et sur présentation d’un certificat médical.
43
Ces tarifs spéciaux étaient respectivement de 6 100 F CFP, 5 800 F CFP et 5 600 F CFP en 2010 et de
6 300 F CFP, 6 000 F CFP et 5 800 F CFP en 2011.
en F CFP
2010
2011
2012
2013
2014
2015
2016
2017
2018
Garderie
Tarif mensuel pour 1 enfant
3 500
3 500
3 500
4 500
4 500
4 500
5 500
Tarif mensuel unitaire pour 2 enfants (et plus a/c 2018)
3 200
3 200
3 200
4 200
4 200
4 200
5 200
Tarif mensuel unitaire pour 3 enfants et plus
2 900
2 900
2 900
3 900
3 900
3 900
Cantine
Tarif mensuel pour 1 enfant
8 400
8 600
9 000
9 000
9 000
9 500
9 500
9 500
10 500
Tarif mensuel unitaire pour 2 enfants (et plus a/c 2018)
8 100
8 300
8 700
8 700
8 700
9 200
9 200
9 200
10 200
Tarif mensuel unitaire pour 3 enfants et plus
7 900
8 100
8 500
8 500
8 500
9 000
9 000
9 000
Ramassage scolaire
Tarif bimestriel pour 1 enfant
6600
(2)
6600
( 2)
6 000
6 000
6 000
6 000
6 000
6 000
7 000
Tarif bimestriel unitaire pour 2 enfants (et plus a/c 2018)
5600
5600
5600
5600
5600
5600
6 600
Tarif bimestriel unitaire pour 3 enfants et plus
5200
5200
5200
5200
5200
5200
Tarif trimestriel par enfant (Clis)
14 100
14 100
14 100
14 100
14 100
14 100
14 100
14 100
14 100
Tarif trimestriel par enfant boursier (Clis)
5 000
5 000
5 000
5 000
5 000
5 000
5 000
5 000
5 000
Droit d'entrée
Cotisation annuelle
200
200
200
200
200
200
200
200
500
(1) Tarif icaction selon les crénéaux de garderie : matin, midi ou soir ou combinés
(2) Tarif de 3 300 F CFP par mois et par enf ants quel que soit le nombre d'enfants
de 2 100F CFP à 2 900 F CFP
selon prestation
( 1)
de 1 800 F CFP à 2 600 F CFP
selon prestation
(1)
CAISSE DES ECOLES DE NOUMEA
57
Instaurer une facturation différenciée selon l’utilisation effective du service est
actuellement pratiquement impossible puisque les parents ne sont pas facturés par la caisse des
écoles et payent chaque mois le même montant.
En revanche, après la mise en place d’une facturation basée sur un pointage effectif des
inscrits et des présents, il serait possible et souhaitable d’instaurer des modulations en fonction de
l’utilisation effective du service. Ceci renforcerait la qualité de la relation à l’usager que la chambre
recommande par ailleurs.
la chambre recommande la mise en œuvre d’une tarification
en fonction de l’utilisation effective par les usagers des services de cantine et de garderie.
4.2.2
Le coût global des prestations
•
Une mesure incomplète du coût des prestations
Les dépenses ont augmenté de 5,5% par an au cours depuis 2012. Sur la même période, le
nombre de repas servis a progressé de 1,4% par an et les effectifs ont augmenté de 3,6% par an.
La progression de ces indicateurs de volume, moins rapide que celle de la dépense, indique que le
coût des prestations délivrées a augmenté.
Dans le cadre du présent contrôle, la caisse des écoles a calculé un prix de revient unitaire
des repas de 1 251 F CFP. Les éléments fournis ont permis à la chambre de déterminer un coût de
revient par enfant de l’activité de garderie de 5 050 F CFP/mois. Ces chiffres ne sont pas suivis
dans le temps et sont calculés sommairement. Le coût des autres prestations n’est pas déterminé.
La caisse des écoles ne dispose donc d’aucune visibilité sur le coût complet des différentes
prestations qu’elle délivre.
•
Une sous-évaluation du coût des prestations
Le chiffrage des coûts ne correspond pas à leur coût complet dans la mesure où les dépenses
d’investissement et de fonctionnement prises en charge par la commune ne sont pas incluses ou
incomplètement incluses dans le coût global des prestations rendues.
Les dépenses relatives aux locaux sont noyées dans les dépenses afférentes aux bâtiments
scolaires dans leur ensemble qui s’élèveraient à 358 MF CFP selon la commune. Il n’est pas
possible d’isoler au sein de ce montant, celui correspondant aux moyens dont dispose la caisse des
écoles.
Coût de fonctionnement des 51 écoles (2017)
Source : CTC, Division aménagements et constructions publics de la commune de Nouméa
Postes
Coût annuel en MF CFP
Eau
29
Electricité
52
FournituresTravaux
11
Travaux
164
Contrats
6
Réparations frigidaire, climatisation, four
11
Gardiennage
15
Nettoyage
70
Total
358
RAPPORT D’OBSERVATIONS DEFINITIVES
58
Prix de revient unitaire des prestations rendues en 2017
Source : caisse des écoles de Nouméa, CTC
CAISSE DES ECOLES DE NOUMEA
59
Dans le tableau qui précède, les repas consommés par le personnel de la caisse des écoles
qui sont constitutifs d’un coût supplémentaire et non d’une prestation rendue, ne devraient pas être
inclus au dénominateur du calcul du coût unitaire. La ventilation des charges de personnel aux
différentes activités de la caisse des écoles est sommaire. Les postes liés aux mises à disposition
de personnel entre la commune et la caisse des écoles sont actuellement intégralement affectés à
l’activité de cantine. La pertinence de ce traitement global est à vérifier.
D’une manière générale, une comptabilité analytique pourrait être mise en place afin
d’obtenir des prix unitaires justes et pouvant être suivis dans le temps. Cette comptabilité devrait
intégrer les coûts immobiliers et de fonctionnement assurés par la commune.
la chambre recommande à la caisse des écoles de Nouméa de
mettre en place une comptabilité analytique permettant le calcul du coût complet unitaire
et/ou à l’élève des différentes prestations délivrées.
Dans sa réponse, le président de la caisse des écoles indique qu’il « tiendra compte de
cette remarque » et qu’une « étude pourra être menée pour créer des outils permettant
de développer une comptabilité analytique et fiabiliser les calculs de coût de revient. ».
4.3
La qualité des prestations
4.3.1
La qualité interne des prestations
L’établissement tend à renforcer la qualité des prestations de la cantine scolaire. Cependant,
les contrôles effectués montrent que celle-ci peut largement progresser.
•
La recherche d’une amélioration de la qualité des repas
o
Préoccupation de l’équilibre alimentaire
Les repas délivrés par le titulaire du marché de restauration doivent respecter des normes
diététiques. Le marché couvrant les années 2015 à 2017 contenait dans son cahier des clauses
particulières, outre la structure du repas
44
, des dispositions de principe relativement peu
contraignantes :
« Le titulaire doit respecter les règles essentielles d’équilibre alimentaire. Il veillera à ce
que chaque menu soit équilibré. L’apport énergétique du déjeuner doit permettre de couvrir 40%
de l’apport énergétique de la journée. Les besoins nutritionnels doivent tendre vers une diminution
des apports de lipides et une augmentation des fibres, du fer et du calcium. »
44
Menu à quatre composants : un hors d’œuvre, un plat protidique principal, un plat d’accompagnement, un
dessert.
RAPPORT D’OBSERVATIONS DEFINITIVES
60
Le marché couvrant les années 2018 à 2020 est plus précis sur le sujet :
« Le titulaire doit respecter les règles essentielles d’équilibre alimentaire et devra
s’adjoindre les services d’un professionnel de la diététique afin de répondre à toute les questions
concernant la qualité et l’équilibre nutritionnel des repas. Il veillera à ce que chaque menu soit
équilibré. L’apport énergétique du déjeuner doit permettre de couvrir 40% de l’apport énergétique
de la journée. Les besoins nutritionnels doivent tendre vers une diminution des apports de lipides
et une augmentation des fibres, du fer et du calcium. »
La validation préalable d’un(e) diététicien(ne) est désormais requise.
Ce suivi diététique sera réalisé en interne par le prestataire. Il n’est pas prévu de validation
des menus futurs par la caisse des écoles, celle-ci ne disposant de toute manière pas des capacités
d’analyse pour vérifier le respect des normes fixées par le marché
45
. Pourtant la conformité aux
normes diététiques des repas proposés est un point soulevé par les collectifs de parents s’exprimant
sur les réseaux sociaux.
o
Politique en faveur de l’intégration de davantage de produits frais et de produits
locaux
La caisse des écoles souhaite que les repas soient confectionnés à partir de davantage de
produits bruts (par opposition aux produits transformés) et issus de filières locales.
Des dispositions en ce sens sont prévues dans le marché de restauration scolaire couvrant
la période 2018-2020 :
« Il s’agira, pour le prestataire de travailler à la mise en place d’une filière
d’approvisionnement intégrant un maximum de produits locaux dans les menus. Ainsi :
-
il est demandé de suivre la disponibilité des fruits et légumes locaux afin de favoriser
l’approvisionnement en produits frais (…) ;
-
seront privilégiés dans les menus, les approvisionnements en produits locaux certifiés par un
signe d’identification de la qualité ou de l’origine faisant partie du dispositif officiel de la
Nouvelle-Calédonie (SIQO NC) gages de qualité, de sécurité alimentaire, de traçabilité et
répondant aux critères de développement durable ;
-
à défaut de produits locaux frais, le recours aux produits locaux surgelés est à privilégier ;
-
le prestataire s’engagera à réaliser au minimum 5 services par an (soit a minima un service
par période scolaire) issus du projet « Recettes bénéfiques » soutenu par le gouvernement de
la Nouvelle-Calédonie dans le cadre de la stratégie territoriale de l’innovation. Il pourra se
rendre sur la plateforme numérique www.Pacificfoodbal.org pour en bénéficier. ».
Ces engagements recoupent les objectifs chiffrés de 23% de produits bruts et de 25% de
produits de filières locales entrant dans la composition des repas auxquels le prestataire s’est
engagé devant le gouvernement de la Nouvelle-Calédonie (cf. ci-avant, les engagements de ce
prestataire).
Les modalités de suivi ne pourront être assurées par le seul prestataire qui deviendrait alors
juge et partie de la qualité.
45
Elle ne recourt pas non plus aux services sanitaires et sociaux de la province ni du gouvernement.
CAISSE DES ECOLES DE NOUMEA
61
o
Les dispositifs de contrôle prévus
Dans le marché portant sur la période 2018-2019-2020, compte tenu des nouveaux
engagements qualitatifs pris par le titulaire du marché, l’obligation de restitution sur la qualité de
la prestation est explicitement prévue selon les modalités suivantes.
Il est fixé la tenue d’un point trimestriel entre le titulaire du marché et la caisse des écoles
pour « mesurer les évolutions et montrer les moyens mis en œuvre pour intégrer dans (les) menus
les produits locaux et certifiés en s’appuyant sur des tableaux de bord et des indicateurs de
données. ».
« Le prestataire s’engage à apporter des précisions à la caisse des écoles, lors de ces points :
-
sur la répartition, par produits (filière légumes, filière fruits, élevage et pêche), du
volume de ses achats liés à l’importation d’une part, et à l’achat local d’autre part ;
-
sur la répartition, par produits (filière légumes, filière fruits, élevage et pêche), du
volume de ses achats de produits certifiés sur le total des achats de produits
locaux. ».
La chambre constate que ces précisions ne figuraient pas dans le rapport du 4 avril 2018
portant sur le premier trimestre de l’année. La caisse des écoles a indiqué qu’elles feraient l’objet
d’une présentation séparée ultérieurement.
Elle relève également que ces dispositions organisent un suivi ponctuel. Le marché ne
prévoit pas d’indicateurs qualitatifs qui seraient le pendant des incidents généralement identifiés,
ni d’application de pénalités le cas échéant.
Il serait de bonne pratique que les conclusions de ces rapports soient portées à la
connaissance du comité de la caisse des écoles et de l’assemblée générale.
•
La mise en œuvre de prestations d’animation
o
Les animations proposées par les agents de la caisse
Les surveillantes animatrices périscolaires encadrent les enfants avant, pendant et après les
repas pour ce qui concerne la cantine et pendant le temps de garderie.
Depuis 2012, la caisse des écoles a souhaité développer des actions d’animation sur les
temps de cantine et de garderie. L’objectif initial était d’aider les surveillantes animatrices
périscolaires à canaliser l’énergie des enfants. Ce faisant, cette initiative permet également
d’enrichir les services d’encadrement rendus par la caisse des écoles.
Les animations proposées reposent sur les agents de la caisse affectés aux écoles et sur des
prestataires externes. Les surveillantes disposent d’une certaine initiative pour les ateliers qu’elles
veulent proposer aux enfants et les fournitures dont elles ont besoin. Elles peuvent solliciter l’aide
des coordonnateurs dans leur démarche. Le constat que des activités sont effectivement proposées
fait partie des items normalement vérifiés lors des contrôles inopinés des activités de garderie.
Il leur est demandé de proposer aux élèves des ateliers un thème choisi chaque année soit
par elles soit par l’équipe des coordonnateurs. Une enveloppe budgétaire est allouée aux
RAPPORT D’OBSERVATIONS DEFINITIVES
62
surveillantes animatrices périscolaires de chaque école en début d’année pour l’acquisition de
fournitures de leur choix.
L’animation de ces créneaux est parfois assurée par l’intervention de prestataire extérieurs
proposant un spectacle ou un atelier.
Le recours à des prestataires extérieurs est décidé à chaque rentrée. En 2017, trois
animations ont ainsi été offertes dans les écoles : un spectacle de marionnettes, de la calligraphie
japonaise, un atelier de danse sportive
46
. Une centaine d’interventions sur les 51 écoles publiques
ont été dénombrées.
Ces animations sont généralement portées à la connaissance des parents par une
communication dans le cahier de liaison de l’élève.
o
Les animations prévues par le nouveau prestataire de repas
A partir de 2018, le titulaire du marché s’est engagé à mettre en œuvre un programme
d’accompagnement « nutritionnel, bien-être, sport, civisme et soin pour l’environnement »
comportant une panoplie d’animations en sus de celles déjà proposées par la caisse des écoles.
Cette campagne n’a pas fait l’objet d’un encadrement par la caisse des écoles alors qu’elle
est responsable des messages délivrés dans le cadre du service public.
L’ordonnateur indique en réponse avoir reporté les actions du prestataire dans l’attente de
précisions concernant les animations qu’il souhaiterait proposer et les moyens qu’il aurait à sa
disposition pour le faire dans les cinquante et une cantines de la ville.
•
Une exploitation insuffisante par l’établissement des données relatives à la qualité
o
Les observations des coordonnateurs de la caisse des écoles
Les coordonnateurs effectuent des contrôles dans les écoles sur les créneaux de cantine, de
garderie et de ramassage scolaire. Ces contrôles visent à corriger les dysfonctionnements éventuels
et assurer l’accompagnement de certains agents.
Cependant, seuls les contrôles en garderie sont saisis formellement dans une fiche ad hoc
47
et donnent lieu à une statistique (ci-dessous). Les contrôles en cantines sont informels.
46
Une centaine d’animations faisant intervenir trois prestataires ont été répertoriées.
47
Etat de format A4 énumérant l’appréciation de plusieurs items : vérification de l’état et des modalités de
renseignement de la liste de pointage des élèves, état de la trousse à pharmacie, état des cartes téléphoniques et
documents administratifs, état des effectifs, occupation des enfants, etc.
CAISSE DES ECOLES DE NOUMEA
63
Bilan des contrôles de garderies effectués en 2017
Source : CTC, caisse des écoles
Les correctifs sont apportés si nécessaire. Il n’est pas établi de statistiques et/ou d’analyses
visant à améliorer la qualité du service rendu.
o
Les déjeuners sur site
Le président de la caisse des écoles, en cette qualité et en celle d’élu du secteur, est à
l’initiative de visites dans les cantines à l’heure du repas auxquelles il convie les membres du
comité, des conseillers municipaux, les chefs d’établissement, les représentants de l’association
des parents d’élèves, des représentants de la direction de l’enseignement de la Nouvelle-Calédonie
(DENC) et de la direction de l’enseignement de la province Sud (DES). Il y en a eu une vingtaine
en 2017.
Ces déjeuners sont l’occasion de faire des constats sur la qualité des repas, celle des
services, d’observer la réaction des enfants et de recueillir les doléances du personnel et des
représentants des parents.
Toutefois, la seule donnée dont dispose la caisse des écoles sur ces contrôles sur site est un
tableau répertoriant par école et par date les déjeuners qui ont eu lieu et les personnes invitées.
Il n’existe aucune formalisation des constats dressés ni de leur traitement. Les problèmes
identifiés à l’occasion d’un déjeuner sont simplement traités dans la foulée. Les actions auxquelles
ils peuvent donner lieu ne sont pas non plus tracées.
o
Les inspections de la direction des risques sanitaires de la commune
Le tableau n°22 ci-après a pour objet les résultats des inspections de la direction des risques
sanitaires de la commune (DRS) effectuées dans les cantines de 2014 à 2017. Pour chaque école,
sont mentionnés les résultats du dernier contrôle réalisé au cours de cette période.
Le cadre réglementaire de ces contrôles est la délibération modifiée n°155 du congrès du
29 décembre 1998 relative à la salubrité des denrées alimentaires.
Chaque rapport contient, outre les remarques du contrôleur, les résultats des contrôles
menés sur les 24 points de conformité décrits au paragraphe suivant, sur la température des plats
et sur les caractéristiques bactériologiques des repas (dernière colonne du tableau n°22).
Les 24 points de contrôle portent sur les agents, la méthode (température de conservation
des denrée, entreposage, plats témoins, gestion des déchets, etc.), le milieu (conception des locaux,
organisation, etc.), le matériel (organisation générale, utilisation du matériel, équipement de
Nombre de contrôles :
144
Nombre de garderies contrôlées
45
Pourcentage de garderie contrôlées
100%
Nombre de garderies ayant fait l'objet de 2 contrôles
2
Nombre de garderies ayant fait l'objet de 3 contrôles
35
Nombre de garderies ayant fait l'objet de 4
contrôles et plus
8
RAPPORT D’OBSERVATIONS DEFINITIVES
64
nettoyage et de désinfection, etc.), la matière (stockage des denrées insalubres, etc.) et les
documents (affichage des procédures, tenue du carnet des fiches suiveuses).
La consolidation des rapports pour l’ensemble des écoles montre 272 non - conformités
soit une moyenne de 5,7 par école (cf. tableau ci-après) pour un total de 1 152 points de conformité
examinés
48
.
Constats de rapports d’inspection sanitaire
Source : CTC, rapports d’inspection sanitaire de la direction des risques sanitaires de la commune
48
Les rapports disponibles couvrent 48 écoles (1 152 = 48x24) sur un total de 51 écoles publiques.
Ecoles
Année de la
dernière inspection
Nombre de non-conformités
répertoriées
dont nombre de
non-conformités
majeures
dont nombre de
non-conformités
relatives à la main
d'œuvre
Résultat
d'analyses non
satisfaisants
Ecoles maternelles
Ecoles Les Frangipaniers
2017
3
2
0
Ecole Les Hibiscus
-
-
Ecole Les Iris
2017
6
4
1
Ecole Lefrançois Marguerite
2017
10
9
1
Ecole Les Lys
2017
8
7
1
Ecole Les Œillets
2016
6
4
1
Ecole Les Orchidées
2017
5
3
1
Ecole Les Pensées
2017
8
6
1
Ecole Les Pervenches
2014
0
0
0
Ecole Les Pétunias
-
-
Ecole Les Roses
2017
3
2
0
Ecoles Capucines
2016
6
3
1
Ecole Petit Poucet
2016
3
2
0
Ecole Marguerite Carlier
2016
6
0
1
x
Ecoles Elementaires ou primaires
Ecole Bichon Charles
2017
9
4
1
Ecole Boletti Christine
2015
5
2
0
Ecole Cacot Michel
2014
1
0
0
x
Ecole Charbonneaux Antoinette
2016
9
2
0
Ecole Devambez Mauricette
2017
6
1
0
Ecole Dupont Yvonne
2017
15
11
2
Ecole Franc Eloi
2017
7
5
2
Ecole
Burck
2016
2
1
0
Ecole Leriche Fernande
2016
5
2
0
Ecole Lods Gustave
2017
3
1
0
Ecole Panne Emily
2017
8
5
1
Ecole Perraud Albert
2016
8
3
1
Ecole Russier Suzanne
2015
3
1
1
Ecole Talon Daniel
2017
10
6
2
Ecole Trouillot Jacques
2017
8
7
1
x
Ecole Verges Louise
2015
8
5
1
x
Ecole Amiot Michel
2015
3
1
0
Ecole Arsapin Marguerite
2016
9
3
0
Ecole Broquet Mathilde
2015
2
1
0
Ecole Champmoreau Guy
2015
8
3
1
Ecole Cosnier Amélie
2016
5
3
1
Ecole Courtot Marie
2015
10
6
1
Ecole Desbrosse Edmond
2016
3
2
0
Ecole Fonrobert Maurice
-
-
-
Ecole Gervolino Henriette
2015
1
0
0
x
Ecole Griscelli François
2017
7
6
0
Ecole GS Boyer/Carlier
2016
7/6
2/0
0/1
x
Ecole Koch
2016
7
4
1
EcoleTeyssandier de Laubarede
2014
3
0
0
Ecole Havet Marie
2014
2
0
0
x
Ecole Laigle Serge
2015
4
0
0
Ecole Lomont Adrienne
2017
7
6
2
Ecole Mermoud Jean
2017
3
3
1
Ecole Mouchet Gustave
2016
11
5
1
Ecole Noell Isidore
2017
3
3
0
Ecole Risbec Ernest
2017
8
5
1
Ecole Frederic Surleau
2016
5
1
0
272
150
29
Totaux
CAISSE DES ECOLES DE NOUMEA
65
Plus de la moitié des non - conformités relevées sont qualifiées de non-conformités
majeures.
Une partie des non-conformités (11%) tiennent au comportement des employés
(hygiène vestimentaire, comportement). De nombreux contrôles font état de l’insuffisante propreté
de la vaisselle ou de verres, de la méconnaissance des bonnes pratiques d’hygiène, du non-
affichage des procédures notamment des procédures PAI (plan d’accueil individualisé pour les
élèves nécessitant un menu ou des prestations spécifiques).
Pour 7 écoles sur les 51 écoles publiques de Nouméa, les résultats d’analyse ont été jugés
non satisfaisants (soit 14%).
L’ordonnateur indique dans sa réponse qu’il s’agit d’analyses bactériologiques portant sur
les repas, lesquelles relèvent du prestataire auquel il est demandé de mener une enquête afin
d’expliquer l’origine de ces résultats et de fournir les mesures correctives adéquates.
A chaque contrôle, le rapport d’inspection sanitaire est établi et transmis à la caisse des
écoles et à la commune.
La caisse des écoles pour la partie qui la concerne
49
, telles que les observations relatives au
comportement des agents ou au manque de certaines fournitures, exploite le rapport.
Elle indique aux agents par courriel les actions à mener puis complète la version
électronique du rapport avec les mesures correctives demandées. Ces rapports sont conservés dans
un fichier partagé entre la direction de la caisse des écoles et la commune.
L’ordonnateur indique en réponse que les rapports d’anomalie suivis par la DRS sur
l’espace partagé avec l’établissement sont clôturés après vérification par celle-ci du renseignement
complet par la caisse des écoles de l’ensemble des rubriques concernées en réponse aux constats
du rapport.
La chambre observe que la logique de traitement des non-conformités est celle d’un suivi
au fil de l’eau par des actions correctrices déclenchées au cas par cas. Cela n’a pas donné lieu à
l’identification d’objectifs dans le cadre d’une démarche qualité.
o
Les contrôles qualité du prestataire
Des bilans trimestriels 2017 de la Restauration Française, il ressort un nombre significatif
de réclamations portant principalement sur l’état de la vaisselle, la quantité de repas et la qualité
de la livraison. Ceci recoupe les constats effectués par la direction des risques sanitaires.
49
La commune peut également avoir des actions à mener si les non-conformités portent sur les locaux ou le
fonctionnement de l’équipement.
RAPPORT D’OBSERVATIONS DEFINITIVES
66
Analyse des réclamations formulées en 2017 à la Restauration Française
Source : Rapport trimestriels 2017 de la Restauration Française
Ces présentations trimestrielles sont discutées entre le représentant du titulaire du marché,
la direction des risques sanitaires de la commune et la direction de la caisse des écoles. Le contenu
de la discussion qui a lieu à cette occasion n’est pas formalisé. Le prestataire indique dans les
bilans suivants les actions correctives entreprises à l’égard des événements marquants de la période
mais ces rapports ne font pas véritablement état d’un plan d’actions.
o
La nécessité d’une implication plus importante de l’établissement dans la qualité
interne des prestations
Dans le dispositif actuel, la qualité des prestations et leur contrôle reposent sur le prestataire
et sur la commune au travers de la direction des risques sanitaires. La caisse des écoles suit les
mesures correctrices en cas d’incident mais elle n’a pas défini sa politique et ses objectifs qualité.
la chambre recommande un suivi de la qualité interne
renforcé par la définition de procédures de contrôle et de diagnostic et par la mise en
place d’indicateurs qualité suivis dans le temps.
Dans sa réponse, le président de la caisse des écoles indique que celle-ci « étudiera cette
recommandation et la nécessité de s’adjoindre des conseils d’un spécialiste en la
matière. »
4.3.2
La qualité externe : la politique à l’égard des usagers
•
L’absence d’une mesure satisfaisante de la satisfaction des usagers
o
La mesure de la satisfaction par les fiches suiveuses
Dans chaque cantine une fiche suiveuse est remplie chaque jour par l’un des agents en
3 exemplaires (carnet triptyque avec feuille carbone) : un pour le prestataire, un autre pour la caisse
des écoles et le troisième pour la direction des risques sanitaires.
Nombre de réclamations
228
100%
228
100%
496
100%
952
100%
Répartition par nature :
Aspect-Goût-Odeur
9
4%
24
11%
26
11%
59
6%
Corps étranger
4
2%
15
7%
19
2%
Emballage
1
0%
10
4%
6
3%
17
2%
Etat de la vaisselle
56
25%
53
23%
167
73%
276
29%
Etiquetage
1
0%
10
4%
11
1%
Livraison
8
4%
6
3%
177
78%
191
20%
Quantité de repas
91
40%
97
43%
74
32%
262
28%
Quantité de vaisselle
60
26%
29
13%
1
0%
90
9%
Température
3
1%
4
2%
20
9%
27
3%
Trimestre 1
Trimestre 2
Trimestre 3
Total
CAISSE DES ECOLES DE NOUMEA
67
La fiche (une par cantine) contient des informations factuelles à relever par l’agent. Elle
porte sur les contrôles de températures et différentes anomalies : présentation des produits,
présence de corps étrangers dans les aliments, quantité et état de la vaisselle, etc.
La fiche contient également un volet qualitatif visant à mesurer la satisfaction des élèves.
L’agent note la satisfaction - ou l’insatisfaction - globale des élèves sous la forme d’un smiley
pour chaque plat.
La méthodologie et la faiblesse des contrôles de ces fiches compromettent en partie leur
fiabilité.
En réponse, l’ordonnateur indique que les agents reçoivent une formation pour le
remplissage des fiches, qu’une nouvelle communication est envisagée sur ce sujet et que depuis le
mois de juillet, la caisse des écoles contrôle le remplissage complet des fiches.
La chambre prend note de ces évolutions, tout en observant que les formations délivrées
ne peuvent résoudre le fait que l’agent chargé d’apprécier la satisfaction globale des enfants de la
cantine en cochant un smiley sur la fiche n’est pas encadré dans cette appréciation qui, dès lors,
manque de fiabilité.
Il est d’ailleurs indiqué sur les fiches que « les critères selon lesquels le niveau de
satisfaction des élèves est relevé par l’agent chargé de remplir la fiche suiveuse ne sont pas
établis. ».
Le taux de retour des fiches au prestataire en 2017 a été de 73%, 42% des fiches retournées
étant complètes. Ce taux de retour combiné aux modalités de renseignement desdites fiches est
préjudiciable à la pertinence de l’évaluation effectuée.
Transmission des fiches de cantine à la Restauration Française
Source : Bilans trimestriels de la Restauration Française (2017)
Ce faisant le taux de satisfaction de 90% annoncé par les bilans trimestriels n’est pas fiable.
Il n’existe aujourd’hui aucune mesure satisfaisante de la satisfaction des usagers. Les
éléments de satisfaction et d’insatisfaction des usagers sont donc méconnus et par-là les marges
de progression du service public.
Cependant, les usagers de la caisse des écoles sont fortement présents sur les réseaux
sociaux notamment s’agissant de la qualité de la restauration scolaire.
On peut relever notamment :
-
une pétition scolaire pour l’autorisation de la lunch box à l’école lancée le 17 mars 2018 et
dont le nombre annoncé de signataires était de 2 209 au 22 mai 2018 ;
-
un site dénommé « une cantine responsable pour tous » en cours de structuration avec des
référents dans chaque école. Une enquête de satisfaction a été lancée sur ce site dont les
résultats seront, selon le site, rendus publics.
Il serait souhaitable que dans ce contexte, la caisse des écoles mette en place un suivi de la
satisfaction des usagers.
Trimestre 1
Trimestre 2
Trimestre 3
Moyenne annuelle
Pourcentage de fiches suiveuses reçues
84%
58%
76%
73%
Pourcentage de fiches suiveuse complète
56%
36%
33%
42%
Pourcentage de satisfaction
90%
89%
90%
90%
RAPPORT D’OBSERVATIONS DEFINITIVES
68
L’ordonnateur indique en réponse qu’il a invité au mois de juillet 2018 et qu’il invitera
chaque année des représentants des associations de parents d’élèves à tester la cantine durant deux
jours pour recueillir ensuite les avis et les suggestions des parents. Il ajoute qu’il organisera la
visite des installations du prestataire Newrest par les parents.
la chambre recommande à la caisse des écoles de moderniser
et fiabiliser les modalités de recueil de la satisfaction de ses usagers et des évènements
affectant celle-ci.
Dans sa réponse, le président de la caisse des écoles indique « vouloir aller dans le sens
de la recommandation. ».
La chambre prend note de ces orientations et engage l’établissement à mettre en œuvre
une démarche structurée.
•
Une communication avec les parents à améliorer
La question de la communication entre la caisse des écoles et les parents usagers recouvre
plusieurs aspects.
o
La visibilité et l’accessibilité de la caisse des écoles du point de vue de l’usager
Le personnel enseignant et la direction de l’école relèvent de la province, les aides
maternelles et les agents assurant le nettoyage des locaux sont des agents municipaux, les services
périscolaires sont de la responsabilité de la caisse des écoles. Cette organisation n’est pas présentée
aux parents qui ont du mal à situer la caisse des écoles.
Même une fois cette situation appréhendée, les parents sont dans l’ignorance de
l’organisation de la caisse des écoles et de ses procédures. Aucun document ne leur est transmis à
ce sujet. Les règlements intérieurs de la cantine et de la garderie qu’ils ont à signer sont silencieux
sur ce point.
La caisse des écoles pourrait s’associer à la réunion de rentrée au cours de laquelle l’équipe
éducative se présente et présente son fonctionnement aux parents.
Une plaquette sur la caisse des écoles, les différents coordonnateurs par zone et la marche
à suivre en cas d’incident ou de situation exceptionnelle
50
serait souhaitable.
Dans la relation quotidienne, le cahier de liaison (document de la vie scolaire) est le seul
vecteur de communication écrit entre les parents et le personnel de la caisse des écoles en contact
direct avec les enfants.
50
Accident sur le temps de la cantine ou de la garderie, état particulier de l’enfant un jour donné, indication
que l’enfant sera récupéré par une personne autre que la personne habituelle.
CAISSE DES ECOLES DE NOUMEA
69
Les parents ne disposent d’aucune interface d’échange dématérialisée avec la caisse des
écoles
51
. La prise de contact peut se faire uniquement par téléphone, courriel, courrier ou
déplacement physique. Les courriels et courriers sont d’ailleurs envoyés tantôt à la caisse des
écoles et tantôt à la commune.
Cette interface directe favoriserait pourtant une circulation de l’information dont la caisse
des écoles elle-même déplore l’absence concernant les mises à jour des inscriptions. Donner aux
parents la possibilité de consulter leur dossier et de modifier les informations en ligne
représenterait une avancée en termes de fiabilité.
o
La communication de la caisse des écoles à l’attention des parents.
La communication de la caisse des écoles est insuffisante, peu claire et aléatoire.
La caisse des écoles ne possède pas de site internet. La date de l’assemblée générale
annuelle est affichée sur place mais non communiquée dans les cahiers de liaison. Certains parents
en sont informés par courriel, d’autres non. Les menus de la cantine sont affichés dans l’école et
sur le site du prestataire (si accessible, ce point n’étant pas attesté à la date de dépôt du présent
rapport pour le site du nouveau prestataire). Cependant les changements de menus ne sont pas
nécessairement portés à connaissance.
Le recours à des kits de secours en raison de la non-livraison des repas par la Restauration
Française en grève en début d’année n’a pas fait l’objet d’une communication même a posteriori
de la caisse des écoles, pas plus que la hausse des tarifs entre 2017 et 2018.
Le prestataire présente sur son site des informations sur l’actualité de la société, les menus
et les animations. Il est proposé aux parents de s’abonner gratuitement et de recevoir directement
sur leur boite mail le menu de la semaine. Ces informations ne concernent cependant pas la
communication de la caisse elle-même vis-à-vis des parents.
La caisse des écoles gagnerait à se doter d’un site internet lui permettant, à l’instar du
logiciel dont dispose la commune de Nouméa, de diffuser des messages à ses usagers et de
transmettre également des messages sur leurs téléphones portables.
o
La gestion des incidents impliquant des usagers
Le relevé des incidents peut être effectué dans un « cahier des incidents ». Son
renseignement est effectué par le personnel affecté sur place. Les parents peuvent demander que
soit noté un incident dans le cahier mais ne peuvent le noter eux-mêmes. Tous les parents ne
connaissent pas l’existence de ce cahier.
Dans un cahier dit « de soins » sont indiqués les actes effectués par les surveillantes en cas
d’accident, au moyen de la trousse qui leur est mise à disposition par la caisse des écoles.
51
Les deux interfaces Internet avec le public sont les sites nouméa.nc et service-public.nc gérés par la
commune. Le premier propose essentiellement des informations générales sur les activités de la caisse des écoles. Le
second permet de faire une pré-inscription (un déplacement physique au siège sera toutefois nécessaire pour une
inscription effective) et propose un simulateur de calcul. Lors de son contrôle, l’outil de calcul n’était toutefois pas à
jour des tarifs puis hors fonctionnement. La caisse des écoles n’a pas la maitrise directe de ces outils et il ne s’agit pas
de véritable interface de services et de communication.
RAPPORT D’OBSERVATIONS DEFINITIVES
70
La remontée des incidents au siège de la caisse des écoles n’est pas organisée. Elle peut se
produire à l’initiative d’un agent coordonnateur ou dans le cadre d’un échange de courrier avec un
usager. Elle constitue l’exception et non la règle.
Les écrits des parents qui parviennent à la caisse des écoles sont conservés dans un dossier
par école par chaque coordonnateur. Ils ne sont pas répertoriés dans un tableau de suivi. Le seul
tableau qui existe au siège de la caisse des écoles est celui des sanctions périscolaires prises à
l’égard des élèves.
La présence en réfectoire de 9 000 élèves et 600 agents implique une forte probabilité
d’incidents. Cependant, la caisse des écoles n’a pas de statistique sur ceux-ci. Il est difficile dans
ce contexte d’apprécier la typologie, l’occurrence et la gravité des incidents qui se produisent.
Un applicatif pour saisir les incidents en interne et en externe permettrait de les enregistrer,
de les analyser, d’en exposer les suites et d’améliorer ainsi la qualité du service rendu.
Dans sa réponse, l’ordonnateur récapitule les actions de communication de la caisse des
écoles en ajoutant à celles déjà mentionnées, le site internet de la ville, une brochure dénommée
Le Petit Nouméen, les informations publiées par voie de presse à la rentrée scolaire, les affichages
à l’entrée de l’école et les notes aux parents sur les cahiers de liaison des enfants relatives aux
animations délivrées. Il indique qu’une plaquette d’information sur le fonctionnement et les
activités de la caisse des écoles est en préparation.
Sur un plan général, il indique que la volonté de l’établissement est de s’inscrire dans une
démarche d’amélioration et de modernisation de ses relations avec les usagers.
La chambre considère que le bilan des actions de communication transmis en réponse ne
répond pas à l’observation qui souligne l’absence de structuration et d’outils modernes ainsi que
la relative confusion entre les acteurs (commune, parents d’élèves, sociétaires, caisse des écoles,
prestataire) caractérisant la communication de l’établissement.
En outre, les autres outils de communication évoqués dans le rapport - la tenue d’une
réunion de début d’année avec les parents, la constitution d’un fichier d’usagers comportant leurs
adresses électroniques, la constitution d’une base de données téléphonique pour l’envoi de sms et
la création d’un site internet propre – devraient être intégrés à la démarche d’amélioration des
relations avec les usagers évoquée par l’établissement.
la chambre recommande à la caisse des écoles de Nouméa de
mettre en place un applicatif lui permettant de gérer ses relations avec les usagers.
CAISSE DES ECOLES DE NOUMEA
71
ANNEXES
Annexe n° 1. Liste des écoles publiques proposant des services
de cantines et de garderie
...............
72
Annexe n° 2. Résultats budgétaires de la caisse des écoles
..................................................................
73
Annexe n° 3. Les éléments de rémunération des agents contractuels intermittents
..............................
74
RAPPORT D’OBSERVATIONS DEFINITIVES
72
Annexe n° 1.
Liste des écoles publiques proposant des services
de cantines et de garderie
Source : caisse des écoles
CAISSE DES ECOLES DE NOUMEA
73
Annexe n° 2.
Résultats budgétaires de la caisse des écoles
Source : CTC
Soldes de
clôture N-1
Affectation du
résultat
Solde SF après
affectation
Reprise des
soldes après
affectation
Résultat de
clôture de N
SI = A
Pour
information
SF = C
Solde courant
sans
affectation
Solde
d’exécution (SI)
3 466 940
3 466 940
-2 325 742
-2 325 742
1 141 198
Résultat (SF)
48 649 215
0
48 649 215
48 649 215
54 458 172
54 458 172
103 107 387
TOTAL
52 116 155
52 116 155
52 132 430
52 132 430
104 248 585
Solde
d’exécution (SI)
1 141 198
1 141 198
2 556 085
2 556 085
3 697 283
Résultat (SF)
103 107 387
0
103 107 387
103 107 387
-20 213 711
-20 213 711
82 893 676
TOTAL
104 248 585
104 248 585
-17 657 626
-17 657 626
86 590 959
Solde
d’exécution (SI)
3 697 283
3 697 283
331 357
331 357
4 028 640
Résultat (SF)
82 893 676
0
82 893 676
82 893 676
-43 276 596
-43 276 596
39 617 080
TOTAL
86 590 959
86 590 959
-42 945 239
-42 945 239
43 645 720
Solde
d’exécution (SI)
4 028 640
4 028 640
-3 484 034
-3 484 034
544 606
Résultat (SF)
39 617 080
0
39 617 080
39 617 080
85 852 344
85 852 344
125 469 424
TOTAL
43 645 720
43 645 720
82 368 310
82 368 310
126 014 030
Solde
d’exécution (SI)
544 606
544 606
1 542 105
-2 457 895
2 086 711
Résultat (SF)
125 469 424
4 000 000
121 469 424
121 469 424
22 969 863
26 969 863
144 439 287
TOTAL
126 014 030
122 014 030
24 511 968
24 511 968
146 525 998
Solde
d’exécution (SI)
2 086 711
2 086 711
1 622 937
1 622 937
3 709 648
Résultat (SF)
144 439 287
144 439 287
144 439 287
-89 435 416
-89 435 416
55 003 871
TOTAL
146 525 998
146 525 998
-87 812 479
-87 812 479
58 713 519
2017 (provisoire)
2016
En F CFP
Solde courant de l’exercice
Années
Intitulés
A
B
C = A-B
D
D+C
2012
2013
2014
2015
RAPPORT D’OBSERVATIONS DEFINITIVES
74
Annexe n° 3.
Les éléments de rémunération des agents contractuels intermittents
•
Les éléments de rémunération des agents contractuels intermittents sont les suivants.
o
La rémunération principale
Deux listes d’emplois ont été créées, chacune rattachée à une grille indiciaire de
rémunération en fonction de l’emploi occupé.
Les emplois de la liste n°1 sont assimilés à des emplois de catégorie D de la fonction
publique calédonienne. Ils correspondent à l’ensemble des agents contractuels affectés en cantine.
Les emplois de la liste n°2 sont assimilés à des emplois de catégorie C de la fonction
publique calédonienne. Seul l’accès à un emploi de la liste n°2 est conditionné par la publication
d’avis de vacance de poste. Ces emplois correspondent aux agents contractuels des services
administratifs de l’établissement.
Le salaire brut de base (qui sert au calcul prorata temporis de la rémunération de l’agent)
est obtenu en multipliant la valeur actuelle du point d’indice (applicable à la fonction publique
calédonienne et convertie en francs pacifiques) par l’indice nouveau majoré (INM) correspondant
à l’indice brut (IB) de la grille indiciaire (selon les tables de conversion en vigueur dans la fonction
publique calédonienne), et en appliquant le coefficient d’indexation de 1,73. L’avancement
s’effectue par échelon à l’ancienneté.
La rémunération correspond aux seules périodes travaillées
52
, le salaire mensuel effectif
correspondant au salaire brut de base liquidé au prorata des heures travaillées par référence à
l’horaire mensuel légal (169h).
o
Les primes
Une prime de fin d’année est accordée au personnel relevant de la convention collective
des services publics. Une délibération est prise chaque année à cette fin. Le montant de la prime
est compris entre 16 500 F CFP et 32 250 F CFP selon le niveau classification de l’agent. A titre
exceptionnel en 2013, première année de mise en œuvre de la contractualisation, la prime de fin
d’année a également été accordée au personnel contractuel.
Une allocation de rentrée scolaire est accordée au personnel de la caisse des écoles pour
tout enfant scolarisé. Ce régime a été instauré par une délibération n°2003/5 du 2 décembre 2003.
A compter de la rentrée scolaire 2015, le montant de cette aide a été revalorisé passant de
5 000 F CFP par enfant à 7 000 F CFP par enfant
53
.
52
Article Lp 143-2 du code de travail de Nouvelle-Calédonie.
53
Délibération n° 2015/01 du 5 mars 2015.
CAISSE DES ECOLES DE NOUMEA
75
o
L’indemnité de congés payés
Les agents en contrat de travail intermittent ne prennent pas leurs congés payés. Ceux - ci
leur sont effectivement payés en une seule fois en fin d’année.
Cette modalité a été validée par l’accord d’établissement de 1992.
L’indemnité de congés payés est égale à 10% de la rémunération brute de l’année majorée
de l’indemnité de congés payés de l’année précédente.
Cette pratique est conforme aux dispositions de l’article Lp 241-19 du code du travail de
Nouvelle-Calédonie.
L’accord de 1992 ne prévoit pas la même assiette de calcul puisque, antérieurement à 2011,
l’indemnité de congés payés était assise uniquement sur le montant de la rémunération brute de
l’année. La méthode de calcul a été modifiée suite à une observation de la direction du travail et
de l’emploi (DTE) de la Nouvelle-Calédonie.
Il conviendrait de mettre à jour l’accord sur ce point.
o
Autres avantages statutaires
Le délai de carence prévu pour le personnel contractuel
54
a été supprimé en 2015
55
comme
cela a également été décidé par la commune pour son personnel.
Le personnel affecté aux écoles comme le personnel administratif sont affiliés au régime
de couverture sociale complémentaire de la mutuelle des fonctionnaires.
Le dispositif des tickets repas pour le personnel a été mis en place en 2017.
Le personnel de la caisse des écoles peut être amené à faire des remplacements pour la
Ville de Nouméa. La commune adresse un décompte d’heures à la caisse qui les paye et se fait
rembourser par la commune.
54
Le dispositif de contractualisation entré en vigueur en novembre 2012 prévoit que le délai d’indemnisation
court à compter du premier jour pour la première absence, du deuxième jour pour les deuxièmes et troisièmes absences,
et du troisième jour à compter de la quatrième absence (hors cas d’hospitalisation, convalescence, grossesse
pathologique, longue maladie ou maladie de longue durée dûment constatée).
55
Délibération n° 2015/05 du 17 novembre 2015.
RAPPORT D’OBSERVATIONS DEFINITIVES
76
5
REPONSE AU RAPPORT D’OBSERVATIONS DEFINITIVES
Chambre territoriale des comptes de Nouvelle-Calédonie
13 Boulevard Vauban - BP 2392
98846 Nouméa Cedex
ctcnc@crtc.ccomptes.fr